In Teil vier bekam jede Rechnung eine Bestellung, an der sie gemessen wird, und einen Wareneingangsbeleg, mit dem sie verglichen wird, und keine Rechnung wird bezahlt, bevor die drei Dokumente übereinstimmen. Doch der Abgleich beantwortet nur eine Frage: Sollen wir diesen Betrag an diesen Lieferanten zahlen? Eine zweite Frage bleibt offen: Ist diese Rechnung selbst gut genug, um ihre Vorsteuer abzuziehen? Die Rechnung eines Stahllieferanten kann exakt mit der Bestellung und dem Wareneingangsbeleg der Baustelle übereinstimmen und trotzdem eine Angabe vermissen lassen, die die Verordnung verlangt. Die Rechnung eines Wartungsunternehmens kann als Scan einer Papierkopie eintreffen. Der Name Ihres Unternehmens kann darauf falsch sein.

Die Rechnung aus Sicht des Käufers

Dieser Teil liest die Lieferantenrechnung aus Sicht des Käufers, so wie es die Durchführungsverordnung zur Umsatzsteuer und die E-Rechnungs-Dokumente der Behörde für Zakat, Steuern und Zoll (ZATCA) festlegen. Wir geben wieder, was die Texte sagen, mit ihren Artikelnummern, und beschreiben, wie daraus eine tägliche Prüfung wird, wenn eine Rechnung eingeht. Ob ein bestimmter Betrag in Ihrem Unternehmen abgezogen werden kann, ist eine Frage für Ihren Steuerberater, nicht für diesen Artikel.

Warum eine Rechnung zweimal geprüft wird

Artikel 49(7) besagt, dass die Vorsteuer nur abgezogen werden darf, wenn der Steuerpflichtige einen Nachweis über die gezahlte oder zu zahlende Umsatzsteuer besitzt, wie er in Artikel 48 des Einheitlichen Umsatzsteuerabkommens des Golf-Kooperationsrats festgelegt ist, und der E-Rechnungs-Beschluss der ZATCA bestimmt die danach ausgestellten E-Rechnungen als die Steuerrechnungen, auf die sich die Ausübung des Abzugsrechts nach diesem Artikel stützt. Fehlen die Dokumente, die das Abkommen festlegt, lässt Artikel 49(7) selbst alternative Nachweise zu, darunter eine nach der Verordnung korrekt ausgestellte vereinfachte Steuerrechnung, sowie andere Geschäftsdokumente, die die ZATCA nach eigenem Ermessen als Nachweis dafür akzeptiert, dass Ihnen die Umsatzsteuer korrekt berechnet wurde und dass Sie sie bezahlt haben. Für die Buchhaltung ist eine Rechnung also nicht nur eine Zahlungsaufforderung. Sie ist der Nachweis, auf dem Ihr Abzugsrecht beruht.

Artikel 49(8) erlaubt den Abzug der Vorsteuer in einem späteren Steuerzeitraum als dem, in dem die Lieferung stattfand, sofern es kein Zeitraum ist, der mehr als fünf Jahre nach dem Kalenderjahr der Lieferung liegt. Eine verspätet erfasste Rechnung ist also nicht unbedingt verloren, aber das Fenster bleibt nicht ewig offen. Trotzdem ist der beste Tag, eine Rechnung zu prüfen, der Tag, an dem sie eingeht. Eine fehlende Angabe lässt sich innerhalb weniger Tage beim Lieferanten anfordern, was weit einfacher ist, als ihr Monate später hinterherzulaufen, wenn die Person, die sie ausgestellt hat, nicht mehr da ist oder der Lieferant sein System gewechselt hat.

