Nella seconda parte il fabbisogno ha ottenuto una richiesta numerata, e la decisione un'approvazione con un responsabile noto. Ma un'approvazione dice che l'azienda spenderà; non dice con chi, a quale prezzo né a quali condizioni. Sono queste le domande delle due stazioni successive: il fornitore e il preventivo, poi l'ordine di acquisto.

Dove avviene la rottura, e i tre passi che la correggono

È in queste due stazioni che avviene la rottura descritta nella prima parte: un preventivo arrivato come foto in una chat, poi una fattura con un prezzo unitario più alto o con un costo di consegna che nessuno aveva menzionato, e un ordine di acquisto scritto dopo la fattura per coprirla. Questa parte lo corregge in tre passi, nell'ordine: un'anagrafica fornitore inserita una sola volta e verificata al momento dell'inserimento, preventivi confrontati su una stessa base e un ordine di acquisto che trasforma il preventivo scelto in un impegno scritto che il titolare può vedere prima che arrivi qualsiasi fattura.

L'anagrafica fornitore: inserita una volta, verificata all'inserimento

Ogni ordine di acquisto, ogni fattura e ogni pagamento rimanderanno a un fornitore. Se i dati del fornitore sono incompleti, o scritti in tre modi diversi, ogni documento successivo eredita il problema. Per questo mettere sotto controllo gli acquisti comincia dall'anagrafica fornitore, non dal preventivo. Una buona anagrafica contiene sei dati essenziali:

  • Il nome così come compare nel registro commerciale, non il nome breve con cui lo conosce il team, né il nome dell'agente commerciale con cui tratta. Il nome breve può restare come campo di ricerca, ma è il nome registrato che deve corrispondere alla fattura e al conto bancario.
  • Il numero nazionale unificato dell'impresa. Con questo si cerca l'iscrizione nel servizio del Ministero del Commercio, ed è più stabile di un nome che si può scrivere in più modi.
  • La partita IVA, se il fornitore è registrato ai fini IVA. Le sue fatture fiscali riporteranno questo numero, e ci torneremo nella quinta parte.
  • L'indirizzo come registrato, perché i documenti ufficiali lo richiedono e perché aiuta a distinguere due attività con nomi simili.
  • L'IBAN, su una lettera ufficiale del fornitore, non copiato da un messaggio WhatsApp o dalla firma di un'email. All'inserimento qualcuno verifica che il nome dell'intestatario del conto sulla lettera sia il nome registrato del fornitore stesso.
  • Le condizioni di pagamento concordate: pagamento anticipato, pagamento alla consegna o dilazione per un periodo concordato. Queste condizioni passano automaticamente a ogni ordine di acquisto, così non vengono rinegoziate ogni volta e non sorprendono il contabile al momento del pagamento.

Poiché l'IBAN è dove va il denaro, cambiarlo non è trattato come una modifica di routine. Il metodo noto qui non richiede alcuna intrusione tecnica: un'email che sembra provenire dal fornitore, con la sua firma e il suo logo, comunica che il conto è cambiato e chiede che i pagamenti futuri vadano su uno nuovo. Il dipendente che agisce in buona fede non ha fatto nulla di male, e il controllo che lo protegge è semplice: modificare le coordinate bancarie richiede una nuova lettera ufficiale e una telefonata di conferma al numero del fornitore già presente in anagrafica, non al numero indicato nell'email stessa; il sistema registra chi l'ha modificato e quando, e una persona diversa da chi ha inserito la modifica la approva. Lo stesso vale per la creazione di un nuovo fornitore: chi lo inserisce non è chi lo paga, non perché uno dei due sia sospettato, ma perché questa separazione protegge entrambi da qualsiasi domanda futura.

Due controlli ufficiali gratuiti prima del primo ordine di acquisto

Prima che un fornitore entri nel vostro elenco, bastano due controlli su due fonti ufficiali, entrambi gratuiti e questione di minuti:

  • La verifica della registrazione IVA dell'Autorità per Zakat, Imposte e Dogane (ZATCA). Un servizio online aperto ai contribuenti e al pubblico: si cerca per uno di tre numeri, la partita IVA, il numero di registro commerciale o il numero del certificato IVA, e compare lo stato di registrazione IVA dell'impresa.
  • La consultazione del registro commerciale del Ministero del Commercio. Un servizio immediato e gratuito in cui si cerca per nome dell'impresa o per il suo numero nazionale unificato e se ne visualizzano i dati del registro commerciale senza recarsi in una sede del ministero.

