Stellen Sie einem beliebigen Fabrik- oder Lagerinhaber eine einfache Frage: Wie viel haben Sie von diesem Artikel gerade? Sie bekommen zwei Zahlen. Eine aus dem System oder der Tabelle, und eine, die Ihnen der Lagerverwalter nennt, nachdem er zum Regal gegangen ist und nachgesehen hat. Wenn die beiden nicht übereinstimmen, weiß niemand, welche stimmt, also läuft der Betrieb auf Basis einer Schätzung.

Das ist die Genauigkeitslücke, und sie ist die wichtigste Zahl, die niemand misst. Wir beginnen diese Serie mit ihr, weil sie kein Problem neben den anderen ist — sie ist die Wurzel, aus der alle anderen hervorgehen. Sie können einen Fertigungsauftrag nicht genau kalkulieren, wenn der Rohstoffbestand falsch ist. Sie können keinen Meldebestand festlegen, wenn der gebuchte Verbrauch nicht die Realität widerspiegelt. Sie können keine Charge zurückverfolgen, wenn die Bewegungen selbst nie erfasst wurden. Bevor also von Systemen, Barcodes oder Automatisierung die Rede ist, müssen die Stellen, an denen die Lücke entsteht, genau benannt werden.

Wo die Lücke entsteht

Die Lücke entsteht nicht durch einen einzigen großen Fehler. Sie entsteht durch sieben kleine Öffnungen, die täglich wirken:

  • Wareneingang ohne Buchung. Der Lkw des Lieferanten kommt am Nachmittag, das Lager ist ausgelastet, also landet die Ware auf dem Boden und der Abgleich mit der Bestellung wird auf morgen verschoben. Morgen kommt meistens nicht, und wenn doch, dann mit Mengendifferenzen, die niemand erklären kann.
  • Entnahme ohne Beleg. Der Produktionsleiter braucht sofort Material, die Linie steht, also nimmt er es und sagt dem Lagerverwalter, er solle es später buchen. Dieser eine Satz ist die größte einzelne Quelle von Abweichungen, denn was nicht im Moment gebucht wird, wird meistens nie gebucht.
  • Rückgaben. Eine Menge kommt von der Linie zurück, weil sie den Bedarf überstieg, oder vom Kunden, weil sie nicht zur Bestellung passte. Sie kommt physisch zurück ins Regal, aber nie zurück ins System, sodass der Buchbestand unter der Realität liegt und Sie kaufen, was Sie bereits besitzen.
  • Ausschuss und Beschädigung. Ein Mitarbeiter beschädigt einen Karton, Feuchtigkeit verdirbt ein Material, die Linie produziert Einheiten außerhalb der Spezifikation. Diese Mengen verlassen das Regal ohne passende Buchung, also leben sie für immer im System weiter.
  • Umlagerungen zwischen Standorten. Ware wandert vom Hauptlager in eine Filiale, ein Lager für Halbfertigware oder ein Auslieferungsfahrzeug. Sie wird am ersten Ort als Abgang gebucht und am zweiten nie als Zugang, also verschwindet sie unterwegs.
  • Nur eine jährliche Inventur. Einmal im Jahr zu zählen bedeutet, dass Sie einen Fehler zwölf Monate nach seinem Entstehen entdecken, wenn sich seine Ursache nicht mehr rekonstruieren lässt. Die Korrektur wird zu einer Buchungsanpassung, die das Problem verdeckt, statt es zu lösen.
  • Ein Artikel unter mehr als einer Nummer. Dasselbe Material wurde zweimal unter verschiedenen Namen angelegt — einmal unter dem Handelsnamen, einmal unter der Bezeichnung des Lieferanten. Der Bestand verteilt sich auf zwei Nummern, eine wirkt ausverkauft und die andere wie ein Ladenhüter, und beide sind dasselbe.

Beachten Sie, dass keine der sieben ein Problem der Absicht ist. Der Lagerverwalter verheimlicht nichts, und der Produktionsleiter ist nicht nachlässig. Das Problem ist, dass die Bewegung in einem Moment stattfindet und die Buchung in einem anderen, und der Abstand zwischen diesen beiden Momenten ist die Lücke.

Was die Lücke Sie tatsächlich kostet

Das Tückische an Ungenauigkeit ist, dass sie nie als eigene Zeile in der Gewinn- und Verlustrechnung erscheint, also wirkt sie kostenlos. Bezahlt wird sie an fünf Stellen:

  • Eine stillstehende Produktionslinie. Mit Abstand die höchsten Kosten. Ein einziger Artikel, der als verfügbar gebucht und physisch nicht vorhanden ist, legt eine ganze Linie lahm, samt Arbeitskräften, Kapazität und einem Liefertermin beim Kunden.
  • Notkäufe zu höheren Preisen. Wenn Sie den Engpass zu spät entdecken, kaufen Sie beim nächstgelegenen statt beim besten Lieferanten, in einer kleinen Menge, die Ihren Mengenrabatt verspielt, mit Expressfracht. Die Differenz geht direkt von Ihrer Marge ab.
  • Ladenhüter, die Kapital binden. Die Angst vor einem Linienstillstand bringt die Leute dazu, von allem einen Puffer zu halten. Das Ergebnis ist Geld, das in den Regalen schläft, Lagerfläche, für die Sie bezahlen, und Material, das abläuft oder veraltet, bevor es verwendet wird.
  • Eine Inventur, die das Lager tagelang schließt. Wenn den Aufzeichnungen niemand traut, wird das Zählen zu einer vollständigen Übung, die das Einfrieren aller Bewegungen und das Abziehen von Teams von ihrer Arbeit erfordert. Ganze Tage Stillstand, weil man sich auf die täglichen Zahlen nicht verlassen kann.
  • Preisentscheidungen auf Basis falscher Kosten. Die gefährlichste Stelle, weil sie still ist. Wenn die pro Einheit verbrauchte Materialmenge ungenau ist, sind die Stückkosten ungenau, und die Marge, mit der Sie Preise festlegen und Angebote erstellen, ist imaginär. Sie verkaufen womöglich ein Produkt, das Sie für profitabel halten, während es mit jeder Einheit Geld verliert.

