在第二部分中，需求有了编号的申请，决定有了责任人明确的审批。但审批只说明公司要花钱，并没有说明跟谁买、什么价格、什么条件。这正是接下来两个环节要回答的问题：先是供应商和报价，然后是采购订单。

断点出现在哪里，以及修复它的三个步骤

我们在第一部分描述的断点就出现在这两个环节：报价是以照片形式发在聊天里的，随后来了一张单价更高、或者带着没人提过的运费的发票，再在发票之后补写一张采购订单来掩盖它。本部分按顺序分三步解决这个问题：供应商记录只录入一次，并在添加时进行核查；报价在同一基础上比较；采购订单把选定的报价变成书面承诺，让老板在任何发票到来之前就能看到。

供应商记录：只录入一次，添加时核查

每一张采购订单、每一张发票和每一笔付款都会指向某个供应商。如果供应商信息不完整，或者被写成三种不同的样子，之后的每份单据都会继承这个问题。所以，管控采购要从供应商记录开始，而不是从报价开始。一条好的记录包含六项核心信息：

  • 商业登记上的名称，而不是团队平时叫的简称，也不是对接的销售代表的名字。简称可以保留为搜索字段，但必须与发票和银行账户一致的是登记名称。
  • 机构的统一国家编号。在商务部服务中用它查询登记信息，它也比可能有多种写法的名称更稳定。
  • 增值税号，如果供应商已登记增值税。它的税务发票上会带有这个号码，我们会在第五部分再谈到这一点。
  • 登记地址，因为官方文件需要它，而且它有助于区分两个名称相近的企业。
  • 写在供应商官方函件上的 IBAN，而不是从 WhatsApp 消息或电子邮件签名里复制的。录入时，有人核对函件上的账户持有人名称是否就是供应商本身的登记名称。
  • 约定的付款条件：预付、货到付款，或按约定期限赊账。这些条件会自动带入每一张采购订单，因此不必每次重新谈判，付款时也不会让会计措手不及。

因为 IBAN 决定了钱流向哪里，修改它不被视为日常编辑。这里常见的手法根本不需要技术入侵：一封看起来来自供应商、带有其签名和标志的邮件，声称账户已经变更，要求今后的付款转到新账户。出于善意照办的员工并没有做错什么，而保护他的控制措施很简单：修改银行信息需要一封新的官方函件，并拨打记录中已有的供应商电话进行确认，而不是邮件里给出的电话；系统记录谁在何时修改，并由录入修改者以外的另一个人审批。新建供应商也是一样：添加供应商的人不是给它付款的人，这不是因为其中任何一方受到怀疑，而是因为这种分离能保护双方免受日后的任何质疑。

第一张采购订单之前的两项免费官方核查

在供应商进入你的清单之前，在两个官方来源做两项核查就足够了，两项都免费，几分钟就能完成：

  • 天课、税务和海关总局（ZATCA）的增值税登记核验。这是面向纳税人和公众开放的在线服务：按三个号码之一查询，即增值税号、商业登记号或增值税证书号，就会显示该企业的增值税登记状态。
  • 商务部的商业登记查询。这是一项即时、免费的服务，可按机构名称或其统一国家编号查询，无需前往商务部网点即可查看其商业登记信息。

这两项核查的目的不是不信任供应商，而是确认三个名称一致：商业登记上的名称、增值税号所关联的名称，以及银行账户证明函上的名称。如果不一致，现在就提出问题，在第一张采购订单之前，而不是在第一笔付款之后。

请注意，并非每个供应商都必须登记增值税，因此没有增值税号的小供应商不一定有问题。但反过来的情况值得注意：一个查不到登记信息的供应商，报价里却加了增值税。ZATCA 的增值税违规举报服务在其示例中列出了错误的税务识别号，以及未登记者收取税款的情形。在发出订单之前向供应商问清楚，至于对你自身增值税的影响，请咨询你的税务顾问。

