दूसरे भाग में ज़रूरत को एक क्रमांकित माँग मिली, और फ़ैसले को ऐसी स्वीकृति मिली जिसका ज़िम्मेदार ज्ञात है। लेकिन स्वीकृति यह बताती है कि कंपनी ख़र्च करेगी; यह नहीं बताती कि किससे, किस कीमत पर या किन शर्तों पर। यही अगले दो पड़ावों के सवाल हैं: सप्लायर और कोटेशन, फिर परचेज़ ऑर्डर।

कड़ी कहाँ टूटती है, और उसे ठीक करने वाले तीन कदम

पहले भाग में जिस टूटन का हमने ज़िक्र किया था, वह इन्हीं दो पड़ावों पर होती है: एक कोटेशन जो चैट में फ़ोटो की तरह आया, फिर ऊँची यूनिट कीमत वाला या ऐसे डिलीवरी शुल्क वाला इनवॉइस जिसका किसी ने ज़िक्र नहीं किया था, और उसे ढकने के लिए इनवॉइस के बाद लिखा गया परचेज़ ऑर्डर। यह भाग इसे क्रम से तीन कदमों में ठीक करता है: एक सप्लायर रिकॉर्ड जो एक बार दर्ज होता है और जोड़ते समय जाँचा जाता है, एक ही आधार पर तुलना किए गए कोटेशन, और एक परचेज़ ऑर्डर जो चुने गए कोटेशन को ऐसी लिखित प्रतिबद्धता में बदल देता है जिसे मालिक किसी भी इनवॉइस के आने से पहले देख सकता है।

सप्लायर रिकॉर्ड: एक बार दर्ज, जोड़ते समय जाँचा गया

हर परचेज़ ऑर्डर, हर इनवॉइस और हर भुगतान किसी सप्लायर से जुड़ेगा। अगर सप्लायर की जानकारी अधूरी है, या तीन अलग-अलग तरीक़ों से लिखी गई है, तो उसके बाद का हर दस्तावेज़ यह समस्या विरासत में पाता है। इसलिए ख़रीद को नियंत्रण में लाना कोटेशन से नहीं, सप्लायर रिकॉर्ड से शुरू होता है। एक अच्छे रिकॉर्ड में छह मुख्य जानकारियाँ होती हैं:

  • वाणिज्यिक रजिस्टर में दर्ज नाम, न कि वह छोटा नाम जिससे टीम उसे जानती है, और न ही उस सेल्स प्रतिनिधि का नाम जिससे वे बात करते हैं। छोटा नाम खोज फ़ील्ड के रूप में रह सकता है, लेकिन इनवॉइस और बैंक खाते से जिसे मेल खाना है, वह पंजीकृत नाम ही है।
  • प्रतिष्ठान का एकीकृत राष्ट्रीय नंबर। वाणिज्य मंत्रालय की सेवा में रजिस्टर प्रविष्टि आप इसी से खोजते हैं, और यह उस नाम से ज़्यादा स्थिर है जिसे कई तरह से लिखा जा सकता है।
  • VAT नंबर, अगर सप्लायर VAT के लिए पंजीकृत है। उसके टैक्स इनवॉइस पर यही नंबर होगा, और हम पाँचवें भाग में इस पर लौटेंगे।
  • पंजीकृत पता, क्योंकि आधिकारिक दस्तावेज़ों में इसकी ज़रूरत होती है और यह मिलते-जुलते नाम वाले दो व्यवसायों में फ़र्क़ करने में मदद करता है।
  • IBAN, सप्लायर के आधिकारिक पत्र पर, न कि किसी WhatsApp संदेश या ईमेल सिग्नेचर से कॉपी किया हुआ। दर्ज करते समय कोई जाँचता है कि पत्र पर खाताधारक का नाम सप्लायर का अपना पंजीकृत नाम ही है।
  • तय भुगतान शर्तें: अग्रिम भुगतान, डिलीवरी पर भुगतान, या तय अवधि के लिए उधार। ये शर्तें हर परचेज़ ऑर्डर में अपने आप आ जाती हैं, ताकि हर बार उन पर फिर से मोलभाव न हो और भुगतान के समय अकाउंटेंट को कोई आश्चर्य न हो।

