In Teil zwei bekam der Bedarf eine nummerierte Anforderung und die Entscheidung eine Genehmigung mit bekanntem Verantwortlichen. Aber eine Genehmigung sagt, dass das Unternehmen Geld ausgeben wird; sie sagt nicht, bei wem, zu welchem Preis und zu welchen Bedingungen. Das sind die Fragen für die nächsten beiden Stationen: Lieferant und Angebot, dann die Bestellung.

Wo der Bruch passiert, und die drei Schritte, die ihn beheben

An diesen beiden Stationen passiert der Bruch, den wir in Teil eins beschrieben haben: ein Angebot, das als Foto in einem Chat kam, dann eine Rechnung mit höherem Stückpreis oder mit einer Liefergebühr, die niemand erwähnt hatte, und eine Bestellung, die nach der Rechnung geschrieben wurde, um sie abzudecken. Dieser Teil behebt das in drei Schritten, der Reihe nach: ein Lieferantenstammsatz, der einmal erfasst und bei der Anlage geprüft wird, Angebote, die auf einer Basis verglichen werden, und eine Bestellung, die das gewählte Angebot in eine schriftliche Verpflichtung verwandelt, die der Inhaber sieht, bevor irgendeine Rechnung eintrifft.

Der Lieferantenstammsatz: einmal erfasst, bei der Anlage geprüft

Jede Bestellung, jede Rechnung und jede Zahlung wird auf einen Lieferanten verweisen. Sind die Daten des Lieferanten unvollständig oder auf drei verschiedene Arten geschrieben, erbt jedes nachfolgende Dokument das Problem. Deshalb beginnt die Kontrolle über den Einkauf mit dem Lieferantenstammsatz, nicht mit dem Angebot. Ein guter Stammsatz enthält sechs Kernangaben:

  • Den Namen, wie er im Handelsregister steht, nicht den Kurznamen, unter dem das Team ihn kennt, und nicht den Namen des Vertriebsmitarbeiters, mit dem es zu tun hat. Der Kurzname kann als Suchfeld bleiben, aber der registrierte Name ist es, der mit Rechnung und Bankkonto übereinstimmen muss.
  • Die einheitliche nationale Nummer des Unternehmens. Mit ihr suchen Sie den Registereintrag im Dienst des Handelsministeriums, und sie ist beständiger als ein Name, der sich auf mehrere Arten schreiben lässt.
  • Die Umsatzsteuernummer, wenn der Lieferant für die Mehrwertsteuer registriert ist. Seine Steuerrechnungen tragen diese Nummer, und wir kommen in Teil fünf darauf zurück.
  • Die Anschrift wie registriert, weil amtliche Dokumente sie brauchen und weil sie hilft, zwei Unternehmen mit ähnlichen Namen auseinanderzuhalten.
  • Die IBAN, auf einem offiziellen Schreiben des Lieferanten, nicht aus einer WhatsApp-Nachricht oder einer E-Mail-Signatur kopiert. Bei der Anlage prüft jemand, dass der Name des Kontoinhabers auf dem Schreiben der eigene registrierte Name des Lieferanten ist.
  • Die vereinbarten Zahlungsbedingungen: Vorauszahlung, Zahlung bei Lieferung oder Zahlungsziel für einen vereinbarten Zeitraum. Diese Bedingungen gehen automatisch in jede Bestellung über, sodass sie nicht jedes Mal neu verhandelt werden und den Buchhalter bei der Zahlung nicht überraschen.

Weil die IBAN bestimmt, wohin das Geld geht, wird ihre Änderung nicht als Routineänderung behandelt. Die bekannte Masche braucht hier keinen technischen Angriff: Eine E-Mail, die scheinbar vom Lieferanten kommt, mit seiner Signatur und seinem Logo, teilt mit, dass sich das Konto geändert hat, und bittet, künftige Zahlungen auf ein neues zu leisten. Der Mitarbeiter, der in gutem Glauben handelt, hat nichts falsch gemacht, und die Kontrolle, die ihn schützt, ist einfach: Eine Änderung der Bankdaten erfordert ein neues offizielles Schreiben und einen Bestätigungsanruf unter der Nummer des Lieferanten, die bereits im Stammsatz steht, nicht unter der Nummer in der E-Mail selbst; das System protokolliert, wer sie wann geändert hat, und jemand anderes als die Person, die die Änderung erfasst hat, genehmigt sie. Dasselbe gilt für die Anlage eines neuen Lieferanten: Wer ihn anlegt, ist nicht derjenige, der ihn bezahlt, nicht weil einer von beiden unter Verdacht steht, sondern weil diese Trennung beide vor späteren Fragen schützt.

