Na quinta parte, a fatura do fornecedor ficou completa, conferida com o pedido de compra e o registro de recebimento, e guardada no seu arquivo original. Resta uma estação, aquela em que o dinheiro de fato sai: o pagamento. Quando o pagamento não tem agenda, quem define a ordem é o telefone. O fornecedor de concreto usinado que liga toda manhã recebe primeiro, o subempreiteiro que terminou no prazo e não cobrou espera, e a empresa de manutenção de elevadores da torre residencial descobre no fim do mês que ninguém pediu o pagamento da sua fatura conferida.

O que esta parte aborda

Esta parte aborda quatro coisas: como pagar faturas conferidas por data de vencimento em um único lote programado, aprovado uma só vez, como confirmar qualquer pedido de alteração dos dados bancários de um fornecedor, o que o Regulamento do IVA diz sobre um saldo ainda não pago doze meses após o mês seguinte ao fornecimento, e como conciliar todo mês o extrato de cada fornecedor. Encerramos com duas obrigações que podem recair sobre a sua empresa quando ela compra um serviço de um fornecedor não residente. Relatamos o que os textos dizem, com os números dos artigos. Perguntas sobre um caso específico da sua empresa devem ir para o seu consultor tributário.

Pague pelo vencimento, não por quem liga mais

Toda fatura tem um vencimento, e ninguém deveria precisar se lembrar dele. Na terceira parte colocamos as condições de pagamento acordadas no cadastro do fornecedor e dissemos que elas passam automaticamente para cada pedido de compra. Assim, quando uma fatura chega e passa na conferência, o sistema calcula o vencimento a partir dessas mesmas condições: na entrega, ou um prazo definido após a data da fatura ou a data de recebimento, conforme o que foi acordado. Os prazos em si são acordados com cada fornecedor segundo uma política definida pelo dono, não por este artigo.

Depois vem a rodada de pagamentos. Em vez de pagar cada fatura isoladamente quando o fornecedor cobra, o sistema prepara, em um dia fixo escolhido pelo dono, uma única lista com todas as faturas conferidas que estão vencidas ou que vão vencer antes da próxima rodada. Para cada fatura, a lista mostra o fornecedor, o número da fatura, o pedido de compra e o registro de recebimento vinculados, o vencimento e o valor, e depois o total diante do caixa disponível. Quem tem a alçada na matriz de aprovação da segunda parte a aprova uma única vez, em vez de uma aprovação separada para cada fatura, e as transferências são feitas a partir dela exatamente como aprovada.

  • Nenhuma fatura entra na rodada antes de ser conferida. Uma fatura retida por divergência de quantidade ou de preço fica fora da rodada com o seu motivo, e o fornecedor fica sabendo desse motivo pelo setor de compras antes do dia do pagamento, não depois.
  • Um adiantamento fica vinculado ao seu pedido de compra. Quando as condições de um fornecedor preveem adiantamento, ele é registrado contra o pedido de compra pelo qual foi pago, para ser abatido do valor devido quando chegar a fatura do fornecimento. Um adiantamento sem vínculo com o pedido é o jeito mais fácil de pagar o mesmo valor duas vezes.
  • As retenções de subempreiteiros têm uma condição de liberação. Quando um subcontrato prevê a retenção de parte de cada pagamento até a entrega final, o sistema leva do contrato as condições de retenção e de liberação, para que o valor retido apareça em uma rodada quando a condição for cumprida, não quando alguém se lembrar. Mostramos onde as retenções ficam na margem de um projeto em controle de custos e medições.
  • Um pagamento urgente fora da rodada é possível, mas fica registrado. Sempre haverá um fornecedor que precisa ser pago hoje. Isso acontece, mas com um motivo por escrito e a aprovação de quem tem a alçada, e aparece em uma lista que o dono vê. Se essa lista ficar longa, ela está dizendo que a rodada não acontece com a frequência necessária, ou que as condições de pagamento com alguns fornecedores precisam ser revistas.
  • Não se pagam extratos; pagam-se faturas. O extrato do fornecedor é uma ferramenta de conciliação, não um documento de pagamento. O que entra na rodada é a fatura conferida, pelo seu número, e é isso que evita o caso da primeira parte: uma fatura paga uma vez a partir do e-mail e outra vez a partir do extrato.

