In Teil drei bekam der Einkauf einen geprüften Lieferanten und eine schriftliche Bestellung mit Artikel, Menge, Preis und Konditionen. Doch eine Bestellung ist ein Versprechen zwischen zwei Parteien, und der Lieferant kann weniger liefern, als er angibt, etwas liefern, das dem Bestellten nur ähnelt, oder zu einem Preis abrechnen, der nicht dem vereinbarten entspricht. Nichts davon zeigt sich auf dem Papier. Es zeigt sich am Lagertor, auf der Baustelle, wenn der Lkw entladen wird, oder im Hotelzimmer, wenn der Techniker die Arbeit beendet.

Wo Papier auf Wirklichkeit trifft

Dieser Teil behandelt die beiden Stationen, an denen Papier auf Wirklichkeit trifft: den Wareneingang, der festhält, was tatsächlich angekommen ist, und den Drei-Wege-Abgleich, der das Angekommene mit dem Vereinbarten und mit der Forderung des Lieferanten vergleicht, bevor Geld abfließt. In Teil eins haben wir die übliche Bruchstelle hier beschrieben: ein Lieferschein, der ohne Zählen unterschrieben wird, und danach eine Rechnung über die volle Menge. Hier beheben wir das.

Wareneingang: was tatsächlich ankam, nicht was auf dem Lieferschein des Lieferanten steht

Die Sendung kommt mit einem Lieferschein des Lieferanten, der zeigt, was versandt wurde. Dieser Lieferschein ist das Dokument des Lieferanten, nicht Ihres. Ihres ist der Wareneingangsbeleg, den Sie selbst erfassen, gegen die Bestellung und ihre Positionen, und er enthält vier Dinge:

  • Die tatsächlich gezählte Menge, nicht die auf dem Lieferschein angegebene Menge. Die Differenz zwischen beiden ist das Erste, was sichtbar werden muss, und zwar solange der Fahrer noch am Tor steht, nicht Tage später.
  • Den Zustand: einwandfrei, beschädigt, Verpackung unvollständig oder kurz vor Ablauf, wenn das Material eine Haltbarkeit hat. Fügen Sie bei Bedarf ein Foto bei, denn ein beim Wareneingang aufgenommenes Foto ist stärker als jede nachträglich geschriebene Beschreibung.
  • Die abgelehnte Menge und den Grund: nicht spezifikationsgerecht, beschädigt oder mehr als bestellt. Eine mit Grund erfasste Ablehnung ist die Grundlage, auf der später die Korrektur des Lieferanten aufbaut; eine Ablehnung, die man dem Fahrer nur mündlich mitteilt, ist verloren, bevor die Rechnung eintrifft.
  • Wer die Ware angenommen hat, wann und wo: das Hauptlager, die konkrete Projektbaustelle oder die Immobilie. Material, das direkt auf einer Baustelle abgeladen wird, kommt nie durch das Lager, daher muss sein Eingang von der Baustelle selbst aus erfasst werden.

In warum Ihr gebuchter Bestand nie mit dem Regal übereinstimmt war die erste Lücke in der Bestandsdifferenz genau diese: eine Sendung, die auf dem Boden abgestellt wird, während der Abgleich mit der Bestellung auf ein Morgen verschoben wird, das nie kommt. Die Lösung ist hier dieselbe: Der Eingang wird in dem Moment erfasst, in dem er geschieht, über das Telefon des Bauleiters oder das Gerät des Lageristen, gegen die offene Bestellung, und nicht auf einem Blatt, das später ins System getippt wird. In Barcodes und Scannen haben wir gezeigt, wie der Lagerist die Bestellung und dann jeden Artikel scannt, sodass die Differenz sichtbar wird, bevor jemand die Lieferung quittiert.

Eine Praxis, die einen Versuch wert ist: Wer annimmt, zählt, ohne die bestellte Menge zu sehen, und erfasst, was er gezählt hat, nicht die Zahl auf dem Lieferschein des Lieferanten. Wer die erwartete Zahl sieht, neigt in gutem Glauben dazu, sie zu bestätigen, vor allem spät am Tag, wenn der Lkw wartet. Wer sie nicht sieht, kann nur zählen. Das System vergleicht dann die Zählung mit der Bestellung und zeigt die Differenz demjenigen, der sie nachverfolgt. Manche Artikel brauchen vor der Annahme noch einen Schritt: Betonstahl, dessen Werkszeugnis geprüft werden muss, oder ein Rohstoff, der eine Qualitätsprüfung braucht, bevor er die Produktionslinie erreicht. Diese werden als in Prüfung eingegangen erfasst, sodass sie weder ausgegeben noch abgeglichen werden, bis sie angenommen oder abgelehnt sind.

