Na sexta parte o caminho foi concluído: o pagamento ganhou uma programação aprovada uma única vez, a alteração dos dados bancários de um fornecedor ganhou duas etapas e um registro, e o extrato de cada fornecedor ganhou uma conciliação mensal que explica cada diferença. Com isso, cada riyal que vai para um fornecedor tem um rastro completo que pode ser seguido do fim até o início: uma solicitação aprovada, um pedido de compra, um recebimento documentado, uma nota fiscal conferida e um pagamento programado.

A pergunta que continua sem resposta: quanto estamos gastando?

Resta uma pergunta, aquela que um dono ou gerente financeiro faz e que, na maioria das empresas, não tem resposta rápida: quanto estamos gastando, em quê, com quem, e quanto já prometemos que ainda não chegou? Esta última parte trata de transformar a cadeia que construímos em uma única visão de gastos e, depois, de um plano de noventa dias para colocar em prática cada parte da série, em uma ordem que nunca para as compras por um único dia.

Visibilidade de gastos: uma visão ao vivo, não um projeto mensal

Na maioria das empresas, saber quanto se gasta é um projeto que se repete. O dono pede um retrato das compras, então o contador junta notas fiscais do e-mail, pagamentos do extrato bancário e pedidos de compra de um arquivo mantido pelo comprador, e depois passa dias padronizando nomes de fornecedores e classificando notas à mão. Uma planilha é uma boa ferramenta para esse trabalho, mas o relatório chega depois que o mês que ele descreve já passou, e o mesmo esforço recomeça no mês seguinte.

Quando cada compra passa pelas estações que construímos, cada documento carrega desde o nascimento os dados de que o relatório precisa: o número da solicitação que o liga a tudo o que vem antes e depois, o identificador único do fornecedor, o projeto, unidade ou imóvel ao qual o custo pertence, e a categoria de compra. Ninguém precisa juntar nada no fim do mês, porque a classificação aconteceu no momento da solicitação, não depois da nota fiscal. A visibilidade de gastos deixa então de ser um relatório que alguém monta e passa a ser uma visão que você abre, com dados de agora, e que pode girar em quatro eixos:

  • Por fornecedor: quanto compramos de cada fornecedor, quanto ainda está em aberto com ele em pedidos não concluídos, e quantas notas fiscais dele ficaram retidas por uma divergência, e por quê.
  • Por categoria: materiais de construção, peças de reposição, matérias-primas, serviços de manutenção, materiais de consumo, ou a divisão que fizer sentido para a sua empresa. O que importa é que as categorias sejam uma lista curta que o dono aprova e da qual o solicitante escolhe, não um texto livre que cada funcionário escreve do seu jeito.
  • Por projeto, unidade ou imóvel: o que foi lançado em cada obra, linha de produção, torre residencial ou hotel. Esse é o campo que tornamos obrigatório na solicitação de compra lá na segunda parte.
  • Por etapa: o que comprometemos, o que foi faturado e o que foi pago. Esse eixo é o mais importante, por isso vem a seguir.

Três números antes de qualquer novo compromisso

A maioria dos relatórios de compras parte da nota fiscal, porque é o documento que chega à contabilidade. Mas a nota fiscal chega tarde: o dinheiro foi prometido no dia em que o pedido de compra saiu, não no dia em que a nota chegou. Por isso o dono precisa de três números lado a lado, para cada projeto, unidade ou imóvel, e para cada fornecedor:

  • Comprometido: o saldo dos pedidos de compra abertos ainda não faturados. Materiais pedidos e não entregues, entregues e ainda não faturados, ou serviços contratados com um subempreiteiro cuja medição ainda não chegou.
  • Faturado: notas fiscais recebidas e conferidas, mas ainda não pagas, cada uma com seu vencimento calculado a partir das condições de pagamento do cadastro do fornecedor.
  • Pago: o que efetivamente saiu, em lotes de pagamento programados ou como pagamentos urgentes registrados.

Comparar esses três é o número de que um dono precisa antes de assinar o próximo compromisso. Em controle de custos e medições comparamos o custo real de cada projeto com o que foi orçado na planilha de quantitativos, e na terceira parte acrescentamos a camada dos pedidos abertos. Aqui o retrato fica completo: um projeto cujas notas fiscais parecem confortáveis em relação ao orçamento pode ter comprometido quase todo o orçamento em pedidos abertos. O valor faturado, com seus vencimentos, diz ao gerente financeiro quanto caixa sai nas próximas semanas, e o valor comprometido diz o que vem depois disso.

