Na segunda parte, a necessidade ganhou uma solicitação numerada, e a decisão, uma aprovação com um responsável conhecido. Mas uma aprovação diz que a empresa vai gastar; não diz com quem, a que preço nem em que condições. Essas são as perguntas das duas estações seguintes: o fornecedor e a cotação, e depois o pedido de compra.

Onde acontece a ruptura e os três passos que a corrigem

É nessas duas estações que acontece a ruptura que descrevemos na primeira parte: uma cotação que chegou como foto em um chat, depois uma nota fiscal com preço unitário maior ou com uma taxa de entrega que ninguém mencionou, e um pedido de compra escrito depois da nota para cobri-la. Esta parte corrige isso em três passos, nesta ordem: um cadastro de fornecedor feito uma única vez e verificado na inclusão, cotações comparadas em uma mesma base e um pedido de compra que transforma a cotação escolhida em um compromisso por escrito que o dono enxerga antes de chegar qualquer nota.

O cadastro de fornecedor: feito uma vez, verificado na inclusão

Todo pedido de compra, toda nota fiscal e todo pagamento vão remeter a um fornecedor. Se os dados do fornecedor estiverem incompletos, ou escritos de três formas diferentes, todos os documentos seguintes herdam o problema. Por isso, colocar as compras sob controle começa pelo cadastro de fornecedor, não pela cotação. Um bom cadastro traz seis dados essenciais:

  • O nome tal como consta no registro comercial, não o nome curto pelo qual a equipe o conhece, nem o nome do vendedor com quem ela fala. O nome curto pode ficar como campo de busca, mas é o nome registrado que precisa bater com a nota e com a conta bancária.
  • O número nacional unificado do estabelecimento. É com ele que você pesquisa o registro no serviço do Ministério do Comércio, e ele é mais estável do que um nome que pode ser escrito de várias formas.
  • O número de IVA, se o fornecedor for registrado no IVA. As notas fiscais dele trarão esse número, e voltamos a isso na quinta parte.
  • O endereço tal como registrado, porque os documentos oficiais precisam dele e porque ajuda a diferenciar duas empresas com nomes parecidos.
  • O IBAN, em uma carta oficial do fornecedor, não copiado de uma mensagem de WhatsApp ou da assinatura de um e-mail. Na inclusão, alguém confere se o nome do titular da conta na carta é o próprio nome registrado do fornecedor.
  • As condições de pagamento acordadas: pagamento antecipado, pagamento na entrega ou prazo por um período combinado. Essas condições passam automaticamente para cada pedido de compra, para que não sejam renegociadas a cada vez e não surpreendam o contador na hora do pagamento.

Como o IBAN é para onde o dinheiro vai, alterá-lo não é tratado como uma edição de rotina. O golpe conhecido aqui não precisa de nenhuma invasão técnica: um e-mail que parece vir do fornecedor, com a assinatura e o logotipo dele, diz que a conta mudou e pede que os próximos pagamentos sigam para uma nova. O funcionário que age de boa-fé não fez nada de errado, e o controle que o protege é simples: alterar os dados bancários exige uma nova carta oficial e uma ligação de confirmação para o número do fornecedor que já está no cadastro, não para o número que aparece no próprio e-mail; o sistema registra quem alterou e quando, e outra pessoa, que não quem lançou a alteração, a aprova. O mesmo vale para criar um fornecedor novo: quem o cadastra não é quem o paga, não porque alguém esteja sob suspeita, mas porque essa separação protege os dois de qualquer questionamento depois.