Zwei kostenlose amtliche Prüfungen vor der ersten Bestellung

Bevor ein Lieferant auf Ihre Liste kommt, genügen zwei Prüfungen bei zwei amtlichen Quellen, beide kostenlos und eine Sache von Minuten:

  • Die Prüfung der Mehrwertsteuerregistrierung bei der Behörde für Zakat, Steuern und Zoll (ZATCA). Ein Online-Dienst, offen für Steuerpflichtige und die Öffentlichkeit: Suchen Sie nach einer von drei Nummern, der Umsatzsteuernummer, der Handelsregisternummer oder der Nummer der Mehrwertsteuerbescheinigung, und der Registrierungsstatus des Unternehmens bei der Mehrwertsteuer wird angezeigt.
  • Die Handelsregisterabfrage des Handelsministeriums. Ein sofortiger, kostenloser Dienst, in dem Sie nach dem Namen des Unternehmens oder seiner einheitlichen nationalen Nummer suchen und seine Handelsregisterdaten einsehen, ohne eine Niederlassung des Ministeriums aufzusuchen.

Der Sinn der beiden Prüfungen ist nicht, dem Lieferanten zu misstrauen, sondern sicherzustellen, dass drei Namen übereinstimmen: der Name im Handelsregister, der mit der Umsatzsteuernummer verknüpfte Name und der Name auf dem Bankschreiben. Stimmen sie nicht überein, wird die Frage jetzt gestellt, vor der ersten Bestellung, nicht nach der ersten Zahlung.

Beachten Sie, dass nicht jeder Lieferant zur Mehrwertsteuerregistrierung verpflichtet ist, sodass ein kleiner Lieferant ohne Umsatzsteuernummer nicht unbedingt ein Problem ist. Das Umgekehrte verdient jedoch Aufmerksamkeit: ein Angebot, das Mehrwertsteuer aufschlägt, von einem Lieferanten, dessen Registrierung nicht erscheint. Der Dienst der ZATCA zur Meldung von Mehrwertsteuerverstößen nennt unter seinen Beispielen eine falsche Steueridentifikationsnummer und Steuer, die von einer nicht registrierten Person erhoben wird. Fragen Sie den Lieferanten danach, bevor Sie die Bestellung erteilen, und bringen Sie jede Frage zur Auswirkung auf Ihre eigene Mehrwertsteuer zu Ihrem Steuerberater.

Der doppelte Lieferant: ein Unternehmen, zwei Namen

In warum der Systembestand nicht mit dem Regal übereinstimmt haben wir den einen Artikel beschrieben, der unter zwei Nummern erfasst ist, sodass einer ausverkauft und der andere als Ladenhüter erscheint, obwohl es dasselbe ist. Lieferantenlisten haben dieselbe Krankheit. Ein Stahllieferant wird von einem Mitarbeiter unter seinem Handelsnamen erfasst, von einem anderen ein Jahr später unter dem Namen auf seiner Rechnung und von einem dritten unter dem Namen seiner Niederlassung in einer anderen Stadt. Ein Unternehmen, drei Stammsätze und drei Folgen:

  • Eine aufgespaltene Historie. Die Bilanz des Lieferanten bei Lieferung, Qualität und Preisen verteilt sich auf drei Stammsätze, sodass Sie nie das vollständige Bild sehen, wenn Sie sein nächstes Angebot mit anderen vergleichen.
  • Ein verborgener Ausgabenanteil. Dieser Lieferant könnte Ihr größter sein, ohne dass Sie es wissen, weil sich das, was Sie ihm zahlen, auf drei Namen verteilt. Das zählt bei Verhandlungen, und noch mehr, wenn Sie erkennen, dass mit ihm mehr als eine Baustelle stillstehen kann, falls er ausfällt.
  • Eine leichtere Doppelzahlung. Die Prüfung auf doppelte Rechnungen sucht meist nach derselben Rechnungsnummer vom selben Lieferanten. Wird die Rechnung einmal gegen den ersten und einmal gegen den zweiten Stammsatz gebucht, besteht sie die Prüfung zweimal.