क्योंकि IBAN वह जगह है जहाँ पैसा जाता है, उसे बदलना सामान्य संपादन नहीं माना जाता। यहाँ जाना-पहचाना तरीक़ा किसी तकनीकी हैकिंग की ज़रूरत नहीं रखता: एक ईमेल जो सप्लायर की ओर से आया लगता है, उसके सिग्नेचर और लोगो के साथ, कहता है कि खाता बदल गया है और आगे के भुगतान नए खाते में भेजने को कहता है। जो कर्मचारी नेकनीयती से इस पर अमल करता है, उसने कुछ ग़लत नहीं किया, और उसे बचाने वाला नियंत्रण सरल है: बैंक विवरण बदलने के लिए एक नया आधिकारिक पत्र और रिकॉर्ड में पहले से दर्ज सप्लायर के नंबर पर पुष्टि कॉल ज़रूरी है, ईमेल में दिए नंबर पर नहीं; सिस्टम दर्ज करता है कि किसने और कब बदला, और बदलाव दर्ज करने वाले के अलावा कोई और व्यक्ति उसे स्वीकृत करता है। नया सप्लायर बनाने पर भी यही लागू होता है: जो उसे जोड़ता है वह उसे भुगतान करने वाला नहीं होता, इसलिए नहीं कि दोनों में से कोई संदेह के घेरे में है, बल्कि इसलिए कि यह अलगाव दोनों को बाद में उठने वाले किसी भी सवाल से बचाता है।

पहले परचेज़ ऑर्डर से पहले दो मुफ़्त आधिकारिक जाँचें

किसी सप्लायर के आपकी सूची में आने से पहले, दो आधिकारिक स्रोतों पर दो जाँचें काफ़ी हैं, दोनों मुफ़्त और कुछ मिनटों का काम:

  • ज़कात, कर और सीमा शुल्क प्राधिकरण (ZATCA) की VAT पंजीकरण जाँच। करदाताओं और आम जनता के लिए खुली एक ऑनलाइन सेवा: तीन नंबरों में से किसी एक से खोजें, VAT नंबर, वाणिज्यिक पंजीकरण नंबर या VAT प्रमाणपत्र नंबर, और व्यवसाय की VAT पंजीकरण स्थिति दिख जाती है।
  • वाणिज्य मंत्रालय की वाणिज्यिक रजिस्टर पूछताछ। एक तुरंत और मुफ़्त सेवा, जिसमें आप प्रतिष्ठान के नाम या उसके एकीकृत राष्ट्रीय नंबर से खोजते हैं और मंत्रालय की किसी शाखा में गए बिना उसका वाणिज्यिक रजिस्टर विवरण देखते हैं।

दोनों जाँचों का उद्देश्य सप्लायर पर अविश्वास करना नहीं, बल्कि यह पक्का करना है कि तीन नाम मेल खाते हैं: वाणिज्यिक रजिस्टर पर नाम, VAT नंबर से जुड़ा नाम, और बैंक खाता पत्र पर नाम। अगर वे मेल नहीं खाते, तो सवाल अभी पूछा जाता है, पहले परचेज़ ऑर्डर से पहले, पहले भुगतान के बाद नहीं।

ध्यान दें कि हर सप्लायर के लिए VAT पंजीकरण अनिवार्य नहीं है, इसलिए बिना VAT नंबर वाला छोटा सप्लायर ज़रूरी नहीं कि समस्या हो। लेकिन उल्टी स्थिति पर ध्यान देना चाहिए: ऐसे सप्लायर का कोटेशन जो VAT जोड़ता है, जबकि उसका पंजीकरण दिखाई नहीं देता। ZATCA की VAT उल्लंघन रिपोर्ट करने की सेवा अपने उदाहरणों में ग़लत कर पहचान संख्या और अपंजीकृत व्यक्ति द्वारा वसूले गए कर को गिनाती है। ऑर्डर जारी करने से पहले सप्लायर से इसके बारे में पूछें, और अपने ख़ुद के VAT पर असर से जुड़ा कोई भी सवाल अपने कर सलाहकार के पास ले जाएँ।

