Im ersten Teil haben wir den Einkaufszyklus als sieben Stationen von der Anforderung bis zur Zahlung dargestellt und eine einfache Übung vorgeschlagen: Nehmen Sie Ihre letzten zehn bezahlten Lieferantenrechnungen und verfolgen Sie jede bis zu ihrer Anforderung, ihrer Freigabe, ihrer Bestellung und ihrem Wareneingangsbeleg zurück. Das erste Dokument, nach dem Sie bei dieser Übung gesucht haben, war die Bestellanforderung. Wenn einige Rechnungen keine hatten, beginnen wir hier, denn jedes spätere Dokument braucht etwas, auf das es sich beziehen kann.

Dieser Teil behandelt die ersten beiden Stationen zusammen: die Anforderung, die den Bedarf festhält, und die Freigabe, die entscheidet, dass das Unternehmen dafür Geld ausgibt. Er beantwortet eine Frage, die nach Verwaltung klingt, in Wirklichkeit aber eine operative ist: Wer gibt was frei, bis zu welcher Grenze, wer gibt an seiner Stelle frei, wenn er abwesend ist, und was passiert, wenn der Bedarf nicht warten kann?

Die Bestellanforderung: das Dokument, an dem alles Weitere hängt

Eine Bestellanforderung ist kein Papierkram, der zur Arbeit noch hinzukommt. Sie ist der Moment, in dem ein Bedarf aufhört, ein Satz in einem Telefonat zu sein, und zu einem Datensatz mit Nummer wird. Ohne sie hat die Bestellung nichts, worauf sie sich beziehen kann, die Person, die auf der Baustelle annimmt, weiß nicht, was sie erwarten soll, und der Buchhalter weiß nicht, wofür er zahlt. Eine gute Anforderung beantwortet fünf Kernfragen:

  • Wer braucht es? Name und Funktion des Anfordernden, nicht der Name dessen, der die Nachricht weitergegeben hat: der Bauleiter vor Ort, der Schichtleiter der Produktionslinie, der Leiter der Haustechnik im Hotel.
  • Was genau? Der Artikel, seine Spezifikation, die Menge und die Einheit. Eine Zeile wie „Sanitärmaterial“ ist keine Referenz, weil niemand später prüfen kann, ob das Gelieferte dazu passt.
  • Für welches Projekt, welche Baustelle oder welche Immobilie? Dieses Feld schickt die Kosten dorthin, wo sie hingehören. Ein Einkauf, der zu keinem Projekt gehört, wird zu allgemeinen Kosten, die niemand nachverfolgen kann.
  • Warum? Eine Zeile genügt: eine Position im Leistungsverzeichnis, ein Ersatzteil für eine stillstehende Maschine, Verbrauchsmaterial für die kommende Saison. Diese Zeile erspart dem Freigebenden einen Anruf, um nachzufragen.
  • Bis wann? Das Datum, an dem Sie es tatsächlich brauchen, nicht das Wort „dringend“ auf jeder Anforderung. Mit diesem Datum vergleicht der Einkauf die Lieferzeiten der Lieferanten.

Die Anforderung braucht außerdem einen geschätzten Wert, auch einen groben, denn eine Freigabe nach Betrag braucht einen Betrag. Kennt der Anfordernde ihn nicht, ergänzt ihn der Einkauf, bevor die Anforderung zur Freigabe geht. Dann erhält die Anforderung eine Nummer, auf die sich im System jedes spätere Dokument bezieht: die Freigabe, die Bestellung, der Wareneingangsbeleg und die Lieferantenrechnung. Es ist dieselbe Logik, die wir in Arbeitsaufträge und die Anforderungsnummer, an der die Kosten hängen dargelegt haben: Wenn jedes Dokument auf dieselbe Nummer verweist, können Sie an jeder Stelle der Kette ansetzen und zu ihrem Anfang gelangen, ohne jemanden zu fragen.

Die Freigabematrix: Der Betrag allein reicht nicht

Eine Freigabematrix ist eine Tabelle, die eine einzige Frage beantwortet: Wer darf zu dieser Anforderung Ja sagen? Die einfachste Matrix baut auf einer einzigen Achse auf, dem Betrag: Bis zu einer Grenze gibt der Abteilungsleiter frei, darüber der Finanzleiter, darüber der Inhaber. Der Betrag ist eine gültige Achse, aber die Art des Einkaufs verändert die Frage, die der Freigebende beantwortet:

  • Lagermaterial. Stahl und Zement für eine Baustelle, Rohstoff für eine Produktionslinie, Reinigungsmittel für ein Hotel. Die Frage lautet hier, ob Sie diese Menge wirklich brauchen und ob sie nicht schon in einem anderen Lager oder auf einer anderen Baustelle liegt, bevor Sie sie kaufen. Deshalb hilft es, wenn der Freigebende im Moment der Freigabe den Lagerbestand des Artikels sieht.
  • Dienstleistungen und Subunternehmer. Aufzugswartung, Dämmarbeiten durch einen Subunternehmer, ein Reinigungsvertrag. Hier zählt der Leistungsumfang mehr als der Preis: Was genau wird erledigt, und woran erkennen wir, dass es fertig ist? Die Anforderung braucht also Freigebende für zwei verschiedene Fragen: Wer das technische Wissen hat, gibt den Leistungsumfang frei, und wen die Matrix für diesen Betrag benennt, gibt die Ausgabe frei.
  • Anlagegüter. Ausrüstung, ein Fahrzeug, ein Generator, eine Maschine für die Produktionslinie. Das ist eine Verpflichtung, die Jahre dauert und Betriebs- und Wartungskosten mit sich bringt, daher kann sie sinnvollerweise an eine höhere Ebene gehen, als es ihr Betrag allein verlangen würde.
  • Dringende Einkäufe. Sie bekommen einen eigenen Weg, den wir weiter unten behandeln, denn eine Matrix, die keine Notfälle vorsieht, wird beim ersten Notfall umgangen.

Die Zahlen selbst, also die Grenzen, an denen eine Anforderung von einer Ebene zur nächsten wechselt, legt der Inhaber fest, oder der Vorstand, wo es einen gibt, denn sie spiegeln die Größe des Unternehmens, seine Margen und das wider, was der Inhaber persönlich sehen will. Es gibt keine allgemein richtige Grenze, die für jedes Unternehmen passt, und eine von einem anderen Unternehmen übernommene Grenze kann zu eng sein, sodass sie die Arbeit aufhält, oder zu weit, sodass sie nichts kontrolliert.

Zwei Regeln gelten für jede Art. Erstens: Niemand gibt seine eigene Anforderung frei; die Anforderung eines Freigebenden geht an die nächsthöhere Ebene. Zweitens: Die Freigabebefugnis gehört zur Rolle, nicht zur Person, sodass die Befugnis, wenn ein Bauleiter auf eine andere Baustelle wechselt, mit der neuen Rolle mitgeht, statt darauf zu warten, dass jemand daran denkt, sie zu ändern. Dieses Prinzip haben wir ausführlich in Berechtigungen: Wer sieht was, wenn die Daten die Datei verlassen erklärt; die Freigabematrix ist dasselbe Prinzip, angewandt auf Geld.

Und wer gibt frei, wenn der Freigebende auf Reisen ist? Hier bricht eine Matrix, die nie für Abwesenheiten geplant hat, und die Lücke wird mit einer Nachricht wie „gib das für mich frei“ gefüllt oder mit einem Passwort, das sich zwei Personen teilen. Die Lösung ist eine im Voraus im System eingerichtete Vertretung: an wen, für wie lange und innerhalb welcher Grenzen. Die Freigabe des Vertreters erscheint unter seinem eigenen Namen, gekennzeichnet als im Auftrag des ursprünglichen Freigebenden, die Vertretung endet automatisch zu ihrem Datum, und der Freigebende sieht nach seiner Rückkehr, was während seiner Abwesenheit freigegeben wurde. Und bleibt eine Anforderung über eine vom Inhaber gesetzte Frist hinaus ohne Entscheidung, wird sie an die nächste Ebene eskaliert, statt im Posteingang von jemandem zu warten, der im Urlaub ist.

Zwei Umgehungswege, die ein System schließen muss

Um jede Matrix herum, wie gut sie auch gestaltet ist, bleiben zwei Umgehungswege offen. Sie zu nutzen, erfordert keine böse Absicht; es genügt, dass die Freigabe langsam ist und die Arbeit nicht wartet. Deshalb schließt ein System sie von zwei Seiten: mit einer Kontrolle, die den Umgehungsweg sperrt, und mit einer Freigabe, die schnell genug ist, dass niemand einen braucht.

