Dalam bahagian kedua, keperluan mendapat permintaan bernombor, dan keputusan mendapat kelulusan yang pemiliknya diketahui. Tetapi kelulusan menyatakan bahawa syarikat akan berbelanja; ia tidak menyatakan dengan siapa, pada harga berapa atau atas terma apa. Itulah soalan untuk dua stesen seterusnya: pembekal dan sebut harga, kemudian pesanan belian.

Di mana rantaian terputus, dan tiga langkah untuk membaikinya

Di dua stesen inilah berlakunya keputusan rantaian yang kami huraikan dalam bahagian pertama: sebut harga yang tiba sebagai gambar dalam sembang, kemudian invois dengan harga seunit lebih tinggi atau dengan caj penghantaran yang tidak disebut oleh sesiapa, dan pesanan belian yang ditulis selepas invois untuk menutupnya. Bahagian ini membaikinya dalam tiga langkah, mengikut urutan: rekod pembekal yang dimasukkan sekali dan disemak semasa ditambah, sebut harga yang dibandingkan atas satu asas, dan pesanan belian yang menukar sebut harga terpilih kepada komitmen bertulis yang boleh dilihat oleh pemilik sebelum sebarang invois tiba.

Rekod pembekal: dimasukkan sekali, disemak semasa ditambah

Setiap pesanan belian, setiap invois dan setiap bayaran akan merujuk kembali kepada seorang pembekal. Jika butiran pembekal tidak lengkap, atau ditulis dalam tiga cara berbeza, setiap dokumen selepasnya mewarisi masalah itu. Oleh itu, mengawal perolehan bermula dengan rekod pembekal, bukan sebut harga. Rekod yang baik mengandungi enam butiran teras:

  • Nama seperti yang tertera dalam daftar komersial, bukan nama ringkas yang dikenali oleh pasukan, dan bukan nama wakil jualan yang mereka berurusan. Nama ringkas boleh kekal sebagai medan carian, tetapi nama berdaftarlah yang mesti sepadan dengan invois dan akaun bank.
  • Nombor nasional bersepadu pertubuhan. Anda mencari entri daftar dengannya dalam perkhidmatan Kementerian Perdagangan, dan ia lebih stabil daripada nama yang boleh dieja dalam beberapa cara.
  • Nombor VAT, jika pembekal berdaftar untuk VAT. Invois cukainya akan membawa nombor ini, dan kami akan kembali kepadanya dalam bahagian kelima.
  • Alamat seperti yang didaftarkan, kerana dokumen rasmi memerlukannya dan kerana ia membantu membezakan dua perniagaan dengan nama yang serupa.
  • IBAN, pada surat rasmi daripada pembekal, bukan disalin daripada mesej WhatsApp atau tandatangan e-mel. Semasa kemasukan, seseorang menyemak bahawa nama pemegang akaun pada surat itu ialah nama berdaftar pembekal itu sendiri.
  • Terma pembayaran yang dipersetujui: bayaran pendahuluan, bayaran semasa penghantaran, atau kredit untuk tempoh yang dipersetujui. Terma ini dibawa ke setiap pesanan belian secara automatik, jadi ia tidak dirunding semula setiap kali dan tidak mengejutkan akauntan semasa pembayaran.

Oleh sebab IBAN ialah destinasi wang, menukarnya tidak dianggap sebagai suntingan rutin. Kaedah yang terkenal di sini tidak memerlukan penggodaman teknikal: e-mel yang kelihatan datang daripada pembekal, lengkap dengan tandatangan dan logonya, menyatakan akaun telah bertukar dan meminta bayaran akan datang dihantar ke akaun baharu. Pekerja yang bertindak atas niat baik tidak melakukan apa-apa kesalahan, dan kawalan yang melindunginya mudah: menukar butiran bank memerlukan surat rasmi baharu dan panggilan pengesahan ke nombor pembekal yang sudah ada dalam rekod, bukan nombor dalam e-mel itu sendiri; sistem merekodkan siapa yang menukarnya dan bila, dan orang lain selain orang yang memasukkan perubahan itu yang meluluskannya. Perkara yang sama berlaku untuk mewujudkan pembekal baharu: orang yang menambahnya bukan orang yang membayarnya, bukan kerana salah seorang daripada mereka disyaki, tetapi kerana pemisahan itu melindungi kedua-duanya daripada sebarang persoalan kemudian.