Uma rodada de pagamentos faz mais do que controlar. O fornecedor cuja fatura está completa e conferida sabe quando vai receber, então as ligações diárias diminuem, e o gerente financeiro sabe com dias de antecedência quanto dinheiro vai sair e em que dia, em vez de descobrir depois pelo extrato bancário.

Pedido de alteração de dados bancários: ligue para o número que você já tem

Chega um e-mail de um fornecedor com quem você trabalha há anos, com a assinatura e o logotipo de sempre, dizendo que a conta bancária mudou. Ele anexa um novo IBAN e pede que o pagamento deste mês vá para lá. O pedido pode ser totalmente legítimo; empresas trocam de banco. Ou o e-mail pode vir da própria caixa do fornecedor depois de ela ter sido invadida, ou de um endereço com uma letra diferente do verdadeiro, e nos dois casos ele se parece com todas as mensagens anteriores. O contador que troca o IBAN com base nesse e-mail não foi descuidado. Ele confiou em uma mensagem que nada distinguia das verdadeiras. Por isso a regra não pressupõe que alguém vá perceber a fraude a olho nu. Ela impede que uma alteração passe por um único canal:

  • Confirme com uma ligação feita por você, para um número que já está no cadastro do fornecedor, não para o número escrito no e-mail que pede a mudança, nem respondendo a esse e-mail. Se o e-mail for falso, o número e as respostas fazem parte da fraude.
  • O mesmo caminho que o IBAN percorreu da primeira vez. Na terceira parte exigimos que o IBAN viesse em carta oficial do fornecedor, com o nome do titular da conta coincidindo com a razão social registrada do fornecedor. Uma alteração passa pelas mesmas condições, não por menos.
  • Quem lança a alteração não é quem a aprova. Uma pessoa registra o pedido e os documentos, outra aprova depois da confirmação, e as duas ficam registradas com nome e data.
  • O primeiro pagamento para uma conta alterada recentemente é sinalizado na rodada, para que quem aprova a rodada o veja sabendo que a conta é nova.
  • Depois da alteração, um aviso vai para o contato conhecido do fornecedor, informando que os dados bancários dele foram atualizados nos seus registros. Se o fornecedor não pediu a mudança, ele fica sabendo antes de o dinheiro sair.

Nem uma ligação que você recebe é prova suficiente, porque hoje vozes podem ser imitadas com ferramentas fáceis de obter, como explicamos em deepfakes e fraudes com IA. O que importa é que você faça a ligação, para um número que já tinha antes do pedido. E uma pergunta vem antes de tudo isso: quem pode editar o campo IBAN no cadastro de um fornecedor, para começo de conversa? Se qualquer pessoa que abre a ficha do fornecedor pode, a regra depende apenas da boa-fé. É o que mostramos em permissões: quem vê o quê. Em um sistema, uma função definida edita esse campo, e cada edição fica registrada com o nome, a data e o valor antes e depois. A regra protege mais do que dinheiro. Ela protege um contador honesto de carregar sozinho a culpa por uma mensagem que ele não tinha como distinguir.

Um saldo ainda não pago doze meses após o mês seguinte ao fornecimento

Algumas faturas não são pagas no prazo por um bom motivo: a fatura de um subempreiteiro retida por uma disputa sobre a qualidade do serviço, uma fatura de manutenção em um hotel aguardando um termo de conclusão que ninguém assinou, uma fatura à espera de uma nota de crédito que o fornecedor prometeu e não emitiu. Essas faturas podem ficar meses nos livros, enquanto o IVA de entrada delas já foi deduzido em uma declaração anterior. Aqui o Regulamento do IVA liga o pagamento diretamente ao IVA.

O artigo 40(10) diz que o contribuinte que deduziu o IVA de entrada sobre um fornecimento recebido e não o pagou integralmente doze meses após o mês seguinte ao mês em que o fornecimento ocorreu deve ajustar o seu IVA de entrada dedutível pelo IVA calculado sobre a contraprestação ainda não paga nessa data, incluindo o ajuste na declaração do período de apuração que abrange o mês em que os doze meses terminam. O mesmo parágrafo exclui os fornecimentos de bens por contratos de financiamento, como arrendamento mercantil financeiro, murabaha e arrendamento com opção de compra, recebidos de um contribuinte autorizado a exercer essas atividades e pagos em parcelas periódicas, desde que o contrato continue em vigor, não haja disputa judicial sobre ele, o fornecedor tenha declarado todo o IVA devido na declaração do período de apuração desse fornecimento, e o cliente tenha um certificado escrito do fornecedor que confirme isso.

