Во второй части потребность получила пронумерованную заявку, а решение — утверждение с известным ответственным. Но утверждение говорит, что компания потратит деньги; оно не говорит, у кого, по какой цене и на каких условиях. Это вопросы двух следующих этапов: поставщик и предложение, затем заказ на закупку.

Где происходит разрыв, и три шага, которые его устраняют

Именно на этих двух этапах происходит разрыв, который мы описали в первой части: предложение пришло фотографией в чате, затем счёт с более высокой ценой за единицу или с платой за доставку, о которой никто не говорил, и заказ на закупку, оформленный после счёта, чтобы его прикрыть. Эта часть устраняет это в три шага по порядку: карточка поставщика, которая вводится один раз и проверяется при добавлении, предложения, сравниваемые на единой основе, и заказ на закупку, который превращает выбранное предложение в письменное обязательство, видимое владельцу до прихода любого счёта.

Карточка поставщика: вводится один раз, проверяется при добавлении

Каждый заказ на закупку, каждый счёт и каждый платёж будут ссылаться на поставщика. Если данные поставщика неполны или записаны тремя разными способами, каждый последующий документ унаследует проблему. Поэтому наведение порядка в закупках начинается с карточки поставщика, а не с предложения. Хорошая карточка содержит шесть основных реквизитов:

  • Название так, как оно указано в коммерческом реестре, а не короткое имя, под которым его знает команда, и не имя торгового представителя, с которым она общается. Короткое имя может остаться полем для поиска, но именно зарегистрированное название должно совпадать со счётом и банковским счётом.
  • Единый национальный номер организации. По нему вы ищете запись реестра в сервисе Министерства торговли, и он надёжнее названия, которое можно написать по-разному.
  • Номер НДС, если поставщик зарегистрирован как плательщик НДС. Его налоговые счета будут содержать этот номер, и мы вернёмся к этому в пятой части.
  • Адрес в зарегистрированном виде, потому что он нужен для официальных документов и помогает различить две организации с похожими названиями.
  • IBAN из официального письма поставщика, а не скопированный из сообщения в WhatsApp или подписи электронного письма. При вводе кто-то проверяет, что имя владельца счёта в письме — это зарегистрированное название самого поставщика.
  • Согласованные условия оплаты: предоплата, оплата при поставке или отсрочка на согласованный срок. Эти условия автоматически переносятся в каждый заказ на закупку, поэтому их не согласовывают заново каждый раз и они не становятся сюрпризом для бухгалтера при оплате.

Поскольку IBAN — это то, куда уходят деньги, его изменение не считается рутинной правкой. Известная схема здесь не требует никакого технического взлома: письмо, которое выглядит как письмо поставщика, с его подписью и логотипом, сообщает, что счёт изменился, и просит перечислять будущие платежи на новый. Сотрудник, действующий добросовестно, ничего плохого не сделал, а защищающий его контроль прост: изменение банковских реквизитов требует нового официального письма и подтверждающего звонка по номеру поставщика, уже указанному в карточке, а не по номеру из самого письма; система фиксирует, кто и когда внёс изменение, а утверждает его другой человек, не тот, кто его ввёл. То же касается создания нового поставщика: тот, кто его заводит, не тот, кто ему платит, — не потому, что кто-то из них под подозрением, а потому, что такое разделение защищает обоих от любых вопросов в будущем.

Две бесплатные официальные проверки перед первым заказом на закупку

Прежде чем поставщик попадёт в ваш список, достаточно двух проверок в двух официальных источниках, обе бесплатны и занимают несколько минут:

  • Проверка регистрации плательщика НДС в Управлении по закяту, налогам и таможне (ZATCA). Онлайн-сервис, открытый для налогоплательщиков и общественности: поиск по одному из трёх номеров — номеру НДС, номеру коммерческой регистрации или номеру свидетельства НДС, — после чего отображается статус регистрации организации по НДС.
  • Запрос в коммерческий реестр Министерства торговли. Мгновенный бесплатный сервис, где вы ищете по названию организации или её единому национальному номеру и просматриваете данные коммерческого реестра, не посещая отделение министерства.

Смысл двух проверок не в недоверии к поставщику, а в том, чтобы убедиться, что совпадают три названия: название в коммерческом реестре, название, привязанное к номеру НДС, и название в письме о банковском счёте. Если они не совпадают, вопрос задаётся сейчас, до первого заказа на закупку, а не после первого платежа.

Учтите, что не каждый поставщик обязан регистрироваться как плательщик НДС, поэтому небольшой поставщик без номера НДС — не обязательно проблема. А вот обратная ситуация заслуживает внимания: предложение с начисленным НДС от поставщика, регистрация которого не отображается. Сервис ZATCA для сообщений о нарушениях в сфере НДС среди примеров называет неверный идентификационный номер налогоплательщика и налог, взимаемый незарегистрированным лицом. Спросите об этом поставщика до выпуска заказа, а любой вопрос о влиянии на ваш собственный НДС адресуйте своему налоговому консультанту.

