İkinci bölümde ihtiyaç numaralı bir talebe, karar da sahibi belli bir onaya kavuştu. Ama onay, şirketin harcama yapacağını söyler; kiminle, hangi fiyata ve hangi koşullarla yapacağını söylemez. Sonraki iki istasyonun soruları bunlardır: tedarikçi ve teklif, ardından satın alma siparişi.

Kopukluk nerede oluyor ve onu düzelten üç adım

Birinci bölümde anlattığımız kopukluk bu iki istasyonda yaşanır: bir sohbete fotoğraf olarak gelen bir teklif, ardından daha yüksek birim fiyatlı ya da kimsenin söz etmediği bir teslimat ücreti içeren bir fatura ve bu faturayı örtmek için faturadan sonra yazılmış bir satın alma siparişi. Bu bölüm bunu sırasıyla üç adımda düzeltir: bir kez girilen ve eklenirken kontrol edilen bir tedarikçi kaydı, tek bir temelde karşılaştırılan teklifler ve seçilen teklifi, herhangi bir fatura gelmeden önce işletme sahibinin görebildiği yazılı bir taahhüde dönüştüren bir satın alma siparişi.

Tedarikçi kaydı: bir kez girilir, eklenirken kontrol edilir

Her satın alma siparişi, her fatura ve her ödeme bir tedarikçiye bağlanacaktır. Tedarikçinin bilgileri eksikse ya da üç farklı şekilde yazılmışsa, ardından gelen her belge sorunu devralır. Bu yüzden satın almayı kontrol altına almak tekliften değil, tedarikçi kaydından başlar. İyi bir kayıt altı temel bilgi taşır:

  • Ticaret sicilinde göründüğü şekliyle ad; ekibin bildiği kısa ad değil, muhatap olunan satış temsilcisinin adı da değil. Kısa ad bir arama alanı olarak kalabilir, ama fatura ve banka hesabıyla eşleşmesi gereken tescilli addır.
  • İşletmenin birleşik ulusal numarası. Ticaret Bakanlığı hizmetinde sicil kaydını bununla ararsınız ve birkaç şekilde yazılabilen bir addan daha istikrarlıdır.
  • KDV numarası, tedarikçi KDV'ye kayıtlıysa. Vergi faturaları bu numarayı taşıyacak ve buna beşinci bölümde döneceğiz.
  • Tescil edildiği şekliyle adres; çünkü resmi belgeler bunu gerektirir ve benzer adlı iki işletmeyi ayırt etmeye yardımcı olur.
  • Tedarikçinin resmi yazısındaki IBAN; bir WhatsApp mesajından ya da e-posta imzasından kopyalanmış değil. Giriş sırasında biri, yazıdaki hesap sahibinin adının tedarikçinin kendi tescilli adı olduğunu kontrol eder.
  • Üzerinde anlaşılan ödeme koşulları: peşin ödeme, teslimatta ödeme ya da anlaşılan bir süre için vadeli. Bu koşullar her satın alma siparişine otomatik olarak aktarılır; böylece her seferinde yeniden pazarlık edilmez ve ödeme anında muhasebeciyi şaşırtmaz.

IBAN paranın gittiği yer olduğu için onu değiştirmek rutin bir düzenleme sayılmaz. Buradaki bilinen yöntem hiçbir teknik saldırı gerektirmez: tedarikçiden geliyormuş gibi görünen, imzası ve logosu olan bir e-posta, hesabın değiştiğini söyler ve sonraki ödemelerin yeni bir hesaba yapılmasını ister. İyi niyetle hareket eden çalışan yanlış bir şey yapmış değildir ve onu koruyan kontrol basittir: banka bilgilerini değiştirmek yeni bir resmi yazı ve tedarikçinin kayıtta zaten bulunan numarasına, e-postadaki numaraya değil, yapılan bir teyit araması gerektirir; sistem kimin ne zaman değiştirdiğini kaydeder ve değişikliği girenden başka biri onaylar. Yeni tedarikçi oluşturmak için de aynısı geçerlidir: onu ekleyen kişi ona ödeme yapan kişi değildir; ikisinden biri şüphe altında olduğu için değil, bu ayrım ikisini de sonradan çıkabilecek her sorudan koruduğu için.

İlk satın alma siparişinden önce iki ücretsiz resmi kontrol

Bir tedarikçi listenize girmeden önce iki resmi kaynakta yapılacak iki kontrol yeterlidir; ikisi de ücretsizdir ve birkaç dakikalık iştir:

  • Zekat, Vergi ve Gümrük İdaresi'nin (ZATCA) KDV kaydı kontrolü. Mükelleflere ve kamuya açık çevrimiçi bir hizmet: üç numaradan biriyle, yani KDV numarası, ticaret sicil numarası ya da KDV sertifika numarasıyla arama yaparsınız ve işletmenin KDV kayıt durumu görünür.
  • Ticaret Bakanlığı'nın ticaret sicili sorgulaması. İşletmenin adıyla ya da birleşik ulusal numarasıyla arama yapıp, bakanlık şubesine gitmeden ticaret sicili bilgilerini görüntüleyebildiğiniz anında ve ücretsiz bir hizmet.