Para que o valor comprometido seja honesto, ele exige uma disciplina: um pedido cujo saldo restante ninguém mais aguarda é encerrado com um motivo por escrito, como dissemos na terceira parte. Um saldo em aberto esquecido infla os compromissos na tela, e o dono adia uma decisão acertada acreditando que o dinheiro já está comprometido.

Perguntas que a visão responde em um minuto

Na maioria das empresas essas perguntas podem ser respondidas com planilhas, mas só depois de dias de levantamento, e muitas vezes depois que a decisão que precisava da resposta já passou. Quando as compras passam pela cadeia, a visão as responde em um minuto:

  • Quem são de fato nossos maiores fornecedores, depois de unificar os nomes duplicados? Na terceira parte colocamos cada cadastro de fornecedor sobre o número nacional unificado e unificamos os duplicados. Só então aparece o ranking real: um fornecedor cujo gasto estava dividido entre três nomes pode ser o maior com quem você trabalha. Isso importa na mesa de negociação, e importa ainda mais quando você percebe que um tropeço desse fornecedor poderia parar mais de uma unidade.
  • Quanto comprometemos que ainda não foi faturado? Para cada projeto, unidade e imóvel, e para cada fornecedor, sem que ninguém precise ligar para o comprador para perguntar quais pedidos saíram.
  • Quais categorias são compradas fora dos pedidos de compra? Uma nota fiscal que chega sem pedido de compra aparece na caixa de entrada de notas com sua categoria e departamento. Se isso se repete em uma categoria, normalmente não significa que alguém contornou o processo. Significa que o processo não se encaixa nessa categoria: materiais de consumo comprados toda semana precisam de um acordo de preços com pedidos sucessivos emitidos com base nele, não de uma rodada completa de cotações a cada vez.
  • Onde a compra urgente é mais comum? A proporção de solicitações que passaram pelo caminho urgente em cada unidade ou departamento. Como dissemos na segunda parte, isso aponta para o planejamento ou para uma aprovação lenta, não para a falha de alguém.
  • As notas de quais fornecedores ficam retidas com mais frequência, e por quê? As divergências de quantidade e de preço que a conferência em três vias da quarta parte barra, agrupadas por fornecedor e motivo. Um fornecedor cujas divergências se repetem precisa de uma conversa. Uma divergência que se repete com todos os fornecedores em uma mesma unidade pede um olhar sobre o recebimento ali.
  • Como varia o preço do mesmo item? O preço unitário em pedidos de compra sucessivos para o mesmo item, do mesmo fornecedor e de outros. Isso só é possível se o item tiver um único código, que é a mesma regra que aplicamos aos fornecedores.

Onde a IA entra

Quando a cadeia está funcionando, a IA tem trabalho real a fazer em compras: ler notas fiscais de fornecedores que chegam como foto ou página digitalizada e transformá-las em dados em vez de redigitá-las, sinalizar um preço unitário fora do comum para aquele item, ou uma nota parecida com outra já registrada sob um nome de fornecedor semelhante, e depois a previsão de demanda que abordamos em IA em compras e estoque.

Mas esse retorno vem depois da cadeia, não antes dela. Sinalizar um preço fora do comum exige um preço habitual para comparar, o que significa pedidos de compra registrados sob um único código de item. Identificar uma nota duplicada exige que cada fornecedor tenha um único cadastro. Uma IA rodando sobre um fornecedor com três nomes e notas sem pedido de compra está comparando dados com ruído com dados com ruído. E um alerta continua sendo um alerta: leva o caso ao seu responsável, e uma pessoa toma a decisão.

A visão da Origami

Quando construímos o ciclo de compras para uma empresa, construímos a visibilidade de gastos no final, não no começo. A visão lê o que as estações anteriores produzem, e um painel construído antes de os cadastros estarem em ordem mostra números bonitos e errados, então o dono perde a confiança nele e volta a pedir um relatório manual. Por isso começamos pelo cadastro de fornecedores, pelas categorias de compra e pelo campo de projeto na solicitação, e depois construímos cada estação sobre a anterior.

Construímos todo o ciclo em torno de como a empresa realmente compra: quem solicita da obra, quem aprova pelo celular e como chegam as notas fiscais dos fornecedores. Ele se integra ao sistema contábil que a empresa já usa e à faturação eletrônica, em vez de substituí-los. Isso faz parte dos sistemas sob medida que construímos, descritos em nossos serviços.

