Du devis au bon de commande : un fournisseur vérifié, un prix ferme

Dans la deuxième partie, le besoin a reçu une demande numérotée, et la décision une approbation dont le responsable est connu. Mais une approbation dit que l'entreprise va dépenser ; elle ne dit pas auprès de qui, à quel prix ni à quelles conditions. Ce sont les questions des deux étapes suivantes : le fournisseur et le devis, puis le bon de commande.

Où se produit la rupture, et les trois étapes qui la corrigent

Ces deux étapes sont celles où se produit la rupture décrite dans la première partie : un devis arrivé sous forme de photo dans une conversation, puis une facture à un prix unitaire plus élevé ou avec des frais de livraison dont personne n'avait parlé, et un bon de commande rédigé après la facture pour la couvrir. Cette partie corrige cela en trois étapes, dans l'ordre : une fiche fournisseur saisie une seule fois et vérifiée lors de la création du fournisseur, des devis comparés sur une base commune, et un bon de commande qui transforme le devis retenu en un engagement écrit que le dirigeant peut voir avant l'arrivée de toute facture.

La fiche fournisseur : saisie une fois, vérifiée à la création

Chaque bon de commande, chaque facture et chaque paiement renverra à un fournisseur. Si les coordonnées du fournisseur sont incomplètes, ou écrites de trois façons différentes, chaque document qui suit hérite du problème. La maîtrise des achats commence donc par la fiche fournisseur, et non par le devis. Une bonne fiche comporte six informations essentielles :

• La raison sociale telle qu'elle figure au registre du commerce, et non le nom abrégé sous lequel l'équipe la connaît, ni le nom du commercial avec qui elle traite. Le nom abrégé peut rester comme champ de recherche, mais c'est la raison sociale qui doit correspondre à la facture et au compte bancaire.
• Le numéro national unifié de l'établissement. Il permet de rechercher l'inscription au registre dans le service du ministère du Commerce, et il est plus stable qu'un nom qui peut s'orthographier de plusieurs façons.
• Le numéro de TVA, si le fournisseur est immatriculé à la TVA. Ses factures fiscales porteront ce numéro, et nous y reviendrons dans la cinquième partie.
• L'adresse telle qu'enregistrée, car les documents officiels l'exigent et parce qu'elle aide à distinguer deux entreprises aux noms similaires.
• L'IBAN, sur une attestation officielle du fournisseur, et non copié d'un message WhatsApp ou d'une signature d'e-mail. Lors de la saisie, quelqu'un vérifie que le nom du titulaire du compte figurant sur l'attestation est bien la raison sociale du fournisseur.
• Les conditions de paiement convenues : paiement anticipé, paiement à la livraison ou crédit sur une durée convenue. Ces conditions sont reprises automatiquement dans chaque bon de commande, afin qu'elles ne soient pas renégociées à chaque fois et ne surprennent pas le comptable au moment du paiement.

Comme l'IBAN est l'endroit où part l'argent, sa modification n'est pas traitée comme une mise à jour de routine. La méthode bien connue en la matière ne nécessite aucun piratage technique : un e-mail qui semble provenir du fournisseur, avec sa signature et son logo, indique que le compte a changé et demande que les prochains paiements soient versés sur un nouveau compte. L'employé qui y donne suite de bonne foi n'a commis aucune faute, et le contrôle qui le protège est simple : la modification des coordonnées bancaires exige une nouvelle attestation officielle et un appel de confirmation au numéro du fournisseur déjà enregistré dans la fiche, et non au numéro figurant dans l'e-mail lui-même ; le système consigne qui a fait la modification et quand, et une personne autre que celle qui l'a saisie l'approuve. Il en va de même pour la création d'un nouveau fournisseur : la personne qui le crée n'est pas celle qui le paie, non que l'une ou l'autre soit soupçonnée, mais parce que cette séparation les protège toutes deux de toute question ultérieure.

Deux vérifications officielles gratuites avant le premier bon de commande

Avant qu'un fournisseur n'entre dans votre liste, deux vérifications auprès de deux sources officielles suffisent, toutes deux gratuites et faisables en quelques minutes :

• La vérification de l'immatriculation à la TVA auprès de l'Autorité de la zakat, des impôts et des douanes (ZATCA). Un service en ligne ouvert aux contribuables et au public : recherchez par l'un des trois numéros, à savoir le numéro de TVA, le numéro d'immatriculation au registre du commerce ou le numéro de certificat de TVA, et le statut d'immatriculation à la TVA de l'entreprise s'affiche.
• La consultation du registre du commerce auprès du ministère du Commerce. Un service immédiat et gratuit où vous recherchez par raison sociale ou par numéro national unifié de l'établissement et consultez ses informations au registre du commerce sans vous rendre dans une agence du ministère.