Dua semakan rasmi percuma sebelum pesanan belian pertama

Sebelum pembekal menyertai senarai anda, dua semakan daripada dua sumber rasmi sudah memadai, kedua-duanya percuma dan hanya mengambil masa beberapa minit:

  • Semakan pendaftaran VAT daripada Pihak Berkuasa Zakat, Cukai dan Kastam (ZATCA). Perkhidmatan dalam talian yang terbuka kepada pembayar cukai dan orang awam: cari menggunakan salah satu daripada tiga nombor, iaitu nombor VAT, nombor pendaftaran komersial atau nombor sijil VAT, dan status pendaftaran VAT perniagaan itu akan dipaparkan.
  • Pertanyaan daftar komersial daripada Kementerian Perdagangan. Perkhidmatan segera dan percuma di mana anda mencari menggunakan nama pertubuhan atau nombor nasional bersepadunya dan melihat butiran daftar komersialnya tanpa perlu ke cawangan kementerian.

Tujuan kedua-dua semakan bukan untuk tidak mempercayai pembekal tetapi untuk memastikan tiga nama sepadan: nama dalam daftar komersial, nama yang dikaitkan dengan nombor VAT, dan nama pada surat akaun bank. Jika ia tidak sepadan, soalan itu ditanya sekarang, sebelum pesanan belian pertama, bukan selepas bayaran pertama.

Ambil perhatian bahawa bukan semua pembekal diwajibkan mendaftar untuk VAT, jadi pembekal kecil tanpa nombor VAT tidak semestinya menjadi masalah. Namun sebaliknya wajar diberi perhatian: sebut harga yang menambah VAT daripada pembekal yang pendaftarannya tidak kelihatan. Perkhidmatan ZATCA untuk melaporkan pelanggaran VAT menyenaraikan, antara contohnya, nombor pengenalan cukai yang salah dan cukai yang dikutip oleh orang yang tidak berdaftar. Tanyakan kepada pembekal mengenainya sebelum anda mengeluarkan pesanan, dan bawa sebarang soalan tentang kesannya terhadap VAT anda sendiri kepada penasihat cukai anda.

Pembekal berganda: satu syarikat, dua nama

Dalam mengapa stok dalam sistem tidak sepadan dengan rak kami menghuraikan satu barang yang dimasukkan di bawah dua kod, jadi satu kelihatan kehabisan stok dan satu lagi kelihatan tidak bergerak sedangkan kedua-duanya barang yang sama. Senarai pembekal dijangkiti penyakit yang sama. Seorang pembekal keluli dimasukkan oleh seorang pekerja di bawah nama dagangannya, oleh pekerja lain setahun kemudian di bawah nama pada invoisnya, dan oleh pekerja ketiga di bawah nama cawangannya di bandar lain. Satu syarikat, tiga rekod, dan tiga akibat:

  • Sejarah yang berpecah. Rekod prestasi pembekal dari segi penghantaran, kualiti dan harga tersebar di tiga rekod, jadi anda tidak pernah melihat gambaran penuh apabila membandingkan sebut harga seterusnya dengan yang lain.
  • Bahagian perbelanjaan yang tersembunyi. Pembekal ini mungkin pembekal terbesar anda tanpa anda sedari, kerana apa yang anda bayar kepadanya tersebar di tiga nama. Itu penting semasa berunding, dan lebih penting lagi apabila anda sedar bahawa jika ia berhenti, lebih daripada satu tapak boleh turut terhenti.
  • Bayaran berganda yang lebih mudah. Semakan invois berganda biasanya mencari nombor invois yang sama daripada pembekal yang sama. Jika invois direkodkan sekali pada rekod pertama dan sekali pada rekod kedua, ia lepas semakan dua kali.

