Na parte três, a compra ganhou um fornecedor verificado e um pedido de compra por escrito com o item, a quantidade, o preço e as condições. Mas um pedido de compra é uma promessa entre duas partes, e o fornecedor pode entregar menos do que diz, entregar algo parecido com o que foi pedido ou faturar a um preço que não é o combinado. Nada disso aparece no papel. Aparece no portão do almoxarifado, na obra quando o caminhão descarrega ou no quarto do hotel quando o técnico termina o serviço.

Onde o papel encontra a realidade

Esta parte trata das duas estações em que o papel encontra a realidade: o recebimento, que registra o que realmente chegou, e a conciliação de três vias, que compara o que chegou com o que foi combinado e com o que o fornecedor está cobrando antes que qualquer dinheiro saia. Na parte um descrevemos a falha habitual aqui: um canhoto de entrega assinado sem contagem e, depois, uma fatura pela quantidade total. É aqui que corrigimos isso.

Recebimento: o que realmente chegou, não o que diz o romaneio do fornecedor

A remessa chega com um romaneio do fornecedor mostrando o que foi enviado. Esse romaneio é um documento do fornecedor, não seu. O seu é o registro de recebimento que você mesmo lança, contra o pedido de compra e suas linhas, e ele traz quatro coisas:

  • A quantidade realmente contada, e não a quantidade escrita no romaneio. A diferença entre as duas é a primeira coisa que precisa aparecer, e deve aparecer enquanto o motorista ainda está no portão, não dias depois.
  • O estado: em perfeitas condições, avariado, embalagem incompleta ou perto do vencimento quando o material tem prazo de validade. Anexe uma foto quando necessário, porque uma foto tirada no recebimento vale mais do que qualquer descrição escrita depois.
  • A quantidade recusada e o motivo: fora da especificação, avariada ou acima do que foi pedido. Uma recusa registrada com o motivo é a base sobre a qual se constrói depois a correção do fornecedor; uma recusa dita em voz alta ao motorista se perde antes de a fatura chegar.
  • Quem recebeu, quando e onde: o almoxarifado central, o canteiro específico do projeto ou o imóvel. Material descarregado direto em um canteiro de obras nunca passa pelo almoxarifado, então o recebimento dele tem de ser registrado a partir do próprio canteiro.

Em por que o seu estoque registrado nunca bate com a prateleira, a primeira brecha na diferença de estoque era exatamente esta: uma remessa deixada no chão, com a conferência contra o pedido de compra adiada para um amanhã que nunca chega. A correção aqui é a mesma: o recebimento é registrado no momento em que acontece, pelo celular do encarregado da obra ou pelo coletor do almoxarife, contra o pedido de compra em aberto, e não em uma folha digitada no sistema mais tarde. Em códigos de barras e leitura mostramos como o almoxarife lê o pedido de compra e depois cada item, para que a diferença apareça antes de alguém assinar o recebimento.

Uma prática que vale a pena testar: quem recebe conta sem ver a quantidade pedida e registra o que contou, não o número do romaneio do fornecedor. Quem vê o número esperado tende, de boa-fé, a confirmá-lo, principalmente no fim do dia com o caminhão esperando. Quem não vê só pode contar. O sistema então compara a contagem com o pedido e mostra a diferença a quem acompanha o caso. Alguns itens precisam de mais uma etapa antes da aceitação: vergalhões cujo certificado da usina precisa ser conferido, ou uma matéria-prima que precisa de inspeção de qualidade antes de chegar à linha de produção. Esses são registrados como recebidos em inspeção, de modo que não são liberados nem conciliados até serem aceitos ou recusados.

E quem recebe não é quem negociou com o fornecedor: compras negocia, o almoxarifado ou a obra recebe e o financeiro paga. Não porque alguém esteja sob suspeita, mas porque cada um comprova uma parte que os outros não conseguem comprovar.

