من عرض السعر إلى أمر الشراء: مورد موثق وسعر ملزم

من عرض السعر إلى أمر الشراء: مورد موثق وسعر ملزم

في الجزء الثاني صار للحاجة طلب برقم، وللقرار اعتماد يعرف صاحبه. لكن الاعتماد يقول إن الشركة ستنفق، ولا يقول عند من، ولا بأي سعر، ولا بأي شروط. هذه أسئلة المحطتين التاليتين: المورد وعرض السعر، ثم أمر الشراء.

وفي هاتين المحطتين يقع الكسر الذي وصفناه في الجزء الأول: عرض سعر وصل صورة في محادثة، ثم فاتورة بسعر أعلى للوحدة أو ببند نقل لم يذكر، وأمر شراء كتب بعد الفاتورة ليغطيها. نعالج ذلك هنا بثلاث خطوات بالترتيب: سجل مورد يدخل مرة واحدة ويتحقق منه عند إضافته، ثم مقارنة عروض على أساس واحد، ثم أمر شراء يحول العرض المختار إلى التزام مكتوب يراه المالك قبل أن تصل أي فاتورة.

سجل المورد: يدخل مرة واحدة ويتحقق منه عند إضافته

كل أمر شراء وكل فاتورة وكل دفعة ستشير لاحقا إلى مورد. فإن كانت بيانات المورد ناقصة أو مكتوبة بثلاث طرق مختلفة، ورثت كل المستندات بعدها هذا الخلل. لذلك يبدأ ضبط الشراء من سجل المورد، لا من عرض السعر. والسجل الجيد يحمل ست معلومات أساسية:

• الاسم كما في السجل التجاري، لا الاسم المختصر الذي يعرفه به الفريق، ولا اسم المندوب الذي يتواصل معه. الاسم المختصر يمكن أن يبقى حقلا للبحث، لكن الاسم الرسمي هو ما يجب أن يطابق الفاتورة والحساب البنكي.
• الرقم الوطني الموحد للمنشأة. تبحث به عن السجل في خدمة وزارة التجارة، وهو أثبت من الاسم الذي قد يكتب بأكثر من صيغة.
• الرقم الضريبي إن كان المورد مسجلا في ضريبة القيمة المضافة. هذا الرقم ستحمله فواتيره الضريبية، وسنعود إليه في الجزء الخامس.
• العنوان كما في السجل، لأن المستندات الرسمية تحتاجه، ولأنه يساعد في التفريق بين منشأتين متشابهتين في الاسم.
• الآيبان على خطاب رسمي من المورد، لا منسوخا من رسالة واتساب أو من ذيل بريد إلكتروني. ويفحص عند الإدخال أن اسم صاحب الحساب في الخطاب هو اسم المورد نفسه في السجل.
• شروط الدفع المتفق عليها: دفعة مقدمة، أو عند التسليم، أو آجل بمدة متفق عليها. هذه الشروط تنتقل تلقائيا إلى كل أمر شراء، فلا يعاد التفاوض عليها في كل مرة، ولا يفاجأ بها المحاسب عند السداد.

ولأن الآيبان هو المعلومة التي يخرج إليها المال، فتغييره لا يعامل كتعديل عادي. الطريقة المعروفة هنا لا تحتاج اختراقا تقنيا: رسالة بريد تبدو من المورد، بتوقيعه وشعاره، تقول إن الحساب تغير وتطلب تحويل الدفعات القادمة إلى حساب جديد. الموظف الذي ينفذها بحسن نية لم يخطئ، والضابط الذي يحميه بسيط: تغيير الحساب البنكي يحتاج خطابا رسميا جديدا، وتأكيدا بمكالمة إلى رقم المورد المسجل مسبقا في السجل لا إلى الرقم الوارد في الرسالة نفسها، ويسجل النظام من غير ومتى، ويعتمد التغيير شخص غير الذي أدخله. وكذلك إنشاء مورد جديد: من يضيفه غير من يسدد له، لا لأن أحدهما موضع شك، بل لأن هذا الفصل يحمي الاثنين من أي سؤال لاحق.

فحصان رسميان مجانيان قبل أول أمر شراء

قبل أن يدخل المورد قائمتك، يكفي فحصان من مصدرين رسميين، كلاهما مجاني ولا يأخذ أكثر من دقائق:

• التحقق من التسجيل في ضريبة القيمة المضافة لدى هيئة الزكاة والضريبة والجمارك. خدمة إلكترونية متاحة للمكلفين وللجمهور، تبحث فيها بأحد ثلاثة أرقام: الرقم الضريبي، أو رقم السجل التجاري، أو رقم شهادة ضريبة القيمة المضافة، فتظهر حالة تسجيل المنشأة في الضريبة.
• الاستعلام عن بيانات السجل التجاري لدى وزارة التجارة. خدمة فورية مجانية تبحث فيها باسم المنشأة أو برقمها الوطني الموحد، فتطلع على بيانات سجلها التجاري دون مراجعة فروع الوزارة.

