Im sechsten Teil wurde der Weg vollendet: Die Zahlung erhielt einen einmal freigegebenen Zahlungsplan, eine Änderung der Bankdaten eines Lieferanten erhielt zwei Schritte und ein Protokoll, und der Kontoauszug jedes Lieferanten erhielt eine monatliche Abstimmung, die jede Differenz erklärt. Damit hat jeder Riyal, der an einen Lieferanten geht, eine vollständige Spur, die sich vom Ende bis zum Anfang zurückverfolgen lässt: eine freigegebene Anforderung, eine Bestellung, ein dokumentierter Wareneingang, eine abgeglichene Rechnung und eine geplante Zahlung.

Die Frage, die unbeantwortet bleibt: Wie viel geben wir aus?

Eine Frage bleibt, die ein Inhaber oder Finanzleiter stellt und auf die er in den meisten Unternehmen keine schnelle Antwort bekommt: Wie viel geben wir aus, wofür, bei wem, und wie viel haben wir zugesagt, das noch nicht eingetroffen ist? In diesem letzten Teil geht es darum, die aufgebaute Kette in eine einzige Ausgabenansicht zu verwandeln, und danach um einen Neunzig-Tage-Plan, mit dem jeder Teil der Serie eingeführt wird, in einer Reihenfolge, die den Einkauf keinen einzigen Tag anhält.

Ausgabentransparenz: eine Live-Ansicht, kein monatliches Projekt

In den meisten Unternehmen ist das Wissen darüber, was man ausgibt, ein Projekt, das sich wiederholt. Der Inhaber bittet um einen Überblick über den Einkauf, also sammelt der Buchhalter Rechnungen aus dem E-Mail-Postfach, Zahlungen aus dem Kontoauszug und Bestellungen aus einer Datei, die der Einkäufer führt, und verbringt dann Tage damit, Lieferantennamen zu vereinheitlichen und Rechnungen von Hand zu klassifizieren. Eine Tabellenkalkulation ist ein gutes Werkzeug für diese Arbeit, aber der Bericht kommt erst, wenn der Monat, den er beschreibt, vorbei ist, und im Folgemonat beginnt derselbe Aufwand von vorn.

Wenn jeder Einkauf die Stationen durchläuft, die wir aufgebaut haben, trägt jedes Dokument von Anfang an die Daten, die der Bericht braucht: die Anforderungsnummer, die es mit allem davor und danach verknüpft, die eindeutige Kennung des Lieferanten, das Projekt, den Standort oder das Objekt, dem die Kosten zugeordnet sind, und die Einkaufskategorie. Niemand muss am Monatsende etwas zusammentragen, denn die Klassifizierung geschah im Moment der Anforderung, nicht nach der Rechnung. Ausgabentransparenz ist dann kein Bericht mehr, den jemand erstellt, sondern eine Ansicht, die Sie öffnen, mit Daten auf dem aktuellen Stand, und die Sie entlang von vier Achsen drehen können:

  • Nach Lieferant: wie viel wir bei jedem Lieferanten gekauft haben, wie viel bei ihm in noch nicht abgeschlossenen Bestellungen offen ist und wie viele seiner Rechnungen wegen einer Differenz angehalten wurden, und warum.
  • Nach Kategorie: Baumaterial, Ersatzteile, Rohstoffe, Wartungsleistungen, Verbrauchsmaterial oder welche Aufteilung auch immer zu Ihrem Unternehmen passt. Entscheidend ist, dass die Kategorien eine kurze Liste sind, die der Inhaber freigibt und aus der der Anforderer auswählt, kein Freitext, den jeder Mitarbeiter auf seine Weise schreibt.
  • Nach Projekt, Standort oder Objekt: was jedem Bauprojekt, jeder Produktionslinie, jedem Wohnturm oder Hotel belastet wurde. Das ist das Feld, das wir schon im zweiten Teil zur Pflichtangabe der Bestellanforderung gemacht haben.
  • Nach Stufe: was wir gebunden haben, was berechnet und was bezahlt wurde. Diese Achse ist die wichtigste, deshalb kommt sie als Nächstes.

