En la segunda parte la necesidad recibió una solicitud numerada, y la decisión, una aprobación con un responsable conocido. Pero una aprobación dice que la empresa va a gastar; no dice con quién, a qué precio ni en qué condiciones. Esas son las preguntas de las dos estaciones siguientes: el proveedor y la cotización, y después la orden de compra.

Dónde se produce la ruptura y los tres pasos que la corrigen

Estas dos estaciones son donde se produce la ruptura que describimos en la primera parte: una cotización que llegó como foto en un chat, luego una factura con un precio unitario más alto o con un cargo de entrega que nadie mencionó, y una orden de compra escrita después de la factura para cubrirla. Esta parte lo corrige en tres pasos, en orden: un registro de proveedor que se introduce una sola vez y se comprueba al darlo de alta, cotizaciones comparadas sobre una misma base y una orden de compra que convierte la cotización elegida en un compromiso por escrito que el propietario puede ver antes de que llegue cualquier factura.

El registro de proveedor: se introduce una vez y se comprueba al darlo de alta

Cada orden de compra, cada factura y cada pago remitirán a un proveedor. Si los datos del proveedor están incompletos, o escritos de tres maneras distintas, todos los documentos posteriores heredan el problema. Por eso, poner las compras bajo control empieza por el registro de proveedor, no por la cotización. Un buen registro contiene seis datos básicos:

  • El nombre tal como figura en el registro mercantil, no el nombre corto con el que lo conoce el equipo, ni el nombre del comercial con el que tratan. El nombre corto puede quedarse como campo de búsqueda, pero el nombre registrado es el que tiene que coincidir con la factura y con la cuenta bancaria.
  • El número nacional unificado del establecimiento. Con él se busca la inscripción en el servicio del Ministerio de Comercio, y es más estable que un nombre que puede escribirse de varias maneras.
  • El número de IVA, si el proveedor está registrado a efectos del IVA. Sus facturas fiscales llevarán este número, y volveremos a ello en la quinta parte.
  • La dirección tal como está registrada, porque los documentos oficiales la necesitan y porque ayuda a distinguir dos negocios con nombres parecidos.
  • El IBAN, en una carta oficial del proveedor, no copiado de un mensaje de WhatsApp ni de la firma de un correo electrónico. Al darlo de alta, alguien comprueba que el nombre del titular de la cuenta en la carta es el propio nombre registrado del proveedor.
  • Las condiciones de pago acordadas: pago anticipado, pago a la entrega o crédito por un plazo acordado. Estas condiciones se trasladan automáticamente a cada orden de compra, de modo que no se renegocian cada vez y no sorprenden al contable en el momento del pago.

Como el IBAN es adonde va el dinero, cambiarlo no se trata como una edición rutinaria. El método conocido aquí no necesita ningún ataque técnico: un correo que parece venir del proveedor, con su firma y su logotipo, dice que la cuenta ha cambiado y pide que los próximos pagos vayan a una nueva. El empleado que actúa de buena fe no ha hecho nada mal, y el control que lo protege es sencillo: cambiar los datos bancarios exige una nueva carta oficial y una llamada de confirmación al número del proveedor que ya consta en el registro, no al número del propio correo; el sistema registra quién lo cambió y cuándo, y alguien distinto de quien introdujo el cambio lo aprueba. Lo mismo vale para crear un proveedor nuevo: quien lo da de alta no es quien le paga, no porque ninguno de los dos esté bajo sospecha, sino porque esa separación protege a ambos de cualquier pregunta posterior.

Dos comprobaciones oficiales gratuitas antes de la primera orden de compra

Antes de que un proveedor entre en su lista, bastan dos comprobaciones en dos fuentes oficiales, ambas gratuitas y cuestión de minutos:

  • La verificación del registro del IVA de la Autoridad de Zakat, Impuestos y Aduanas (ZATCA). Un servicio en línea abierto a contribuyentes y al público: se busca por uno de tres números, el número de IVA, el número de registro mercantil o el número de certificado de IVA, y aparece la situación del negocio en el registro del IVA.
  • La consulta del registro mercantil del Ministerio de Comercio. Un servicio inmediato y gratuito en el que se busca por el nombre del establecimiento o por su número nacional unificado y se consultan sus datos del registro mercantil sin acudir a una oficina del ministerio.

El objetivo de las dos comprobaciones no es desconfiar del proveedor, sino asegurarse de que coinciden tres nombres: el del registro mercantil, el vinculado al número de IVA y el de la carta de la cuenta bancaria. Si no coinciden, la pregunta se hace ahora, antes de la primera orden de compra, no después del primer pago.

Tenga en cuenta que no todos los proveedores están obligados a registrarse a efectos del IVA, así que un proveedor pequeño sin número de IVA no es necesariamente un problema. Lo contrario sí merece atención: una cotización que añade IVA de un proveedor cuyo registro no aparece. El servicio de la ZATCA para denunciar infracciones del IVA incluye, entre sus ejemplos, un número de identificación fiscal incorrecto y el impuesto cobrado por una persona no registrada. Pregunte al proveedor antes de emitir la orden, y lleve cualquier duda sobre el efecto en su propio IVA a su asesor fiscal.