Serviços e subcontratados: o termo de aceite

Um serviço não chega de caminhão, então não há nada para contar no portão: a manutenção dos elevadores de uma torre residencial, um isolamento executado por um subcontratado em um projeto, uma bomba consertada em uma linha de produção. Aqui o recebimento é um termo de aceite em que a pessoa que solicitou o trabalho confirma que ele foi feito como combinado: o que foi concluído, quando e se algo ficou pendente. Ele é assinado por quem solicitou o trabalho ou pelo responsável pelo local onde ele foi feito, e não por compras, que assinou o contrato, porque quem solicitou o trabalho é quem sabe se ele foi realmente feito.

Uma obra subcontratada que dura semanas é recebida em etapas: quanto de cada item foi concluído até a data, da forma como a obra é medida em um boletim de medição. Assim, a medição do subcontratado é confrontada com um registro de recebimento das quantidades realmente executadas, com base não apenas na estimativa do subcontratado, mas no que o solicitante ou o engenheiro da obra confirma. Como no caso dos materiais, o que não é aceito é registrado com o motivo: um serviço que precisa ser refeito ou um item que não está concluído.

Conciliação de três vias: três documentos que precisam dizer a mesma coisa

Quando a fatura do fornecedor chega, a empresa tem três documentos sobre a mesma compra: o pedido de compra mostra o que combinamos, o registro de recebimento mostra o que chegou e a fatura mostra o que o fornecedor está cobrando. Conciliação de três vias significa comparar os três antes do pagamento, linha por linha: o mesmo item, uma quantidade faturada que, somada ao que já foi faturado contra o mesmo recebimento, não é maior que a quantidade aceita, e um preço unitário na fatura igual ao preço da última versão aprovada do pedido de compra. Se os três estiverem de acordo, a fatura segue para pagamento sem que ninguém precise perguntar. Se não estiverem, ela para até que a diferença seja explicada.

A conferência não precisa ser exata ao pé da letra. Material medido por peso ou por metro cúbico pode chegar um pouco diferente do que foi pedido, e o arredondamento dos halalas pode alterar o total de uma linha. Por isso a empresa define uma tolerância, e quem a define é o dono, não o sistema nem a pessoa que lança a fatura; ela pode variar de um tipo de compra para outro. O que importa é que a tolerância esteja por escrito e seja aplicada a todos, e que toda diferença que caia dentro dela seja registrada mesmo assim, por menor que seja. Se a mesma pequena diferença se repete com um fornecedor, ela vira uma pergunta que vale a pena fazer.

Três situações precisam ser entendidas por quem desenha a conciliação:

  • Uma fatura para vários recebimentos. O Regulamento de Execução do IVA permite que o fornecedor emita uma fatura fiscal consolidada que cubra vários fornecimentos separados para um mesmo cliente dentro de um período de no máximo um mês civil (artigo 53(4)). Um fornecedor que entrega em uma obra em lotes ao longo de um mês pode enviar uma única fatura pelas entregas daquele mês, então a conciliação trabalha com linhas e quantidades, e não com o número de documentos.
  • Uma fatura que chega semanas depois. Como observado na parte um, para fornecimentos entre empresas o prazo máximo para emitir uma fatura fiscal é o dia 15 do mês seguinte ao mês em que o fornecimento ocorreu (artigo 53(1)(b)). Se o recebimento não foi registrado no dia em que aconteceu, a fatura chega e ninguém se lembra do que entrou, e a conciliação volta a ser uma rodada de telefonemas.
  • Serviços recorrentes sem entrega física. Uma assinatura mensal de software ou um aluguel fixo de equipamentos ou de um galpão. Não há nada para receber a cada mês, então a conciliação é de duas vias, entre o pedido de compra ou o contrato e a fatura. Essa é uma decisão registrada no próprio pedido para esse tipo de compra, e não uma brecha que alguém descobre depois: o sistema sabe que esse pedido é conciliado em duas vias e que os demais não passam sem recebimento. O pedido também traz uma data de término e uma pessoa nomeada que confirma, a cada renovação, que o serviço ainda é necessário, para que as faturas não continuem passando depois que o serviço terminou.

Em peças de reposição e estoque entre canteiros e vans de técnicos mencionamos a conciliação de três vias em uma única linha, como a etapa que impede pagar por uma quantidade que nunca chegou e pagar duas vezes pelo mesmo fornecimento. A linha está certa, mas o valor real da conciliação não aparece quando os documentos estão de acordo. Aparece quando não estão.