Drei Zahlen vor jeder neuen Verpflichtung

Die meisten Einkaufsberichte setzen bei der Rechnung an, weil sie das Dokument ist, das die Buchhaltung erreicht. Doch die Rechnung kommt spät: Das Geld wurde an dem Tag zugesagt, an dem die Bestellung hinausging, nicht an dem Tag, an dem die Rechnung eintraf. Deshalb braucht der Inhaber drei Zahlen nebeneinander, für jedes Projekt, jeden Standort oder jedes Objekt und für jeden Lieferanten:

  • Gebunden: der Restbetrag offener Bestellungen, die noch nicht berechnet sind. Bestelltes, aber nicht geliefertes Material, geliefertes, aber noch nicht berechnetes Material oder an einen Nachunternehmer vergebene Arbeiten, dessen Abschlagsrechnung noch nicht eingegangen ist.
  • Berechnet: eingegangene und abgeglichene, aber noch nicht bezahlte Rechnungen, jede mit ihrem Fälligkeitsdatum, berechnet aus den Zahlungsbedingungen im Lieferantenstammsatz.
  • Bezahlt: was tatsächlich abgeflossen ist, in geplanten Zahlungsläufen oder als erfasste Eilzahlungen.

Der Vergleich dieser drei ist die Zahl, die ein Inhaber braucht, bevor er die nächste Verpflichtung unterschreibt. In Kostenkontrolle und Abschlagsrechnungen haben wir die tatsächlichen Kosten jedes Projekts mit den Ansätzen im Leistungsverzeichnis verglichen, und im dritten Teil kam die Ebene der offenen Bestellungen hinzu. Hier wird das Bild vollständig: Ein Projekt, dessen Rechnungen im Verhältnis zum Budget bequem aussehen, kann fast das gesamte Budget bereits in offenen Bestellungen gebunden haben. Der berechnete Betrag mit seinen Fälligkeiten sagt dem Finanzleiter, wie viel Liquidität in den kommenden Wochen abfließt, und der gebundene Betrag sagt ihm, was danach kommt.

Damit der gebundene Betrag ehrlich ist, braucht es eine Disziplin: Eine Bestellung, auf deren Restmenge niemand mehr wartet, wird mit einer schriftlichen Begründung geschlossen, wie im dritten Teil beschrieben. Ein vergessener offener Restbetrag bläht die Verpflichtungen auf dem Bildschirm auf, und der Inhaber verschiebt eine vernünftige Entscheidung in dem Glauben, das Geld sei bereits verplant.

Fragen, die die Ansicht in einer Minute beantwortet

In den meisten Unternehmen lassen sich diese Fragen aus Tabellen beantworten, aber erst nach tagelangem Zusammentragen und oft erst, nachdem die Entscheidung, die die Antwort brauchte, schon gefallen ist. Wenn der Einkauf über die Kette läuft, beantwortet die Ansicht sie in einer Minute:

  • Wer sind wirklich unsere größten Lieferanten, wenn doppelte Namen zusammengeführt sind? Im dritten Teil haben wir jeden Lieferantenstammsatz auf die einheitliche nationale Nummer gestellt und die Dubletten zusammengeführt. Erst dann zeigt sich die wahre Rangfolge: Ein Lieferant, dessen Ausgaben auf drei Namen verteilt waren, kann der größte sein, mit dem Sie arbeiten. Das zählt am Verhandlungstisch, und es zählt noch mehr, wenn Ihnen klar wird, dass ein Straucheln dieses Lieferanten mehr als einen Standort stilllegen könnte.
  • Wie viel haben wir gebunden, das noch nicht berechnet ist? Für jedes Projekt, jeden Standort und jedes Objekt und für jeden Lieferanten, ohne dass jemand den Einkäufer anrufen muss, um zu fragen, welche Bestellungen hinausgegangen sind.
  • Welche Kategorien werden außerhalb von Bestellungen eingekauft? Eine Rechnung, die ohne Bestellung eintrifft, erscheint im Rechnungseingang mit ihrer Kategorie und Abteilung. Wiederholt sich das in einer Kategorie, heißt das meist nicht, dass jemand den Prozess umgangen hat. Es heißt, dass der Prozess nicht zu dieser Kategorie passt: Verbrauchsmaterial, das jede Woche gekauft wird, braucht eine Preisvereinbarung mit fortlaufenden Abrufbestellungen darunter, nicht jedes Mal eine vollständige Angebotsrunde.
  • Wo sind Eilkäufe am häufigsten? Der Anteil der Anforderungen, die an jedem Standort oder in jeder Abteilung über den Eilweg liefen. Wie im zweiten Teil gesagt, deutet er auf die Planung oder auf eine langsame Freigabe hin, nicht auf das Versagen einer Person.
  • Wessen Rechnungen werden am häufigsten angehalten, und warum? Die Mengen- und Preisdifferenzen, die der Drei-Wege-Abgleich aus dem vierten Teil stoppt, gruppiert nach Lieferant und Grund. Ein Lieferant, dessen Differenzen sich wiederholen, braucht ein Gespräch. Eine Differenz, die sich bei allen Lieferanten an einem Standort wiederholt, verlangt einen Blick auf den Wareneingang dort.
  • Wie entwickelt sich der Preis desselben Artikels? Der Stückpreis in aufeinanderfolgenden Bestellungen für denselben Artikel, vom selben Lieferanten und von anderen. Das ist nur möglich, wenn der Artikel eine einzige Nummer hat, nach derselben Regel, die wir auf Lieferanten angewandt haben.