Le but de ces deux vérifications n'est pas de se méfier du fournisseur, mais de s'assurer que trois noms concordent : le nom inscrit au registre du commerce, le nom associé au numéro de TVA et le nom figurant sur l'attestation bancaire. S'ils ne concordent pas, la question se pose maintenant, avant le premier bon de commande, et non après le premier paiement.

Notez que tous les fournisseurs ne sont pas tenus de s'immatriculer à la TVA : un petit fournisseur sans numéro de TVA ne pose donc pas nécessairement problème. L'inverse mérite en revanche votre attention : un devis qui ajoute la TVA émanant d'un fournisseur dont l'immatriculation n'apparaît pas. Le service de signalement des infractions à la TVA de la ZATCA cite, parmi ses exemples, un numéro d'identification fiscale incorrect et une taxe perçue par une personne non immatriculée. Interrogez le fournisseur à ce sujet avant d'émettre la commande, et soumettez toute question sur l'effet sur votre propre TVA à votre conseiller fiscal.

Le fournisseur en double : une entreprise, deux noms

Dans pourquoi le stock du système ne correspond pas à l'étagère, nous avons décrit l'article unique saisi sous deux codes, l'un semblant en rupture et l'autre semblant dormant alors qu'il s'agit de la même chose. Les listes de fournisseurs souffrent du même mal. Un fournisseur d'acier est saisi par un employé sous son nom commercial, par un autre un an plus tard sous le nom figurant sur sa facture, et par un troisième sous le nom de son agence dans une autre ville. Une entreprise, trois fiches, et trois conséquences :

• Un historique fragmenté. Les performances du fournisseur en matière de livraison, de qualité et de prix sont réparties sur trois fiches, si bien que vous ne voyez jamais l'image complète lorsque vous comparez son prochain devis à d'autres.
• Une part de dépenses masquée. Ce fournisseur est peut-être votre plus important sans que vous le sachiez, car ce que vous lui payez est réparti sur trois noms. Cela compte lorsque vous négociez, et compte davantage encore lorsque vous réalisez que s'il s'arrête, plus d'un chantier risque de s'arrêter avec lui.
• Un double paiement facilité. Un contrôle des factures en double recherche généralement le même numéro de facture chez le même fournisseur. Si la facture est enregistrée une fois sur la première fiche et une fois sur la deuxième, elle passe le contrôle deux fois.

La solution est un identifiant fournisseur qui ne peut pas se répéter : le numéro national unifié, accompagné du numéro de TVA lorsqu'il existe. Le système refuse de créer une seconde fiche avec le même numéro et recherche les noms similaires avant toute création, de sorte qu'il indique à l'employé que le fournisseur existe déjà au lieu de s'en remettre à sa mémoire. La liste existante est nettoyée une fois : les fiches en double sont fusionnées en une fiche unique qui conserve tout leur historique.

Comparer les devis sur une base commune

Savoir quand plusieurs devis sont nécessaires, et quand un seul suffit parce que le fournisseur est unique ou parce qu'un accord de prix avec lui est en vigueur, est une décision que le dirigeant inscrit dans la politique d'achat. Mais lorsque vous en demandez plusieurs, la comparaison ne tient que si les devis reposent sur une base commune. Les devis arrivent sous des formats différents, et chaque format fait paraître son devis moins cher :

• La même unité. Un fournisseur facture à la tonne et un autre au fagot, ou un fournisseur hôtelier facture au carton et un autre à la pièce, avec des cartons de tailles différentes. Convertissez les prix dans une unité commune avant toute comparaison.
• La TVA indiquée séparément. Un devis indique le prix TVA comprise et un autre hors TVA, si bien que le second paraît moins cher alors qu'il ne l'est pas. Enregistrez chaque devis avec son prix hors TVA et le montant de TVA séparément.
• La date et le lieu de livraison. Un prix départ entrepôt du fournisseur n'est pas un prix rendu chantier. Le premier implique le chargement, le transport et le déchargement à vos frais, et peut-être un camion dont vous ne disposez pas le jour où vous en avez besoin.
• Les conditions de paiement. Un devis qui exige un acompte immobilise votre trésorerie dès le premier jour, alors qu'un devis à crédit vous laisse la trésorerie jusqu'à la réception et au contrôle. C'est une différence de coût, même à prix identique.
• La validité du devis. Un devis expiré n'est pas un prix ; c'est le point de départ d'une nouvelle négociation. Sa date d'expiration est enregistrée afin qu'aucun bon de commande ne soit établi sur un prix qui n'engage plus le fournisseur.