İki kontrolün amacı tedarikçiye güvenmemek değil, üç adın eşleştiğinden emin olmaktır: ticaret sicilindeki ad, KDV numarasına bağlı ad ve banka hesap yazısındaki ad. Eşleşmiyorlarsa soru şimdi, ilk satın alma siparişinden önce sorulur; ilk ödemeden sonra değil.

Her tedarikçinin KDV'ye kaydolmak zorunda olmadığını unutmayın; bu yüzden KDV numarası olmayan küçük bir tedarikçi mutlaka bir sorun değildir. Ancak tersi dikkat gerektirir: kaydı görünmeyen bir tedarikçiden gelen ve KDV ekleyen bir teklif. ZATCA'nın KDV ihlallerini bildirme hizmeti, örnekleri arasında yanlış bir vergi kimlik numarasını ve kayıtlı olmayan bir kişi tarafından tahsil edilen vergiyi sayar. Siparişi vermeden önce bunu tedarikçiye sorun ve kendi KDV'nize etkisiyle ilgili her soruyu vergi danışmanınıza götürün.

Mükerrer tedarikçi: tek şirket, iki ad

Sistemdeki stok neden raftakiyle eşleşmiyor yazısında iki kodla girilmiş tek bir kalemi anlattık: aynı şey oldukları hâlde biri stokta yok, diğeri ölü stok gibi görünür. Tedarikçi listeleri de aynı hastalığa yakalanır. Bir çelik tedarikçisi bir çalışan tarafından ticari adıyla, bir yıl sonra başka biri tarafından faturasındaki adla ve üçüncü biri tarafından başka bir şehirdeki şubesinin adıyla girilir. Tek şirket, üç kayıt ve üç sonuç:

  • Bölünmüş bir geçmiş. Tedarikçinin teslimat, kalite ve fiyat sicili üç kayda dağılır; bu yüzden bir sonraki teklifini diğerleriyle karşılaştırırken tam resmi hiçbir zaman görmezsiniz.
  • Gizli bir harcama payı. Bu tedarikçi, ona ödediğiniz para üç ada dağıldığı için siz farkında olmadan en büyük tedarikçiniz olabilir. Bu, pazarlık yaparken önemlidir; o durursa birden fazla şantiyenin de onunla birlikte durabileceğini fark ettiğinizde daha da önemlidir.
  • Daha kolay bir çift ödeme. Mükerrer fatura kontrolü genellikle aynı tedarikçiden gelen aynı fatura numarasını arar. Fatura bir kez birinci kayda, bir kez de ikinci kayda işlenirse kontrolden iki kez geçer.

Çözüm, tekrarlanamayan bir tedarikçi tanımlayıcısıdır: birleşik ulusal numara ve varsa KDV numarası. Sistem aynı numarayla ikinci bir kayıt oluşturmayı reddeder ve bir kayıt oluşturmadan önce benzer adları arar; böylece bunu çalışanın hafızasına bırakmak yerine tedarikçinin zaten var olduğunu ona söyler. Mevcut liste bir kez temizlenir: mükerrer kayıtlar, tüm geçmişlerini koruyan tek bir kayıtta birleştirilir.

Teklifleri tek bir temelde karşılaştırmak

Ne zaman birden fazla teklife ihtiyaç olduğu ve tedarikçi tek olduğu ya da onunla yürürlükte bir fiyat anlaşması bulunduğu için ne zaman tek teklifin yettiği, işletme sahibinin satın alma politikasında belirlediği bir karardır. Ama birkaç teklif istediğinizde karşılaştırma ancak teklifler tek bir temelde durursa geçerlidir. Teklifler farklı biçimlerde gelir ve her biçim kendi teklifini daha ucuz gösterir:

  • Aynı birim. Bir tedarikçi ton başına, bir diğeri demet başına fiyat verir; ya da bir otel malzemeleri satıcısı koli başına, bir diğeri adet başına fiyat verir ve koliler farklı boyutlardadır. Herhangi bir şeyi karşılaştırmadan önce fiyatları tek bir birime çevirin.
  • KDV ayrı gösterilmiş. Bir teklif fiyatı KDV dahil, diğeri KDV hariç verir; bu yüzden ikincisi aslında öyle değilken daha ucuz görünür. Her teklifi KDV hariç fiyatıyla ve KDV tutarını ayrı olarak kaydedin.
  • Teslim tarihi ve yeri. Tedarikçinin deposunda teslim fiyatı, şantiyeye teslim fiyatı değildir. İlki yükleme, nakliye ve boşaltmanın sizin masrafınıza olması, belki de ihtiyaç duyduğunuz gün elinizde olmayan bir kamyon demektir.
  • Ödeme koşulları. Avans isteyen bir teklif nakdinizi ilk günden bağlar; vadeli bir teklif ise parayı teslim alma ve kontrol edilene kadar sizde bırakır. Fiyat aynı olsa bile bu bir maliyet farkıdır.
  • Teklifin geçerlilik süresi. Süresi dolmuş bir teklif fiyat değildir; yeni bir pazarlığın başlangıç noktasıdır. Bitiş tarihi kaydedilir, böylece hiçbir satın alma siparişi tedarikçinin artık bağlı olmadığı bir fiyat üzerine kurulmaz.

Bu yüzden en düşük birim fiyat her zaman en düşük maliyet değildir. En ucuz teklif şantiyeye teslimatı içermeyebilir; şantiyede bir beton dökümünü geciktiren ya da bir fabrikada üretim hattını durduran daha geç bir teslim tarihiyle gelebilir; ihtiyacınız olan nakdi bağlayan bir avans isteyebilir ya da kalemi o kadar gevşek tanımlayabilir ki şartnameye uymayan başka bir ürün gelir. Hizmetlerde fark fiyattan çok kapsamdadır: bir otelin merkezi klimasının bakımı için iki tekliften biri yedek parçaları hariç tuttuğu ya da sözleşme dışındaki acil çağrıları ayrıca ücretlendirdiği için daha ucuz görünebilir.

Ve bir teklifteki teslim tarihi yalnızca bir vaattir. Ne zaman ve ne kadar yeniden sipariş vermeli: yeniden sipariş noktası ve emniyet stoku yazısında gerçek tedarik süresinin satın alma siparişinin verilmesinden malların rafta çıkışa hazır olmasına kadar geçen süre olduğunu ve bunu yalnızca tedarikçinin vaadinden hesaplamanın en pahalı hata olduğunu açıkladık. Bu yüzden her satın alma siparişi malların gerçekte ne zaman geldiğini kaydeder ve bir sonraki sefer tedarikçinin vaadini değil, sicilini karşılaştırırsınız. Ardından karşılaştırma tablosu, seçilen tedarikçi en ucuz olmadığında seçimi açıklayan bir satırla birlikte talep dosyasında saklanır. O satır aylar sonra denetçinin sorusunu yanıtlar ve kararı vereni korur.

Satın alma siparişi: seçilen teklif yazılı bir taahhüde dönüşür

Satın alma siparişi, şirketin tedarikçiye "anlaştığımız şey bu, teslim edin" dediği belgedir. Tedarikten önce verilmezse, faturadan sonra onu örtmek için yazılırsa hiçbir şeyi kontrol etmez. Sipariş tam olarak anlaşılanı taşır:

  • Şartnamesiyle birlikte kalem, miktar ve birimi, KDV hariç birim fiyat ve ayrı olarak KDV tutarı.
  • Teslim tarihi ve yeri: şantiye, depo ya da belirli mülk.
  • Tedarikçi kaydından aktarılan ya da bu teklifte özel olarak anlaşılan ödeme koşulları.
  • Başladığı satın alma talebinin numarası, seçilen teklife bir referans ve maliyetin yükleneceği proje ya da şantiyenin numarası.

Müteahhitlikte sipariş bazen bir alt yükleniciye verilen iş emri biçimini alır; tekrarlayan malzeme ve hizmetlerde ise belirli bir dönem için bir fiyat anlaşması biçimini alır ve her seferinde yeniden teklif toplamadan bu anlaşma kapsamında art arda siparişler verilir. Adı değişir, ilke aynıdır: talebine bağlı, gelen ve faturalanan şeyin karşısında ölçüldüğü yazılı bir taahhüt.

Satın alma siparişinin kattığı en önemli şey, taahhüdü fatura ortaya çıkmadan önce görünür kılmasıdır. Maliyet kontrolü ve hakedişler yazısında her kalemin gerçek maliyetini keşif özetinde fiyatlanan tutarla karşılaştırdık. Satın alma siparişi faturanın önüne bir katman ekler: şirketin taahhüt ettiği ama henüz faturalanmadığı tutar. Böylece her proje, şantiye ya da mülk için işletme sahibi üç rakamı birlikte görür: bütçe, açık siparişlerde taahhüt edilen tutar ve fiilen faturalanan tutar. Gerçek maliyetleri rahat görünen bir proje, bütçesinin neredeyse tamamını açık siparişlerde taahhüt etmiş olabilir ve bu, yalnızca faturalar üzerine kurulmuş hiçbir raporda görünmez.