والغرض من الفحصين ليس الشك في المورد، بل التأكد من أن ثلاثة أسماء تطابق بعضها: الاسم في السجل التجاري، والاسم المرتبط بالرقم الضريبي، والاسم على خطاب الحساب البنكي. وإن لم تتطابق، فالسؤال يطرح الآن قبل أول أمر شراء، لا بعد أول دفعة.

ولاحظ أن ليس كل مورد ملزما بالتسجيل في الضريبة، فغياب الرقم الضريبي عند مورد صغير لا يعني بالضرورة خللا. لكن العكس يستحق الانتباه: عرض سعر يضيف ضريبة من مورد لا تظهر له حالة تسجيل. فالهيئة تذكر في خدمة الإبلاغ عن مخالفات ضريبة القيمة المضافة، ضمن أمثلة المخالفات، رقما ضريبيا غير صحيح، وتحصيل ضريبة من شخص غير مسجل. اسأل المورد عن ذلك قبل أن تصدر الأمر، وما يتعلق بأثره على ضريبتك أنت فاسأل عنه مستشارك الضريبي.

المورد المكرر: شركة واحدة باسمين

في لماذا لا يطابق مخزون النظام ما على الرف وصفنا الصنف الواحد الذي يدخل بكودين، فيبدو أحدهما نافدا والآخر راكدا وهما الشيء نفسه. قائمة الموردين تصاب بالمرض نفسه. مورد حديد يدخله موظف باسمه التجاري، ويدخله آخر بعد سنة بالاسم الذي في فاتورته، ويدخله ثالث باسم فرعه في مدينة أخرى. الشركة واحدة، والسجلات ثلاثة، ولهذا ثلاث نتائج:

• تاريخ مقسوم. أداء المورد في التسليم والجودة والأسعار موزع على ثلاثة سجلات، فلا ترى الصورة كاملة حين تقارن عرضه القادم بعروض غيره.
• حصة مخفية من الإنفاق. قد يكون هذا المورد أكبر من تتعامل معه دون أن تعرف، لأن ما تدفعه له موزع على ثلاثة أسماء. وهذه معلومة تهمك عند التفاوض، وتهمك أكثر حين تدرك أن توقفه قد يوقف أكثر من موقع معه.
• سداد مكرر أسهل. فحص الفاتورة المكررة يبحث عادة عن رقم الفاتورة نفسه عند المورد نفسه. فإن سجلت الفاتورة مرة على السجل الأول ومرة على الثاني، مرت من الفحص مرتين.

والعلاج أن يكون للمورد معرف لا يتكرر: الرقم الوطني الموحد، ومعه الرقم الضريبي إن وجد. يرفض النظام إنشاء سجل ثان بالرقم نفسه، ويبحث عن الأسماء المشابهة قبل الإنشاء، فيخبر الموظف أن المورد موجود بدل أن يترك الأمر لذاكرته. أما القائمة الحالية فتنظف مرة واحدة: تدمج السجلات المكررة في سجل واحد يحتفظ بتاريخها كله.

مقارنة العروض على أساس واحد

متى تحتاج أكثر من عرض، ومتى يكفي عرض واحد لأن المورد وحيد أو لأن بينكما اتفاق أسعار ساري، قرار يضعه المالك في سياسة الشراء. لكن حين تطلب أكثر من عرض، فالمقارنة لا تصح إلا إذا وضعت العروض على أساس واحد. العروض تصل بصيغ مختلفة، وكل صيغة تجعل عرضها يبدو أرخص:

• نفس الوحدة. مورد يسعر بالطن وآخر بالحزمة، أو مورد مستهلكات فندقية يسعر بالكرتون وآخر بالحبة وكراتينهما مختلفة الحجم. تحول الأسعار إلى وحدة واحدة قبل أي مقارنة.
• الضريبة ظاهرة منفصلة. عرض يذكر السعر شاملا الضريبة وآخر قبلها، فيبدو الثاني أرخص وهو ليس كذلك. يسجل كل عرض بسعره قبل الضريبة، ومبلغ الضريبة منفصلا.
• موعد التسليم ومكانه. سعر التسليم في مستودع المورد غير سعر التسليم في الموقع. الأول يعني تحميلا ونقلا وتنزيلا على حسابك، وربما شاحنة لا تملكها في اليوم الذي تحتاجها فيه.
• شروط الدفع. عرض يطلب دفعة مقدمة يحبس نقدك من اليوم الأول، وعرض آجل يترك لك النقد حتى الاستلام والتدقيق. وهذا فرق في التكلفة حتى لو تطابق السعر.
• مدة صلاحية العرض. العرض الذي انتهت صلاحيته ليس سعرا، بل نقطة بداية لتفاوض جديد. ويسجل تاريخ انتهائه، حتى لا يبنى أمر شراء على سعر لم يعد المورد ملزما به.