C'est pourquoi le prix unitaire le plus bas n'est pas toujours le coût le plus bas. Le devis le moins cher peut ne pas inclure la livraison sur chantier, ou s'accompagner d'une date de livraison plus tardive qui retarde un coulage de béton sur le chantier ou arrête une ligne de production à l'usine, ou exiger un acompte qui immobilise une trésorerie dont vous avez besoin, ou décrire l'article de façon si vague qu'un produit de substitution non conforme au cahier des charges est livré. Pour les services, la différence tient davantage au périmètre qu'au prix : de deux devis pour l'entretien de la climatisation centrale d'un hôtel, l'un peut paraître moins cher parce qu'il exclut les pièces détachées, ou parce qu'il facture les interventions d'urgence en dehors du contrat.

Et la date de livraison d'un devis n'est qu'une promesse. Dans quand réapprovisionner et en quelle quantité : point de commande et stock de sécurité, nous avons expliqué que le délai réel court de l'émission du bon de commande jusqu'à ce que la marchandise soit sur l'étagère, prête à être sortie, et que le calculer à partir de la seule promesse du fournisseur est l'erreur la plus coûteuse. Chaque bon de commande enregistre donc la date d'arrivée effective de la marchandise, et la fois suivante vous comparez les performances du fournisseur, et non sa promesse. La grille de comparaison est ensuite conservée avec la demande, accompagnée d'une ligne expliquant le choix chaque fois que le fournisseur retenu n'est pas le moins cher. Cette ligne répond à la question de l'auditeur des mois plus tard, et protège celui qui a pris la décision.

Le bon de commande : le devis retenu devient un engagement écrit

Le bon de commande est le document par lequel l'entreprise dit au fournisseur : voici ce dont nous sommes convenus, livrez-le. Il ne contrôle rien s'il n'est pas émis avant la livraison, et non après la facture pour la couvrir. La commande reprend exactement ce qui a été convenu :

• L'article avec sa spécification, la quantité et son unité, le prix unitaire hors TVA, et le montant de TVA séparément.
• La date et le lieu de livraison : le chantier, l'entrepôt ou le bien immobilier concerné.
• Les conditions de paiement, reprises de la fiche fournisseur ou telles que convenues dans ce devis particulier.
• Le numéro de la demande d'achat dont elle découle, une référence au devis retenu, et le numéro du projet ou du chantier auquel le coût est imputé.

Dans les travaux, la commande prend parfois la forme d'un ordre de travail adressé à un sous-traitant, et pour les fournitures et services récurrents, celle d'un accord de prix sur une période définie, sous lequel des commandes successives sont émises sans recueillir de nouveaux devis à chaque fois. Le nom diffère, le principe reste le même : un engagement écrit rattaché à sa demande, à l'aune duquel on mesure ce qui arrive et ce qui est facturé.

L'apport le plus important du bon de commande est qu'il rend l'engagement visible avant que la facture n'existe. Dans la maîtrise des coûts et les situations de travaux, nous avons comparé le coût réel de chaque poste avec ce qui avait été chiffré dans le devis quantitatif. Le bon de commande ajoute une couche en amont de la facture : ce à quoi l'entreprise s'est engagée mais qui ne lui a pas encore été facturé. Pour chaque projet, chantier ou bien immobilier, le dirigeant voit ainsi trois chiffres ensemble : le budget, ce qui est engagé dans les commandes ouvertes, et ce qui a réellement été facturé. Un projet dont les coûts réels paraissent confortables peut avoir déjà engagé la quasi-totalité de son budget dans des commandes ouvertes, et cela n'apparaît dans aucun rapport fondé uniquement sur les factures.

