Pada bagian kedua, kebutuhan mendapat permintaan bernomor, dan keputusan mendapat persetujuan dengan penanggung jawab yang jelas. Namun persetujuan hanya menyatakan bahwa perusahaan akan mengeluarkan uang; ia tidak menyatakan kepada siapa, dengan harga berapa, atau dengan syarat apa. Itulah pertanyaan untuk dua tahap berikutnya: pemasok dan penawaran harga, lalu purchase order.

Di mana mata rantai putus, dan tiga langkah untuk memperbaikinya

Di dua tahap inilah terjadi putusnya mata rantai yang kami jelaskan di bagian pertama: penawaran yang datang sebagai foto di aplikasi obrolan, lalu faktur dengan harga satuan lebih tinggi atau dengan biaya pengiriman yang tidak pernah disebut siapa pun, dan purchase order yang ditulis setelah faktur untuk menutupinya. Bagian ini memperbaikinya dalam tiga langkah, secara berurutan: data pemasok yang dimasukkan sekali dan diperiksa saat ditambahkan, penawaran yang dibandingkan dengan dasar yang sama, dan purchase order yang mengubah penawaran terpilih menjadi komitmen tertulis yang dapat dilihat pemilik sebelum faktur apa pun tiba.

Data pemasok: dimasukkan sekali, diperiksa saat ditambahkan

Setiap purchase order, setiap faktur, dan setiap pembayaran akan merujuk ke seorang pemasok. Jika data pemasok tidak lengkap, atau ditulis dengan tiga cara berbeda, setiap dokumen sesudahnya mewarisi masalah itu. Karena itu, mengendalikan pengadaan dimulai dari data pemasok, bukan dari penawaran. Data yang baik memuat enam informasi inti:

  • Nama sebagaimana tercantum di daftar komersial, bukan nama singkat yang dikenal tim, dan bukan nama tenaga penjualan yang mereka hubungi. Nama singkat boleh tetap ada sebagai kolom pencarian, tetapi nama terdaftarlah yang harus cocok dengan faktur dan rekening bank.
  • Nomor nasional terpadu badan usaha. Dengan nomor ini Anda mencari entri daftar di layanan Kementerian Perdagangan, dan nomor ini lebih stabil daripada nama yang bisa ditulis dengan beberapa cara.
  • Nomor PPN, jika pemasok terdaftar sebagai pengusaha kena PPN. Faktur pajaknya akan mencantumkan nomor ini, dan kami akan kembali membahasnya di bagian kelima.
  • Alamat sebagaimana terdaftar, karena dokumen resmi memerlukannya dan karena membantu membedakan dua usaha dengan nama mirip.
  • IBAN, pada surat resmi dari pemasok, bukan disalin dari pesan WhatsApp atau tanda tangan email. Saat data dimasukkan, seseorang memeriksa bahwa nama pemilik rekening di surat itu adalah nama terdaftar pemasok itu sendiri.
  • Syarat pembayaran yang disepakati: pembayaran di muka, pembayaran saat pengiriman, atau kredit untuk jangka waktu yang disepakati. Syarat ini otomatis terbawa ke setiap purchase order, sehingga tidak dinegosiasikan ulang setiap kali dan tidak mengejutkan bagian akuntansi saat pembayaran.

Karena IBAN adalah tujuan uang, mengubahnya tidak diperlakukan sebagai suntingan rutin. Modus yang terkenal di sini tidak memerlukan peretasan teknis apa pun: sebuah email yang tampak berasal dari pemasok, lengkap dengan tanda tangan dan logonya, menyatakan bahwa rekening telah berubah dan meminta pembayaran berikutnya dikirim ke rekening baru. Karyawan yang menindaklanjutinya dengan itikad baik tidak melakukan kesalahan apa pun, dan kontrol yang melindunginya sederhana: perubahan data bank memerlukan surat resmi baru dan panggilan konfirmasi ke nomor pemasok yang sudah ada di data, bukan ke nomor di email itu sendiri; sistem mencatat siapa yang mengubah dan kapan, dan orang lain selain yang memasukkan perubahan itu yang menyetujuinya. Hal yang sama berlaku untuk membuat pemasok baru: orang yang menambahkannya bukan orang yang membayarnya, bukan karena salah satunya dicurigai, tetapi karena pemisahan itu melindungi keduanya dari pertanyaan apa pun di kemudian hari.