  • Die Anforderung aufteilen. Eine Anforderung über der Grenze des Bauleiters wird in zwei oder drei Anforderungen darunter aufgeteilt, für denselben Artikel beim selben Lieferanten innerhalb weniger Tage. Jede Anforderung ist für sich genommen in Ordnung; zusammen überschreiten sie die Grenze, ohne je bei der Person anzukommen, die dafür die Befugnis hat. Das System schließt diesen Weg, indem es auf die Summe schaut, nicht auf die einzelne Anforderung: Anforderungen im selben Projekt, die einen Artikel oder einen Lieferanten innerhalb eines vom Inhaber festgelegten Zeitraums teilen, werden addiert, und überschreitet die Summe die Grenze, gehen sie an die Ebene, die sie freigeben darf.
  • Freigabe per WhatsApp. Der Vorgesetzte hat in einer Gruppe mit Dutzenden anderer Nachrichten mit „OK“ auf das Foto eines Angebots geantwortet. Die Freigabe war echt, aber wofür? Welche Version des Angebots, welche Menge, welches Projekt? Zwei Monate später ist die Nachricht unter Tausenden anderen begraben, oder sie liegt auf einem Telefon, das inzwischen ersetzt wurde. Gleichzeitig muss bei einem umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen die Rechnung, die auf dieser Grundlage bezahlt wurde, nach Artikel 66 der Durchführungsverordnung zur Umsatzsteuer mindestens sechs Jahre ab dem Ende des Steuerzeitraums, auf den sie sich bezieht, aufbewahrt werden, während niemand weiß, wo die Freigabe hinter dem Einkauf sein wird.

Die Lösung bedeutet nicht, zu Papier und Unterschriften mit dem Kugelschreiber zurückzukehren. Das Gesetz über elektronische Transaktionen verleiht elektronischen Transaktionen, Aufzeichnungen und Signaturen Rechtsverbindlichkeit, vorbehaltlich der von ihm festgelegten Bedingungen (Artikel 5), und bei der Bewertung der Beweiskraft einer elektronischen Transaktion berücksichtigt es, wie zuverlässig das Verfahren ist, mit dem die Aufzeichnung erstellt, gespeichert oder übermittelt wurde, und ob sie verändert werden konnte (Artikel 9(4)). Das Problem einer WhatsApp-Freigabe ist nicht, dass sie elektronisch ist; es ist, dass sie von der Anforderung losgelöst ist, die sie freigibt. Deshalb erfolgt die Freigabe auf der Anforderung selbst im System, mit dem Namen des Freigebenden, der Uhrzeit, dem Betrag und der freigegebenen Version, und ändert sich die Anforderung danach in Menge oder Betrag, geht sie erneut in die Freigabe. WhatsApp bleibt der Benachrichtigungskanal: Der Freigebende erhält eine Benachrichtigung mit einem Link zur Anforderung und gibt sie von seinem Telefon aus frei, ohne einen Laptop aufzuklappen, sodass eine langsame Freigabe kein Grund mehr ist, sie zu umgehen.

Dringende Einkäufe: ein erklärter Weg statt eines Umgehungswegs

Ein Wasserleck in einem Hotelzimmer, bevor die Gäste ankommen, eine Pumpe, die an der Produktionslinie stehen geblieben ist, eine Baustelle, die auf Material wartet, um eine bereits laufende Betonage abzuschließen. In solchen Momenten wartet niemand auf einen vollständigen Freigabezyklus, und niemand sollte das tun. Eine Matrix, die diese Realität ignoriert, verhindert dringende Einkäufe nicht; sie drängt sie aus dem System hinaus, sodass der Artikel bar oder aus der eigenen Tasche eines Mitarbeiters bezahlt wird und zwei Wochen später ohne Anforderung und ohne Freigabe in der Buchhaltung auftaucht.

Der ehrliche Ansatz ist ein System, das anerkennt, dass es Notfälle gibt, und ihnen einen erklärten Weg mit klaren Bedingungen gibt:

  • Wer ihn auslösen darf. Bestimmte Rollen, etwa der Bauleiter oder der diensthabende Leiter der Instandhaltung, nicht jeder Mitarbeiter.
  • Was als dringend gilt. Eine schriftliche Definition, kein Gefühl: ein Sicherheitsrisiko, ein stillstehender Betrieb oder ein Schaden, der sich mit der Verzögerung ausbreitet. Es ist dieselbe Logik, die wir für Instandhaltungsanfragen in von der Meldung bis zum Abschluss: Instandhaltungsanfragen steuern vorgeschlagen haben.
  • Ein Minimum an Angaben. Was, warum es dringend ist, und wo möglich ein Foto, erfasst per Telefon auf der Baustelle statt über ein vollständiges Formular.
  • Eine Ausgabengrenze. Eine vom Inhaber festgelegte Grenze dafür, was über den dringenden Weg gekauft werden darf; darüber gibt der Freigebende auf der Anforderung selbst frei, von seinem Telefon aus, vor dem Kauf.
  • Nachträgliche Freigabe mit Frist. Der Kauf erfolgt sofort, und seine Freigabe wird innerhalb einer vom Inhaber gesetzten Frist abgeschlossen. Verstreicht die Frist ohne Freigabe, erscheint die Anforderung auf einer Liste, die der Inhaber persönlich sieht.