ولهذا لا يكون أقل سعر للوحدة دائما أقل تكلفة. العرض الأرخص قد لا يشمل النقل إلى الموقع، أو يأتي بموعد تسليم أبعد يؤخر صبة في موقع أو يوقف خط إنتاج في مصنع، أو يطلب دفعة مقدمة تحبس نقدا تحتاجه، أو يكون وصفه للصنف عاما فيصل بديل لا يطابق المواصفة. وفي الخدمات يكون الفرق في النطاق أكثر منه في السعر: من عرضين لصيانة التكييف المركزي في فندق، قد يبدو أحدهما أرخص لأنه لا يشمل قطع الغيار، أو لأنه يحسب الزيارة الطارئة خارج العقد.

وموعد التسليم في العرض وعد لا أكثر. في متى تطلب وكم تطلب؟ نقطة إعادة الطلب والمخزون الأمني شرحنا أن مدة التوريد الحقيقية تبدأ من إصدار أمر الشراء وتنتهي حين تكون البضاعة جاهزة على الرف، وأن حسابها من وعد المورد وحده هو الخطأ الأكثر تكلفة. لذلك يسجل على كل أمر شراء متى وصلت البضاعة فعلا، فتقارن في المرة القادمة سجل المورد لا وعده. ثم تحفظ ورقة المقارنة مع الطلب، ومعها سطر يشرح سبب الاختيار حين لا يكون المختار هو الأرخص. هذا السطر يجيب عن سؤال المراجع بعد أشهر، ويحمي من اتخذ القرار.

أمر الشراء: العرض المختار يصبح التزاما مكتوبا

أمر الشراء هو المستند الذي تقول فيه الشركة للمورد: هذا ما اتفقنا عليه، فورده. ولا يضبط شيئا إلا إذا صدر قبل التوريد، لا بعد الفاتورة ليغطيها. ويحمل الأمر ما اتفق عليه بالضبط:

• الصنف بمواصفته، والكمية ووحدتها، وسعر الوحدة قبل الضريبة، ومبلغ الضريبة منفصلا.
• موعد التسليم ومكانه: الموقع، أو المستودع، أو العقار بعينه.
• شروط الدفع، منقولة من سجل المورد أو كما اتفق عليها في هذا العرض تحديدا.
• رقم طلب الشراء الذي بدأ منه، ومرجع العرض المختار، ورقم المشروع أو الموقع الذي تحمل عليه التكلفة.

وفي المقاولات يأخذ الأمر أحيانا شكل أمر إسناد لمقاول باطن، وفي التوريدات والخدمات المتكررة شكل اتفاقية أسعار لمدة محددة، تصدر تحتها أوامر متتالية دون إعادة جمع العروض كل مرة. الاسم يختلف والمبدأ واحد: التزام مكتوب يرتبط بطلبه، ويقاس عليه ما يصل وما يفوتر.

وأهم ما يضيفه أمر الشراء أنه يجعل الالتزام مرئيا قبل أن توجد الفاتورة. في ضبط التكاليف والمستخلصات قارنا التكلفة الفعلية لكل بند بما سعر في جدول الكميات. أمر الشراء يضيف إلى هذه المقارنة طبقة تسبق الفاتورة: ما التزمت به الشركة ولم يفوتر بعد. فيرى المالك لكل مشروع أو موقع أو عقار ثلاثة أرقام معا: الميزانية، وما التزم به في أوامر مفتوحة، وما فوتر فعلا. والمشروع الذي تبدو تكاليفه الفعلية مريحة قد يكون التزم في أوامر مفتوحة بما يقترب من ميزانيته كلها، وهذا لا يظهر في أي تقرير يعتمد على الفواتير وحدها.