Lo scopo dei due controlli non è diffidare del fornitore, ma assicurarsi che tre nomi coincidano: il nome nel registro commerciale, il nome collegato alla partita IVA e il nome sulla lettera del conto bancario. Se non coincidono, la domanda si pone ora, prima del primo ordine di acquisto, non dopo il primo pagamento.

Tenete presente che non tutti i fornitori sono tenuti a registrarsi ai fini IVA, quindi un piccolo fornitore senza partita IVA non è necessariamente un problema. Il contrario merita invece attenzione: un preventivo che aggiunge l'IVA da parte di un fornitore la cui registrazione non risulta. Il servizio della ZATCA per segnalare violazioni IVA cita, tra i suoi esempi, un numero di identificazione fiscale errato e un'imposta riscossa da un soggetto non registrato. Chiedete chiarimenti al fornitore prima di emettere l'ordine, e portate qualsiasi dubbio sull'effetto sulla vostra IVA al vostro consulente fiscale.

Il fornitore duplicato: un'azienda, due nomi

In perché la giacenza a sistema non corrisponde allo scaffale abbiamo descritto l'unico articolo inserito con due codici, per cui uno sembra esaurito e l'altro sembra fermo quando sono la stessa cosa. Gli elenchi fornitori prendono la stessa malattia. Un fornitore di acciaio viene inserito da un dipendente con il nome commerciale, da un altro un anno dopo con il nome riportato in fattura e da un terzo con il nome della sua filiale in un'altra città. Un'azienda, tre anagrafiche e tre conseguenze:

  • Uno storico diviso. I precedenti del fornitore su consegne, qualità e prezzi sono sparsi su tre anagrafiche, quindi non vedete mai il quadro completo quando confrontate il suo prossimo preventivo con altri.
  • Una quota di spesa nascosta. Questo fornitore potrebbe essere il vostro principale senza che lo sappiate, perché ciò che gli pagate è distribuito su tre nomi. Conta quando negoziate, e conta ancora di più quando vi rendete conto che, se si ferma lui, può fermarsi con lui più di un cantiere.
  • Un doppio pagamento più facile. Il controllo delle fatture duplicate di solito cerca lo stesso numero di fattura dello stesso fornitore. Se la fattura viene registrata una volta sulla prima anagrafica e una volta sulla seconda, supera il controllo due volte.

La soluzione è un identificativo del fornitore che non si può ripetere: il numero nazionale unificato, insieme alla partita IVA dove c'è. Il sistema rifiuta di creare una seconda anagrafica con lo stesso numero e cerca nomi simili prima di crearne una, così avvisa il dipendente che il fornitore esiste già invece di affidarsi alla sua memoria. L'elenco esistente si pulisce una volta: le anagrafiche duplicate vengono fuse in un'unica anagrafica che conserva tutto il loro storico.

Confrontare i preventivi su una stessa base

Quando servono più preventivi, e quando ne basta uno perché il fornitore è l'unico o perché con lui è in vigore un accordo sui prezzi, è una decisione che il titolare stabilisce nella politica di acquisto. Ma quando ne chiedete diversi, il confronto regge solo se i preventivi stanno su una stessa base. I preventivi arrivano in formati diversi, e ogni formato fa sembrare più conveniente il proprio:

  • La stessa unità. Un fornitore quota a tonnellata e un altro a fascio, oppure un fornitore di forniture alberghiere quota a cartone e un altro al pezzo, con cartoni di dimensioni diverse. Convertite i prezzi in un'unica unità prima di confrontare qualsiasi cosa.
  • L'IVA indicata a parte. Un preventivo indica il prezzo IVA inclusa e un altro al netto, quindi il secondo sembra più conveniente quando non lo è. Registrate ogni preventivo con il prezzo al netto dell'IVA e l'importo dell'IVA separatamente.
  • Data e luogo di consegna. Un prezzo franco magazzino del fornitore non è un prezzo franco cantiere. Il primo significa carico, trasporto e scarico a vostre spese, e magari un camion che non avete il giorno in cui vi serve.
  • Condizioni di pagamento. Un preventivo che chiede un anticipo immobilizza la vostra liquidità dal primo giorno, mentre un preventivo con dilazione lascia il denaro a voi fino al ricevimento e al controllo. È una differenza di costo anche quando il prezzo è identico.
  • Validità del preventivo. Un preventivo scaduto non è un prezzo; è il punto di partenza di una nuova trattativa. La sua data di scadenza viene registrata perché nessun ordine di acquisto si basi su un prezzo a cui il fornitore non è più vincolato.

Ecco perché il prezzo unitario più basso non è sempre il costo più basso. Il preventivo più economico può non includere la consegna in cantiere, o arrivare con una data di consegna successiva che ritarda un getto di calcestruzzo in cantiere o ferma una linea di produzione in una fabbrica, o chiedere un anticipo che immobilizza la liquidità di cui avete bisogno, o descrivere l'articolo in modo così vago che arriva un sostituto non conforme alla specifica. Nei servizi la differenza sta nel perimetro più che nel prezzo: di due preventivi per la manutenzione dell'impianto di climatizzazione centralizzato di un hotel, uno può sembrare più conveniente perché esclude i ricambi, o perché fa pagare a parte gli interventi di emergenza fuori contratto.

E la data di consegna in un preventivo è solo una promessa. In quando riordinare e quanto: punto di riordino e scorta di sicurezza abbiamo spiegato che il lead time reale va dall'emissione dell'ordine di acquisto fino a quando la merce è sullo scaffale pronta per il prelievo, e che calcolarlo solo dalla promessa del fornitore è l'errore più costoso. Per questo ogni ordine di acquisto registra quando la merce è effettivamente arrivata, e la volta successiva si confrontano i precedenti del fornitore, non la sua promessa. Poi il prospetto di confronto viene conservato con la richiesta, con una riga che spiega la scelta ogni volta che il fornitore scelto non è il più economico. Quella riga risponde alla domanda del revisore mesi dopo e protegge chi ha preso la decisione.

L'ordine di acquisto: il preventivo scelto diventa un impegno scritto

L'ordine di acquisto è il documento con cui l'azienda dice al fornitore: questo è ciò che abbiamo concordato, consegnatelo. Non controlla nulla se non viene emesso prima della fornitura, anziché dopo la fattura per coprirla. L'ordine riporta esattamente quanto concordato:

  • L'articolo con la sua specifica, la quantità e la sua unità, il prezzo unitario al netto dell'IVA e l'importo dell'IVA separatamente.
  • Data e luogo di consegna: il cantiere, il magazzino o l'immobile specifico.
  • Le condizioni di pagamento, riprese dall'anagrafica fornitore o come concordato in questo specifico preventivo.
  • Il numero della richiesta di acquisto da cui è partito, un riferimento al preventivo scelto e il numero del progetto o del cantiere a cui il costo è imputato.

Nell'edilizia l'ordine assume talvolta la forma di un ordine di lavoro a un subappaltatore, e per forniture e servizi ricorrenti la forma di un accordo sui prezzi per un periodo stabilito, con ordini successivi emessi nel suo ambito senza raccogliere di nuovo i preventivi ogni volta. Il nome cambia e il principio è lo stesso: un impegno scritto collegato alla sua richiesta, rispetto al quale si misura ciò che arriva e ciò che viene fatturato.

La cosa più importante che un ordine di acquisto aggiunge è che rende visibile l'impegno prima che esista la fattura. In controllo dei costi e stati di avanzamento lavori abbiamo confrontato il costo effettivo di ogni voce con quanto previsto nel computo metrico. L'ordine di acquisto aggiunge un livello prima della fattura: ciò che l'azienda ha impegnato ma che non le è ancora stato fatturato. Così, per ogni progetto, cantiere o immobile, il titolare vede tre cifre insieme: il budget, l'impegnato negli ordini aperti e il fatturato effettivo. Un progetto i cui costi effettivi sembrano tranquilli può aver già impegnato quasi tutto il budget in ordini aperti, e questo non emerge da nessun report costruito solo sulle fatture.

