Eine Lieferantenrechnung landet auf dem Tisch der Buchhaltung, und bevor der Buchhalter sie bezahlt, stellt er vier einfache Fragen. Wer hat diesen Einkauf angefordert? Wer hat ihn genehmigt? Welchen Preis haben wir vereinbart? Ist alles angekommen? Jede Antwort existiert, nur nicht an einem Ort. Die Anforderung steckt in einem WhatsApp-Chat zwischen dem Bauleiter und dem Einkäufer, die Genehmigung ist ein unterschriebenes Blatt in einer Schublade, der Preis steht in der Tabelle einer einzelnen Person, und der Wareneingang ist ein Lieferschein, den jemand am Tor unterschrieben hat. Also beginnt der Buchhalter eine Runde Telefonate oder zahlt auf Vertrauen, weil der Lieferant wartet.

Einkauf digitalisieren: dem Geld nach draußen folgen

Wir eröffnen „Einkauf digitalisieren“ mit dieser Szene, weil sie sich in jedem Unternehmen wiederholt, das täglich einkauft: ein Bauunternehmen, das Material auf die Baustelle liefern lässt, eine Fabrik, die Rohstoffe und Ersatzteile kauft, ein Hotel oder ein Immobilienbetreiber, der Wartungsleistungen und Verbrauchsmaterial einkauft. Die Serie beginnt, sobald der Bedarf feststeht; wann und wie viel nachbestellt wird, haben wir in Meldebestand und Sicherheitsbestand behandelt. Hier verfolgen wir, was danach passiert: den Weg von einer Bestellanforderung bis zur Zahlung an den Lieferanten und die Stellen, an denen unterwegs Geld versickert.

Sieben Stationen, jede mit ihrer typischen Bruchstelle

Jeder Einkauf, so klein er auch sein mag, durchläuft sieben Stationen. An jeder gibt es eine Bruchstelle, die sich so lange wiederholt, bis sie zur Gewohnheit wird:

  • Anforderung: Kaufen ohne schriftliche Anforderung. Der Polier braucht Bewehrungsstahl, oder ein Hoteltechniker braucht ein Teil für eine Klimaanlage, also rufen sie direkt den Einkäufer oder den Lieferanten an. Kein Dokument hält fest, wer was für welches Projekt und warum brauchte, also gibt es nichts, worauf die späteren Dokumente verweisen könnten.
  • Genehmigung: ein mündliches Ja, das niemand beweisen kann. Der Vorgesetzte hat am Telefon, per Sprachnachricht oder mit einem schnellen OK in einer WhatsApp-Gruppe zugestimmt. Die Genehmigung war echt, aber sie ist an keine bestimmte Anforderung gebunden, und zwei Monate später kann niemand genau beweisen, was oder in welcher Höhe genehmigt wurde.
  • Lieferant und Angebot: ein Preis, der vom vereinbarten abweicht. Das Angebot kam als Foto in einem Chat, und die Rechnung kam mit einem höheren Stückpreis oder einer Liefergebühr, die das Angebot nie erwähnt hat. Niemand bemerkt die Differenz, weil das Angebot bei der Prüfung nicht neben der Rechnung liegt.
  • Bestellung: eine Verpflichtung ohne Papier. Die Bestellung ging telefonisch an den Lieferanten, oder die Bestellung wurde erst nach Eingang der Rechnung geschrieben, um sie abzudecken. Eine nach der Rechnung geschriebene Bestellung kontrolliert nichts: Sie kopiert die Rechnung, statt die Referenz zu sein, an der die Rechnung gemessen wird.
  • Wareneingang: berechnete Menge über der gelieferten. Der Materiallaster erreicht die Baustelle kurz vor Sonnenuntergang, oder bei der Lieferung an die Fabrik fehlen zwei Positionen, und jemand unterschreibt den Lieferschein, ohne nachzuzählen. Dann kommt die Rechnung über die volle Menge. Das ist die erste der Lücken, die wir in der Lücke bei der Bestandsgenauigkeit beschrieben haben: Was unerfasst hereinkommt, taucht später an anderer Stelle auf.
  • Rechnung: fehlende Angaben, die Ihren Vorsteuerabzug schwächen. Eine Rechnung ohne die Umsatzsteuernummer des Lieferanten oder mit einer allgemeinen Beschreibung, die Menge und Art der Waren nicht erkennen lässt. Die Durchführungsverordnung zur Mehrwertsteuer zählt die Angaben auf, die eine Steuerrechnung enthalten muss, und macht den Vorsteuerabzug vom Nachweis der Steuer abhängig, erlaubt zwischen Unternehmen allerdings eine weniger detaillierte vereinfachte Rechnung für eine Lieferung unter 1.000 Riyal. Die Rechnung kann außerdem Wochen nach der Lieferung eintreffen, denn die Frist für ihre Ausstellung ist der 15. des Monats nach dem Liefermonat, und bis dahin erinnert sich niemand mehr, was tatsächlich eingegangen ist.
  • Zahlung: eine Rechnung, zweimal bezahlt. Der Lieferant hat die Rechnung per E-Mail geschickt, dann eine Kopie per WhatsApp, oder sie auf dem Kontoauszug zum Monatsende erneut gefordert, also wurde sie einmal über die Rechnung und einmal über den Kontoauszug bezahlt. Niemand hat absichtlich etwas falsch gemacht; nichts auf dem Weg hat angezeigt, dass diese Rechnung bereits bezahlt war.