Quando não batem: um caminho para cada exceção

Uma fatura que não bate enfrenta dois riscos opostos. O primeiro é ser paga sem que ninguém conteste, porque o fornecedor está ligando e a diferença parece pequena. O segundo é ela parar e ninguém saber que parou, ficando semanas em uma gaveta ou em uma caixa de entrada, e o fornecedor descobrir o bloqueio antes de você ao cobrar o pagamento. A correção é um caminho conhecido para cada tipo de divergência, uma pessoa nomeada que decide, e a decisão e o motivo registrados na própria fatura. As quatro divergências mais comuns:

  • Entrega a menor. A fatura é pela quantidade total e o recebimento é por menos. O que não chegou não é pago. Compras acompanha o caso com o fornecedor para um de dois resultados: o fornecedor entrega o restante, que é recebido contra o saldo em aberto do pedido de compra, ou corrige a fatura com uma nota de crédito pela quantidade que não virá, e o saldo em aberto do pedido é então encerrado com um motivo por escrito, como na parte três, para que não fique nenhum compromisso que ninguém está esperando.
  • Um item substituto. Chega outra marca, um tamanho parecido ou uma especificação diferente. O sistema não o aceita contra a linha do pedido de compra, como em códigos de barras e leitura; quem recebe não decide sozinho aceitá-lo, e ele não entra no estoque como se fosse o que foi pedido. Ele é registrado como retido fora do estoque aguardando decisão, e quem decide é a pessoa responsável pelo requisito técnico na equipe solicitante: se ela aceitar, o pedido de compra é revisado com uma nova versão e um motivo, como descrito na parte três; se recusar, o item volta para o fornecedor.
  • Um preço acima do pedido de compra. Isso vai para compras, e não para o financeiro, porque foi compras que combinou o preço. Ou o fornecedor corrige a fatura com uma nota de crédito que faça referência a ela, ou existe um motivo aceitável para o aumento, e nesse caso o pedido é revisado com uma nova versão e volta para aprovação se ultrapassar o que foi aprovado, como na parte dois. Alterar discretamente o pedido de compra para bater com a fatura, sem motivo registrado e sem aprovação, é exatamente o que destrói o objetivo da conciliação.
  • Um número de fatura já registrado. O regulamento exige que a fatura fiscal traga um número de série que a identifique e a diferencie (artigo 53(5)(b)). Por isso, o mesmo número do mesmo fornecedor normalmente significa a mesma fatura: uma cópia que chegou por e-mail e depois pelo WhatsApp, como descrito na parte um. O sistema a barra no lançamento e mostra ao lado a fatura que já está registrada, e quem acompanha o caso a encerra como duplicada com um motivo por escrito. Se ela se revelar uma fatura de fato diferente, por exemplo porque o fornecedor numera as faturas de cada filial em uma sequência separada, o que o guia detalhado de faturamento eletrônico da Autoridade de Zakat, Impostos e Alfândega (ZATCA) permite, ela segue para a conciliação. E essa verificação só funciona se cada fornecedor tiver um único cadastro com um identificador que não pode se repetir, como explicado na parte três. Uma segunda fatura pela mesma entrega com outro número não é barrada pela verificação do número, mas pela própria conciliação, porque a primeira fatura já consumiu a quantidade do recebimento.

Quando uma fatura precisa de correção, seja na quantidade, no preço ou nos dados de qualquer uma das partes, o caminho é um documento novo, e não uma alteração do antigo: uma nota de crédito ou de débito emitida pelo fornecedor que faça referência clara à fatura ou às faturas a que se refere (artigo 54). O guia detalhado de faturamento eletrônico da Autoridade de Zakat, Impostos e Alfândega (ZATCA) afirma que uma fatura eletrônica não é alterada nem excluída depois de emitida, e que o cancelamento só é feito por meio de uma nota de crédito vinculada a ela e de uma nova fatura. Então não peça ao fornecedor uma cópia alterada da mesma fatura; peça uma nota vinculada a ela e guarde as duas juntas. Tratamos das notas do lado do comprador na parte cinco; leve qualquer dúvida sobre o efeito no seu próprio crédito de IVA ao seu consultor tributário.