Wo KI ins Spiel kommt

Sobald die Kette steht, hat KI im Einkauf echte Arbeit zu tun: Lieferantenrechnungen lesen, die als Foto oder gescannte Seite eintreffen, und sie in Daten verwandeln, statt sie abzutippen, einen für diesen Artikel ungewöhnlichen Stückpreis melden oder eine Rechnung, die einer bereits unter einem ähnlichen Lieferantennamen erfassten ähnelt, und dann die Bedarfsprognose, die wir in KI in Beschaffung und Lagerhaltung behandelt haben.

Doch dieser Nutzen kommt nach der Kette, nicht vor ihr. Um einen ungewöhnlichen Preis zu melden, braucht es einen üblichen Preis als Maßstab, also Bestellungen, die unter einer einzigen Artikelnummer erfasst sind. Um eine Doppelrechnung zu erkennen, braucht jeder Lieferant einen einzigen Datensatz. Eine KI, die auf einem Lieferanten mit drei Namen und Rechnungen ohne Bestellungen läuft, vergleicht verrauschte Daten mit verrauschten Daten. Und eine Warnung bleibt eine Warnung: Sie bringt den Fall zu seinem Verantwortlichen, und ein Mensch trifft die Entscheidung.

Die Sicht von Origami

Wenn wir den Einkaufszyklus für ein Unternehmen aufbauen, bauen wir die Ausgabentransparenz am Ende, nicht am Anfang. Die Ansicht liest, was die Stationen davor erzeugen, und ein Dashboard, das gebaut wird, bevor die Stammdaten in Ordnung sind, liefert saubere, falsche Zahlen, sodass der Inhaber das Vertrauen verliert und wieder einen manuellen Bericht verlangt. Deshalb beginnen wir mit dem Lieferantenverzeichnis, den Einkaufskategorien und dem Projektfeld in der Anforderung und bauen dann jede Station auf der vorherigen auf.

Wir bauen den gesamten Zyklus um die Art, wie das Unternehmen tatsächlich einkauft: wer von der Baustelle anfordert, wer vom Handy aus freigibt und wie Lieferantenrechnungen eintreffen. Er verbindet sich mit dem Buchhaltungssystem, mit dem das Unternehmen bereits arbeitet, und mit der E-Rechnung, statt sie zu ersetzen. Das gehört zu den maßgeschneiderten Systemen, die wir bauen und die unter unsere Leistungen beschrieben sind.

Ein Neunzig-Tage-Plan in einer Reihenfolge, die den Einkauf nie anhält

Der häufige Fehler besteht darin, den ganzen Zyklus an einem Tag einschalten zu wollen. Die Reihenfolge, die den täglichen Einkauf schützt, ist die, die wir in was zuerst umzieht dargelegt haben: zuerst die Stammdaten, dann die Bewegungsdaten. Außerdem kann jede Stufe an einem Standort oder in einer Abteilung beginnen, bevor sie auf das ganze Unternehmen ausgerollt wird.