Beachten Sie, dass keine der sieben eine Frage der Ehrlichkeit ist. Der Einkäufer verbirgt nichts, und der Polier ist nicht nachlässig. Jeder von ihnen nutzt das Werkzeug, das am nächsten liegt, um die Arbeit des Tages zu erledigen, und WhatsApp und Tabellenkalkulationen sind dafür hervorragende Werkzeuge. Das Problem entsteht, wenn sie über ihre Grenze hinaus eingesetzt werden.

Das Problem ist das Design, nicht die Menschen

Betrachten Sie die sieben Stationen von oben, und Sie finden eine einzige Ursache: Jede Station führt ihre eigene Aufzeichnung. Der Anforderer hat einen Chat, der Genehmigende hat sein Gedächtnis, der Einkauf hat ein Postfach, die Baustelle oder das Lager hat Lieferscheine, und die Buchhaltung hat das Buchhaltungssystem. Keine einzelne Nummer verbindet diese Aufzeichnungen, also sieht niemand die ganze Kette. Die einzige Person, die versucht, sie zu sehen, ist der Buchhalter an der letzten Station, wenn das Geld gerade hinausgehen soll.

Es ist dasselbe Muster, das wir in wo Bau- und Wartungsunternehmen ihren Gewinn verlieren beschrieben haben: Das Leck entsteht nicht durch einen großen Fehler, sondern durch kleine Lücken zwischen Schritten, die verschiedenen Personen gehören. Eine Kontrolle, die davon abhängt, dass jemand daran denkt, die Bestellung auszustellen, die Lieferung zu zählen oder zu prüfen, ob die Rechnung nicht schon bezahlt wurde, wird unter dem täglichen Druck versagen, wie diszipliniert diese Person auch sein mag. Die Lösung ist nicht, die Leute um mehr Aufmerksamkeit zu bitten. Sie besteht darin, jedes Dokument zur Bedingung für den nächsten Schritt zu machen: keine Bestellung ohne genehmigte Anforderung und keine Zahlung ohne einen Wareneingang, der zur Rechnung passt.

Was Sie das kostet, ohne dass Sie es merken

Die Kosten eines gebrochenen Zyklus erscheinen nie als eigene Zeile in der Gewinn- und Verlustrechnung, also wirken sie kostenlos. Bezahlt werden sie an fünf Stellen:

  • Ein Preis über dem vereinbarten. Die Differenz ist bei jeder einzelnen Rechnung klein, aber sie wiederholt sich, und niemand bemerkt sie, weil der Vergleich ein Dokument erfordert, das bei der Rechnungsprüfung nicht vorliegt.
  • Zahlen für etwas, das nie ankam. Die Fehlmenge wird voll bezahlt, die unfertige Leistung wird bezahlt, als wäre sie fertig, und die Differenz später zurückzuholen erfordert Nachweise, die Sie nicht haben.
  • Doppelte Zahlungen. Das Geld ist weg, und es zurückzubekommen hängt zuerst davon ab, dass jemand es bemerkt, dann von der Kooperation des Lieferanten und der Zeit dessen, der hinterherläuft.
  • Vorsteuer in Gefahr. Eine unvollständige Rechnung kann Ihr Recht schwächen, ihre Mehrwertsteuer abzuziehen, und Rechnungen und Aufzeichnungen müssen mindestens sechs Jahre ab dem Ende des Steuerzeitraums, auf den sie sich beziehen, aufbewahrt werden. Eine Rechnung, die auf dem Handy eines Mitarbeiters liegt, ist vielleicht nicht da, wenn Sie sie brauchen.
  • Ein längerer Monatsabschluss und wartende Lieferanten. Die Buchhaltung verbringt die Abschlusstage damit, Dokumenten hinterherzulaufen, korrekte Rechnungen warten, weil niemand den Eingang bestätigt, und die Zahlung an den Lieferanten, der pünktlich geliefert hat, verzögert sich, was die Beziehung belastet.

