Faça a qualquer dono de fábrica ou de armazém uma pergunta simples: quanto você tem deste item agora? Você vai receber dois números. Um do sistema ou da planilha, e outro que o almoxarife informa depois de ir até a estante e olhar. Quando os dois não batem, ninguém sabe qual está certo, então a operação roda com base em uma estimativa.

Essa é a lacuna de acurácia, e é o número mais importante que ninguém mede. Abrimos esta série com ela porque ela não é um problema ao lado dos outros — é a raiz de onde todos se ramificam. Você não consegue custear uma ordem de produção com precisão se o saldo de matéria-prima estiver errado. Não consegue definir um ponto de pedido se o consumo registrado não refletir a realidade. Não consegue rastrear um lote se as próprias movimentações nunca foram capturadas. Por isso, antes de qualquer conversa sobre sistemas, códigos de barras ou automação, é preciso nomear com precisão os pontos onde a lacuna se abre.

Onde a lacuna se abre

A lacuna não é criada por um único erro grande. Ela é criada por sete pequenas aberturas que operam todos os dias:

  • Receber sem registrar. O caminhão do fornecedor chega à tarde, o armazém está ocupado, então a mercadoria fica no chão e a conferência com o pedido de compra fica para amanhã. O amanhã normalmente não chega e, quando chega, vem com diferenças de quantidade que ninguém consegue explicar.
  • Entregar sem documento. O supervisor de produção precisa do material agora, a linha está parada, então ele pega e diz ao almoxarife para registrar depois. Essa única frase é a maior fonte isolada de divergência, porque o que não é registrado na hora normalmente nunca é registrado.
  • Devoluções. Uma quantidade volta da linha porque excedeu a necessidade, ou do cliente porque não correspondia ao pedido. Ela volta fisicamente para a prateleira, mas nunca volta para o sistema, então o saldo contábil fica abaixo da realidade e você compra o que já tem.
  • Refugo e avarias. Um funcionário quebra uma caixa, a umidade estraga um material, a linha produz unidades fora de especificação. Essas quantidades saem da prateleira sem transação correspondente, então vivem no sistema para sempre.
  • Transferências entre locais. A mercadoria sai do almoxarifado principal para uma filial, para um estoque de produtos em processo ou para um veículo de distribuição. É registrada a saída do primeiro e nunca a entrada no segundo, então ela desaparece no meio do caminho.
  • Apenas um inventário anual. Contar uma vez por ano significa descobrir um erro doze meses depois de cometido, quando é impossível reconstruir a causa. A correção vira um ajuste contábil que esconde o problema em vez de resolvê-lo.
  • Um item com mais de um código. O mesmo material foi cadastrado duas vezes com nomes diferentes — uma com o nome comercial, outra com a descrição do fornecedor. O saldo se divide entre dois códigos, um parecendo zerado e o outro parecendo parado, e os dois são a mesma coisa.

Repare que nenhuma das sete é um problema de intenção. O almoxarife não está escondendo nada e o supervisor de produção não está sendo descuidado. O problema é que a movimentação acontece em um momento e o registro em outro, e a distância entre esses dois momentos é a lacuna.

O que a lacuna realmente custa para você

O problema da falta de acurácia é que ela nunca aparece como uma linha própria na demonstração de resultados, então parece de graça. Ela é paga em cinco lugares:

  • Uma linha de produção parada. De longe o custo mais pesado. Um único item registrado como disponível e fisicamente ausente para uma linha inteira, junto com a mão de obra, a capacidade e uma data de entrega ao cliente.
  • Compras emergenciais a preço mais alto. Quando você descobre a falta tarde, compra do fornecedor mais próximo e não do melhor, em uma quantidade pequena que perde o desconto por volume, com frete expresso. A diferença sai direto da sua margem.
  • Estoque parado prendendo capital. O medo de parar a linha leva as pessoas a manter uma reserva de tudo. O resultado é dinheiro dormindo nas estantes, espaço de armazenagem que você paga e materiais que vencem ou ficam obsoletos antes de serem usados.
  • Um inventário que fecha o armazém por dias. Quando os registros não são confiáveis, a contagem vira um exercício completo que exige congelar as movimentações e tirar as equipes do trabalho. Dias inteiros de paralisação, porque não dá para confiar nos números diários.
  • Decisões de preço construídas sobre o custo errado. A mais perigosa, porque é silenciosa. Se a quantidade de material consumida por unidade é imprecisa, o custo unitário é impreciso, e a margem com que você precifica e faz orçamentos é imaginária. Você pode estar vendendo um produto que acredita ser lucrativo enquanto ele dá prejuízo em cada unidade.