Dua pemeriksaan resmi gratis sebelum purchase order pertama

Sebelum pemasok masuk ke daftar Anda, cukup dua pemeriksaan dari dua sumber resmi, keduanya gratis dan hanya butuh beberapa menit:

  • Pemeriksaan pendaftaran PPN dari Otoritas Zakat, Pajak, dan Bea Cukai (ZATCA). Layanan daring yang terbuka bagi wajib pajak dan masyarakat: cari dengan salah satu dari tiga nomor, yaitu nomor PPN, nomor registrasi komersial, atau nomor sertifikat PPN, dan status pendaftaran PPN usaha tersebut akan tampil.
  • Pencarian daftar komersial dari Kementerian Perdagangan. Layanan instan dan gratis tempat Anda mencari berdasarkan nama badan usaha atau nomor nasional terpadunya dan melihat data daftar komersialnya tanpa mendatangi kantor kementerian.

Tujuan kedua pemeriksaan ini bukan untuk mencurigai pemasok, tetapi untuk memastikan tiga nama cocok: nama di daftar komersial, nama yang terhubung ke nomor PPN, dan nama di surat rekening bank. Jika tidak cocok, pertanyaannya diajukan sekarang, sebelum purchase order pertama, bukan setelah pembayaran pertama.

Perlu dicatat bahwa tidak semua pemasok wajib mendaftar PPN, sehingga pemasok kecil tanpa nomor PPN belum tentu bermasalah. Namun kebalikannya patut diperhatikan: penawaran yang menambahkan PPN dari pemasok yang pendaftarannya tidak muncul. Layanan ZATCA untuk melaporkan pelanggaran PPN menyebutkan, di antara contohnya, nomor identifikasi pajak yang salah dan pajak yang dipungut oleh orang yang tidak terdaftar. Tanyakan hal ini kepada pemasok sebelum Anda menerbitkan pesanan, dan bawa setiap pertanyaan tentang dampaknya pada PPN Anda sendiri ke konsultan pajak Anda.

Pemasok ganda: satu perusahaan, dua nama

Dalam mengapa stok di sistem tidak cocok dengan rak kami menjelaskan satu barang yang dimasukkan dengan dua kode, sehingga yang satu tampak habis dan yang lain tampak tidak bergerak padahal keduanya barang yang sama. Daftar pemasok terkena penyakit yang sama. Seorang pemasok baja dimasukkan oleh satu karyawan dengan nama dagangnya, oleh karyawan lain setahun kemudian dengan nama di fakturnya, dan oleh karyawan ketiga dengan nama cabangnya di kota lain. Satu perusahaan, tiga data, dan tiga akibat:

  • Riwayat yang terpecah. Rekam jejak pemasok dalam pengiriman, mutu, dan harga tersebar di tiga data, sehingga Anda tidak pernah melihat gambaran utuh saat membandingkan penawaran berikutnya dengan yang lain.
  • Porsi belanja yang tersembunyi. Pemasok ini bisa jadi pemasok terbesar Anda tanpa Anda sadari, karena yang Anda bayarkan kepadanya tersebar di tiga nama. Itu penting saat bernegosiasi, dan lebih penting lagi saat Anda menyadari bahwa jika ia berhenti, lebih dari satu lokasi proyek bisa ikut berhenti.
  • Pembayaran ganda yang lebih mudah. Pemeriksaan faktur ganda biasanya mencari nomor faktur yang sama dari pemasok yang sama. Jika faktur dicatat sekali pada data pertama dan sekali pada data kedua, faktur itu lolos pemeriksaan dua kali.

Solusinya adalah pengenal pemasok yang tidak bisa berulang: nomor nasional terpadu, bersama nomor PPN jika ada. Sistem menolak membuat data kedua dengan nomor yang sama dan mencari nama yang mirip sebelum membuat data baru, sehingga sistem memberi tahu karyawan bahwa pemasok itu sudah ada alih-alih mengandalkan ingatannya. Daftar yang ada dibersihkan sekali: data ganda digabungkan menjadi satu data yang menyimpan seluruh riwayatnya.

Membandingkan penawaran dengan dasar yang sama

Kapan Anda membutuhkan lebih dari satu penawaran, dan kapan satu saja cukup karena pemasoknya satu-satunya atau karena ada perjanjian harga yang berlaku dengannya, adalah keputusan yang ditetapkan pemilik dalam kebijakan pengadaan. Namun ketika Anda meminta beberapa penawaran, perbandingan hanya sahih jika semua penawaran berada pada dasar yang sama. Penawaran datang dalam format berbeda, dan setiap format membuat penawarannya sendiri tampak lebih murah:

  • Satuan yang sama. Satu pemasok memberi harga per ton dan yang lain per ikat, atau satu penyedia perlengkapan hotel memberi harga per karton dan yang lain per buah, dengan ukuran karton yang berbeda. Konversikan harga ke satu satuan sebelum membandingkan apa pun.
  • PPN dicantumkan terpisah. Satu penawaran mencantumkan harga termasuk PPN dan yang lain sebelum PPN, sehingga yang kedua tampak lebih murah padahal tidak. Catat setiap penawaran dengan harga sebelum PPN dan jumlah PPN secara terpisah.
  • Tanggal dan tempat pengiriman. Harga di gudang pemasok bukan harga sampai di lokasi proyek. Yang pertama berarti pemuatan, pengangkutan, dan pembongkaran menjadi tanggungan Anda, dan mungkin truk yang tidak Anda miliki pada hari Anda membutuhkannya.
  • Syarat pembayaran. Penawaran yang meminta uang muka mengikat kas Anda sejak hari pertama, sedangkan penawaran kredit membiarkan kas tetap di tangan Anda sampai barang diterima dan diperiksa. Itu perbedaan biaya meskipun harganya sama persis.
  • Masa berlaku penawaran. Penawaran yang sudah kedaluwarsa bukan harga; itu titik awal negosiasi baru. Tanggal kedaluwarsanya dicatat agar tidak ada purchase order yang dibangun di atas harga yang tidak lagi mengikat pemasok.

Itulah sebabnya harga satuan terendah tidak selalu berarti biaya terendah. Penawaran termurah mungkin tidak termasuk pengiriman ke lokasi proyek, atau datang dengan tanggal pengiriman lebih lambat yang menunda pengecoran beton di lokasi proyek atau menghentikan lini produksi di pabrik, atau meminta uang muka yang mengikat kas yang Anda butuhkan, atau mendeskripsikan barang begitu longgar sehingga yang datang adalah barang pengganti yang tidak memenuhi spesifikasi. Pada jasa, perbedaannya lebih pada ruang lingkup daripada harga: dari dua penawaran pemeliharaan AC sentral sebuah hotel, satu bisa tampak lebih murah karena tidak termasuk suku cadang, atau karena mengenakan biaya terpisah untuk panggilan darurat di luar kontrak.

Dan tanggal pengiriman dalam penawaran hanyalah janji. Dalam kapan dan berapa banyak memesan ulang: titik pemesanan ulang dan stok pengaman kami menjelaskan bahwa waktu tunggu yang sebenarnya berjalan sejak purchase order diterbitkan sampai barang ada di rak dan siap dikeluarkan, dan bahwa menghitungnya hanya dari janji pemasok adalah kesalahan paling mahal. Karena itu setiap purchase order mencatat kapan barang benar-benar tiba, dan lain kali Anda membandingkan rekam jejak pemasok, bukan janjinya. Kemudian lembar perbandingan disimpan bersama permintaan, dengan satu baris yang menjelaskan pilihan setiap kali pemasok yang dipilih bukan yang termurah. Baris itu menjawab pertanyaan pemeriksa berbulan-bulan kemudian, dan melindungi orang yang mengambil keputusan.

Purchase order: penawaran terpilih menjadi komitmen tertulis

Purchase order adalah dokumen tempat perusahaan menyatakan kepada pemasok: inilah yang kita sepakati, kirimkan. Dokumen ini tidak mengendalikan apa pun jika tidak diterbitkan sebelum pasokan, melainkan setelah faktur untuk menutupinya. Pesanan memuat persis apa yang disepakati:

  • Barang beserta spesifikasinya, jumlah dan satuannya, harga satuan sebelum PPN, dan jumlah PPN secara terpisah.
  • Tanggal dan tempat pengiriman: lokasi proyek, gudang, atau properti tertentu.
  • Syarat pembayaran, terbawa dari data pemasok atau sesuai kesepakatan dalam penawaran ini.
  • Nomor permintaan pembelian asalnya, rujukan ke penawaran terpilih, dan nomor proyek atau lokasi yang dibebani biaya.

Dalam usaha konstruksi, pesanan kadang berbentuk perintah kerja kepada subkontraktor, dan untuk pasokan serta jasa berulang berbentuk perjanjian harga untuk jangka waktu tertentu, dengan pesanan berturut-turut diterbitkan di bawahnya tanpa mengumpulkan penawaran lagi setiap kali. Namanya berbeda, prinsipnya sama: komitmen tertulis yang terhubung ke permintaannya, yang menjadi tolok ukur bagi apa yang tiba dan apa yang ditagihkan.

Hal terpenting yang ditambahkan purchase order adalah membuat komitmen terlihat sebelum faktur ada. Dalam pengendalian biaya dan tagihan termin kami membandingkan biaya aktual setiap item dengan harga dalam daftar kuantitas. Purchase order menambahkan satu lapisan di depan faktur: apa yang sudah dikomitmenkan perusahaan tetapi belum ditagihkan. Jadi untuk setiap proyek, lokasi, atau properti, pemilik melihat tiga angka sekaligus: anggaran, yang sudah dikomitmenkan dalam pesanan terbuka, dan yang benar-benar sudah ditagihkan. Proyek yang biaya aktualnya tampak longgar mungkin sudah mengomitmenkan hampir seluruh anggarannya dalam pesanan terbuka, dan itu tidak terlihat dalam laporan apa pun yang hanya dibangun dari faktur.