Die Sicht von Origami

Der Einkauf zieht sich durch jede Branche, in der wir arbeiten, von Bau und Wartung über Industrie und Lager bis zu Immobilien und Hotels. Jedes Mal beginnen wir mit einer Frage: Können Sie eine Rechnung von einem einzigen Ort aus mit ihrer Anforderung, Genehmigung, Bestellung und ihrem Wareneingang verknüpfen? Bevor wir einen einzigen Bildschirm entwerfen, bilden wir den Zyklus so ab, wie er im Unternehmen tatsächlich läuft: wer anfordert, wer genehmigt, wo Waren angenommen werden und wer die Rechnung erfasst.

Dann bauen wir den Einkaufsworkflow um diesen Zyklus herum: eine Anforderung mit einer Nummer, der jedes spätere Dokument folgt, eine Genehmigung, die das System nach den vom Inhaber festgelegten Schwellenwerten durchsetzt, ein Wareneingang, der dort erfasst wird, wo er stattfindet, und ein Eingang für Lieferantenrechnungen, der jede Rechnung mit ihrer Bestellung und ihrem Wareneingang abgleicht, bevor sie zur Zahlung gelangt. All das verbindet sich mit Ihrem Buchhaltungssystem und der E-Rechnung, statt sie zu ersetzen. Das meinen wir, wenn wir vom Bau maßgeschneiderter Systeme als Teil unserer Leistungen sprechen.

Eine Übung für diese Woche: Verfolgen Sie Ihre letzten zehn Rechnungen

Vor jedem System und jedem Tool brauchen Sie eine Zahl, die die Größe des Problems zeigt. Ein Betriebs- oder Finanzleiter kann das in einer Woche ohne neue Tools durchführen:

  • Nehmen Sie Ihre letzten zehn bezahlten Lieferantenrechnungen und mischen Sie sie so gut wie möglich: Material, Dienstleistungen und einen Eilkauf, falls es einen gab.
  • Suchen Sie zu jeder Rechnung vier Dokumente: die Bestellanforderung, ihre Genehmigung, die Bestellung und den Wareneingangsbeleg oder den Nachweis, dass die Leistung erbracht wurde.
  • Notieren Sie, wo Sie jedes Dokument gefunden haben: im System, in der E-Mail, auf WhatsApp, auf Papier oder im Gedächtnis von jemandem, den Sie fragen mussten.
  • Vergleichen Sie Preis und Menge auf der Rechnung mit der Bestellung und dem Wareneingangsbeleg, und notieren Sie jede Abweichung, so klein sie auch sein mag.
  • Zählen Sie, wie viele Rechnungen alle vier Dokumente an einem Ort hatten, ohne dass Sie jemanden fragen mussten.

Dieses Ergebnis von zehn möglichen ist die Ausgangsbasis, an der jede spätere Verbesserung gemessen wird. Noch nützlicher ist Ihre Notiz, wo jedes Dokument gefunden wurde, denn sie zeigt Ihnen, welche Station in Ihrem Unternehmen am häufigsten bricht. Meist werden Sie feststellen, dass der größte Teil der Lücke an einer oder zwei Stationen liegt, und genau dort fangen Sie an.

In den nächsten Teilen

Der Zyklus ist abgebildet und seine Bruchstellen sind benannt; was bleibt, ist, sie Station für Station zu beheben. Der nächste Teil beginnt mit dem ersten Dokument: der Bestellanforderung und der Genehmigungsmatrix, wer was nach Betrag und Art des Einkaufs genehmigt und wie ein System die Umgehungen rund um sie schließt. Danach geht es darum, ein Angebot in eine verbindliche Bestellung zu verwandeln, dann um Wareneingang und Drei-Wege-Abgleich, dann darum, was Sie an einer Lieferantenrechnung prüfen, bevor Sie ihre Vorsteuer abziehen, dann um die Planung von Zahlungen und den Abgleich von Lieferantenkontoauszügen, und wir schließen die Serie mit einem vollständigen Blick auf Ihre Ausgaben und einem Neunzig-Tage-Plan ab, der all das in Ordnung bringt.

Quellen