Was eine Steuerrechnung enthalten muss

Artikel 53(5) legt die Angaben fest, die eine Steuerrechnung enthalten muss, und verlangt, dass sie auf Arabisch ausgestellt wird, zusätzlich zu jeder anderen Sprache, in der sie ausgestellt wird. Hier sind diese Angaben, so wie sie der Empfänger der Rechnung liest:

  • Das Ausstellungsdatum und eine fortlaufende Nummer, die die Rechnung identifiziert und unterscheidet. Mit dieser Nummer stoppt das System eine doppelte Rechnung, wie in Teil vier erklärt.
  • Die Umsatzsteuernummer des Lieferanten. Sie muss mit der Nummer im Lieferantenstammsatz übereinstimmen, die Sie in Teil drei über die Umsatzsteuer-Registrierungsabfrage der ZATCA geprüft haben. Weichen die beiden ab, ist das eine Frage an den Lieferanten, bevor irgendetwas anderes geschieht.
  • Name und Anschrift von Lieferant und Kunde. Achten Sie darauf, dass der Name Ihres Unternehmens der aus dem Handelsregister ist, nicht der Projektname, der Name der Niederlassung oder der Kurzname, den der Außendienstmitarbeiter des Lieferanten für Sie verwendet.
  • Menge und Art der Waren oder Umfang und Art der Leistungen. Eine allgemeine Zeile wie diverses Material oder Arbeiten laut Vereinbarung zeigt nicht, was geliefert wurde.
  • Das Lieferdatum, wenn es vom Ausstellungsdatum der Rechnung abweicht.
  • Die steuerpflichtigen Beträge nach Steuersatz oder Befreiung, der Einzelpreis ohne Umsatzsteuer und jeder Rabatt, der nicht bereits im Einzelpreis enthalten ist.
  • Der angewandte Steuersatz und der geschuldete Umsatzsteuerbetrag, in Riyal ausgewiesen, sowie ein Hinweis auf die steuerliche Behandlung, wenn die Umsatzsteuer nicht zum Regelsatz berechnet wird.

Eine weitere Nummer ist genauso wichtig: Ihre eigene. Artikel 53 verlangt die Umsatzsteuernummer des Kunden in einem bestimmten Fall, nämlich wenn der Kunde für die Abführung der Umsatzsteuer auf die Lieferung verantwortlich ist. Anhang 2 des E-Rechnungs-Beschlusses der ZATCA fügt der Steuerrechnung jedoch das Feld 5.3 hinzu: die Umsatzsteuer-Registrierungsnummer des Kunden, wenn der Kunde für die Umsatzsteuer registriert ist, oder die Nummer der Umsatzsteuergruppe, wenn der Kunde zu einer Umsatzsteuergruppe gehört. Ist Ihr Unternehmen registriert, muss seine Nummer auf der Rechnung des Lieferanten stehen. Die Prüfung läuft also in beide Richtungen: Die Nummer des Lieferanten stimmt mit seinem Stammsatz überein, und Ihre Nummer stimmt mit Ihrem überein.

Nicht jede kleine Rechnung ist ein Problem. Artikel 53(1) erlaubt einem Lieferanten, zwischen Unternehmen eine vereinfachte Steuerrechnung für eine Lieferung im Wert von weniger als 1.000 Riyal auszustellen. Eine vereinfachte Rechnung enthält weniger Angaben, aufgeführt in Artikel 53(8): das Ausstellungsdatum, Name, Anschrift und Umsatzsteuernummer des Lieferanten, eine Beschreibung des Gelieferten, das Entgelt und die Umsatzsteuer oder einen Hinweis, dass das Entgelt sie enthält. Sie ist eine der alternativen Nachweisformen, die Artikel 49 akzeptiert, wenn sie korrekt ausgestellt ist. Eine Schachtel Schrauben oder ein Vorhängeschloss, das der Bauleiter in einem nahen Geschäft gekauft hat, ist also keine Ausnahme, die eine Sonderbehandlung braucht. Es ist eine Rechnung, die gegen eine kürzere Liste geprüft wird.