Um plano de noventa dias em uma ordem que nunca para as compras

O erro comum é tentar ligar o ciclo inteiro em um único dia. A ordem que protege as compras do dia a dia é a que apresentamos em o que migra primeiro: primeiro os dados cadastrais, depois as transações. Além disso, cada etapa pode começar em uma única unidade ou departamento antes de se estender a toda a empresa.

  • Mês um: o cadastro de fornecedores, a matriz de aprovação e a solicitação de compra. O cadastro de fornecedores é saneado e apoiado no número nacional unificado, os registros duplicados são unificados, e cada fornecedor recebe seu número de IVA após as duas verificações oficiais da terceira parte, suas condições de pagamento e seu IBAN a partir de uma carta oficial. O dono define os limites da matriz de aprovação, a lista de categorias de compra e as condições do caminho urgente. Depois, as solicitações de compra passam a ser feitas pelo celular, com a aprovação na própria solicitação. Pedidos, recebimento e pagamento seguem como antes neste mês, então nada para.
  • Mês dois: o pedido de compra e o recebimento documentado. Os pedidos de compra são emitidos a partir de solicitações aprovadas antes da entrega, os recebimentos são registrados na portaria ou na obra contra a linha do pedido, e os termos de conclusão são aprovados para subempreiteiros e serviços. O passo mais importante deste mês é lançar como saldos iniciais os pedidos abertos emitidos antes do sistema; caso contrário, o valor comprometido começa a menor desde o primeiro dia.
  • Mês três: a caixa de entrada de notas, a conferência, o lote de pagamentos, a conciliação de extratos e, depois, o painel de gastos. Define-se um único endereço para as notas fiscais de fornecedores, a conferência em três vias roda em cada nota, o lote de pagamentos programado começa, e os extratos dos maiores fornecedores são conciliados primeiro. No fim do mês, quando cada estação já está produzindo seus dados, a visão de gastos é ativada.

Cada etapa tem um fim anunciado para o caminho antigo, definido pelo dono: a partir de uma data nenhum pedido é emitido a não ser a partir de uma solicitação aprovada, e a partir de outra data nenhuma nota é paga até ser conferida, exceto o que passa pelo caminho urgente registrado. Sem uma data anunciada, os dois caminhos continuam lado a lado, e o mais fácil vence. No fim de cada mês, revise três indicadores que você lê no próprio sistema: quantas solicitações passaram pelo sistema, quantas notas chegaram com pedido de compra, e quantas notas ficaram retidas e por quê. A direção desses números de um mês para o outro é mais honesta do que qualquer meta definida no início.

Quanto ao que existia antes do sistema, os arquivos, os e-mails e o papel, nada disso é apagado depois da mudança. O artigo 66(1) do Regulamento de Execução do IVA exige que o contribuinte guarde as faturas, os registros e os documentos contábeis que deve manter por pelo menos seis anos a partir do fim do período fiscal a que se referem, com um prazo maior para os registros de bens de capital fixado no mesmo parágrafo. Assim, o arquivo antigo continua guardado e acessível, o novo sistema começa a partir dos seus saldos iniciais, e qualquer ponto específico do caso da sua empresa é uma questão para o seu contador ou consultor tributário.

Encerrando a série

Ao longo de sete partes percorremos o ciclo de compras estação por estação: mapeamos as sete estações e suas falhas habituais, depois a solicitação de compra e a matriz de aprovação, depois o cadastro de fornecedor verificado e o pedido de compra vinculante, depois o recebimento documentado e a conferência em três vias, depois o que verificar em uma nota fiscal de fornecedor antes de aproveitar o crédito do IVA, depois o pagamento programado e a conciliação de extratos, e por fim a visibilidade de gastos e o plano para colocar tudo em prática.

O ponto que vale guardar: digitalizar as compras não é desconfiar de quem compra. Significa que cada riyal que vai para um fornecedor tem um caminho escrito que protege quem solicitou, aprovou, recebeu e pagou, e dá ao dono um retrato para decidir antes de se comprometer, não depois de pagar. O começo é um passo pequeno que você pode dar nesta semana: peça a lista dos pedidos de compra abertos neste momento, e pergunte quantos deles alguém ainda está realmente esperando.

Fontes