Дублирующийся поставщик: одна компания, два названия

В статье почему остатки в системе не совпадают с полкой мы описали одну позицию, заведённую под двумя кодами, из-за чего одна выглядит закончившейся, а другая — неликвидом, хотя это одно и то же. Списки поставщиков болеют той же болезнью. Поставщика металла один сотрудник заводит под торговым названием, другой через год — под названием из его счёта, а третий — под названием его филиала в другом городе. Одна компания, три карточки и три последствия:

  • Раздробленная история. Показатели поставщика по поставкам, качеству и ценам разбросаны по трём карточкам, поэтому вы никогда не видите полной картины, когда сравниваете его следующее предложение с другими.
  • Скрытая доля затрат. Этот поставщик может быть вашим крупнейшим, а вы об этом не знаете, потому что ваши платежи ему распределены по трём названиям. Это важно на переговорах и ещё важнее, когда вы понимаете, что если он остановится, вместе с ним может встать больше одного объекта.
  • Более лёгкая двойная оплата. Проверка на дубли счетов обычно ищет одинаковый номер счёта от одного и того же поставщика. Если счёт проведён один раз по первой карточке и один раз по второй, он проходит проверку дважды.

Решение — идентификатор поставщика, который не может повторяться: единый национальный номер вместе с номером НДС, если он есть. Система отказывается создавать вторую карточку с тем же номером и перед созданием ищет похожие названия, поэтому сообщает сотруднику, что поставщик уже существует, а не полагается на его память. Существующий список очищается один раз: дублирующиеся карточки объединяются в одну, которая сохраняет всю их историю.

Сравнение предложений на единой основе

Когда нужно больше одного предложения, а когда хватает одного, потому что поставщик единственный или с ним действует ценовое соглашение, — это решение владелец закрепляет в закупочной политике. Но когда вы всё же запрашиваете несколько, сравнение имеет смысл, только если предложения стоят на единой основе. Предложения приходят в разных форматах, и каждый формат делает своё предложение дешевле на вид:

  • Одна и та же единица. Один поставщик называет цену за тонну, другой — за пачку, или один поставщик гостиничных товаров — за коробку, а другой — за штуку, причём коробки разного размера. Приведите цены к одной единице, прежде чем что-либо сравнивать.
  • НДС отдельной строкой. В одном предложении цена указана с НДС, в другом — без, поэтому второе кажется дешевле, хотя это не так. Записывайте каждое предложение с ценой без НДС и суммой НДС отдельно.
  • Срок и место поставки. Цена на складе поставщика — это не цена с доставкой на объект. Первая означает погрузку, перевозку и разгрузку за ваш счёт и, возможно, грузовик, которого у вас нет в нужный день.
  • Условия оплаты. Предложение с предоплатой замораживает ваши деньги с первого дня, а предложение с отсрочкой оставляет деньги у вас до приёмки и проверки. Это разница в стоимости, даже когда цена одинакова.
  • Срок действия предложения. Истёкшее предложение — это не цена, а отправная точка для новых переговоров. Дата окончания фиксируется, чтобы ни один заказ на закупку не строился на цене, которой поставщик больше не связан.

Вот почему самая низкая цена за единицу — не всегда самая низкая стоимость. Самое дешёвое предложение может не включать доставку на объект, или прийти с более поздним сроком поставки, который задержит бетонирование на объекте или остановит производственную линию на заводе, или потребовать предоплату, замораживающую нужные вам деньги, или описывать позицию настолько расплывчато, что приедет замена, не соответствующая спецификации. В услугах разница скорее в объёме, чем в цене: из двух предложений на обслуживание центрального кондиционирования отеля одно может выглядеть дешевле, потому что не включает запчасти или берёт отдельную плату за аварийные вызовы вне договора.

И срок поставки в предложении — это лишь обещание. В статье когда и сколько дозаказывать: точка перезаказа и страховой запас мы объяснили, что реальный срок поставки длится от выпуска заказа на закупку до момента, когда товар лежит на полке готовым к выдаче, и что рассчитывать его только по обещанию поставщика — самая дорогая ошибка. Поэтому каждый заказ на закупку фиксирует, когда товар фактически прибыл, и в следующий раз вы сравниваете фактические показатели поставщика, а не его обещание. Затем сравнительная таблица хранится вместе с заявкой, с одной строкой, объясняющей выбор, всякий раз, когда выбранный поставщик не самый дешёвый. Эта строка через несколько месяцев ответит на вопрос проверяющего и защитит того, кто принял решение.

Заказ на закупку: выбранное предложение становится письменным обязательством

Заказ на закупку — это документ, в котором компания говорит поставщику: вот о чём мы договорились, поставляйте. Он ничего не контролирует, если не выпущен до поставки, а оформлен после счёта, чтобы его прикрыть. Заказ содержит ровно то, о чём договорились:

  • Позицию со спецификацией, количество и единицу измерения, цену за единицу без НДС и сумму НДС отдельно.
  • Срок и место поставки: объект, склад или конкретное здание.
  • Условия оплаты — перенесённые из карточки поставщика или согласованные в этом конкретном предложении.
  • Номер заявки на закупку, с которой всё началось, ссылку на выбранное предложение и номер проекта или объекта, на который относятся затраты.