Wenn der Lieferant in der Integrationsphase ist

Der Beschluss der ZATCA teilt die E-Rechnung in zwei Phasen: die Phase der Erstellung und Speicherung, die für alle gilt, die der E-Rechnungsverordnung unterliegen, und die Integrationsphase, die in Gruppen angewendet wird, die die ZATCA festlegt. In E-Rechnung in Fabrik und Lager haben wir erklärt, was die zweite Phase für denjenigen bedeutet, der die Rechnung ausstellt. Für denjenigen, der sie empfängt, ändert die Phase, in der sich der Lieferant befindet, das, was Sie erwarten sollten:

  • Ein Lieferant in der Phase der Erstellung und Speicherung. Er stellt seine Rechnung aus einer E-Rechnungslösung aus, und der ausführliche E-Rechnungs-Leitfaden der ZATCA sagt, dass es für Rechnungen in dieser Phase und für ihre Weitergabe an Käufer kein bestimmtes Format gibt, sodass sie in jedem elektronischen Format bereitgestellt werden können. Weisen Sie eine Rechnung nicht nur deshalb zurück, weil sie keinen ZATCA-Stempel trägt. Ihr Lieferant ist möglicherweise noch nicht in die Integrationsphase eingetreten.
  • Ein Lieferant in der Integrationsphase. Er sendet seine Steuerrechnung als XML zur Freigabe an die ZATCA-Plattform Fatoora, bevor er sie Ihnen vorlegt. Besteht sie die Validierung, gibt die Plattform sie frei, indem sie den kryptografischen Stempel und den QR-Code einbettet, und der Lieferant übermittelt sie Ihnen dann als XML oder als PDF/A-3 mit eingebettetem XML. Die Rechnung eines Rohstofflieferanten in dieser Phase erreicht die Fabrik also bereits von der ZATCA freigegeben. Trägt eine Rechnung einen QR-Code, kann der Kunde sie prüfen, indem er den Code mit der App der ZATCA scannt, die den Inhalt des Codes und das Prüfergebnis anzeigt.

In beiden Phasen stellt der Leitfaden fest, dass eine Papierrechnung, die durch Kopieren, Scannen oder auf andere Weise in elektronische Form gebracht wurde, keine konforme E-Rechnung ist. Ein Foto einer Papierrechnung, das per WhatsApp geschickt wird, ist keine E-Rechnung, so deutlich es auch sein mag, und die richtige Bitte an den Lieferanten ist die elektronische Fassung, die aus seinem System ausgestellt wurde.

Die Rechnung auszustellen und sie der ZATCA zur Freigabe vorzulegen, sind Pflichten des Lieferanten, der sie ausstellt, nicht des Unternehmens, das sie empfängt. Ihre Rolle als Käufer ist es, die Rechnung zu prüfen, zu erfassen und aufzubewahren. Sie können auch eine manuelle oder nicht freigegebene Rechnung erhalten, weil das System des Lieferanten ausgefallen ist oder die Plattform der ZATCA nicht reagiert hat. Der Leitfaden beschreibt diese Fälle: Die Rechnung wird als Steuerrechnung behandelt, bis der Lieferant die konforme Rechnung ausstellt, sobald sein System repariert oder die Verbindung wiederhergestellt ist, und er stellt fest, dass die manuelle Rechnung nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt. In der Praxis erfassen Sie eine solche Rechnung mit dem Status „wartet auf konforme Fassung“, fassen beim Lieferanten nach, bis sie eintrifft, und bewahren dann beide miteinander verknüpft auf.

Ein weiterer Text ist wissenswert, ohne mehr hineinzulesen, als er sagt. Ziffer 1(3) des ZATCA-Beschlusses macht E-Rechnungen zu den Steuerrechnungen, auf die sich die Ausübung des Abzugsrechts stützt, und knüpft einen wirksamen Abzug an die Bedingung, dass die Rechnungen nach den Integrationsverfahren von der ZATCA freigegeben oder an sie gemeldet wurden, allerdings erst ab einem Datum, das durch eine spätere Entscheidung des Gouverneurs der ZATCA festgelegt wird. Verfolgen Sie die Bekanntmachungen der ZATCA dazu und fragen Sie Ihren Steuerberater, wie sich das auf Ihr Unternehmen auswirkt.