重复供应商：一家公司，两个名称

在为什么系统库存与货架对不上一文中，我们描述了同一物品被录成两个编码的情况，结果一个看起来缺货，另一个看起来是呆滞库存，其实是同一样东西。供应商清单也会得同样的病。一家钢材供应商，一名员工按其商号录入，一年后另一名员工按其发票上的名称录入，第三名员工又按其在另一座城市的分支机构名称录入。一家公司，三条记录，带来三个后果：

  • 历史被拆分。供应商在交货、质量和价格方面的表现分散在三条记录里，所以当你把它的下一份报价与其他报价比较时，永远看不到全貌。
  • 支出占比被隐藏。这家供应商可能是你最大的供应商而你并不知道，因为你付给它的钱分散在三个名称下。这在谈判时很重要，而当你意识到它一旦停供、可能不止一个工地会随之停工时，就更加重要了。
  • 重复付款更容易。重复发票检查通常查找同一供应商的同一发票号。如果这张发票一次记在第一条记录下，一次记在第二条记录下，它就会两次通过检查。

解决办法是一个不可重复的供应商标识符：统一国家编号，如有增值税号则一并使用。系统拒绝用同一号码创建第二条记录，并在创建前搜索相似名称，从而提示员工该供应商已经存在，而不是靠他的记忆。现有清单清理一次：把重复记录合并为一条保留其全部历史的记录。

在同一基础上比较报价

什么时候需要多份报价，什么时候因为供应商独家、或与其有生效的价格协议而一份就够，这是老板在采购政策中确定的决定。但当你确实索取多份报价时，只有报价处于同一基础上，比较才站得住。报价以不同格式到来，而每种格式都会让自己的报价显得更便宜：

  • 相同的单位。一家按吨报价，另一家按捆报价；或者一家酒店用品供应商按箱报价，另一家按件报价，而箱子大小不同。在比较任何东西之前，先把价格换算成同一单位。
  • 单独列出增值税。一份报价给出含增值税价格，另一份给出不含增值税价格，于是第二份看起来更便宜，其实并不是。每份报价都按不含增值税价格记录，并单独记录增值税金额。
  • 交货日期和地点。供应商仓库提货价不是送到工地的价格。前者意味着装车、运输和卸货都由你承担，可能还需要一辆你在需要那天并没有的卡车。
  • 付款条件。要求预付款的报价从第一天起就占用你的现金，而赊账报价让现金留在你手里，直到收货和核验。即使价格完全相同，这也是成本上的差异。
  • 报价有效期。过期的报价不是价格，而是新一轮谈判的起点。要记录它的到期日，这样就不会有采购订单建立在供应商已不再受约束的价格之上。

这就是为什么最低单价并不总是最低成本。最便宜的报价可能不含送到工地的运费，或者交货日期更晚，导致工地的混凝土浇筑延误或工厂的生产线停工，或者要求预付款，占用你需要的现金，或者对物品描述过于笼统，以致送来不符合规格的替代品。对于服务，差别更多在于范围而不是价格：两份酒店中央空调维护报价中，一份可能显得更便宜，是因为它不含备件，或者对合同外的紧急出勤另行收费。

而报价里的交货日期只是一个承诺。在何时补货、补多少：再订货点与安全库存一文中我们解释过，真实的交货周期是从发出采购订单开始，直到货物上架可供出库为止，而只根据供应商的承诺来计算它是代价最高的错误。所以每张采购订单都记录货物实际到达的时间，下次比较的是供应商的实际记录，而不是它的承诺。然后，比价表与申请一起保存；只要选中的供应商不是最便宜的，就附上一行说明选择理由。这一行能在几个月后回答审查人员的问题，也能保护做决定的人。

采购订单：选定的报价变成书面承诺

采购订单是公司告诉供应商"这是我们约定的，请交货"的单据。如果它不是在供货之前发出，而是在发票之后为了掩盖而补写，那它什么也控制不了。订单准确载明约定内容：

  • 物品及其规格、数量及单位、不含增值税的单价，以及单独列出的增值税金额。
  • 交货日期和地点：工地、仓库或具体物业。
  • 付款条件，从供应商记录带入，或按本次报价的具体约定。
  • 它所源自的采购申请编号、所选报价的引用，以及成本所归属的项目或工地编号。

