第二部では、ニーズに番号付きの購買依頼が付き、判断には責任者が明確な承認が付きました。しかし承認が示すのは会社がお金を使うということだけで、誰から、いくらで、どんな条件で買うかは示しません。それが次の二つのステーション、つまりサプライヤーと見積、そして発注書で答える問いです。

断絶が起きる場所と、それを直す三つのステップ

第一部で述べた断絶が起きるのは、まさにこの二つのステーションです。チャットに写真で届いた見積、その後に届く単価の高い請求書や誰も口にしなかった配送料の入った請求書、そしてそれを取り繕うために請求書の後で作られた発注書。この部では、順番に三つのステップでこれを直します。一度だけ入力し、追加時に確認するサプライヤー登録、同じ条件で比較する見積、そして選んだ見積を、請求書が届く前にオーナーが見られる書面での約束に変える発注書です。

サプライヤー登録：一度だけ入力し、追加時に確認する

すべての発注書、すべての請求書、すべての支払いは、いずれかのサプライヤーに紐づきます。サプライヤーの情報が不完全だったり、三通りの書き方で登録されていたりすると、その後のすべての書類が問題を引き継ぎます。だから購買を管理下に置く作業は、見積ではなくサプライヤー登録から始まります。良い登録には六つの基本情報があります。

  • 商業登記に記載されたとおりの名称。チームが呼んでいる略称でも、やり取りしている営業担当者の名前でもありません。略称は検索用の項目として残してかまいませんが、請求書と銀行口座に一致しなければならないのは登記上の名称です。
  • 事業所の統一国民番号。商務省のサービスで登記を検索するときに使う番号で、何通りにも書ける名称より安定しています。
  • VAT 番号（サプライヤーが VAT 登録している場合）。その税務請求書にはこの番号が記載されます。これについては第五部で改めて取り上げます。
  • 登記どおりの住所。公式書類に必要であり、似た名前の二つの事業者を見分ける助けにもなります。
  • サプライヤーの公式レターに記載された IBAN。WhatsApp のメッセージやメールの署名からコピーしたものではありません。登録時に、レター上の口座名義がサプライヤー自身の登記名称であることを誰かが確認します。
  • 合意した支払条件：前払い、納品時払い、または合意した期間の掛け払い。これらの条件は各発注書に自動的に引き継がれるので、毎回交渉し直すこともなく、支払時に経理担当者を驚かせることもありません。

IBAN はお金の行き先なので、その変更は日常的な編集としては扱いません。ここでよく知られた手口には技術的なハッキングすら必要ありません。サプライヤーから来たように見えるメールが、署名やロゴ付きで、口座が変わったので今後の支払いは新しい口座へ、と依頼してくるのです。善意でそれに従った社員は何も悪いことをしていません。社員を守る統制はシンプルです。銀行情報の変更には新しい公式レターと、メールに書かれた番号ではなく登録済みのサプライヤーの電話番号への確認の電話が必要で、システムは誰がいつ変更したかを記録し、変更を入力した人とは別の人が承認します。新しいサプライヤーの作成も同じです。追加する人と支払う人は別にします。どちらかが疑われているからではなく、その分離が後々のあらゆる疑問から両者を守るからです。

最初の発注書の前に行う二つの無料の公式確認

サプライヤーを一覧に加える前に、二つの公式な情報源で二つの確認を行えば十分です。どちらも無料で、数分で終わります。

  • ザカート・税・関税庁（ZATCA）の VAT 登録確認。納税者と一般に公開されたオンラインサービスで、VAT 番号、商業登記番号、VAT 証明書番号の三つのうちいずれかで検索すると、事業者の VAT 登録状況が表示されます。
  • 商務省の商業登記照会。事業所名または統一国民番号で検索し、商務省の窓口に行かずに商業登記の情報を確認できる、即時かつ無料のサービスです。

二つの確認の目的は、サプライヤーを疑うことではなく、三つの名称が一致していることを確かめることです。商業登記上の名称、VAT 番号に紐づく名称、そして銀行口座証明レター上の名称です。一致しなければ、最初の支払いの後ではなく、最初の発注書の前の今、質問します。

すべてのサプライヤーに VAT 登録義務があるわけではないので、VAT 番号を持たない小規模サプライヤーが必ずしも問題とは限りません。ただし逆のケースには注意が必要です。登録が確認できないサプライヤーが VAT を上乗せした見積を出してくる場合です。ZATCA の VAT 違反通報サービスは、例の中に誤った納税者識別番号と、未登録者による税の徴収を挙げています。発注前にサプライヤーに確認し、自社の VAT への影響に関する疑問は税務顧問に相談してください。