Und wer annimmt, ist nicht derjenige, der mit dem Lieferanten verhandelt hat: Der Einkauf vereinbart, das Lager oder die Baustelle nimmt an, und die Buchhaltung bezahlt. Nicht weil jemand unter Verdacht stünde, sondern weil jeder einen Teil belegt, den die anderen nicht belegen können.

Dienstleistungen und Subunternehmer: das Abnahmeprotokoll

Eine Dienstleistung kommt nicht mit dem Lkw, also gibt es am Tor nichts zu zählen: die Aufzugswartung in einem Wohnhochhaus, Dämmarbeiten eines Subunternehmers in einem Projekt, eine reparierte Pumpe an einer Produktionslinie. Hier ist der Eingang ein Abnahmeprotokoll, in dem die Person, die die Arbeit angefordert hat, bestätigt, dass sie wie vereinbart ausgeführt wurde: was fertiggestellt wurde, wann und ob noch etwas offen ist. Unterschrieben wird es von demjenigen, der die Arbeit angefordert hat oder für den Ort verantwortlich ist, an dem sie ausgeführt wurde, nicht vom Einkauf, der den Vertrag unterschrieben hat, denn wer die Arbeit angefordert hat, weiß, ob sie tatsächlich erledigt wurde.

Eine Subunternehmerleistung, die über Wochen läuft, wird in Abschnitten abgenommen: wie viel von jeder Position bis heute fertiggestellt ist, so wie Arbeit in einer Abschlagsrechnung aufgemessen wird. Die Abschlagsrechnung des Subunternehmers wird also einem Wareneingangsbeleg über die tatsächlich ausgeführten Mengen gegenübergestellt, gestützt nicht allein auf die Schätzung des Subunternehmers, sondern auf das, was der Anforderer oder der Bauleiter bestätigt. Wie bei Material wird alles, was nicht angenommen wird, mit seinem Grund erfasst: Arbeit, die nachgebessert werden muss, oder eine Position, die nicht fertig ist.

Drei-Wege-Abgleich: drei Dokumente, die dasselbe sagen müssen

Wenn die Rechnung des Lieferanten eintrifft, hat das Unternehmen drei Dokumente zum selben Einkauf: Die Bestellung zeigt, was wir vereinbart haben, der Wareneingangsbeleg zeigt, was angekommen ist, und die Rechnung zeigt, was der Lieferant fordert. Drei-Wege-Abgleich heißt, die drei vor der Zahlung Zeile für Zeile zu vergleichen: derselbe Artikel, eine berechnete Menge, die zusammen mit dem, was gegen denselben Eingang bereits berechnet wurde, nicht höher ist als die angenommene Menge, und ein Stückpreis auf der Rechnung, der dem Preis der zuletzt freigegebenen Version der Bestellung entspricht. Stimmen die drei überein, geht die Rechnung in die Zahlung, ohne dass jemand nachfragen muss. Stimmen sie nicht überein, wird sie angehalten, bis die Differenz geklärt ist.

Die Übereinstimmung muss nicht buchstabengenau sein. Material, das nach Gewicht oder Kubikmeter gemessen wird, kann leicht abweichend vom Bestellten ankommen, und die Rundung der Halalas kann eine Zeilensumme verschieben. Deshalb legt das Unternehmen eine Toleranz fest, und zwar der Inhaber, nicht das System und nicht die Person, die die Rechnung erfasst; sie kann je nach Art des Einkaufs unterschiedlich sein. Wichtig ist, dass die Toleranz schriftlich festgehalten und für alle gleich angewendet wird und dass jede Differenz, die darunter fällt, trotzdem erfasst wird, so klein sie auch ist. Wenn dieselbe kleine Differenz bei einem Lieferanten immer wieder auftritt, wird sie zu einer Frage, die es wert ist, gestellt zu werden.