在建筑承包中，订单有时表现为给分包商的工作指令；对于经常性的物资和服务，则表现为一定期限内的价格协议，在其下连续发出订单，无需每次重新收集报价。名称不同，原则相同：一份与申请相关联的书面承诺，用来衡量到货的内容和开票的内容。

采购订单带来的最重要的东西，是让承诺在发票出现之前就可见。在成本控制与进度款一文中，我们把每个项目条目的实际成本与工程量清单中的计价进行了比较。采购订单在发票之前增加了一层：公司已经承诺、但尚未收到发票的金额。于是，对于每个项目、工地或物业，老板可以同时看到三个数字：预算、未结订单中已承诺的金额，以及实际已开票的金额。一个实际成本看似宽裕的项目，可能已经在未结订单中承诺了几乎全部预算，而这在任何仅基于发票的报表中都看不出来。

变更是新版本，绝不是覆盖。订单会变：供应商现在交付部分数量、其余稍后交付，因材料价格变动而要求提价，或者工地需要追加数量。价格、数量或条件的每一次变更，都记录为订单的新版本，附上修订号、原因和日期，上一版本保持可见。如果修订使金额超过已批准的金额，就要像第二部分所说的那样重新送审。部分交货完全不改变订单：每次收货记在对应的行上，未交余量保持可见，直到到货或附书面理由关闭，这样就不会留下没人再等待的悬空承诺。如果把订单改成与到货一致，下一部分核对所需要的差异就会消失。

Origami 的观点

当我们为一家公司搭建这一环节时，我们从其供应商清单的现状、以及近期采购订单的实际发出情况入手：哪里有重复供应商，每个 IBAN 从何而来，有多少订单是在发票之后补写的。这一梳理决定了在上系统之前需要清理什么，因为带有重复记录的供应商清单会把问题原封不动地带进任何新系统。

然后，我们把供应商记录和采购订单与之前的申请、之后的收货和发票，以及公司正在使用的会计系统连接起来，配备不可重复的供应商标识符、必须经过审批才能生效的银行信息变更，以及保留每张订单历史的修订版本。这是我们构建的定制系统的一部分，详见我们的服务。

本周练习：一份干净的供应商清单和十家经过核实的供应商

这个练习不需要任何新工具，财务经理可以与采购负责人在一两次会议中完成：

  • 导出完整的供应商清单，从会计系统或你们使用的文件中导出，按名称排序，查找相似名称。对每一组都问一句：这是同一家企业吗？
  • 选出你们最大的十家供应商，依据过去一年付给它们的金额，并先把它们的重复记录归到一个名称下。
  • 在两项官方服务中逐一核查，比较商业登记上的名称与增值税号所关联的名称，以及你付款的银行账户上的名称。
  • 追问每一个 IBAN：它来自哪封官方函件？上一次变更是什么时候，谁改的，如何确认的？
  • 回到第一部分练习中的十张发票，为每张找到对应的报价和采购订单，比较它们的单价与发票上的价格，并比较订单日期与发票日期。

日期晚于发票的采购订单、没有任何报价能解释的发票价格、无人能追溯来源的 IBAN：这些就是系统首先要堵住的漏洞。如果你发现大多数订单都是在发票之后写的，原因通常是开订单比干活还慢，解决办法是从已批准的申请一步生成订单，而不是更严格的管控。

下一部分

这次采购现在有了经过核实的供应商，以及载明约定内容的书面订单。下一部分将跟随订单走到纸面与现实相遇的地方：在仓库门口或工地按实际清点数量收货，服务和分包商的完工记录，然后是采购订单、收货记录和发票之间的三方匹配，以及为什么在三者一致之前不放款。

参考来源