Korrekturen per Anzeige und sechs Jahre Aufbewahrung

Trifft eine Rechnung mit falschem Firmennamen, alter Anschrift oder einer Umsatzsteuernummer ein, die nicht Ihre ist, fordern Sie beim Lieferanten keine geänderte Kopie an. Artikel 54(3) erlaubt einem Lieferanten, der einen Fehler in seinen eigenen Angaben oder in den Angaben des Kunden auf einer Rechnung feststellt, dem Kunden eine Belastungs- oder Gutschriftsanzeige zu übergeben, je nach Fall, die die Angaben dieser Rechnung korrigiert, wobei Lieferant und Kunde Rechnung und Anzeige zusammen aufbewahren. Artikel 54(4) verlangt, dass die Anzeige eindeutig auf die Rechnung oder die Rechnungen verweist, auf die sie sich bezieht. Die Anzeige aus Sicht des Verkäufers haben wir in Retouren nach dem Ansturm zum Nationalfeiertag behandelt. Hier muss der Empfänger nur wissen, worum er bitten soll: um eine Anzeige, die mit der ursprünglichen Rechnungsnummer verknüpft ist, nicht um eine geänderte Kopie derselben Rechnung.

Ändert sich der Wert der Lieferung selbst nach der Rechnung, durch eine Rücksendung, die der Lieferant annimmt, eine spätere Preisminderung oder die Stornierung eines Teils der Lieferung, verlangt Artikel 40(6), dass ein für die Umsatzsteuer registrierter Kunde seine Vorsteuer in dem Steuerzeitraum berichtigt, in dem die Gutschrifts- oder Belastungsanzeige ausgestellt wurde. Deshalb wird die Anzeige in Ihrem System mit ihrem Ausstellungsdatum erfasst und mit ihrer Rechnung verknüpft, damit ihre Wirkung im richtigen Zeitraum landet und nicht in dem Zeitraum, in dem sie jemand zufällig bemerkt.

Dann die Aufbewahrung. Artikel 66(1) verlangt, Rechnungen, Aufzeichnungen und Buchungsbelege mindestens sechs Jahre ab dem Ende des Steuerzeitraums aufzubewahren, auf den sie sich beziehen, mit einer längeren Frist, die im selben Absatz festgelegt ist, für Aufzeichnungen über Investitionsgüter wie Fabrikanlagen. Artikel 66(3) verlangt, dass sie im Königreich aufbewahrt werden, auf Papier oder elektronisch unter den dort festgelegten Bedingungen. Eine E-Rechnung wird so aufbewahrt, wie sie eingegangen ist: die XML-Datei oder das PDF/A-3 mit allem darin Eingebetteten, kein Screenshot und kein Ausdruck, der wieder eingescannt wurde. Die Originaldatei enthält die vollständigen Daten der Rechnung und ihren Stempel, falls sie freigegeben wurde, und sie ist das, was Sie brauchen, wenn Jahre später jemand nach der Rechnung fragt.

Was grundsätzlich nicht abziehbar ist: eine Frage für die Bedarfsanforderung

Bei manchen Einkäufen ist der Vorsteuerabzug grundsätzlich nicht möglich, so vollständig die Rechnung auch sein mag. Artikel 50 führt Waren und Leistungen auf, die nicht als für Zwecke der wirtschaftlichen Tätigkeit erworben gelten, sodass ihre Umsatzsteuer nicht abgezogen werden darf, es sei denn, der Steuerpflichtige liefert sie als steuerpflichtige Umsätze weiter. Es sind:

  • Unterhaltungs-, Sport- oder Kulturleistungen sowie der Besuch von Veranstaltungen mit Unterhaltungscharakter.
  • Bewirtungs- sowie Speisen- und Getränkeleistungen, es sei denn, das Unternehmen ist gesetzlich verpflichtet, sie seinen Mitarbeitern am Arbeitsplatz bereitzustellen.
  • Versicherung oder Gesundheitsversorgung für die Mitarbeiter des Unternehmens und ihre Angehörigen, es sei denn, es besteht eine gesetzliche Verpflichtung, sie bereitzustellen.
  • Kauf oder Leasing eingeschränkter Fahrzeuge, ihre Versicherung, Reparatur und Wartung sowie der in ihnen verwendete Kraftstoff. Derselbe Artikel definiert ein eingeschränktes Fahrzeug und nimmt mehrere Kategorien aus, darunter Lkw, Kräne und schweres Gerät, die ausschließlich für geschäftliche Zwecke genutzt werden, sowie Fahrzeuge, die ausschließlich für geschäftliche Zwecke genutzt werden, ohne für die private Nutzung zur Verfügung zu stehen.
  • Alle Waren oder Leistungen, die für den persönlichen Gebrauch oder für andere als betriebliche Zwecke bestimmt sind.