डुप्लिकेट सप्लायर: एक कंपनी, दो नाम

सिस्टम का स्टॉक शेल्फ़ से मेल क्यों नहीं खाता में हमने एक ही आइटम का ज़िक्र किया था जो दो कोड से दर्ज था, जिससे एक स्टॉक से बाहर दिखता है और दूसरा डेड स्टॉक, जबकि दोनों एक ही चीज़ हैं। सप्लायर सूचियों को भी यही बीमारी लगती है। एक स्टील सप्लायर को एक कर्मचारी उसके व्यापारिक नाम से दर्ज करता है, दूसरा एक साल बाद उसके इनवॉइस पर लिखे नाम से, और तीसरा किसी दूसरे शहर में उसकी शाखा के नाम से। एक कंपनी, तीन रिकॉर्ड, और तीन नतीजे:

  • बँटा हुआ इतिहास। डिलीवरी, गुणवत्ता और कीमतों पर सप्लायर का रिकॉर्ड तीन रिकॉर्ड में बिखरा रहता है, इसलिए जब आप उसके अगले कोटेशन की दूसरों से तुलना करते हैं तो आपको कभी पूरी तस्वीर नहीं दिखती।
  • ख़र्च का छिपा हिस्सा। हो सकता है यह सप्लायर आपका सबसे बड़ा सप्लायर हो और आपको पता ही न हो, क्योंकि आप उसे जो भुगतान करते हैं वह तीन नामों में बँटा है। मोलभाव में यह मायने रखता है, और तब और ज़्यादा जब आपको एहसास होता है कि अगर वह रुका तो उसके साथ एक से ज़्यादा साइट रुक सकती है।
  • दोहरा भुगतान आसान। डुप्लिकेट इनवॉइस की जाँच आमतौर पर उसी सप्लायर से आए उसी इनवॉइस नंबर को खोजती है। अगर इनवॉइस एक बार पहले रिकॉर्ड पर और एक बार दूसरे रिकॉर्ड पर दर्ज हो, तो वह जाँच से दो बार निकल जाता है।

समाधान है ऐसा सप्लायर पहचानकर्ता जो दोहराया न जा सके: एकीकृत राष्ट्रीय नंबर, और जहाँ हो वहाँ VAT नंबर भी। सिस्टम उसी नंबर से दूसरा रिकॉर्ड बनाने से मना करता है और रिकॉर्ड बनाने से पहले मिलते-जुलते नाम खोजता है, ताकि यह बात कर्मचारी की याददाश्त पर छोड़ने के बजाय वह उसे बता दे कि सप्लायर पहले से मौजूद है। मौजूदा सूची एक बार साफ़ की जाती है: डुप्लिकेट रिकॉर्ड एक ऐसे रिकॉर्ड में मिला दिए जाते हैं जो उनका पूरा इतिहास सँभाले रखता है।

कोटेशन की तुलना एक ही आधार पर

कब एक से ज़्यादा कोटेशन चाहिए, और कब एक ही काफ़ी है क्योंकि सप्लायर अकेला है या उसके साथ कोई मूल्य समझौता लागू है, यह फ़ैसला मालिक ख़रीद नीति में तय करता है। लेकिन जब आप कई कोटेशन माँगते हैं, तो तुलना तभी टिकती है जब सभी कोटेशन एक ही आधार पर हों। कोटेशन अलग-अलग प्रारूपों में आते हैं, और हर प्रारूप अपने कोटेशन को सस्ता दिखाता है:

  • एक ही इकाई। एक सप्लायर टन के हिसाब से कीमत देता है और दूसरा बंडल के हिसाब से, या होटल सामग्री का एक विक्रेता कार्टन के हिसाब से और दूसरा पीस के हिसाब से, और कार्टन अलग-अलग आकार के हैं। कुछ भी तुलना करने से पहले कीमतों को एक इकाई में बदलें।
  • VAT अलग से। एक कोटेशन VAT सहित कीमत बताता है और दूसरा VAT से पहले की, इसलिए दूसरा सस्ता दिखता है जबकि वह होता नहीं। हर कोटेशन को VAT से पहले की कीमत और VAT राशि अलग-अलग दर्ज करें।
  • डिलीवरी की तारीख़ और जगह। सप्लायर के गोदाम पर दी गई कीमत साइट पर पहुँचाई गई कीमत नहीं है। पहली का मतलब है लोडिंग, ढुलाई और उतराई आपके ख़र्च पर, और शायद ऐसा ट्रक जो ज़रूरत वाले दिन आपके पास न हो।
  • भुगतान की शर्तें। अग्रिम माँगने वाला कोटेशन पहले दिन से आपकी नक़दी बाँध देता है, जबकि उधार वाला कोटेशन प्राप्ति और जाँच तक नक़दी आपके पास रहने देता है। कीमत एक जैसी होने पर भी यह लागत का अंतर है।
  • कोटेशन की वैधता। समाप्त हो चुका कोटेशन कीमत नहीं है; वह नए मोलभाव का शुरुआती बिंदु है। उसकी समाप्ति तिथि दर्ज की जाती है ताकि कोई परचेज़ ऑर्डर ऐसी कीमत पर न बने जिससे सप्लायर अब बँधा नहीं है।

इसीलिए सबसे कम यूनिट कीमत हमेशा सबसे कम लागत नहीं होती। सबसे सस्ते कोटेशन में साइट तक डिलीवरी शामिल न हो, या उसकी डिलीवरी तारीख़ बाद की हो जिससे साइट पर कंक्रीट ढलाई टल जाए या किसी फ़ैक्टरी में प्रोडक्शन लाइन रुक जाए, या वह ऐसा अग्रिम माँगे जो आपकी ज़रूरी नक़दी बाँध दे, या आइटम का विवरण इतना ढीला हो कि उसकी जगह ऐसी चीज़ आ जाए जो स्पेसिफ़िकेशन पर खरी न उतरे। सेवाओं में अंतर कीमत से ज़्यादा दायरे में होता है: किसी होटल के सेंट्रल एयर-कंडीशनिंग के रखरखाव के दो कोटेशन में से एक सस्ता लग सकता है क्योंकि उसमें स्पेयर पार्ट्स शामिल नहीं हैं, या क्योंकि वह अनुबंध के बाहर की इमरजेंसी कॉल का अलग शुल्क लेता है।

और कोटेशन में डिलीवरी की तारीख़ सिर्फ़ एक वादा है। कब और कितना दोबारा ऑर्डर करें: रीऑर्डर पॉइंट और सेफ़्टी स्टॉक में हमने समझाया था कि असली लीड टाइम परचेज़ ऑर्डर जारी होने से लेकर माल के शेल्फ़ पर जारी होने को तैयार होने तक चलता है, और इसे सिर्फ़ सप्लायर के वादे से निकालना सबसे महँगी ग़लती है। इसलिए हर परचेज़ ऑर्डर दर्ज करता है कि माल असल में कब पहुँचा, और अगली बार आप सप्लायर के वादे की नहीं, उसके रिकॉर्ड की तुलना करते हैं। फिर तुलना शीट को माँग के साथ रखा जाता है, और जब भी चुना गया सप्लायर सबसे सस्ता न हो, चुनाव समझाने वाली एक पंक्ति के साथ। वह पंक्ति महीनों बाद समीक्षक के सवाल का जवाब देती है, और फ़ैसला लेने वाले की रक्षा करती है।

परचेज़ ऑर्डर: चुना गया कोटेशन लिखित प्रतिबद्धता बन जाता है

परचेज़ ऑर्डर वह दस्तावेज़ है जिसमें कंपनी सप्लायर से कहती है: हमने यही तय किया है, इसे डिलीवर करें। अगर यह आपूर्ति से पहले जारी न हो, बल्कि इनवॉइस को ढकने के लिए उसके बाद लिखा जाए, तो यह कुछ भी नियंत्रित नहीं करता। ऑर्डर में ठीक वही होता है जो तय हुआ था:

  • आइटम और उसका स्पेसिफ़िकेशन, मात्रा और उसकी इकाई, VAT से पहले की यूनिट कीमत, और VAT राशि अलग से।
  • डिलीवरी की तारीख़ और जगह: साइट, गोदाम या विशिष्ट संपत्ति।
  • भुगतान की शर्तें, सप्लायर रिकॉर्ड से ली गईं या इस ख़ास कोटेशन में तय की गईं।
  • उस परचेज़ माँग का नंबर जिससे यह शुरू हुआ, चुने गए कोटेशन का संदर्भ, और उस प्रोजेक्ट या साइट का नंबर जिस पर लागत डाली जाती है।