Une modification est une nouvelle version, jamais un écrasement. Les commandes évoluent : le fournisseur livre une partie de la quantité maintenant et le reste plus tard, demande un prix plus élevé parce que le cours de la matière a bougé, ou le chantier a besoin d'une quantité supplémentaire. Chaque modification du prix, de la quantité ou des conditions est enregistrée comme une nouvelle version de la commande avec un numéro de révision, un motif et une date, et la version précédente reste visible. Si la révision porte le montant au-delà de ce qui a été approuvé, elle repart en approbation, comme expliqué dans la deuxième partie. Une livraison partielle ne modifie pas du tout la commande : chaque réception est enregistrée sur sa ligne, et le reliquat reste visible jusqu'à son arrivée ou jusqu'à sa clôture avec un motif écrit, afin qu'aucun engagement ne reste en suspens sans que personne ne l'attende plus. Si la commande était modifiée pour correspondre à ce qui est arrivé, l'écart dont le rapprochement a besoin dans la prochaine partie disparaîtrait.

Le regard d'Origami

Lorsque nous construisons cette étape pour une entreprise, nous partons de sa liste de fournisseurs telle qu'elle est, et de ses bons de commande récents tels qu'ils ont réellement été émis : où les fournisseurs sont en double, d'où vient chaque IBAN, et combien de commandes ont été rédigées après leurs factures. Cette lecture détermine ce qui doit être nettoyé avant le système, car une liste de fournisseurs comportant des doublons transporte son problème tel quel dans tout nouveau système.

Nous relions ensuite la fiche fournisseur et le bon de commande à la demande qui les précède, à la réception et à la facture qui les suivent, et au système comptable sur lequel fonctionne l'entreprise, avec un identifiant fournisseur qui ne peut pas se répéter, des modifications de coordonnées bancaires qui ne passent qu'avec approbation, et des versions de révision qui conservent l'historique de chaque commande. Cela fait partie des systèmes sur mesure que nous construisons, décrits dans nos services.

Un exercice pour cette semaine : une liste de fournisseurs propre et dix fournisseurs vérifiés

Cet exercice ne nécessite aucun nouvel outil, et le directeur financier peut le mener avec le responsable des achats en une ou deux séances :

• Exportez votre liste complète de fournisseurs depuis le système comptable ou le fichier avec lequel vous travaillez, triez-la par nom et repérez les noms similaires. Demandez-vous pour chaque groupe : s'agit-il d'une seule entreprise ?
• Choisissez vos dix plus gros fournisseurs selon ce que vous leur avez payé au cours de l'année écoulée, après avoir regroupé leurs doublons sous un seul nom.
• Vérifiez chacun dans les deux services officiels, et comparez le nom inscrit au registre du commerce avec le nom associé au numéro de TVA, ainsi qu'avec le nom du compte bancaire sur lequel vous payez.
• Interrogez-vous sur chaque IBAN : où est l'attestation officielle dont il provient ? Quand a-t-il changé pour la dernière fois, qui l'a changé, et comment cela a-t-il été confirmé ?
• Reprenez les dix factures de l'exercice de la première partie, retrouvez le devis et le bon de commande de chacune, comparez leur prix unitaire avec le prix de la facture, et comparez la date de la commande avec celle de la facture.

Un bon de commande daté après sa facture, un prix de facture qu'aucun devis n'explique, un IBAN dont personne ne retrouve l'origine : ce sont les points que le système ferme en premier. Et si vous constatez que la plupart des commandes sont rédigées après la facture, la raison en est généralement qu'émettre une commande est plus lent que le travail, et la solution est une commande générée à partir de la demande approuvée en une seule étape, et non un contrôle plus strict.

Dans la prochaine partie

L'achat dispose désormais d'un fournisseur vérifié et d'une commande écrite reprenant ce qui a été convenu. La prochaine partie suit la commande jusqu'à l'endroit où le papier rencontre la réalité : la réception au portail de l'entrepôt ou sur le chantier avec la quantité réellement comptée, le procès-verbal d'achèvement pour les services et les sous-traitants, puis le rapprochement à trois voies entre le bon de commande, le bon de réception et la facture, et pourquoi aucun paiement n'est libéré tant que les trois ne concordent pas.

Sources

• Autorité de la zakat, des impôts et des douanes (ZATCA) : service de vérification de l'immatriculation à la TVA — recherche par numéro de TVA, numéro d'immatriculation au registre du commerce ou numéro de certificat de TVA ; le service est gratuit et ouvert aux contribuables et au public.
• Autorité de la zakat, des impôts et des douanes (ZATCA) : service de signalement des infractions à la TVA — ses exemples incluent un numéro d'identification fiscale incorrect et une taxe perçue par une personne non immatriculée.
• Ministère du Commerce : service de consultation des données du registre du commerce — recherche par raison sociale ou par numéro national unifié ; le service est immédiat et gratuit.