Por que um funcionário mais cuidadoso não vai resolver isso

A primeira reação ao descobrir uma divergência é questionar o almoxarife, ou substituí-lo. Raramente funciona, porque o problema está no desenho, não na pessoa. Um processo que depende de alguém lembrar de registrar uma movimentação duas horas depois de ela ter acontecido vai falhar por mais disciplinada que essa pessoa seja, simplesmente porque a pressão do dia a dia vence a disciplina individual.

A solução não é exigir mais acurácia das pessoas. É encurtar a distância entre a movimentação acontecer e ser registrada até chegar a zero. Quando registrar a saída é a condição para o material passar pela porta, não sobra espaço para o esquecimento. Esse é exatamente o tema da próxima parte.

A visão da Origami

Indústria e armazéns é um dos nossos setores de especialização, e começamos qualquer projeto nele medindo a lacuna de acurácia antes de mostrar uma única tela. O motivo é que instalar um sistema sobre dados imprecisos produz um sistema elegante que entrega números errados mais rápido — e em poucos meses a equipe perde a confiança nele e volta ao papel e à memória.

A ordem que recomendamos: limpar itens e códigos e medir a lacuna atual, depois fechar o ponto de captura e então construir sobre isso as ordens de produção, o custeio e o faturamento. Essa é a ordem que o restante desta série segue, e é assim que abordamos o setor de indústria e armazéns, porque cada camada posterior depende de a camada de baixo ser verdadeira.

Como medir a sua própria acurácia em uma semana

Antes de comprar qualquer coisa, você precisa de um número que mostre o tamanho do problema. Este exercício é feito no seu próprio chão de fábrica, sem ferramentas novas:

  • Escolha apenas vinte itens, não o armazém inteiro. Que sejam os de maior giro, maior valor e mais críticos para a linha que você tem.
  • Anote o saldo do sistema desses itens no domingo de manhã, e mantenha a folha longe da equipe.
  • Durante a semana, exija que toda movimentação desses itens específicos seja registrada no momento em que acontece — recebimentos, saídas, devoluções, refugo, transferências —, mesmo que em um único caderno ao lado da porta.
  • No domingo seguinte de manhã, conte fisicamente os vinte itens e anote o número real.
  • Calcule o percentual de divergência de cada item entre o saldo esperado e o real, e conte quantos dos vinte bateram exatamente.

O número de itens que bateram, dividido por vinte, é aproximadamente a sua acurácia de estoque — e é a linha de base contra a qual toda melhoria futura será medida. Mais importante do que o número em si: escreva o motivo ao lado de cada item que falhou, porque essa lista é a sua verdadeira ordem de prioridades. Normalmente você vai descobrir que a maior parte da divergência vem de apenas uma ou duas das sete aberturas acima.

Nas próximas partes

A lacuna tem nome; fechá-la é uma questão de sequência. A próxima parte começa no próprio ponto da movimentação: como cada transação de estoque é capturada por leitura no momento em que acontece, em vez de ser reconstruída de memória no fim do mês. Depois passamos para a ordem de produção e o rastreamento da produção da matéria-prima ao produto acabado, depois para quando e quanto pedir de novo, depois para a rastreabilidade por lote quando algo dá errado, depois para a ligação da nota fiscal eletrônica com a movimentação do armazém — e fechamos a série com um roteiro de noventa dias que coloca tudo isso na ordem certa.

Fontes