Wer den Abgleich gestaltet, muss drei Situationen verstehen:

  • Eine Rechnung für mehrere Eingänge. Die Durchführungsverordnung zur Mehrwertsteuer erlaubt dem Lieferanten, eine Sammelrechnung auszustellen, die mehrere getrennte Lieferungen an einen Kunden innerhalb eines Zeitraums von höchstens einem Kalendermonat abdeckt (Artikel 53(4)). Ein Lieferant, der eine Baustelle im Laufe eines Monats in Teillieferungen beliefert, kann eine einzige Rechnung für die Lieferungen dieses Monats schicken; der Abgleich arbeitet daher mit Positionen und Mengen, nicht mit der Anzahl der Dokumente.
  • Eine Rechnung, die Wochen später eintrifft. Wie in Teil eins erwähnt, ist bei Lieferungen zwischen Unternehmen der späteste Termin für die Ausstellung einer Steuerrechnung der 15. Tag des Monats, der auf den Monat der Lieferung folgt (Artikel 53(1)(b)). Wurde der Eingang nicht am Tag des Geschehens erfasst, trifft die Rechnung ein, und niemand erinnert sich, was hereinkam, und der Abgleich wird wieder zu einer Runde Telefonate.
  • Wiederkehrende Leistungen ohne physische Lieferung. Ein monatliches Software-Abonnement oder eine feste Miete für Geräte oder ein Lager. Jeden Monat gibt es nichts anzunehmen, also ist der Abgleich zweiseitig, zwischen Bestellung oder Vertrag und Rechnung. Das ist eine Entscheidung, die auf der Bestellung selbst für diese Art von Einkauf festgehalten wird, keine Lücke, die jemand später entdeckt: Das System weiß, dass diese Bestellung im Zwei-Wege-Abgleich läuft und dass andere ohne Eingang nicht durchgehen. Die Bestellung trägt außerdem ein Enddatum und eine namentlich benannte Person, die bei jeder Verlängerung bestätigt, dass die Leistung noch gebraucht wird, damit nicht weiter Rechnungen durchlaufen, nachdem die Leistung eingestellt wurde.

In Ersatzteile und Bestände über Standorte und Technikerfahrzeuge hinweg haben wir den Drei-Wege-Abgleich in einer einzigen Zeile erwähnt, als den Schritt, der verhindert, dass für eine nie angekommene Menge gezahlt wird und dass dieselbe Lieferung zweimal bezahlt wird. Die Zeile stimmt, aber der eigentliche Wert des Abgleichs zeigt sich nicht, wenn die Dokumente übereinstimmen. Er zeigt sich, wenn sie es nicht tun.

Wenn sie nicht übereinstimmen: ein Weg für jede Ausnahme

Eine Rechnung, die nicht übereinstimmt, steht vor zwei entgegengesetzten Risiken. Das erste ist, dass sie bezahlt wird, ohne dass jemand widerspricht, weil der Lieferant anruft und die Differenz klein wirkt. Das zweite ist, dass sie angehalten wird und niemand weiß, dass sie angehalten wurde, sodass sie wochenlang in einer Schublade oder einem Posteingang liegt und der Lieferant die Sperre vor Ihnen entdeckt, wenn er die Zahlung anmahnt. Die Lösung ist ein bekannter Weg für jede Art von Abweichung, eine namentlich benannte Person, die entscheidet, und die Entscheidung samt Begründung auf der Rechnung selbst festgehalten. Die vier häufigsten Abweichungen:

  • Minderlieferung. Die Rechnung lautet auf die volle Menge, der Eingang auf weniger. Was nicht angekommen ist, wird nicht bezahlt. Der Einkauf klärt mit dem Lieferanten eines von zwei Ergebnissen: Der Lieferant liefert den Rest nach, der gegen den offenen Saldo der Bestellung angenommen wird, oder er korrigiert seine Rechnung mit einer Gutschrift über die Menge, die nicht mehr kommt, und der offene Saldo der Bestellung wird dann mit einer schriftlichen Begründung geschlossen, wie in Teil drei, damit keine Verpflichtung bestehen bleibt, auf die niemand wartet.
  • Ein Ersatzartikel. Es kommt eine andere Marke, eine ähnliche Größe oder eine andere Spezifikation. Das System nimmt ihn nicht gegen die Bestellposition an, wie bei Barcodes und Scannen; wer annimmt, entscheidet nicht allein, ihn zu akzeptieren, und er geht nicht in den Bestand, als wäre er das Bestellte. Er wird als außerhalb des Bestands zurückgehalten bis zur Entscheidung erfasst, und es entscheidet die Person, die im anfordernden Team für die technische Anforderung verantwortlich ist: Akzeptiert sie ihn, wird die Bestellung mit einer neuen Version und einer Begründung überarbeitet, wie in Teil drei beschrieben; lehnt sie ihn ab, geht er an den Lieferanten zurück.
  • Ein Preis über der Bestellung. Das geht an den Einkauf, nicht an die Buchhaltung, denn der Einkauf hat den Preis vereinbart. Entweder korrigiert der Lieferant seine Rechnung mit einer Gutschrift, die auf sie verweist, oder es gibt einen akzeptablen Grund für die Erhöhung; dann wird die Bestellung mit einer neuen Version überarbeitet und geht erneut in die Freigabe, wenn sie das Genehmigte übersteigt, wie in Teil zwei. Die Bestellung stillschweigend an die Rechnung anzupassen, ohne festgehaltene Begründung und ohne Freigabe, ist genau das, was den Sinn des Abgleichs zerstört.
  • Eine bereits erfasste Rechnungsnummer. Die Verordnung verlangt, dass eine Steuerrechnung eine fortlaufende Nummer trägt, die sie identifiziert und unterscheidet (Artikel 53(5)(b)). Dieselbe Nummer vom selben Lieferanten bedeutet daher in der Regel dieselbe Rechnung: eine Kopie, die per E-Mail und dann per WhatsApp kam, wie in Teil eins beschrieben. Das System hält sie bei der Erfassung an und zeigt die bereits vorhandene Rechnung daneben, und wer sie nachverfolgt, schließt sie als Duplikat mit einer schriftlichen Begründung. Stellt sie sich als tatsächlich andere Rechnung heraus, etwa weil der Lieferant die Rechnungen jeder Filiale in einem eigenen Nummernkreis führt, was der ausführliche E-Rechnungs-Leitfaden der Behörde für Zakat, Steuern und Zoll (ZATCA) erlaubt, geht sie weiter in den Abgleich. Und diese Prüfung funktioniert nur, wenn jeder Lieferant einen einzigen Stammsatz mit einer Kennung hat, die sich nicht wiederholen kann, wie in Teil drei erklärt. Eine zweite Rechnung für dieselbe Lieferung unter einer anderen Nummer wird nicht durch die Nummernprüfung gestoppt, sondern durch den Abgleich selbst, denn die erste Rechnung hat die Eingangsmenge bereits verbraucht.

Muss eine Rechnung korrigiert werden, sei es bei Menge, Preis oder den Angaben einer der Parteien, ist der Weg ein neues Dokument, keine Änderung des alten: eine vom Lieferanten ausgestellte Gutschrift oder Belastungsanzeige, die eindeutig auf die Rechnung oder die Rechnungen verweist, auf die sie sich bezieht (Artikel 54). Der ausführliche E-Rechnungs-Leitfaden der Behörde für Zakat, Steuern und Zoll (ZATCA) stellt fest, dass eine E-Rechnung nach der Ausstellung weder geändert noch gelöscht wird und dass ihre Stornierung nur über eine mit ihr verknüpfte Gutschrift und eine neue Rechnung erfolgt. Bitten Sie den Lieferanten also nicht um eine geänderte Kopie derselben Rechnung; bitten Sie um eine mit ihr verknüpfte Gutschrift oder Belastungsanzeige und bewahren Sie beide zusammen auf. Die Gutschriften und Belastungsanzeigen aus Sicht des Käufers behandeln wir in Teil fünf; Fragen zur Auswirkung auf Ihre eigene Vorsteuer klären Sie mit Ihrem Steuerberater.

Und schließlich: Wer darf eine Rechnung trotz einer Abweichung freigeben? Nicht die Person, die die Rechnung erfasst, und nicht die Person, die sie bezahlt. Das ist eine Rolle, die der Inhaber in der Freigabematrix festlegt; die Freigabe wird unter dem Namen desjenigen erfasst, der sie erteilt hat, mit Begründung, und sie erscheint in einer Liste, die der Inhaber sieht. Jede Ausnahme erhält außerdem eine Frist, die der Inhaber festlegt, und verstreicht sie ohne Entscheidung, wird die Ausnahme an die nächste Ebene eskaliert, genauso wie eine ins Stocken geratene Bestellanforderung. Wird eine Rechnung angehalten, erfährt der Lieferant den Grund noch am selben Tag vom Einkauf, nicht Wochen später von der Buchhaltung, wenn er nach seiner Zahlung fragt. Der Abgleich schützt nicht nur das Geld; er schützt auch Ihre Beziehung zu dem zuverlässigen Lieferanten, dessen Zahlung sich nur deshalb verzögert, weil niemand den Eingang seiner Lieferung bestätigt hat.