Una modifica è una nuova versione, mai una sovrascrittura. Gli ordini cambiano: il fornitore consegna ora parte della quantità e il resto più tardi, chiede un prezzo più alto perché il prezzo del materiale si è mosso, oppure il cantiere ha bisogno di una quantità aggiuntiva. Ogni modifica di prezzo, quantità o condizioni viene registrata come nuova versione dell'ordine con un numero di revisione, un motivo e una data, e la versione precedente resta visibile. Se la revisione porta l'importo oltre quanto approvato, torna in approvazione, come spiegato nella seconda parte. Una consegna parziale non modifica affatto l'ordine: ogni ricevimento si registra sulla propria riga, e il saldo aperto resta visibile finché non arriva o viene chiuso con un motivo scritto, così nessun impegno resta in sospeso senza che nessuno lo aspetti più. Se l'ordine venisse modificato per corrispondere a ciò che è arrivato, sparirebbe proprio lo scostamento di cui ha bisogno la riconciliazione della prossima parte.

Il punto di vista di Origami

Quando costruiamo questa fase per un'azienda, partiamo dal suo elenco fornitori così com'è, e dai suoi ordini di acquisto recenti così come sono stati effettivamente emessi: dove i fornitori sono duplicati, da dove viene ogni IBAN e quanti ordini sono stati scritti dopo le relative fatture. Questa lettura decide cosa va pulito prima del sistema, perché un elenco fornitori con duplicati porta il suo problema intatto in qualsiasi sistema nuovo.

Poi colleghiamo l'anagrafica fornitore e l'ordine di acquisto alla richiesta che li precede e al ricevimento e alla fattura che li seguono, e al sistema contabile con cui lavora l'azienda, con un identificativo del fornitore che non si può ripetere, modifiche alle coordinate bancarie che passano solo con approvazione e versioni di revisione che conservano lo storico di ogni ordine. Fa parte dei sistemi su misura che realizziamo, descritti in i nostri servizi.

Un esercizio per questa settimana: un elenco fornitori pulito e dieci fornitori verificati

Questo esercizio non richiede nessuno strumento nuovo, e il responsabile finanziario può svolgerlo con il responsabile acquisti in una o due sessioni:

  • Esportate l'elenco completo dei fornitori dal sistema contabile o dal file con cui lavorate, ordinatelo per nome e cercate nomi simili. Chiedetevi per ogni gruppo: è un'unica attività?
  • Scegliete i vostri dieci fornitori principali in base a quanto avete pagato loro nell'ultimo anno, dopo aver riunito i loro duplicati sotto un unico nome.
  • Verificate ciascuno nei due servizi ufficiali, e confrontate il nome nel registro commerciale con il nome collegato alla partita IVA e con il nome sul conto bancario su cui pagate.
  • Chiedete di ogni IBAN: dov'è la lettera ufficiale da cui proviene? Quando è cambiato l'ultima volta, chi l'ha cambiato e come è stato confermato?
  • Tornate alle dieci fatture dell'esercizio della prima parte, trovate per ciascuna il preventivo e l'ordine di acquisto, confrontate il loro prezzo unitario con il prezzo in fattura e la data dell'ordine con la data della fattura.

Un ordine di acquisto datato dopo la sua fattura, un prezzo in fattura che nessun preventivo spiega, un IBAN di cui nessuno sa ricostruire l'origine: sono questi i punti che il sistema chiude per primi. E se scoprite che la maggior parte degli ordini viene scritta dopo la fattura, il motivo di solito è che emettere un ordine è più lento del lavoro, e la soluzione è un ordine generato dalla richiesta approvata in un solo passaggio, non un controllo più severo.

Nella prossima parte

L'acquisto ha ora un fornitore verificato e un ordine scritto con quanto concordato. La prossima parte segue l'ordine fino a dove la carta incontra la realtà: il ricevimento al cancello del magazzino o in cantiere con la quantità effettivamente contata, il verbale di completamento per servizi e subappaltatori, poi la riconciliazione a tre vie tra ordine di acquisto, documento di ricevimento e fattura, e perché nessun pagamento viene sbloccato finché tutti e tre non concordano.

Fonti