Die Lösung ist ein Lieferantenkennzeichen, das sich nicht wiederholen kann: die einheitliche nationale Nummer, zusammen mit der Umsatzsteuernummer, wo es eine gibt. Das System weigert sich, einen zweiten Stammsatz mit derselben Nummer anzulegen, und sucht vor der Anlage nach ähnlichen Namen, sodass es dem Mitarbeiter sagt, dass der Lieferant bereits existiert, statt es seinem Gedächtnis zu überlassen. Die bestehende Liste wird einmal bereinigt: Doppelte Stammsätze werden zu einem einzigen zusammengeführt, der ihre gesamte Historie behält.

Angebote auf einer Basis vergleichen

Wann Sie mehr als ein Angebot brauchen und wann eines genügt, weil der Lieferant der einzige ist oder weil eine Preisvereinbarung mit ihm gilt, ist eine Entscheidung, die der Inhaber in der Einkaufsrichtlinie festlegt. Wenn Sie aber mehrere einholen, hält der Vergleich nur, wenn die Angebote auf einer Basis stehen. Angebote kommen in unterschiedlichen Formaten, und jedes Format lässt das eigene Angebot günstiger aussehen:

  • Dieselbe Einheit. Ein Lieferant kalkuliert pro Tonne, ein anderer pro Bund, oder ein Hotelbedarfshändler pro Karton und ein anderer pro Stück, mit Kartons unterschiedlicher Größe. Rechnen Sie die Preise auf eine Einheit um, bevor Sie irgendetwas vergleichen.
  • Mehrwertsteuer separat ausgewiesen. Ein Angebot nennt den Preis inklusive Mehrwertsteuer, ein anderes davor, sodass das zweite günstiger aussieht, obwohl es das nicht ist. Erfassen Sie jedes Angebot mit seinem Preis vor Mehrwertsteuer und dem Mehrwertsteuerbetrag separat.
  • Liefertermin und Lieferort. Ein Preis ab Lager des Lieferanten ist kein Preis frei Baustelle. Der erste bedeutet Verladen, Transport und Abladen auf Ihre Kosten, und vielleicht einen Lkw, den Sie an dem Tag, an dem Sie ihn brauchen, nicht haben.
  • Zahlungsbedingungen. Ein Angebot mit Anzahlung bindet Ihre Liquidität ab dem ersten Tag, während ein Angebot mit Zahlungsziel das Geld bis zu Eingang und Prüfung bei Ihnen lässt. Das ist ein Kostenunterschied, selbst wenn der Preis identisch ist.
  • Gültigkeit des Angebots. Ein abgelaufenes Angebot ist kein Preis; es ist der Ausgangspunkt für eine neue Verhandlung. Sein Ablaufdatum wird erfasst, damit keine Bestellung auf einem Preis aufbaut, an den der Lieferant nicht mehr gebunden ist.

Deshalb ist der niedrigste Stückpreis nicht immer die niedrigsten Kosten. Das günstigste Angebot enthält vielleicht nicht die Lieferung zur Baustelle, oder es kommt mit einem späteren Liefertermin, der eine Betonage auf der Baustelle verzögert oder eine Produktionslinie in einer Fabrik stoppt, oder es verlangt eine Anzahlung, die Liquidität bindet, die Sie brauchen, oder es beschreibt den Artikel so ungenau, dass ein Ersatzprodukt ankommt, das die Spezifikation nicht erfüllt. Bei Dienstleistungen liegt der Unterschied eher im Umfang als im Preis: Von zwei Angeboten zur Wartung der zentralen Klimaanlage eines Hotels kann eines günstiger wirken, weil es Ersatzteile ausschließt oder Notfalleinsätze außerhalb des Vertrags berechnet.