Penyelesaiannya ialah pengecam pembekal yang tidak boleh berulang: nombor nasional bersepadu, bersama nombor VAT jika ada. Sistem enggan mewujudkan rekod kedua dengan nombor yang sama dan mencari nama yang serupa sebelum mewujudkannya, jadi ia memberitahu pekerja bahawa pembekal itu sudah wujud dan tidak bergantung pada ingatannya. Senarai sedia ada dibersihkan sekali: rekod berganda digabungkan menjadi satu rekod yang mengekalkan seluruh sejarahnya.

Membandingkan sebut harga atas satu asas

Bila anda memerlukan lebih daripada satu sebut harga, dan bila satu sudah memadai kerana pembekal itu satu-satunya atau kerana perjanjian harga dengannya sedang berkuat kuasa, ialah keputusan yang ditetapkan oleh pemilik dalam dasar perolehan. Tetapi apabila anda meminta beberapa sebut harga, perbandingan hanya sah jika sebut harga berada atas satu asas. Sebut harga tiba dalam format berbeza, dan setiap format menjadikan sebut harganya sendiri kelihatan lebih murah:

  • Unit yang sama. Seorang pembekal memberi harga setan dan seorang lagi seberkas, atau seorang vendor bekalan hotel memberi harga sekarton dan seorang lagi sebiji, dengan karton yang berbeza saiz. Tukar harga kepada satu unit sebelum membandingkan apa-apa.
  • VAT ditunjukkan berasingan. Satu sebut harga menyatakan harga termasuk VAT dan satu lagi sebelum VAT, jadi yang kedua kelihatan lebih murah sedangkan tidak. Rekodkan setiap sebut harga dengan harga sebelum VAT dan amaun VAT secara berasingan.
  • Tarikh dan tempat penghantaran. Harga di gudang pembekal bukan harga dihantar ke tapak. Yang pertama bermakna memuat, mengangkut dan memunggah atas kos anda, dan mungkin lori yang tiada pada hari anda memerlukannya.
  • Terma pembayaran. Sebut harga yang meminta bayaran pendahuluan mengikat tunai anda sejak hari pertama, manakala sebut harga kredit membiarkan tunai bersama anda sehingga penerimaan dan semakan. Itu perbezaan kos walaupun harganya sama.
  • Tempoh sah sebut harga. Sebut harga yang tamat tempoh bukan harga; ia titik permulaan rundingan baharu. Tarikh tamat tempohnya direkodkan supaya tiada pesanan belian dibina atas harga yang tidak lagi mengikat pembekal.

Itulah sebabnya harga seunit terendah tidak semestinya kos terendah. Sebut harga paling murah mungkin tidak termasuk penghantaran ke tapak, atau datang dengan tarikh penghantaran lebih lewat yang melewatkan kerja menuang konkrit di tapak atau menghentikan barisan pengeluaran di kilang, atau meminta bayaran pendahuluan yang mengikat tunai yang anda perlukan, atau memerihalkan barang dengan begitu longgar sehingga barang gantian yang tidak memenuhi spesifikasi tiba. Bagi perkhidmatan, perbezaannya lebih kepada skop berbanding harga: daripada dua sebut harga untuk menyelenggara penghawa dingin pusat sebuah hotel, satu mungkin kelihatan lebih murah kerana tidak termasuk alat ganti, atau kerana mengenakan caj berasingan bagi panggilan kecemasan di luar kontrak.