Die Sicht von Origami

Wenn wir diese Stufe für ein Unternehmen aufbauen, beginnen wir an den Orten, an denen Waren und Leistungen tatsächlich ankommen: am Lagertor, auf jeder Projektbaustelle, in der Immobilie oder dem Hotel, in dem der Techniker arbeitet. An jedem Ort fragen wir, wer heute unterschreibt, was mit dem Papier nach der Unterschrift passiert und wie viele Tage vergehen, bis es die Buchhaltung erreicht. Ein Eingang, der nicht vor Ort und im Moment des Geschehens erfasst werden kann, wird wieder zu einem Zettel in jemandes Tasche, egal welches System dahintersteht.

Dann bauen wir den Wareneingang per Telefon, gegen die offene Bestellung, mit einem Foto des Lieferscheins des Lieferanten und des Zustands der Ware; ein Abnahmeprotokoll, das von demjenigen unterschrieben wird, der die Arbeit angefordert hat; einen Abgleich, der von selbst läuft, wenn die Rechnung erfasst wird; und eine Ausnahmeliste, in der jeder Eintrag eine namentlich benannte entscheidende Person, eine Frist und eine festgehaltene Begründung hat, alles verbunden mit dem Buchhaltungssystem, mit dem das Unternehmen arbeitet. Das ist Teil der maßgeschneiderten Systeme, die wir bauen, beschrieben unter unseren Leistungen.

Eine Übung für diese Woche: eine Woche am Tor und ein Monat Rechnungen

Diese Übung braucht kein neues Werkzeug, und der Betriebsleiter kann sie gemeinsam mit dem Finanzleiter durchführen:

  • Wählen Sie für eine Woche eine Annahmestelle: das Hauptlager, Ihre geschäftigste Baustelle oder ein einzelnes Hotel. Lassen Sie jede Lieferung zählen und die gezählte Menge neben die Menge auf dem Lieferschein des Lieferanten schreiben.
  • Fragen Sie diejenigen, die Lieferungen quittieren: Zählen sie tatsächlich, oder übernehmen sie die Menge vom Lieferschein? Wer nimmt Dienstleistungen ab, und wer bestätigt, dass die Arbeit eines Subunternehmers fertig ist? Sie suchen nicht nach einem Schuldigen, sondern nach einem Schritt, für den niemand verantwortlich ist.
  • Nehmen Sie die Lieferantenrechnungen, die Sie im letzten Monat bezahlt haben, suchen Sie zu jeder einen Wareneingangsbeleg oder ein Abnahmeprotokoll und zählen Sie, wie viele ohne dokumentierten Eingang bezahlt wurden.
  • Ordnen Sie jede gefundene Abweichung den vier Kategorien zu: Minderlieferung, Ersatzartikel, höherer Preis oder doppelte Rechnung. Notieren Sie neben jeder, wer entschieden hat und wo diese Entscheidung festgehalten wurde.
  • Gehen Sie zurück zu den zehn Rechnungen aus der Übung in Teil eins und nehmen Sie die Preis- und Mengenabweichungen, die Sie damals notiert haben: Ordnen Sie jede einer der vier Kategorien zu und prüfen Sie, ob unter jemandes Namen eine Entscheidung festgehalten wurde oder ob die Rechnung einfach so bezahlt wurde, wie sie war.

Die Zahl der ohne dokumentierten Eingang bezahlten Rechnungen ist die klarste Kennzahl, die diese Übung liefert, und die Kategorie, die am häufigsten vorkommt, ist die erste, die einen schriftlichen Weg braucht. Stellen Sie fest, dass Eingänge zwar erfasst werden, aber zu spät, liegt das meist daran, dass das Erfassen langsamer ist als die Arbeit vor Ort, und die Lösung ist eine einfachere Erfassung an genau diesem Ort, nicht noch eine Unterschrift.

Im nächsten Teil

Jede Rechnung hat jetzt einen Eingang, mit dem sie verglichen wird, und eine Bestellung, an der sie gemessen wird. Der nächste Teil bleibt bei der Rechnung selbst, aus Sicht des Käufers, und dabei, was Sie darin prüfen sollten, bevor Sie die Vorsteuer geltend machen: die Angaben, die eine Steuerrechnung enthalten muss, was sich ändert, wenn der Lieferant in der Integrationsphase der E-Rechnung ist, warum eine eingescannte Papierrechnung nicht als konforme E-Rechnung gilt und wie Fehler mit einer Gutschrift oder Belastungsanzeige korrigiert werden.

Quellen