Perubahan adalah versi baru, tidak pernah menimpa versi lama. Pesanan berubah: pemasok mengirim sebagian jumlah sekarang dan sisanya nanti, meminta harga lebih tinggi karena harga material bergerak, atau lokasi proyek membutuhkan tambahan jumlah. Setiap perubahan harga, jumlah, atau syarat dicatat sebagai versi baru pesanan dengan nomor revisi, alasan, dan tanggal, dan versi sebelumnya tetap terlihat. Jika revisi menaikkan nilai di atas yang telah disetujui, revisi itu kembali untuk persetujuan, seperti kami jelaskan di bagian kedua. Pengiriman sebagian sama sekali tidak mengubah pesanan: setiap penerimaan dicatat pada barisnya, dan sisa yang belum diterima tetap terlihat sampai tiba atau ditutup dengan alasan tertulis, sehingga tidak ada komitmen menggantung yang tidak lagi ditunggu siapa pun. Jika pesanan diedit agar sesuai dengan yang tiba, selisih yang dibutuhkan pencocokan di bagian berikutnya akan hilang.

Pandangan Origami

Saat membangun tahap ini untuk sebuah perusahaan, kami mulai dari daftar pemasoknya apa adanya, dan dari purchase order terbarunya sebagaimana benar-benar diterbitkan: di mana pemasok tercatat ganda, dari mana setiap IBAN berasal, dan berapa banyak pesanan yang ditulis setelah fakturnya. Pembacaan ini menentukan apa yang perlu dibersihkan sebelum sistem, karena daftar pemasok yang berisi data ganda membawa masalahnya tanpa berubah ke sistem baru mana pun.

Lalu kami menghubungkan data pemasok dan purchase order dengan permintaan sebelumnya serta penerimaan dan faktur sesudahnya, dan dengan sistem akuntansi yang digunakan perusahaan, dengan pengenal pemasok yang tidak bisa berulang, perubahan data bank yang hanya berlaku dengan persetujuan, dan versi revisi yang menyimpan riwayat setiap pesanan. Ini bagian dari sistem khusus yang kami bangun, yang dijelaskan di layanan kami.

Latihan minggu ini: daftar pemasok yang bersih dan sepuluh pemasok terverifikasi

Latihan ini tidak memerlukan alat baru, dan manajer keuangan dapat menjalankannya bersama kepala pengadaan dalam satu atau dua sesi:

  • Ekspor seluruh daftar pemasok Anda dari sistem akuntansi atau berkas yang Anda gunakan, urutkan berdasarkan nama, dan cari nama yang mirip. Tanyakan untuk setiap kelompok: apakah ini satu usaha?
  • Pilih sepuluh pemasok terbesar Anda berdasarkan jumlah yang Anda bayarkan selama setahun terakhir, setelah menyatukan data gandanya di bawah satu nama.
  • Periksa masing-masing di dua layanan resmi, dan bandingkan nama di daftar komersial dengan nama yang terhubung ke nomor PPN, serta dengan nama pada rekening bank tujuan pembayaran Anda.
  • Tanyakan tentang setiap IBAN: di mana surat resmi asalnya? Kapan terakhir berubah, siapa yang mengubahnya, dan bagaimana dikonfirmasi?
  • Kembali ke sepuluh faktur dari latihan bagian pertama, temukan penawaran dan purchase order untuk masing-masing, bandingkan harga satuannya dengan harga di faktur, dan bandingkan tanggal pesanan dengan tanggal faktur.

Purchase order yang bertanggal setelah fakturnya, harga di faktur yang tidak dijelaskan oleh penawaran mana pun, IBAN yang tidak bisa dilacak siapa pun: inilah titik-titik yang ditutup sistem terlebih dahulu. Dan jika Anda mendapati sebagian besar pesanan ditulis setelah faktur, alasannya biasanya karena menerbitkan pesanan lebih lambat daripada pekerjaannya, dan solusinya adalah pesanan yang dibuat dari permintaan yang disetujui dalam satu langkah, bukan kontrol yang lebih ketat.

Di bagian berikutnya

Pembelian kini memiliki pemasok terverifikasi dan pesanan tertulis yang memuat kesepakatan. Bagian berikutnya mengikuti pesanan sampai ke tempat kertas bertemu kenyataan: penerimaan di gerbang gudang atau di lokasi proyek dengan jumlah yang benar-benar dihitung, berita acara penyelesaian untuk jasa dan subkontraktor, lalu pencocokan tiga arah antara purchase order, catatan penerimaan, dan faktur, serta mengapa tidak ada uang yang dicairkan sampai ketiganya sesuai.

Sumber