Diese Einordnung muss nicht auf die Rechnung warten. Wenn ein Immobilienverwalter eine Bewirtung für ein Treffen mit Eigentümern bestellt oder jemand die Wartung eines Verwaltungsfahrzeugs anfordert, weiß die Bedarfsanforderung bereits, was gekauft wird und warum. Trägt die Anforderung von Anfang an eine Ausgabenkategorie, erreicht die Rechnung die Buchhaltung bereits als zu einer Kategorie gehörig markiert, die einen genaueren Blick braucht, statt dass derjenige, der die Erklärung vorbereitet, es am Ende des Zeitraums entdeckt. Die Markierung ist ein Hinweis, keine Entscheidung: Die Ausnahmen für gesetzliche Pflichten, für Fahrzeuge und für die Weiterlieferung führen dazu, dass derselbe Einkauf von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich behandelt werden kann, und die endgültige Einordnung jedes Falls ist Sache Ihres Steuerberaters.

Ein Posteingang für Lieferantenrechnungen

All das ist schwer umzusetzen, wenn Rechnungen an fünf Stellen eintreffen: im E-Mail-Postfach der Buchhaltung, in einem WhatsApp-Chat mit dem Einkäufer, in einem Umschlag, den der Fahrer im Lager abgibt, als Datei auf dem Handy des Bauingenieurs und als Papierkopie im Hotelbüro. E-Mail und WhatsApp sind gute Werkzeuge, um mit Lieferanten zu sprechen, aber sie taugen nicht als Rechnungsregister, denn nichts in ihnen verhindert, dass eine Rechnung doppelt erfasst wird, verloren geht oder ungeprüft liegen bleibt. Die Lösung ist eine einzige Adresse, an die Lieferanten Rechnungen senden, wobei alles, was anderswo eintrifft, dorthin weitergeleitet wird, und dieselben Prüfungen für jede Rechnung:

  • Die Datei lesen, statt sie abzutippen. Eine Rechnung, die als XML oder als PDF/A-3 mit eingebettetem XML eintrifft, trägt ihre Daten in strukturierter Form in der Datei: die Umsatzsteuernummern, die Positionen und die Beträge. Das System liest sie direkt, statt dass jemand sie abtippt, sodass Übertragungsfehler an der Quelle verschwinden.
  • Beide Nummern prüfen. Die Nummer des Lieferanten wird mit seinem freigegebenen Stammsatz verglichen und die Nummer Ihres Unternehmens mit dessen eigenem, und jede Abweichung stoppt die Rechnung und schickt eine Frage an den Lieferanten.
  • Die Pflichtangaben prüfen. Die Felder, die Artikel 53 verlangt, sind vorhanden, die Umsatzsteuer ist zum angegebenen Satz berechnet, und die Summe entspricht der Summe der Positionen.
  • Dubletten abfangen. Dieselbe fortlaufende Nummer vom selben Lieferanten wird bei der Erfassung gestoppt, wie in Teil vier.
  • Ein klarer Status für jede Rechnung: vollständig, wartet auf eine Korrekturanzeige, wartet nach einer manuellen Rechnung auf die konforme Fassung, oder in einer Kategorie, die die Einschätzung des Beraters braucht. Keine Rechnung bleibt auf halbem Weg liegen, ohne dass jemand weiß, warum.

In Ersatzteile und Bestand über Standorte und Techniker-Fahrzeuge hinweg haben wir in einer einzigen Zeile gesagt, was eine Lieferantenrechnung braucht, damit ihre Vorsteuer abgezogen werden kann, und dieser Teil hat dargelegt, was die Texte tatsächlich sagen. Diese Liste ist es, die all das in tägliche Arbeit verwandelt, die das System erledigt, sobald jede Rechnung eingeht, statt in eine Prüfung, an die sich jemand am Ende des Zeitraums erinnert.