Duas verificações oficiais gratuitas antes do primeiro pedido de compra

Antes de um fornecedor entrar na sua lista, bastam duas verificações em duas fontes oficiais, ambas gratuitas e questão de minutos:

  • A verificação de registro no IVA da Autoridade de Zakat, Impostos e Alfândega (ZATCA). Um serviço on-line aberto a contribuintes e ao público: você pesquisa por um de três números, o número de IVA, o número do registro comercial ou o número do certificado de IVA, e aparece a situação de registro da empresa no IVA.
  • A consulta ao registro comercial do Ministério do Comércio. Um serviço imediato e gratuito em que você pesquisa pelo nome do estabelecimento ou pelo seu número nacional unificado e vê os dados do registro comercial sem ir a uma unidade do ministério.

O objetivo das duas verificações não é desconfiar do fornecedor, mas garantir que três nomes coincidam: o nome no registro comercial, o nome vinculado ao número de IVA e o nome na carta da conta bancária. Se não coincidirem, a pergunta é feita agora, antes do primeiro pedido de compra, e não depois do primeiro pagamento.

Observe que nem todo fornecedor é obrigado a se registrar no IVA, então um fornecedor pequeno sem número de IVA não é necessariamente um problema. O contrário, porém, merece atenção: uma cotação que acrescenta IVA, vinda de um fornecedor cujo registro não aparece. O serviço da ZATCA para denunciar infrações de IVA cita, entre seus exemplos, um número de identificação fiscal incorreto e imposto cobrado por pessoa não registrada. Pergunte ao fornecedor antes de emitir o pedido, e leve qualquer dúvida sobre o efeito no seu próprio IVA ao seu consultor tributário.

O fornecedor duplicado: uma empresa, dois nomes

Em por que o estoque do sistema não bate com a prateleira descrevemos o mesmo item cadastrado com dois códigos, de modo que um parece em falta e o outro parece parado, quando são a mesma coisa. As listas de fornecedores pegam a mesma doença. Um fornecedor de aço é cadastrado por um funcionário com o nome fantasia, por outro, um ano depois, com o nome que aparece na nota, e por um terceiro com o nome da filial em outra cidade. Uma empresa, três cadastros e três consequências:

  • Um histórico dividido. O histórico do fornecedor em entrega, qualidade e preços fica espalhado por três cadastros, então você nunca vê o quadro completo ao comparar a próxima cotação dele com outras.
  • Uma participação oculta nos gastos. Esse fornecedor pode ser o seu maior sem que você saiba, porque o que você paga a ele está espalhado por três nomes. Isso importa na negociação, e importa ainda mais quando você percebe que, se ele parar, mais de uma obra pode parar junto.
  • Um pagamento em duplicidade mais fácil. A verificação de notas duplicadas normalmente procura o mesmo número de nota do mesmo fornecedor. Se a nota for lançada uma vez contra o primeiro cadastro e outra contra o segundo, ela passa na verificação duas vezes.

A solução é um identificador de fornecedor que não pode se repetir: o número nacional unificado, junto com o número de IVA quando houver. O sistema se recusa a criar um segundo cadastro com o mesmo número e procura nomes parecidos antes de criar um, avisando o funcionário de que o fornecedor já existe em vez de deixar isso para a memória dele. A lista atual é limpa uma vez: os cadastros duplicados são fundidos em um único cadastro que preserva todo o histórico.

Comparar cotações em uma mesma base

Quando você precisa de mais de uma cotação, e quando uma basta porque o fornecedor é o único ou porque há um acordo de preços vigente com ele, é uma decisão que o dono define na política de compras. Mas, quando você pede várias, a comparação só se sustenta se as cotações estiverem em uma mesma base. As cotações chegam em formatos diferentes, e cada formato faz a própria cotação parecer mais barata:

  • A mesma unidade. Um fornecedor cota por tonelada e outro por feixe, ou um fornecedor de suprimentos para hotéis cota por caixa e outro por unidade, com caixas de tamanhos diferentes. Converta os preços para uma única unidade antes de comparar qualquer coisa.
  • O IVA à parte. Uma cotação informa o preço com IVA e outra sem IVA, então a segunda parece mais barata quando não é. Registre cada cotação com o preço sem IVA e o valor do IVA separadamente.
  • Data e local de entrega. Um preço posto no depósito do fornecedor não é um preço entregue na obra. O primeiro significa carga, transporte e descarga por sua conta, e talvez um caminhão que você não tem no dia em que precisa.
  • Condições de pagamento. Uma cotação que pede adiantamento prende o seu caixa desde o primeiro dia, enquanto uma cotação a prazo deixa o dinheiro com você até o recebimento e a conferência. Isso é uma diferença de custo mesmo quando o preço é idêntico.
  • Validade da cotação. Uma cotação vencida não é um preço; é o ponto de partida de uma nova negociação. A data de vencimento é registrada para que nenhum pedido de compra seja feito sobre um preço ao qual o fornecedor não está mais obrigado.

Por isso o menor preço unitário nem sempre é o menor custo. A cotação mais barata pode não incluir a entrega na obra, ou pode vir com uma data de entrega posterior que atrasa uma concretagem na obra ou para uma linha de produção em uma fábrica, ou pode pedir um adiantamento que prende o caixa de que você precisa, ou pode descrever o item de forma tão vaga que chega um substituto que não atende à especificação. Em serviços, a diferença está mais no escopo do que no preço: de duas cotações para manutenção do ar-condicionado central de um hotel, uma pode parecer mais barata porque exclui peças de reposição, ou porque cobra à parte os chamados de emergência fora do contrato.

E a data de entrega em uma cotação é apenas uma promessa. Em quando repor e quanto: ponto de pedido e estoque de segurança explicamos que o prazo de entrega real vai da emissão do pedido de compra até a mercadoria estar na prateleira pronta para sair, e que calculá-lo só pela promessa do fornecedor é o erro mais caro. Por isso cada pedido de compra registra quando a mercadoria realmente chegou, e na próxima vez você compara o histórico do fornecedor, não a promessa dele. Depois, a planilha de comparação é guardada com a solicitação, com uma linha explicando a escolha sempre que o fornecedor escolhido não for o mais barato. Essa linha responde à pergunta do revisor meses depois e protege quem tomou a decisão.

O pedido de compra: a cotação escolhida vira um compromisso por escrito

O pedido de compra é o documento em que a empresa diz ao fornecedor: foi isto que combinamos, entregue. Ele não controla nada se não for emitido antes do fornecimento, e não depois da nota para cobri-la. O pedido traz exatamente o que foi combinado:

  • O item com a sua especificação, a quantidade e a unidade, o preço unitário sem IVA e o valor do IVA separadamente.
  • A data e o local de entrega: a obra, o depósito ou o imóvel específico.
  • As condições de pagamento, trazidas do cadastro do fornecedor ou conforme combinado nesta cotação específica.
  • O número da solicitação de compra que deu origem a ele, uma referência à cotação escolhida e o número do projeto ou da obra em que o custo é lançado.

Na construção, o pedido às vezes assume a forma de uma ordem de serviço para um subempreiteiro e, para fornecimentos e serviços recorrentes, a forma de um acordo de preços por um período definido, com pedidos sucessivos emitidos dentro dele sem coletar cotações de novo a cada vez. O nome muda e o princípio é o mesmo: um compromisso por escrito vinculado à sua solicitação, contra o qual se mede o que chega e o que é faturado.

O mais importante que o pedido de compra acrescenta é tornar o compromisso visível antes de a nota existir. Em controle de custos e medições de obra comparamos o custo real de cada item com o que foi orçado na planilha de quantitativos. O pedido de compra acrescenta uma camada à frente da nota: o que a empresa já comprometeu, mas ainda não foi faturado. Assim, para cada projeto, obra ou imóvel, o dono vê três números juntos: o orçamento, o que está comprometido em pedidos em aberto e o que foi efetivamente faturado. Um projeto cujos custos reais parecem confortáveis pode já ter comprometido quase todo o orçamento em pedidos em aberto, e isso não aparece em nenhum relatório feito só com notas fiscais.