कॉन्ट्रैक्टिंग में ऑर्डर कभी-कभी किसी सबकॉन्ट्रैक्टर को दिए गए वर्क ऑर्डर का रूप लेता है, और बार-बार होने वाली आपूर्ति और सेवाओं के लिए तय अवधि के मूल्य समझौते का रूप, जिसके तहत हर बार दोबारा कोटेशन जुटाए बिना एक के बाद एक ऑर्डर जारी होते हैं। नाम अलग है, सिद्धांत वही: अपनी माँग से जुड़ी एक लिखित प्रतिबद्धता, जिसके सामने यह मापा जाता है कि क्या पहुँचा और किसका इनवॉइस आया।

परचेज़ ऑर्डर जो सबसे अहम चीज़ जोड़ता है, वह यह है कि वह इनवॉइस के अस्तित्व में आने से पहले ही प्रतिबद्धता को दिखा देता है। लागत नियंत्रण और रनिंग बिल में हमने हर मद की वास्तविक लागत की तुलना बिल ऑफ़ क्वांटिटीज़ में आँकी गई कीमत से की थी। परचेज़ ऑर्डर इनवॉइस से पहले एक परत जोड़ता है: वह जो कंपनी ने प्रतिबद्ध कर दिया है लेकिन जिसका इनवॉइस अभी नहीं आया। इस तरह हर प्रोजेक्ट, साइट या संपत्ति के लिए मालिक तीन आँकड़े एक साथ देखता है: बजट, खुले ऑर्डरों में प्रतिबद्ध राशि, और वास्तव में इनवॉइस की गई राशि। जिस प्रोजेक्ट की वास्तविक लागत आरामदेह दिखती है, हो सकता है उसने खुले ऑर्डरों में अपना लगभग पूरा बजट पहले ही प्रतिबद्ध कर दिया हो, और यह सिर्फ़ इनवॉइस पर बनी किसी रिपोर्ट में नहीं दिखता।

बदलाव एक नया संस्करण है, कभी ओवरराइट नहीं। ऑर्डर बदलते हैं: सप्लायर मात्रा का एक हिस्सा अभी और बाक़ी बाद में देता है, सामग्री की कीमत बदलने के कारण ऊँची कीमत माँगता है, या साइट को अतिरिक्त मात्रा चाहिए। कीमत, मात्रा या शर्तों में हर बदलाव ऑर्डर के नए संस्करण के रूप में संशोधन नंबर, कारण और तारीख़ के साथ दर्ज होता है, और पिछला संस्करण दिखता रहता है। अगर संशोधन से राशि स्वीकृत राशि से ऊपर जाती है, तो वह दोबारा स्वीकृति के लिए जाता है, जैसा हमने दूसरे भाग में समझाया था। आंशिक डिलीवरी ऑर्डर को बिल्कुल नहीं बदलती: हर प्राप्ति उसकी अपनी लाइन पर दर्ज होती है, और बकाया शेष तब तक दिखता रहता है जब तक वह पहुँच न जाए या लिखित कारण के साथ बंद न हो जाए, ताकि कोई ऐसी प्रतिबद्धता लटकी न रहे जिसका अब कोई इंतज़ार नहीं कर रहा। अगर ऑर्डर को पहुँचे माल से मिलाने के लिए संपादित कर दिया जाए, तो अगले भाग के मिलान को जिस अंतर की ज़रूरत है, वह ग़ायब हो जाएगा।

Origami का नज़रिया

जब हम किसी कंपनी के लिए यह चरण बनाते हैं, तो उसकी सप्लायर सूची जैसी है वैसी से, और उसके हाल के परचेज़ ऑर्डर जैसे वास्तव में जारी हुए वैसे से शुरुआत करते हैं: कहाँ सप्लायर डुप्लिकेट हैं, हर IBAN कहाँ से आया, और कितने ऑर्डर उनके इनवॉइस के बाद लिखे गए। यह पड़ताल तय करती है कि सिस्टम से पहले क्या साफ़ करना है, क्योंकि डुप्लिकेट वाली सप्लायर सूची अपनी समस्या को बिना बदले किसी भी नए सिस्टम में ले जाती है।