Dan tarikh penghantaran dalam sebut harga hanyalah janji. Dalam bila dan berapa banyak untuk memesan semula: titik pesanan semula dan stok keselamatan kami menerangkan bahawa masa pendahuluan sebenar berjalan dari pengeluaran pesanan belian sehingga barang berada di rak sedia untuk dikeluarkan, dan bahawa mengiranya berdasarkan janji pembekal semata-mata ialah kesilapan paling mahal. Oleh itu setiap pesanan belian merekodkan bila barang sebenarnya tiba, dan pada kali seterusnya anda membandingkan rekod prestasi pembekal, bukan janjinya. Kemudian helaian perbandingan disimpan bersama permintaan, dengan satu baris yang menerangkan pilihan setiap kali pembekal yang dipilih bukan yang paling murah. Baris itu menjawab soalan penyemak beberapa bulan kemudian, dan melindungi orang yang membuat keputusan.

Pesanan belian: sebut harga terpilih menjadi komitmen bertulis

Pesanan belian ialah dokumen di mana syarikat memberitahu pembekal: inilah yang kita persetujui, hantarkan. Ia tidak mengawal apa-apa jika tidak dikeluarkan sebelum bekalan, sebaliknya selepas invois untuk menutupnya. Pesanan membawa tepat apa yang dipersetujui:

  • Barang dengan spesifikasinya, kuantiti dan unitnya, harga seunit sebelum VAT, dan amaun VAT secara berasingan.
  • Tarikh dan tempat penghantaran: tapak, gudang atau hartanah tertentu.
  • Terma pembayaran, dibawa daripada rekod pembekal atau seperti yang dipersetujui dalam sebut harga khusus ini.
  • Nombor permintaan pembelian yang menjadi asalnya, rujukan kepada sebut harga terpilih, dan nombor projek atau tapak yang menanggung kos itu.

Dalam kontrak pembinaan, pesanan kadangkala berbentuk arahan kerja kepada subkontraktor, dan bagi bekalan serta perkhidmatan berulang berbentuk perjanjian harga untuk tempoh tertentu, dengan pesanan berturut-turut dikeluarkan di bawahnya tanpa mengumpul sebut harga semula setiap kali. Namanya berbeza dan prinsipnya sama: komitmen bertulis yang dikaitkan dengan permintaannya, yang menjadi ukuran bagi apa yang tiba dan apa yang diinvois.

Perkara paling penting yang ditambah oleh pesanan belian ialah ia menjadikan komitmen kelihatan sebelum invois wujud. Dalam kawalan kos dan tuntutan bayaran kemajuan kami membandingkan kos sebenar setiap item dengan harga dalam senarai kuantiti. Pesanan belian menambah satu lapisan sebelum invois: apa yang telah dikomitkan oleh syarikat tetapi belum diinvois. Jadi bagi setiap projek, tapak atau hartanah, pemilik melihat tiga angka bersama: bajet, apa yang dikomitkan dalam pesanan terbuka, dan apa yang sebenarnya telah diinvois. Projek yang kos sebenarnya kelihatan selesa mungkin sudah mengkomitkan hampir seluruh bajetnya dalam pesanan terbuka, dan itu tidak kelihatan dalam mana-mana laporan yang dibina atas invois semata-mata.

Perubahan ialah versi baharu, bukan tulis ganti. Pesanan berubah: pembekal menghantar sebahagian kuantiti sekarang dan bakinya kemudian, meminta harga lebih tinggi kerana harga bahan berubah, atau tapak memerlukan kuantiti tambahan. Setiap perubahan harga, kuantiti atau terma direkodkan sebagai versi baharu pesanan dengan nombor semakan, sebab dan tarikh, dan versi sebelumnya kekal kelihatan. Jika semakan menaikkan jumlah melebihi yang diluluskan, ia kembali untuk kelulusan, seperti yang kami terangkan dalam bahagian kedua. Penghantaran separa langsung tidak mengubah pesanan: setiap penerimaan direkodkan pada barisnya, dan baki tertunggak kekal kelihatan sehingga ia tiba atau ditutup dengan sebab bertulis, supaya tiada komitmen tergantung yang tidak lagi ditunggu oleh sesiapa. Jika pesanan disunting supaya sepadan dengan apa yang tiba, jurang yang diperlukan oleh pemadanan dalam bahagian seterusnya akan hilang.