Por fim, quem pode liberar uma fatura apesar de uma divergência? Nem a pessoa que lança a fatura, nem a pessoa que a paga. Esse é um papel que o dono define na matriz de aprovação; a liberação é registrada em nome de quem a liberou, com um motivo, e aparece em uma lista que o dono acompanha. Cada exceção também recebe um prazo definido pelo dono, e se ele passar sem decisão, a exceção sobe para o nível seguinte, do mesmo jeito que uma solicitação de compra parada. Quando uma fatura fica retida, o fornecedor fica sabendo o motivo no mesmo dia, por compras, e não semanas depois, pelo financeiro, quando pergunta pelo pagamento. A conciliação não protege só o dinheiro; ela também protege sua relação com o fornecedor confiável cujo pagamento atrasou apenas porque ninguém confirmou o recebimento do que ele entregou.

A visão da Origami

Quando construímos esta etapa para uma empresa, começamos pelos lugares onde mercadorias e serviços realmente chegam: o portão do almoxarifado, cada canteiro de obras, o imóvel ou o hotel onde o técnico faz o serviço. Em cada lugar perguntamos quem assina hoje, o que acontece com o papel depois de assinado e quantos dias se passam até ele chegar ao financeiro. Um recebimento que não pode ser registrado no local, no momento em que acontece, volta a ser uma folha no bolso de alguém, seja qual for o sistema por trás.

Depois construímos o recebimento pelo celular, contra o pedido de compra em aberto, com uma foto do romaneio do fornecedor e do estado das mercadorias; um termo de aceite assinado por quem solicitou o trabalho; uma conciliação que roda sozinha quando a fatura é lançada; e uma lista de exceções em que cada item tem uma pessoa nomeada que decide, um prazo e um motivo registrado, tudo conectado ao sistema contábil que a empresa usa. Isso faz parte dos sistemas sob medida que construímos, descritos em nossos serviços.

Um exercício para esta semana: uma semana no portão e um mês de faturas

Este exercício não exige nenhuma ferramenta nova, e o gerente de operações pode fazê-lo com o gerente financeiro:

  • Escolha um ponto de recebimento por uma semana: o almoxarifado central, a sua obra mais movimentada ou um único hotel. Peça que cada entrega seja contada, com a quantidade contada anotada ao lado da quantidade do romaneio do fornecedor.
  • Pergunte a quem assina os recebimentos: a pessoa realmente conta ou copia a quantidade do romaneio? Quem recebe os serviços, e quem confirma que o trabalho de um subcontratado está concluído? Você não está procurando um culpado, e sim uma etapa pela qual ninguém é responsável.
  • Pegue as faturas de fornecedores que você pagou no mês passado, encontre um registro de recebimento ou um termo de aceite para cada uma e conte quantas foram pagas sem recebimento documentado.
  • Classifique cada divergência encontrada nas quatro categorias: entrega a menor, item substituto, preço mais alto ou fatura duplicada. Ao lado de cada uma, anote quem decidiu e onde essa decisão foi registrada.
  • Volte às dez faturas do exercício da parte um e pegue as diferenças de preço e quantidade que você anotou na época: coloque cada uma em uma das quatro categorias e verifique se foi registrada uma decisão em nome de alguém ou se a fatura simplesmente foi paga como estava.

O número de faturas pagas sem recebimento documentado é o dado mais claro que este exercício produz, e a categoria que mais se repete é a primeira que precisa de um caminho por escrito. Se você descobrir que os recebimentos são registrados, mas com atraso, o motivo costuma ser que registrá-los é mais lento do que o trabalho no local, e a correção é um registro mais fácil nesse mesmo lugar, e não mais uma assinatura.

Na próxima parte

Cada fatura agora tem um recebimento para comparar e um pedido de compra para servir de medida. A próxima parte para na própria fatura, do lado do comprador, e no que verificar nela antes de tomar o crédito do IVA: os dados que uma fatura fiscal precisa trazer, o que muda quando o fornecedor está na fase de integração do faturamento eletrônico, por que uma fatura em papel digitalizada não conta como fatura eletrônica em conformidade e como os erros são corrigidos com uma nota de crédito ou de débito.

Fontes