फिर हम सप्लायर रिकॉर्ड और परचेज़ ऑर्डर को उनसे पहले की माँग और उनके बाद की प्राप्ति और इनवॉइस से, और कंपनी जिस अकाउंटिंग सिस्टम पर चलती है उससे जोड़ते हैं, ऐसे सप्लायर पहचानकर्ता के साथ जो दोहराया न जा सके, बैंक विवरण के ऐसे बदलाव जो सिर्फ़ स्वीकृति से ही लागू हों, और संशोधन संस्करण जो हर ऑर्डर का इतिहास रखें। यह हमारे बनाए कस्टम सिस्टम का हिस्सा है, जिनका विवरण हमारी सेवाएँ में है।

इस हफ़्ते का अभ्यास: एक साफ़ सप्लायर सूची और दस सत्यापित सप्लायर

इस अभ्यास के लिए किसी नए टूल की ज़रूरत नहीं है, और वित्त प्रबंधक इसे ख़रीद प्रमुख के साथ एक या दो बैठकों में कर सकता है:

  • अपनी पूरी सप्लायर सूची एक्सपोर्ट करें अकाउंटिंग सिस्टम या जिस फ़ाइल से आप काम करते हैं उससे, उसे नाम के हिसाब से क्रमबद्ध करें, और मिलते-जुलते नाम खोजें। हर समूह के बारे में पूछें: क्या यह एक ही व्यवसाय है?
  • अपने दस सबसे बड़े सप्लायर चुनें पिछले साल उन्हें किए गए भुगतान के आधार पर, उनके डुप्लिकेट को एक नाम के तहत लाने के बाद।
  • हर एक को दोनों आधिकारिक सेवाओं में जाँचें, और वाणिज्यिक रजिस्टर पर नाम की तुलना VAT नंबर से जुड़े नाम से, और उस बैंक खाते के नाम से करें जिसमें आप भुगतान करते हैं।
  • हर IBAN के बारे में पूछें: वह आधिकारिक पत्र कहाँ है जिससे यह आया? यह आख़िरी बार कब बदला, किसने बदला, और इसकी पुष्टि कैसे हुई?
  • पहले भाग के अभ्यास वाले दस इनवॉइस पर लौटें, हर एक के लिए कोटेशन और परचेज़ ऑर्डर खोजें, उनकी यूनिट कीमत की तुलना इनवॉइस की कीमत से करें, और ऑर्डर की तारीख़ की तुलना इनवॉइस की तारीख़ से करें।

अपने इनवॉइस के बाद की तारीख़ वाला परचेज़ ऑर्डर, इनवॉइस पर ऐसी कीमत जिसे कोई कोटेशन नहीं समझाता, ऐसा IBAN जिसका स्रोत कोई नहीं बता सकता: यही वे बिंदु हैं जिन्हें सिस्टम सबसे पहले बंद करता है। और अगर आप पाते हैं कि ज़्यादातर ऑर्डर इनवॉइस के बाद लिखे जाते हैं, तो कारण आमतौर पर यह होता है कि ऑर्डर जारी करना काम से धीमा है, और इसका समाधान ज़्यादा सख़्त नियंत्रण नहीं, बल्कि स्वीकृत माँग से एक ही कदम में बनने वाला ऑर्डर है।

अगले भाग में

ख़रीद के पास अब एक सत्यापित सप्लायर और तय बातों वाला लिखित ऑर्डर है। अगला भाग ऑर्डर को वहाँ तक ले जाता है जहाँ काग़ज़ हक़ीक़त से मिलता है: गोदाम के गेट पर या साइट पर वास्तव में गिनी गई मात्रा के साथ प्राप्ति, सेवाओं और सबकॉन्ट्रैक्टरों के लिए कार्य पूर्णता रिकॉर्ड, फिर परचेज़ ऑर्डर, प्राप्ति रिकॉर्ड और इनवॉइस के बीच तीन-तरफ़ा मिलान, और क्यों तीनों के मेल खाने तक कोई पैसा जारी नहीं होता।

स्रोत