重複サプライヤー：一つの会社、二つの名前

システム上の在庫が棚と合わない理由では、同じ品目が二つのコードで登録され、同じものなのに一方は在庫切れ、もう一方は滞留在庫に見えるという例を紹介しました。サプライヤー一覧も同じ病にかかります。ある鉄鋼サプライヤーを、ある社員は屋号で、別の社員は一年後に請求書上の名称で、さらに三人目は別の都市にある支店の名称で登録する。一つの会社、三つの登録、そして三つの影響です。

  • 履歴の分断。納品・品質・価格に関するサプライヤーの実績が三つの登録に分散するため、次の見積を他社と比較するときに全体像が見えません。
  • 隠れた支出シェア。支払額が三つの名前に分散しているため、このサプライヤーが実は最大の取引先なのに気づいていないかもしれません。これは交渉で重要であり、そのサプライヤーが止まれば複数の現場が一緒に止まりかねないと気づいたときには、なおさら重要です。
  • 二重払いが起きやすくなる。請求書の重複チェックは通常、同じサプライヤーからの同じ請求書番号を探します。請求書が一回目は一つ目の登録に、二回目は二つ目の登録に計上されると、チェックを二回通過してしまいます。

対策は、重複できないサプライヤー識別子です。統一国民番号を使い、VAT 番号があればそれも併用します。システムは同じ番号で二つ目の登録を作ることを拒否し、作成前に似た名称を検索するので、社員の記憶に頼らず、そのサプライヤーがすでに存在することを知らせます。既存の一覧は一度だけ整理します。重複した登録を、すべての履歴を保持した一つの登録に統合します。

見積を同じ条件で比較する

複数の見積が必要なのはいつか、そしてサプライヤーが唯一である場合や有効な価格契約がある場合など、一社で足りるのはいつかは、オーナーが購買方針で決めることです。しかし複数の見積を取るなら、比較が成り立つのは見積が同じ条件に揃っているときだけです。見積の形式はばらばらで、どの形式も自分の見積を安く見せます。

  • 同じ単位。あるサプライヤーはトン単位、別のサプライヤーは束単位で見積もる。あるいはホテル用品業者の一方はケース単位、もう一方は個単位で、しかもケースのサイズが違う。何かを比較する前に、価格を一つの単位に換算してください。
  • VAT を別記する。ある見積は VAT 込み、別の見積は VAT 抜きの価格を示しているため、後者が実際にはそうでないのに安く見えます。各見積を VAT 抜き価格と VAT 額に分けて記録してください。
  • 納期と納品場所。サプライヤーの倉庫渡しの価格は、現場渡しの価格ではありません。前者は積み込み・輸送・荷下ろしが自社負担であることを意味し、必要な日にトラックがないかもしれません。
  • 支払条件。前払いを求める見積は初日から資金を拘束しますが、掛け払いの見積なら受入と検品まで資金は手元に残ります。価格がまったく同じでも、これはコストの違いです。
  • 見積の有効期限。期限切れの見積は価格ではなく、新たな交渉の出発点です。有効期限を記録しておき、サプライヤーがもう拘束されていない価格に基づいて発注書が作られないようにします。

だからこそ、最も安い単価が常に最も低いコストとは限りません。最安の見積には現場までの配送が含まれていないかもしれませんし、納期が遅く、現場のコンクリート打設を遅らせたり工場の生産ラインを止めたりするかもしれません。必要な資金を拘束する前払いを求めるかもしれませんし、品目の記述があいまいで仕様を満たさない代替品が届くかもしれません。サービスでは、違いは価格よりも範囲にあります。ホテルのセントラル空調の保守に関する二つの見積のうち、一方が安く見えるのは、交換部品が含まれていないからか、契約外の緊急出動を別料金にしているからかもしれません。

そして見積の納期は約束にすぎません。いつ、どれだけ再発注するか：発注点と安全在庫では、実際のリードタイムは発注書の発行から商品が棚に並んで出庫できる状態になるまでであり、サプライヤーの約束だけでそれを見積もるのが最も高くつく誤りだと説明しました。そのため、各発注書には商品が実際に到着した日を記録し、次回は約束ではなくサプライヤーの実績を比較します。そして比較表は購買依頼と一緒に保管し、選んだサプライヤーが最安でない場合には必ず選定理由を一行添えます。その一行が、数か月後に監査担当者の質問に答え、判断した人を守ります。

発注書：選んだ見積が書面での約束になる

発注書は、会社がサプライヤーに「これが合意した内容です。納品してください」と伝える書類です。供給の前に発行されず、請求書の後にそれを取り繕うために作られるなら、何も管理できません。発注書には合意した内容が正確に記載されます。