Und der Liefertermin in einem Angebot ist nur ein Versprechen. In wann und wie viel nachbestellen: Meldebestand und Sicherheitsbestand haben wir erklärt, dass die tatsächliche Wiederbeschaffungszeit von der Erteilung der Bestellung reicht, bis die Ware ausgabebereit im Regal liegt, und dass es der teuerste Fehler ist, sie nur aus dem Versprechen des Lieferanten abzuleiten. Deshalb hält jede Bestellung fest, wann die Ware tatsächlich eintraf, und beim nächsten Mal vergleichen Sie die Bilanz des Lieferanten, nicht sein Versprechen. Danach wird der Vergleichsbogen bei der Anforderung aufbewahrt, mit einer Zeile zur Begründung der Wahl, wann immer der gewählte Lieferant nicht der günstigste ist. Diese Zeile beantwortet die Frage des Prüfers Monate später und schützt den, der die Entscheidung getroffen hat.

Die Bestellung: Das gewählte Angebot wird zur schriftlichen Verpflichtung

Die Bestellung ist das Dokument, in dem das Unternehmen dem Lieferanten sagt: Das haben wir vereinbart, liefern Sie es. Sie kontrolliert nichts, wenn sie nicht vor der Lieferung erteilt wird statt nach der Rechnung, um diese abzudecken. Die Bestellung enthält genau das Vereinbarte:

  • Den Artikel mit seiner Spezifikation, die Menge und ihre Einheit, den Stückpreis vor Mehrwertsteuer und den Mehrwertsteuerbetrag separat.
  • Liefertermin und Lieferort: die Baustelle, das Lager oder die konkrete Immobilie.
  • Die Zahlungsbedingungen, übernommen aus dem Lieferantenstammsatz oder wie in diesem konkreten Angebot vereinbart.
  • Die Nummer der Bestellanforderung, von der sie ausging, einen Verweis auf das gewählte Angebot und die Nummer des Projekts oder der Baustelle, der die Kosten belastet werden.

Im Bauwesen nimmt die Bestellung manchmal die Form eines Arbeitsauftrags an einen Nachunternehmer an, und bei wiederkehrenden Lieferungen und Leistungen die Form einer Preisvereinbarung für einen festen Zeitraum, unter der aufeinanderfolgende Bestellungen erteilt werden, ohne jedes Mal erneut Angebote einzuholen. Der Name ist ein anderer, das Prinzip dasselbe: eine schriftliche Verpflichtung, verknüpft mit ihrer Anforderung, an der gemessen wird, was ankommt und was berechnet wird.

Das Wichtigste, was eine Bestellung hinzufügt, ist, dass sie die Verpflichtung sichtbar macht, bevor die Rechnung existiert. In Kostenkontrolle und Abschlagsrechnungen haben wir die Ist-Kosten jeder Position mit dem verglichen, was im Leistungsverzeichnis kalkuliert war. Die Bestellung fügt eine Ebene vor der Rechnung hinzu: was das Unternehmen zugesagt hat, aber noch nicht in Rechnung gestellt bekommen hat. So sieht der Inhaber für jedes Projekt, jede Baustelle oder jede Immobilie drei Zahlen zusammen: das Budget, das in offenen Bestellungen Gebundene und das tatsächlich Berechnete. Ein Projekt, dessen Ist-Kosten komfortabel aussehen, kann bereits fast sein gesamtes Budget in offenen Bestellungen gebunden haben, und das zeigt kein Bericht, der nur auf Rechnungen beruht.

Eine Änderung ist eine neue Version, nie ein Überschreiben. Bestellungen ändern sich: Der Lieferant liefert einen Teil der Menge jetzt und den Rest später, verlangt einen höheren Preis, weil sich der Materialpreis bewegt hat, oder die Baustelle braucht eine zusätzliche Menge. Jede Änderung von Preis, Menge oder Bedingungen wird als neue Version der Bestellung mit Revisionsnummer, Grund und Datum erfasst, und die vorherige Version bleibt sichtbar. Erhöht die Revision den Betrag über das Genehmigte hinaus, geht sie zurück zur Genehmigung, wie wir in Teil zwei erklärt haben. Eine Teillieferung ändert die Bestellung überhaupt nicht: Jeder Wareneingang wird gegen seine Position erfasst, und der offene Rest bleibt sichtbar, bis er eintrifft oder mit einer schriftlichen Begründung geschlossen wird, damit keine Verpflichtung offen hängen bleibt, auf die niemand mehr wartet. Würde die Bestellung so bearbeitet, dass sie zum Gelieferten passt, verschwände die Differenz, die der Abgleich im nächsten Teil braucht.