  • Monat eins: das Lieferantenverzeichnis, die Freigabematrix und die Bestellanforderung. Das Lieferantenverzeichnis wird bereinigt und auf die einheitliche nationale Nummer gestellt, doppelte Datensätze werden zusammengeführt, und jeder Lieferant erhält seine Umsatzsteuernummer nach den zwei amtlichen Prüfungen aus dem dritten Teil, seine Zahlungsbedingungen und seine IBAN aus einem offiziellen Schreiben. Der Inhaber legt die Grenzen der Freigabematrix, die Liste der Einkaufskategorien und die Bedingungen für den Eilweg fest. Dann beginnen Bestellanforderungen vom Handy aus, mit der Freigabe direkt in der Anforderung. Bestellungen, Wareneingang und Zahlung laufen in diesem Monat wie bisher, sodass nichts stillsteht.
  • Monat zwei: die Bestellung und der dokumentierte Wareneingang. Bestellungen werden vor der Lieferung aus freigegebenen Anforderungen ausgelöst, Wareneingänge werden am Tor oder auf der Baustelle gegen die Bestellposition erfasst, und Abnahmeprotokolle für Nachunternehmer und Dienstleistungen werden freigegeben. Der wichtigste Schritt in diesem Monat ist, die vor dem System ausgelösten offenen Bestellungen als Anfangsbestände zu erfassen; sonst ist der gebundene Betrag vom ersten Tag an zu niedrig.
  • Monat drei: der Rechnungseingang, der Abgleich, der Zahlungslauf, die Kontoabstimmung und danach das Ausgaben-Dashboard. Für Lieferantenrechnungen wird eine einzige Adresse festgelegt, der Drei-Wege-Abgleich läuft für jede Rechnung, der geplante Zahlungslauf beginnt, und die Kontoauszüge der größten Lieferanten werden zuerst abgestimmt. Am Monatsende, wenn jede Station ihre Daten liefert, wird die Ausgabenansicht eingeschaltet.

Jede Stufe hat ein angekündigtes Ende für den alten Weg, das der Inhaber festlegt: Ab einem bestimmten Datum wird keine Bestellung mehr ausgelöst außer aus einer freigegebenen Anforderung, und ab einem anderen Datum wird keine Rechnung bezahlt, bevor sie abgeglichen ist, außer was über den erfassten Eilweg läuft. Ohne angekündigtes Datum laufen beide Wege nebeneinander weiter, und der bequemere gewinnt. Prüfen Sie am Ende jedes Monats drei Kennzahlen, die Sie aus dem System selbst ablesen: wie viele Anforderungen über das System liefen, wie viele Rechnungen mit Bestellung eintrafen und wie viele Rechnungen angehalten wurden und warum. Die Richtung dieser Zahlen von Monat zu Monat ist ehrlicher als jedes Ziel, das Sie am Anfang setzen.

Was vor dem System existierte, die Dateien, E-Mails und Papiere, wird nach der Umstellung nicht gelöscht. Artikel 66(1) der Durchführungsverordnung zur Mehrwertsteuer verpflichtet einen Steuerpflichtigen, die Rechnungen, Aufzeichnungen und Buchhaltungsunterlagen, die er führen muss, mindestens sechs Jahre ab dem Ende des Steuerzeitraums aufzubewahren, auf den sie sich beziehen, mit einer längeren Frist für Aufzeichnungen über Investitionsgüter, die im selben Absatz festgelegt ist. Das alte Archiv bleibt also aufbewahrt und zugänglich, das neue System startet mit seinen Anfangsbeständen, und alles, was den besonderen Fall Ihres Unternehmens betrifft, ist eine Frage für Ihren Buchhalter oder Steuerberater.

Abschluss der Serie

Über sieben Teile sind wir den Einkaufszyklus Station für Station durchgegangen: Wir haben die sieben Stationen und ihre üblichen Bruchstellen kartiert, dann die Bestellanforderung und die Freigabematrix, dann den geprüften Lieferantenstammsatz und die verbindliche Bestellung, dann den dokumentierten Wareneingang und den Drei-Wege-Abgleich, dann, was auf einer Lieferantenrechnung zu prüfen ist, bevor man ihre Vorsteuer geltend macht, dann die geplante Zahlung und die Kontoabstimmung und schließlich die Ausgabentransparenz und den Plan, alles einzuführen.

Der Punkt, den man festhalten sollte: Den Einkauf zu digitalisieren heißt nicht, den Menschen zu misstrauen, die einkaufen. Es bedeutet, dass jeder Riyal, der an einen Lieferanten geht, einen schriftlichen Weg hat, der jeden schützt, der angefordert, freigegeben, empfangen und bezahlt hat, und dem Inhaber ein Bild gibt, auf dessen Grundlage er vor der Verpflichtung entscheidet, nicht nach der Zahlung. Der Anfang ist ein kleiner Schritt, den Sie diese Woche gehen können: Lassen Sie sich die Liste der aktuell offenen Bestellungen geben und fragen Sie, auf wie viele davon noch jemand tatsächlich wartet.

Quellen