Değişiklik her zaman yeni bir sürümdür, asla üzerine yazma değildir. Siparişler değişir: tedarikçi miktarın bir kısmını şimdi, kalanını sonra teslim eder; malzeme fiyatı oynadığı için daha yüksek fiyat ister ya da şantiyenin ek miktara ihtiyacı olur. Fiyat, miktar veya koşullardaki her değişiklik, revizyon numarası, gerekçe ve tarihle siparişin yeni bir sürümü olarak kaydedilir ve önceki sürüm görünür kalır. Revizyon tutarı onaylananın üzerine çıkarıyorsa, ikinci bölümde açıkladığımız gibi onaya geri döner. Kısmi teslimat siparişi hiç değiştirmez: her teslim alma kendi satırına işlenir ve açık bakiye gelene ya da yazılı bir gerekçeyle kapatılana kadar görünür kalır; böylece artık kimsenin beklemediği hiçbir taahhüt askıda kalmaz. Sipariş gelene uyacak şekilde düzenlenseydi, bir sonraki bölümdeki eşleştirmenin ihtiyaç duyduğu fark ortadan kalkardı.

Origami'nin bakışı

Bu aşamayı bir şirket için kurarken, tedarikçi listesinin mevcut hâlinden ve son satın alma siparişlerinin fiilen verildiği hâlinden başlarız: hangi tedarikçiler mükerrer, her IBAN nereden geldi ve kaç sipariş faturasından sonra yazıldı. Bu okuma, sistemden önce neyin temizlenmesi gerektiğine karar verir; çünkü mükerrer kayıtlar içeren bir tedarikçi listesi sorununu hiç değişmeden her yeni sisteme taşır.

Ardından tedarikçi kaydını ve satın alma siparişini, öncesindeki talebe, sonrasındaki teslim alma ve faturaya ve şirketin kullandığı muhasebe sistemine bağlarız; tekrarlanamayan bir tedarikçi tanımlayıcısı, yalnızca onayla geçen banka bilgisi değişiklikleri ve her siparişin geçmişini koruyan revizyon sürümleriyle. Bu, hizmetlerimiz sayfasında anlatılan, geliştirdiğimiz özel sistemlerin bir parçasıdır.

Bu haftanın alıştırması: temiz bir tedarikçi listesi ve doğrulanmış on tedarikçi

Bu alıştırma yeni bir araç gerektirmez; finans müdürü bunu satın alma sorumlusuyla bir ya da iki oturumda yapabilir:

  • Tam tedarikçi listenizi dışa aktarın; muhasebe sisteminden ya da çalıştığınız dosyadan alın, ada göre sıralayın ve benzer adları arayın. Her grup için sorun: bu tek bir işletme mi?
  • En büyük on tedarikçinizi seçin; mükerrer kayıtlarını tek bir ad altında topladıktan sonra, geçen yıl onlara ödediğiniz tutara göre.
  • Her birini iki resmi hizmette kontrol edin ve ticaret sicilindeki adı KDV numarasına bağlı adla ve ödeme yaptığınız banka hesabındaki adla karşılaştırın.
  • Her IBAN'ı sorgulayın: geldiği resmi yazı nerede? En son ne zaman değişti, kim değiştirdi ve nasıl teyit edildi?
  • Birinci bölümün alıştırmasındaki on faturaya geri dönün; her biri için teklifi ve satın alma siparişini bulun, birim fiyatlarını faturadaki fiyatla, siparişin tarihini de faturanın tarihiyle karşılaştırın.

Faturasından sonra tarihlenmiş bir satın alma siparişi, hiçbir teklifin açıklamadığı bir fatura fiyatı, kimsenin izini süremediği bir IBAN: sistemin önce kapattığı noktalar bunlardır. Siparişlerin çoğunun faturadan sonra yazıldığını görürseniz, nedeni genellikle sipariş vermenin işten daha yavaş olmasıdır ve çözüm daha sıkı bir kontrol değil, onaylanmış talepten tek adımda oluşturulan bir sipariştir.

Bir sonraki bölümde

Satın almanın artık doğrulanmış bir tedarikçisi ve anlaşılanı taşıyan yazılı bir siparişi var. Bir sonraki bölüm siparişi kâğıdın gerçeklikle buluştuğu yere kadar izliyor: depo kapısında ya da şantiyede fiilen sayılan miktarla teslim alma, hizmetler ve alt yükleniciler için tamamlama tutanağı, ardından satın alma siparişi, teslim alma kaydı ve fatura arasındaki üçlü eşleştirme ve üçü uyuşana kadar neden hiçbir paranın serbest bırakılmadığı.

Kaynaklar