El proveedor duplicado: una empresa, dos nombres

En por qué el stock del sistema no coincide con la estantería describimos el mismo artículo introducido con dos códigos, de modo que uno parece agotado y el otro parece sin movimiento cuando son la misma cosa. Las listas de proveedores sufren la misma enfermedad. Un proveedor de acero lo introduce un empleado con su nombre comercial, otro un año después con el nombre de su factura y un tercero con el nombre de su sucursal en otra ciudad. Una empresa, tres registros y tres consecuencias:

  • Un historial dividido. El historial del proveedor en entregas, calidad y precios está repartido en tres registros, así que nunca ve el panorama completo cuando compara su próxima cotización con otras.
  • Una cuota de gasto oculta. Este proveedor puede ser el mayor sin que usted lo sepa, porque lo que le paga está repartido entre tres nombres. Eso importa cuando negocia, y más aún cuando se da cuenta de que, si se detiene, puede detenerse con él más de una obra.
  • Un pago doble más fácil. El control de facturas duplicadas suele buscar el mismo número de factura del mismo proveedor. Si la factura se registra una vez contra el primer registro y otra contra el segundo, pasa el control dos veces.

La solución es un identificador de proveedor que no se pueda repetir: el número nacional unificado, junto con el número de IVA cuando lo haya. El sistema se niega a crear un segundo registro con el mismo número y busca nombres parecidos antes de crear uno, de modo que avisa al empleado de que el proveedor ya existe en lugar de dejarlo a su memoria. La lista existente se limpia una vez: los registros duplicados se fusionan en un único registro que conserva todo su historial.

Comparar cotizaciones sobre una misma base

Cuándo se necesita más de una cotización, y cuándo basta con una porque el proveedor es el único o porque hay en vigor un acuerdo de precios con él, es una decisión que el propietario fija en la política de compras. Pero cuando sí se piden varias, la comparación solo se sostiene si las cotizaciones están sobre una misma base. Las cotizaciones llegan en formatos distintos, y cada formato hace que su propia cotización parezca más barata:

  • La misma unidad. Un proveedor cotiza por tonelada y otro por paquete, o un proveedor de suministros hoteleros cotiza por caja y otro por pieza, con cajas de distintos tamaños. Convierta los precios a una sola unidad antes de comparar nada.
  • El IVA por separado. Una cotización indica el precio con IVA incluido y otra sin él, así que la segunda parece más barata cuando no lo es. Registre cada cotización con su precio sin IVA y el importe del IVA por separado.
  • Fecha y lugar de entrega. Un precio en el almacén del proveedor no es un precio entregado en obra. El primero supone carga, transporte y descarga a su cargo, y quizá un camión que no tiene el día que lo necesita.
  • Condiciones de pago. Una cotización que pide un anticipo inmoviliza su liquidez desde el primer día, mientras que una cotización a crédito deja el dinero con usted hasta la recepción y la comprobación. Es una diferencia de coste aunque el precio sea idéntico.
  • Validez de la cotización. Una cotización vencida no es un precio; es el punto de partida de una nueva negociación. Su fecha de vencimiento se registra para que ninguna orden de compra se base en un precio al que el proveedor ya no está obligado.

Por eso el precio unitario más bajo no siempre es el coste más bajo. La cotización más barata puede no incluir la entrega en obra, o puede venir con una fecha de entrega posterior que retrase un hormigonado en la obra o detenga una línea de producción en una fábrica, o puede pedir un anticipo que inmoviliza liquidez que usted necesita, o puede describir el artículo de forma tan vaga que llegue un sustituto que no cumple la especificación. En los servicios, la diferencia está más en el alcance que en el precio: de dos cotizaciones para mantener el aire acondicionado central de un hotel, una puede parecer más barata porque excluye los repuestos, o porque cobra aparte las salidas de emergencia fuera del contrato.

Y la fecha de entrega de una cotización es solo una promesa. En cuándo volver a pedir y cuánto: punto de pedido y stock de seguridad explicamos que el plazo de entrega real va desde la emisión de la orden de compra hasta que la mercancía está en la estantería lista para salir, y que calcularlo solo a partir de la promesa del proveedor es el error más caro. Por eso cada orden de compra registra cuándo llegó realmente la mercancía, y la próxima vez se compara el historial del proveedor, no su promesa. Después, la hoja de comparación se guarda con la solicitud, con una línea que explique la elección siempre que el proveedor elegido no sea el más barato. Esa línea responde a la pregunta del revisor meses después y protege a quien tomó la decisión.

La orden de compra: la cotización elegida se convierte en un compromiso por escrito

La orden de compra es el documento en el que la empresa le dice al proveedor: esto es lo que acordamos, entréguelo. No controla nada si no se emite antes del suministro, en lugar de después de la factura para cubrirla. La orden contiene exactamente lo que se acordó:

  • El artículo con su especificación, la cantidad y su unidad, el precio unitario sin IVA y el importe del IVA por separado.
  • La fecha y el lugar de entrega: la obra, el almacén o el inmueble concreto.
  • Las condiciones de pago, trasladadas desde el registro de proveedor o según lo acordado en esta cotización en particular.
  • El número de la solicitud de compra de la que partió, una referencia a la cotización elegida y el número del proyecto o la obra a la que se imputa el coste.