Uma alteração é uma nova versão, nunca uma sobrescrita. Os pedidos mudam: o fornecedor entrega parte da quantidade agora e o restante depois, pede um preço maior porque o preço do material subiu, ou a obra precisa de uma quantidade extra. Cada alteração de preço, quantidade ou condições é registrada como uma nova versão do pedido, com número de revisão, motivo e data, e a versão anterior continua visível. Se a revisão elevar o valor acima do que foi aprovado, ela volta para aprovação, como explicamos na segunda parte. Uma entrega parcial não altera o pedido em nada: cada recebimento é registrado contra a sua linha, e o saldo em aberto continua visível até chegar ou ser encerrado com um motivo por escrito, para que nenhum compromisso fique pendurado sem que ninguém o espere mais. Se o pedido fosse editado para bater com o que chegou, a diferença de que a conferência da próxima parte precisa desapareceria.

A visão da Origami

Quando construímos esta etapa para uma empresa, partimos da lista de fornecedores como ela está, e dos pedidos de compra recentes como foram de fato emitidos: onde há fornecedores duplicados, de onde veio cada IBAN e quantos pedidos foram escritos depois das notas. Essa leitura decide o que precisa ser limpo antes do sistema, porque uma lista de fornecedores com duplicados leva o seu problema intacto para qualquer sistema novo.

Depois conectamos o cadastro de fornecedor e o pedido de compra à solicitação que vem antes e ao recebimento e à nota que vêm depois, e ao sistema contábil que a empresa usa, com um identificador de fornecedor que não pode se repetir, alterações de dados bancários que só passam com aprovação e versões de revisão que guardam o histórico de cada pedido. Isso faz parte dos sistemas sob medida que desenvolvemos, descritos em nossos serviços.

Um exercício para esta semana: uma lista de fornecedores limpa e dez fornecedores verificados

Este exercício não exige nenhuma ferramenta nova, e o gerente financeiro pode fazê-lo com o responsável por compras em uma ou duas sessões:

  • Exporte a sua lista completa de fornecedores do sistema contábil ou da planilha com que vocês trabalham, ordene por nome e procure nomes parecidos. Pergunte sobre cada grupo: isto é uma única empresa?
  • Escolha os seus dez maiores fornecedores pelo que você pagou a eles no último ano, depois de reunir os duplicados sob um único nome.
  • Verifique cada um nos dois serviços oficiais, e compare o nome no registro comercial com o nome vinculado ao número de IVA e com o nome na conta bancária para a qual você paga.
  • Pergunte sobre cada IBAN: onde está a carta oficial de onde ele veio? Quando mudou pela última vez, quem mudou e como foi confirmado?
  • Volte às dez notas do exercício da primeira parte, encontre a cotação e o pedido de compra de cada uma, compare o preço unitário delas com o preço da nota e compare a data do pedido com a data da nota.

Um pedido de compra com data posterior à nota, um preço na nota que nenhuma cotação explica, um IBAN cuja origem ninguém consegue rastrear: são esses os pontos que o sistema fecha primeiro. E se você descobrir que a maioria dos pedidos é escrita depois da nota, o motivo costuma ser que emitir um pedido é mais lento do que o trabalho, e a solução é um pedido gerado a partir da solicitação aprovada em um único passo, não um controle mais rígido.

Na próxima parte

A compra agora tem um fornecedor verificado e um pedido por escrito com o que foi combinado. A próxima parte acompanha o pedido até onde o papel encontra a realidade: o recebimento no portão do depósito ou na obra com a quantidade realmente contada, o termo de conclusão para serviços e subempreiteiros e, depois, a conferência de três vias entre o pedido de compra, o registro de recebimento e a nota fiscal, e por que nenhum dinheiro é liberado até que os três estejam de acordo.

Fontes