Beobachten Sie dann den Anteil dringender Anforderungen an der Gesamtzahl. Echte Notfälle kommen vor, aber wenn dringend in einer bestimmten Abteilung oder auf einer bestimmten Baustelle zum normalen Weg wird, liegt das nicht an Versäumnissen der Mitarbeiter; es ist ein Zeichen dafür, dass die Planung dort überprüft werden muss oder dass die normale Freigabe langsamer ist, als die Arbeit es verträgt.

Die Sicht von Origami

Wenn wir für ein Unternehmen einen Einkaufsablauf aufbauen, gehen wir von seiner aktuellen Matrix aus, so wie sie tatsächlich funktioniert, nicht so, wie sie im Richtlinienhandbuch steht: wer heute freigibt, wo die Freigabe hängen bleibt und wo die Leute sie umgehen und warum. Der Umgehungsweg, den ein Team nimmt, zeigt uns, wo das Design geändert werden muss, bevor er uns zeigt, wo die Kontrolle verschärft werden muss.

Dann machen wir aus der Matrix eine Tabelle, die das System durchsetzt: die Grenzen, die der Inhaber festlegt, die Art des Einkaufs, Vertretung und Eskalation sowie der dringende Weg mit seiner Frist, wobei die Freigabe das Telefon des Freigebenden erreicht und auf der Anforderung selbst festgehalten wird. Wir gestalten sie so, dass der Inhaber die Grenzen ändern kann, wenn sich die Struktur ändert, ohne einen Programmierer zu brauchen. Das ist Teil der maßgeschneiderten Systeme, die wir entwickeln und die in unseren Leistungen beschrieben sind.

Eine Übung für diese Woche: Zeichnen Sie Ihre Matrix auf eine Seite

Schreiben Sie vor jedem System die Matrix auf, mit der Ihr Unternehmen heute arbeitet, auch wenn sie nie aufgeschrieben wurde. Der Inhaber kann das mit dem Betriebsleiter und dem Finanzleiter in ein oder zwei Sitzungen erledigen:

  • Tragen Sie Ihre Einkaufsarten als Spalten ein: Lagermaterial, Dienstleistungen und Subunternehmer, Anlagegüter und dringende Einkäufe. Ergänzen Sie eine Art, wenn Ihr Unternehmen etwas kauft, das zu keiner der vier passt.
  • Setzen Sie Betragsstufen in die Zeilen mit den Grenzen, die Sie für Ihr Unternehmen für richtig halten, und schreiben Sie in jede Zelle die Rolle, die freigibt, nicht den Namen einer Person.
  • Benennen Sie für jeden Freigebenden einen Vertreter, der in seiner Abwesenheit freigibt, und legen Sie die Frist fest, nach der eine Anforderung an die nächste Ebene eskaliert wird.
  • Definieren Sie dringend schriftlich, und legen Sie fest, wer es auslösen darf, wie hoch seine Ausgabengrenze ist und bis wann seine Freigabe abgeschlossen sein muss.
  • Gehen Sie zurück zu den zehn Rechnungen aus der Übung im ersten Teil, und fragen Sie bei jeder: Wenn diese Matrix gegolten hätte, wer hätte sie freigegeben? Und hat diese Person sie tatsächlich freigegeben?

Die Lücke zwischen der Seite und der Wirklichkeit bei dieser letzten Frage ist das, was das System schließen muss. Wenn Sie Lücken finden, prüfen Sie zuerst, ob der Freigebende zu dem Zeitpunkt einfach nicht erreichbar war, denn dann ist die Lösung eine klare Vertretung, keine strengere Kontrolle.

Im nächsten Teil

Der Bedarf hat jetzt eine nummerierte Anforderung, und die Entscheidung hat eine Freigabe, deren Urheber bekannt ist. Der nächste Teil geht zu den nächsten beiden Stationen über: dem Lieferanten und dem Angebot, dann der Bestellung. Wir beginnen mit einem Lieferantenstammsatz, der einmal erfasst und bei der Anlage des Lieferanten geprüft wird, vergleichen dann Angebote auf einer einheitlichen Grundlage und machen schließlich aus dem gewählten Angebot eine Bestellung, die Preis, Menge und Konditionen enthält und auf ihre Anforderung verweist, sodass sie zu einer Verpflichtung wird, die der Inhaber sehen kann, bevor überhaupt eine Rechnung eintrifft.

Quellen