En la construcción, la orden adopta a veces la forma de una orden de trabajo a un subcontratista, y para suministros y servicios recurrentes, la forma de un acuerdo de precios por un periodo determinado, con órdenes sucesivas emitidas a su amparo sin volver a reunir cotizaciones cada vez. El nombre cambia y el principio es el mismo: un compromiso por escrito vinculado a su solicitud, con el que se mide lo que llega y lo que se factura.

Lo más importante que añade una orden de compra es que hace visible el compromiso antes de que exista la factura. En control de costes y certificaciones de obra comparamos el coste real de cada partida con lo presupuestado en el presupuesto de mediciones. La orden de compra añade una capa por delante de la factura: lo que la empresa ha comprometido pero aún no le han facturado. Así, para cada proyecto, obra o inmueble, el propietario ve tres cifras juntas: el presupuesto, lo comprometido en órdenes abiertas y lo realmente facturado. Un proyecto cuyos costes reales parecen holgados puede haber comprometido ya casi todo su presupuesto en órdenes abiertas, y eso no aparece en ningún informe construido solo sobre facturas.

Un cambio es una nueva versión, nunca una sobrescritura. Las órdenes cambian: el proveedor entrega parte de la cantidad ahora y el resto más tarde, pide un precio más alto porque el precio del material se movió, o la obra necesita una cantidad adicional. Cada cambio de precio, cantidad o condiciones se registra como una nueva versión de la orden con un número de revisión, un motivo y una fecha, y la versión anterior sigue visible. Si la revisión eleva el importe por encima de lo aprobado, vuelve a aprobación, como explicamos en la segunda parte. Una entrega parcial no cambia la orden en absoluto: cada recepción se registra contra su línea, y el saldo pendiente sigue visible hasta que llega o se cierra con un motivo por escrito, para que no quede colgado ningún compromiso que ya nadie espera. Si la orden se editara para que coincidiera con lo que llegó, desaparecería la diferencia que necesita la conciliación de la próxima parte.

La visión de Origami

Cuando construimos esta etapa para una empresa, partimos de su lista de proveedores tal como está, y de sus órdenes de compra recientes tal como se emitieron realmente: dónde hay proveedores duplicados, de dónde salió cada IBAN y cuántas órdenes se escribieron después de sus facturas. Esa lectura decide qué hay que limpiar antes del sistema, porque una lista de proveedores con duplicados lleva su problema intacto a cualquier sistema nuevo.

Después conectamos el registro de proveedor y la orden de compra con la solicitud que los precede y con la recepción y la factura que los siguen, y con el sistema contable con el que trabaja la empresa, con un identificador de proveedor que no se puede repetir, cambios de datos bancarios que solo se aplican con aprobación y versiones de revisión que conservan el historial de cada orden. Esto forma parte de los sistemas a medida que construimos, descritos en nuestros servicios.

Un ejercicio para esta semana: una lista de proveedores limpia y diez proveedores verificados

Este ejercicio no necesita ninguna herramienta nueva, y el director financiero puede hacerlo con el responsable de compras en una o dos sesiones:

  • Exporte su lista completa de proveedores desde el sistema contable o el archivo con el que trabaja, ordénela por nombre y busque nombres parecidos. Pregúntese ante cada grupo: ¿es esto un solo negocio?
  • Elija sus diez mayores proveedores por lo que les pagó durante el último año, después de reunir sus duplicados bajo un solo nombre.
  • Compruebe cada uno en los dos servicios oficiales, y compare el nombre del registro mercantil con el nombre vinculado al número de IVA y con el nombre de la cuenta bancaria a la que paga.
  • Pregunte por cada IBAN: ¿dónde está la carta oficial de la que salió? ¿Cuándo cambió por última vez, quién lo cambió y cómo se confirmó?
  • Vuelva a las diez facturas del ejercicio de la primera parte, busque la cotización y la orden de compra de cada una, compare su precio unitario con el precio de la factura y compare la fecha de la orden con la fecha de la factura.

Una orden de compra con fecha posterior a su factura, un precio en una factura que ninguna cotización explica, un IBAN que nadie puede rastrear: esos son los puntos que el sistema cierra primero. Y si descubre que la mayoría de las órdenes se escriben después de la factura, la razón suele ser que emitir una orden es más lento que el trabajo, y la solución es una orden generada a partir de la solicitud aprobada en un solo paso, no un control más estricto.

En la próxima parte

La compra tiene ya un proveedor verificado y una orden por escrito con lo acordado. La próxima parte sigue la orden hasta donde el papel se encuentra con la realidad: la recepción en la puerta del almacén o en la obra con la cantidad realmente contada, el acta de finalización para servicios y subcontratistas, y después la conciliación a tres bandas entre la orden de compra, el registro de recepción y la factura, y por qué no se libera dinero hasta que las tres coinciden.

Fuentes