والتعديل نسخة جديدة، لا كتابة فوق القديم. الأوامر تتغير: المورد يسلم جزءا من الكمية الآن والباقي لاحقا، أو يطلب سعرا أعلى لأن سعر المادة تغير، أو يحتاج الموقع كمية إضافية. كل تغيير في السعر أو الكمية أو الشروط يسجل نسخة جديدة من الأمر برقم تعديل وسبب وتاريخ، وتبقى النسخة السابقة ظاهرة. وإن رفع التعديل المبلغ فوق ما اعتمد، عاد إلى الاعتماد كما شرحنا في الجزء الثاني. أما التسليم الجزئي فلا يعدل الأمر أصلا: يسجل كل استلام على سطره، ويبقى الرصيد المفتوح ظاهرا حتى يصل أو يقفل بسبب مكتوب، فلا يبقى التزام معلق لم يعد أحد ينتظره. ولو عدل الأمر ليطابق ما وصل، لاختفى الفرق الذي تحتاجه المطابقة في الجزء القادم.

نظرة أوريجامي

حين نبني هذه المرحلة لشركة، نبدأ من قائمة مورديها كما هي، ومن آخر أوامر شرائها كما صدرت فعلا: أين تكرر المورد، ومن أين جاء كل آيبان، وكم أمرا كتب بعد فاتورته. هذه القراءة تحدد ما يحتاج تنظيفا قبل النظام، لأن قائمة موردين فيها تكرار تنقل مشكلتها إلى أي نظام جديد كما هي.

ثم نربط سجل المورد وأمر الشراء بالطلب الذي قبلهما والاستلام والفاتورة بعدهما، وبنظام المحاسبة الذي تعمل عليه الشركة، مع معرف مورد لا يتكرر، وتغيير للحساب البنكي لا يتم إلا باعتماد، ونسخ تعديل تحفظ تاريخ كل أمر. هذا جزء مما نبنيه من أنظمة مخصصة ضمن خدماتنا.

تمرين لهذا الأسبوع: قائمة موردين نظيفة وعشرة موردين موثقين

لا يحتاج هذا التمرين أي أداة جديدة، ويجريه المدير المالي مع مسؤول المشتريات في جلسة أو جلستين:

• صدر قائمة مورديك كاملة من نظام المحاسبة أو من الملف الذي تعمل عليه، ورتبها بالاسم، وابحث عن الأسماء المتشابهة. واسأل عن كل مجموعة منها: هل هي منشأة واحدة؟
• اختر أكبر عشرة موردين من حيث ما دفعته لهم خلال السنة الماضية، بعد جمع المكرر منهم تحت اسم واحد.
• افحص كل واحد منهم في الخدمتين الرسميتين، وقارن الاسم في السجل التجاري بالاسم المرتبط بالرقم الضريبي، وبالاسم على الحساب البنكي الذي تحول إليه.
• اسأل عن كل آيبان: أين الخطاب الرسمي الذي جاء منه؟ ومتى تغير آخر مرة، ومن غيره، وكيف تأكد منه؟
• ارجع إلى الفواتير العشر من تمرين الجزء الأول، وابحث لكل واحدة عن عرض السعر وأمر الشراء، وقارن سعر الوحدة فيهما بسعرها في الفاتورة، وقارن تاريخ الأمر بتاريخ الفاتورة.

أمر شراء تاريخه بعد تاريخ فاتورته، أو سعر في فاتورة لا يوجد عرض يفسره، أو آيبان لا يعرف أحد من أين جاء: هذه هي النقاط التي يغلقها النظام أولا. وإن وجدت أن معظم الأوامر تكتب بعد الفاتورة، فالسبب غالبا أن إصدار الأمر أبطأ من العمل، والعلاج أمر يصدر من الطلب المعتمد بضغطة لا ضابط أشد.

في الجزء القادم

صار للشراء مورد موثق وأمر مكتوب يحمل ما اتفق عليه. الجزء القادم يتابع الأمر إلى حيث يلتقي الورق بالواقع: الاستلام عند بوابة المستودع أو في الموقع بالكمية المعدودة فعلا، ومحضر استلام الأعمال للخدمات ومقاولي الباطن، ثم المطابقة الثلاثية بين أمر الشراء ومحضر الاستلام والفاتورة، ولماذا لا يصرف مبلغ قبل أن تتفق الثلاثة.

مصادر

• هيئة الزكاة والضريبة والجمارك: خدمة التحقق من التسجيل في ضريبة القيمة المضافة — البحث بالرقم الضريبي أو رقم السجل التجاري أو رقم شهادة ضريبة القيمة المضافة، والخدمة مجانية ومتاحة للمكلفين والجمهور.
• هيئة الزكاة والضريبة والجمارك: خدمة الإبلاغ عن مخالفات ضريبة القيمة المضافة — ومن أمثلة المخالفات فيها رقم ضريبي غير صحيح، وتحصيل ضريبة من شخص غير مسجل في الضريبة.
• وزارة التجارة: خدمة الاستعلام عن بيانات السجل التجاري — البحث باسم المنشأة أو الرقم الوطني الموحد للمنشأة، والخدمة فورية ومجانية.