Die Sicht von Origami

Wenn wir diese Stufe für ein Unternehmen aufbauen, beginnen wir mit einfachen Fragen: Wo gehen Lieferantenrechnungen heute ein, wer öffnet sie zuerst, und wie viele Tage liegen sie, bevor sie die Person erreichen, die sie erfasst? Dann führen wir sie in einem Posteingang zusammen und lassen das System die E-Rechnungsdatei lesen, beide Umsatzsteuernummern, die Pflichtangaben und Dubletten prüfen und die Rechnung mit ihrer Bestellung, ihrem Wareneingangsbeleg und jeder später dazu ausgestellten Anzeige verknüpfen.

Wir setzen die Ausgabenkategorie von Anfang an in die Bedarfsanforderung, damit die Rechnung die Buchhaltung bereits markiert erreicht, wenn sie in eine Kategorie fällt, die einen genaueren Blick braucht, und wir überlassen steuerliche Entscheidungen den Personen, die dafür qualifiziert sind: Das System bereitet die Unterlagen vor und zeigt den Status, und der Steuerberater entscheidet. All das wird an das Buchhaltungssystem angebunden, mit dem das Unternehmen bereits arbeitet, statt es zu ersetzen. Das ist Teil der maßgeschneiderten Systeme, die wir entwickeln, beschrieben unter unsere Leistungen.

Eine Übung für diese Woche: die zehn Rechnungen, zum dritten Mal

Diese Übung braucht kein neues Werkzeug, und der Finanzleiter kann sie mit demjenigen durchführen, der die Rechnungen empfängt:

  • Nehmen Sie die zehn Rechnungen aus der Übung von Teil eins wieder zur Hand, und ergänzen Sie, wenn möglich, die Lieferantenrechnungen, die Sie im vergangenen Monat erfasst haben.
  • Notieren Sie, woher jede Rechnung kam: E-Mail, WhatsApp, Papier per Hand oder eine elektronische Datei aus dem System des Lieferanten. Ist das, was Sie haben, die Originaldatei, ein Foto oder ein wieder eingescannter Ausdruck?
  • Prüfen Sie die Angaben: Stimmt die Umsatzsteuernummer des Lieferanten mit seinem Stammsatz überein? Ist die Nummer Ihres Unternehmens angegeben und korrekt? Steht sein Name wie im Handelsregister? Sind Menge und Beschreibung klar, und ist der Umsatzsteuerbetrag in Riyal ausgewiesen?
  • Trägt die Rechnung einen QR-Code, scannen Sie ihn mit der App der ZATCA, und vergleichen Sie, was sie anzeigt, mit der Rechnung.
  • Markieren Sie die Rechnungen, die in die Kategorien von Artikel 50 fallen oder bei denen Sie das vermuten, und setzen Sie sie auf eine Liste für Ihren Steuerberater, statt allein darüber zu entscheiden.

Die Übung ergibt zwei Zahlen: für wie viele Rechnungen Sie die Originaldatei nicht haben, und wie vielen eine Angabe fehlt oder die eine falsche Nummer zeigen. Ist die erste größer, liegt das Problem im Weg, den die Rechnungen zu Ihnen nehmen, nicht in den Rechnungen selbst, und die Lösung ist eine einzige Adresse, die jeder Lieferant kennt. Ist die zweite größer, beginnen Sie mit den Lieferanten, bei denen sich derselbe Fehler wiederholt, denn wenn er einmal in deren System behoben wird, müssen Sie nicht jeden Monat um eine Anzeige bitten.

Im nächsten Teil

Die Rechnung stimmt jetzt mit der Bestellung und dem Wareneingang überein, enthält jede Pflichtangabe und wird in ihrer Originalform aufbewahrt. Der nächste Teil wendet sich der Zahlung selbst zu: wie man abgeglichene Rechnungen nach Fälligkeit in einem einzigen geplanten Zahlungslauf bezahlt, der einmal freigegeben wird, wie man jede Anfrage zur Änderung der Bankverbindung eines Lieferanten bestätigt, wie sich ein unbezahlter Saldo nach zwölf Monaten auf die Vorsteuer auswirkt und wie man jeden Monat den Kontoauszug jedes Lieferanten abstimmt.

Quellen