  • 仕様付きの品目、数量とその単位、VAT 抜きの単価、そして別記した VAT 額。
  • 納期と納品場所：現場、倉庫、または特定の物件。
  • 支払条件：サプライヤー登録から引き継いだもの、またはこの見積で個別に合意したもの。
  • 起点となった購買依頼の番号、選んだ見積への参照、そして費用を計上するプロジェクトまたは現場の番号。

建設業では、発注が下請業者への作業指示書の形をとることがあり、継続的な資材やサービスでは、一定期間の価格契約の形をとり、その下で毎回見積を取り直すことなく発注が続けて発行されます。名前は違っても原則は同じです。購買依頼に紐づいた書面での約束であり、届いたものと請求されたものはそれと照らし合わせて測られます。

発注書がもたらす最も重要なことは、請求書が存在する前に約束を見える化することです。原価管理と出来高請求では、各項目の実際原価を数量明細書で見積もった金額と比較しました。発注書は請求書の手前にもう一つの層を加えます。会社がすでに約束したが、まだ請求されていない金額です。こうしてオーナーは、プロジェクト、現場、物件ごとに三つの数字を並べて見られます。予算、未完了の発注で約束済みの金額、そして実際に請求された金額です。実際原価には余裕があるように見えるプロジェクトでも、未完了の発注で予算のほぼすべてをすでに約束しているかもしれず、それは請求書だけに基づくどのレポートにも表れません。

変更は新しい版であり、決して上書きではありません。発注は変わります。サプライヤーが数量の一部を今納め、残りを後で納める。資材価格が動いたので値上げを求める。あるいは現場で追加数量が必要になる。価格、数量、条件のあらゆる変更は、改訂番号・理由・日付を付けた発注の新しい版として記録され、前の版も見える状態に残ります。改訂によって金額が承認額を超えるなら、第二部で説明したとおり再承認に戻ります。分納は発注をまったく変更しません。各受入はその明細行に対して記録され、未納残は到着するか、書面の理由を付けて締められるまで見える状態に残るので、もう誰も待っていない約束が宙に浮いたまま残ることはありません。もし届いたものに合わせて発注を編集してしまえば、次の部の照合に必要な差異が消えてしまいます。

Origami の視点

この段階を企業向けに構築するとき、私たちはその会社のサプライヤー一覧のありのままの状態と、最近の発注書が実際にどう発行されたかから始めます。どこでサプライヤーが重複しているか、各 IBAN はどこから来たのか、請求書の後に作られた発注はいくつあるか。この読み解きによって、システム導入の前に何を整理すべきかが決まります。重複を含むサプライヤー一覧は、その問題をそのまま新しいシステムに持ち込むからです。

そのうえで、サプライヤー登録と発注書を、前にある購買依頼、後に続く受入と請求書、そして会社が使っている会計システムとつなぎます。重複できないサプライヤー識別子、承認がなければ反映されない銀行情報の変更、各発注の履歴を残す改訂版を備えたうえでです。これは私たちが構築するカスタムシステムの一部で、私たちのサービスで紹介しています。

今週の演習：きれいなサプライヤー一覧と確認済みの十社

この演習に新しいツールは必要ありません。財務責任者が購買責任者と一緒に、一回か二回の打ち合わせで実施できます。

  • サプライヤー一覧をすべてエクスポートし、会計システムまたは使っているファイルから取り出して名称順に並べ、似た名称を探します。各グループについて、これは一つの事業者か、と問いかけてください。
  • 上位十社のサプライヤーを選びます。重複を一つの名称にまとめたうえで、過去一年間に支払った金額で選びます。
  • 二つの公式サービスでそれぞれを確認し、商業登記上の名称を、VAT 番号に紐づく名称、そして支払先の銀行口座の名義と比較します。
  • すべての IBAN について質問します。その元になった公式レターはどこにあるか。最後に変わったのはいつで、誰が変え、どう確認したか。
  • 第一部の演習で使った十枚の請求書に戻り、それぞれの見積と発注書を探して、単価を請求書の価格と、発注日を請求書の日付と比較します。

請求書より後の日付の発注書、どの見積でも説明できない請求書の価格、誰も出所をたどれない IBAN。これらがシステムで最初にふさぐべき穴です。そしてほとんどの発注が請求書の後に作られていると分かったなら、その理由はたいてい発注の発行が仕事より遅いことにあり、対策はより厳しい統制ではなく、承認済みの購買依頼から一ステップで発注書を作れるようにすることです。

次回

この購買には、確認済みのサプライヤーと、合意内容を記載した書面の発注書がそろいました。次の部では、発注を紙と現実が出会う場所まで追います。倉庫の入口や現場で実際に数えた数量による受入、サービスや下請業者の完了記録、そして発注書・受入記録・請求書の三点照合と、三つが一致するまでお金を払い出さない理由です。

出典