Warum ein sorgfältigerer Mitarbeiter das nicht löst

Die erste Reaktion auf eine entdeckte Abweichung ist, den Lagerverwalter zur Rede zu stellen oder ihn zu ersetzen. Das funktioniert selten, weil das Problem im Ablauf liegt, nicht in der Person. Ein Prozess, der davon abhängt, dass sich ein Mensch daran erinnert, eine Bewegung zwei Stunden nach ihrem Stattfinden zu buchen, wird scheitern, egal wie diszipliniert dieser Mensch ist, ganz einfach weil der tägliche Druck die individuelle Disziplin schlägt.

Die Lösung besteht nicht darin, von Menschen mehr Genauigkeit zu verlangen. Sie besteht darin, den Abstand zwischen dem Stattfinden einer Bewegung und ihrer Buchung zu verkürzen, bis er null erreicht. Wenn die Buchung der Entnahme die Bedingung dafür ist, dass Material durch die Tür geht, bleibt kein Raum mehr fürs Vergessen. Genau das ist das Thema des nächsten Teils.

Die Sicht von Origami

Industrie und Lager ist einer unserer Spezialisierungssektoren, und wir beginnen jedes Projekt darin damit, die Genauigkeitslücke zu messen, bevor wir einen einzigen Bildschirm zeigen. Der Grund: Ein System, das auf ungenaue Daten aufgesetzt wird, ergibt ein elegantes System, das falsche Zahlen nur schneller liefert — und innerhalb weniger Monate verliert das Team das Vertrauen und kehrt zu Papier und Gedächtnis zurück.

Die Reihenfolge, die wir empfehlen: Artikel und Nummern bereinigen und die aktuelle Lücke messen, dann den Erfassungspunkt schließen und darauf Fertigungsaufträge, Kalkulation und Rechnungsstellung aufbauen. Dieser Reihenfolge folgt der Rest dieser Serie, und so gehen wir den Sektor Industrie und Lager an, denn jede spätere Ebene hängt davon ab, dass die Ebene darunter stimmt.

So messen Sie Ihre eigene Genauigkeit in einer Woche

Bevor Sie irgendetwas kaufen, brauchen Sie eine Zahl, die Ihnen die Größe des Problems zeigt. Diese Übung läuft in Ihrer eigenen Halle, ohne neue Werkzeuge:

  • Wählen Sie nur zwanzig Artikel, nicht das ganze Lager. Nehmen Sie die schnelldrehendsten, wertvollsten und für die Linie kritischsten Artikel, die Sie haben.
  • Notieren Sie am Sonntagmorgen den Systembestand dieser Artikel, und halten Sie das Blatt vom Team fern.
  • Verlangen Sie die ganze Woche über, dass jede Bewegung genau dieser Artikel in dem Moment gebucht wird, in dem sie stattfindet — Eingänge, Entnahmen, Rückgaben, Ausschuss, Umlagerungen —, und sei es in einem einzigen Notizbuch an der Tür.
  • Zählen Sie am folgenden Sonntagmorgen die zwanzig Artikel physisch und schreiben Sie die tatsächliche Zahl auf.
  • Berechnen Sie für jeden Artikel die prozentuale Abweichung zwischen erwartetem und tatsächlichem Bestand, und zählen Sie, wie viele der zwanzig exakt übereinstimmten.

Die Anzahl der übereinstimmenden Artikel, geteilt durch zwanzig, ist ungefähr Ihre Bestandsgenauigkeit — und sie ist die Ausgangsbasis, an der jede spätere Verbesserung gemessen wird. Wichtiger als die Zahl selbst: Schreiben Sie neben jeden abweichenden Artikel den Grund, denn diese Liste ist Ihre tatsächliche Prioritätenreihenfolge. Meistens stellen Sie fest, dass der Großteil der Abweichung auf nur eine oder zwei der sieben oben genannten Öffnungen zurückgeht.

In den nächsten Teilen

Die Lücke ist benannt; sie zu schließen ist eine Frage der Reihenfolge. Der nächste Teil beginnt am Punkt der Bewegung selbst: wie jede Lagerbuchung per Scan in dem Moment erfasst wird, in dem sie stattfindet, statt am Monatsende aus dem Gedächtnis rekonstruiert zu werden. Danach geht es zum Fertigungsauftrag und zur Verfolgung der Produktion vom Rohstoff bis zum Fertigerzeugnis, dann dazu, wann und wie viel nachbestellt wird, dann zur Chargenrückverfolgung, wenn etwas schiefgeht, dann zur Verknüpfung der E-Rechnung mit den Lagerbewegungen — und wir schließen die Serie mit einem Neunzig-Tage-Fahrplan ab, der all das in die richtige Reihenfolge bringt.

Quellen