Die Sicht von Origami

Wenn wir diese Stufe für ein Unternehmen aufbauen, beginnen wir mit seiner Lieferantenliste, wie sie ist, und mit seinen jüngsten Bestellungen, wie sie tatsächlich erteilt wurden: wo Lieferanten doppelt vorkommen, woher jede IBAN stammt und wie viele Bestellungen nach ihren Rechnungen geschrieben wurden. Diese Bestandsaufnahme entscheidet, was vor dem System bereinigt werden muss, denn eine Lieferantenliste mit Dubletten trägt ihr Problem unverändert in jedes neue System.

Dann verbinden wir den Lieferantenstammsatz und die Bestellung mit der Anforderung davor und mit Wareneingang und Rechnung danach sowie mit dem Buchhaltungssystem, mit dem das Unternehmen arbeitet, mit einem Lieferantenkennzeichen, das sich nicht wiederholen kann, Änderungen der Bankdaten, die nur mit Genehmigung durchgehen, und Revisionsversionen, die die Historie jeder Bestellung bewahren. Das ist Teil der individuellen Systeme, die wir bauen, beschrieben unter unsere Leistungen.

Eine Übung für diese Woche: eine saubere Lieferantenliste und zehn geprüfte Lieferanten

Diese Übung braucht kein neues Werkzeug, und der Finanzleiter kann sie mit dem Einkaufsverantwortlichen in ein oder zwei Sitzungen durchführen:

  • Exportieren Sie Ihre vollständige Lieferantenliste aus dem Buchhaltungssystem oder der Datei, mit der Sie arbeiten, sortieren Sie sie nach Namen und suchen Sie nach ähnlichen Namen. Fragen Sie bei jeder Gruppe: Ist das ein einziges Unternehmen?
  • Wählen Sie Ihre zehn größten Lieferanten nach dem, was Sie ihnen im vergangenen Jahr gezahlt haben, nachdem Sie ihre Dubletten unter einem Namen zusammengeführt haben.
  • Prüfen Sie jeden in den beiden amtlichen Diensten, und vergleichen Sie den Namen im Handelsregister mit dem Namen, der mit der Umsatzsteuernummer verknüpft ist, und mit dem Namen auf dem Bankkonto, auf das Sie zahlen.
  • Fragen Sie zu jeder IBAN: Wo ist das offizielle Schreiben, aus dem sie stammt? Wann hat sie sich zuletzt geändert, wer hat sie geändert und wie wurde das bestätigt?
  • Gehen Sie zurück zu den zehn Rechnungen aus der Übung in Teil eins, suchen Sie zu jeder das Angebot und die Bestellung, vergleichen Sie deren Stückpreis mit dem Preis auf der Rechnung und das Datum der Bestellung mit dem Datum der Rechnung.

Eine Bestellung, die nach ihrer Rechnung datiert ist, ein Preis auf einer Rechnung, den kein Angebot erklärt, eine IBAN, die niemand zurückverfolgen kann: Das sind die Punkte, die das System zuerst schließt. Und wenn Sie feststellen, dass die meisten Bestellungen nach der Rechnung geschrieben werden, liegt der Grund meist darin, dass das Erteilen einer Bestellung langsamer ist als die Arbeit, und die Lösung ist eine Bestellung, die in einem Schritt aus der genehmigten Anforderung erzeugt wird, keine strengere Kontrolle.

Im nächsten Teil

Der Einkauf hat jetzt einen geprüften Lieferanten und eine schriftliche Bestellung mit dem Vereinbarten. Der nächste Teil folgt der Bestellung dorthin, wo Papier auf Wirklichkeit trifft: den Wareneingang am Lagertor oder auf der Baustelle mit der tatsächlich gezählten Menge, das Abnahmeprotokoll für Dienstleistungen und Nachunternehmer, dann den Drei-Wege-Abgleich zwischen Bestellung, Wareneingangsbeleg und Rechnung, und warum kein Geld freigegeben wird, bevor alle drei übereinstimmen.

Quellen