В строительстве заказ иногда принимает форму наряда-заказа субподрядчику, а для регулярных поставок и услуг — форму ценового соглашения на определённый срок, в рамках которого выпускаются последовательные заказы без повторного сбора предложений каждый раз. Название другое, принцип тот же: письменное обязательство, связанное со своей заявкой, с которым сверяется то, что поступает, и то, что выставляется в счёт.

Самое важное, что добавляет заказ на закупку, — он делает обязательство видимым до появления счёта. В статье контроль затрат и промежуточные акты мы сравнивали фактические затраты по каждой позиции с тем, что было заложено в смете. Заказ на закупку добавляет слой перед счётом: то, что компания уже обязалась оплатить, но по чему ещё не получила счёт. Поэтому по каждому проекту, объекту или зданию владелец видит три цифры вместе: бюджет, то, что связано в открытых заказах, и то, что фактически выставлено в счетах. Проект, фактические затраты которого выглядят спокойно, может уже связать почти весь бюджет в открытых заказах, и этого не покажет ни один отчёт, построенный только на счетах.

Изменение — это новая версия, а не перезапись. Заказы меняются: поставщик привозит часть количества сейчас, а остальное позже, просит более высокую цену, потому что цена материала изменилась, или объекту нужно дополнительное количество. Каждое изменение цены, количества или условий фиксируется как новая версия заказа с номером ревизии, причиной и датой, а предыдущая версия остаётся видимой. Если ревизия поднимает сумму выше утверждённой, она возвращается на утверждение, как мы объяснили во второй части. Частичная поставка вообще не меняет заказ: каждая приёмка фиксируется по своей строке, а открытый остаток остаётся видимым, пока не поступит или не будет закрыт с письменным обоснованием, чтобы не оставалось висящих обязательств, которых больше никто не ждёт. Если бы заказ правили под то, что пришло, исчезло бы расхождение, необходимое для сверки в следующей части.

Взгляд Origami

Когда мы выстраиваем этот этап для компании, мы начинаем с её списка поставщиков таким, какой он есть, и с её недавних заказов на закупку такими, какими они фактически выпускались: где поставщики дублируются, откуда взялся каждый IBAN и сколько заказов было оформлено после своих счетов. Этот разбор определяет, что нужно очистить до внедрения системы, потому что список поставщиков с дублями переносит свою проблему в любую новую систему без изменений.

Затем мы связываем карточку поставщика и заказ на закупку с заявкой до них и с приёмкой и счётом после них, а также с учётной системой, в которой работает компания, — с идентификатором поставщика, который не может повторяться, изменениями банковских реквизитов, которые проходят только с утверждением, и версиями ревизий, сохраняющими историю каждого заказа. Это часть индивидуальных систем, которые мы создаём, описанных в разделе наши услуги.

Упражнение на эту неделю: чистый список поставщиков и десять проверенных поставщиков

Это упражнение не требует нового инструмента, и финансовый директор может выполнить его вместе с руководителем закупок за одну или две встречи:

  • Выгрузите полный список поставщиков из учётной системы или файла, с которым вы работаете, отсортируйте его по названию и найдите похожие названия. Про каждую группу спросите: это одна организация?
  • Выберите десять крупнейших поставщиков по сумме, которую вы им заплатили за последний год, предварительно собрав их дубли под одним названием.
  • Проверьте каждого в двух официальных сервисах и сравните название в коммерческом реестре с названием, привязанным к номеру НДС, и с названием на банковском счёте, на который вы платите.
  • Спросите про каждый IBAN: где официальное письмо, из которого он взят? Когда он менялся в последний раз, кто его изменил и как это подтвердили?
  • Вернитесь к десяти счетам из упражнения первой части, найдите для каждого предложение и заказ на закупку, сравните их цену за единицу с ценой в счёте, а дату заказа — с датой счёта.

Заказ на закупку, датированный позже своего счёта, цена в счёте, которую не объясняет ни одно предложение, IBAN, происхождение которого никто не может отследить, — вот точки, которые система закрывает в первую очередь. А если окажется, что большинство заказов оформляется после счёта, причина обычно в том, что выпустить заказ медленнее, чем сделать работу, и решение — заказ, формируемый из утверждённой заявки за один шаг, а не более строгий контроль.

В следующей части

Теперь у закупки есть проверенный поставщик и письменный заказ с тем, о чём договорились. Следующая часть проследит заказ до места, где бумага встречается с реальностью: приёмка у ворот склада или на объекте с фактически пересчитанным количеством, акт выполнения для услуг и субподрядчиков, затем трёхсторонняя сверка между заказом на закупку, документом о приёмке и счётом, и почему деньги не выплачиваются, пока все три не совпадут.

Источники