Pandangan Origami

Apabila kami membina peringkat ini untuk sesebuah syarikat, kami bermula dengan senarai pembekalnya seadanya, dan dengan pesanan belian terkininya seperti yang sebenarnya dikeluarkan: di mana pembekal berganda, dari mana setiap IBAN datang, dan berapa banyak pesanan ditulis selepas invoisnya. Bacaan itu menentukan apa yang perlu dibersihkan sebelum sistem, kerana senarai pembekal yang mengandungi rekod berganda membawa masalahnya ke mana-mana sistem baharu tanpa berubah.

Kemudian kami menghubungkan rekod pembekal dan pesanan belian dengan permintaan sebelumnya serta penerimaan dan invois selepasnya, dan dengan sistem perakaunan yang digunakan oleh syarikat, dengan pengecam pembekal yang tidak boleh berulang, perubahan butiran bank yang hanya berlaku dengan kelulusan, dan versi semakan yang menyimpan sejarah setiap pesanan. Ini sebahagian daripada sistem tersuai yang kami bina, seperti yang diterangkan dalam perkhidmatan kami.

Latihan untuk minggu ini: senarai pembekal yang bersih dan sepuluh pembekal disahkan

Latihan ini tidak memerlukan alat baharu, dan pengurus kewangan boleh menjalankannya bersama ketua perolehan dalam satu atau dua sesi:

  • Eksport senarai penuh pembekal anda daripada sistem perakaunan atau fail yang anda gunakan, isih mengikut nama, dan cari nama yang serupa. Tanya bagi setiap kumpulan: adakah ini satu perniagaan?
  • Pilih sepuluh pembekal terbesar anda berdasarkan apa yang anda bayar kepada mereka sepanjang tahun lalu, selepas menyatukan rekod berganda mereka di bawah satu nama.
  • Semak setiap satu dalam dua perkhidmatan rasmi, dan bandingkan nama dalam daftar komersial dengan nama yang dikaitkan dengan nombor VAT, dan dengan nama pada akaun bank yang anda bayar.
  • Tanya tentang setiap IBAN: di manakah surat rasmi asalnya? Bilakah ia kali terakhir bertukar, siapa yang menukarnya, dan bagaimana ia disahkan?
  • Kembali kepada sepuluh invois daripada latihan bahagian pertama, cari sebut harga dan pesanan belian bagi setiap satu, bandingkan harga seunitnya dengan harga pada invois, dan bandingkan tarikh pesanan dengan tarikh invois.

Pesanan belian yang bertarikh selepas invoisnya, harga pada invois yang tidak dapat dijelaskan oleh mana-mana sebut harga, IBAN yang tidak dapat dikesan oleh sesiapa: inilah titik yang ditutup oleh sistem terlebih dahulu. Dan jika anda mendapati kebanyakan pesanan ditulis selepas invois, sebabnya biasanya kerana mengeluarkan pesanan lebih perlahan daripada kerja itu sendiri, dan penyelesaiannya ialah pesanan yang dijana daripada permintaan yang diluluskan dalam satu langkah, bukan kawalan yang lebih ketat.

Dalam bahagian seterusnya

Pembelian kini mempunyai pembekal yang disahkan dan pesanan bertulis yang membawa apa yang dipersetujui. Bahagian seterusnya mengikuti pesanan ke tempat kertas bertemu realiti: penerimaan di pintu gudang atau di tapak dengan kuantiti yang benar-benar dikira, rekod penyiapan bagi perkhidmatan dan subkontraktor, kemudian pemadanan tiga hala antara pesanan belian, rekod penerimaan dan invois, dan mengapa tiada wang dilepaskan sehingga ketiga-tiganya sepadan.

Sumber