Em seguida, o artigo 40(11) prevê que, quando o IVA de entrada tiver sido ajustado dessa forma e o contribuinte pagar a contraprestação depois, a dedução do IVA de entrada pode ser aumentada pelo IVA calculado sobre a contraprestação paga, na declaração do período de apuração em que o pagamento foi feito ou em qualquer período posterior. O artigo 40(12) submete todos esses ajustes aos prazos da lei ou do regulamento. Assim, passado esse período, o texto vincula a dedução ao pagamento: ela é ajustada quando o período passa sem pagamento, e pode ser aumentada de novo quando a contraprestação é paga, dentro desses prazos.

Na prática, isso exige uma lista, não memória. Um sistema que guarda a data de fornecimento de cada fatura e o que foi pago contra ela pode mostrar as faturas não pagas e parcialmente pagas ordenadas por antiguidade, e sinalizar as que se aproximam do fim dos doze meses, para que a lista chegue ao gerente financeiro e ao consultor tributário antes de a declaração ser preparada, não depois. O sinal é um alerta, não uma decisão: se o texto se aplica a uma fatura específica, se ela se enquadra na exceção e como o ajuste é feito, quem decide é o seu consultor tributário. A mesma lista ajuda além do IVA: uma fatura sem pagamento há muitos meses pode ser uma disputa com um fornecedor que ninguém resolveu, e resolvê-la é melhor do que deixá-la crescer.

Conciliar todo mês o extrato de cada fornecedor

No fim do mês, um fornecedor envia um extrato com o saldo que ele acredita que você deve, e os seus livros mostram outro saldo para o mesmo fornecedor. Os dois valores podem não bater à primeira vista, e isso não quer dizer que alguém errou. Conciliar o extrato de um fornecedor significa saber o motivo de cada riyal da diferença, não zerá-la com um lançamento de ajuste. As diferenças comuns são quatro:

  • Uma fatura que você nunca lançou. O fornecedor enviou e ela nunca chegou à caixa de entrada de faturas, ou chegou e está retida aguardando recebimento ou conferência. A pergunta é: ela chegou mesmo? E, se chegou, por que não foi lançada?
  • Um pagamento em trânsito. Saiu no último dia do mês, então aparece nos seus livros, mas ainda não no extrato do fornecedor. É uma diferença temporal que se resolve sozinha no mês seguinte, e só precisa ser registrada com a data.
  • Uma nota de crédito que nunca chegou. O fornecedor aceitou uma devolução ou concordou com um abatimento e o tirou do saldo, mas a nota em si nunca chegou até você, ou o contrário: uma nota que ele prometeu e ainda não emitiu. Em qualquer caso, você pede a nota vinculada à fatura, como explicado na quinta parte.
  • Uma fatura lançada duas vezes, do seu lado ou do lado do fornecedor. Do seu lado, esse é o caso que a verificação de duplicidade barra no lançamento, e a conciliação o pega se algum escapar.

Cada diferença recebe um status, um responsável e uma data: uma diferença temporal acompanhada no mês seguinte, um erro do seu lado corrigido, ou um erro do lado do fornecedor que você pede que ele corrija. A conciliação parte de um saldo inicial acordado, porque uma diferença antiga que nunca foi resolvida se mistura a cada nova diferença que vem depois. Você não precisa conciliar todos os fornecedores todo mês desde o primeiro dia. Comece pelos fornecedores de quem você mais compra, ou por aqueles em que as diferenças se repetem, e deixe a ordem de prioridade para o que o dono decidir.

É uma caçada cansativa quando os pedidos de compra ficam em uma planilha, as faturas no e-mail e os pagamentos no extrato bancário. Quando o sistema guardou desde o início o pedido de compra, o registro de recebimento, a fatura, qualquer nota e o pagamento, tudo vinculado a um único número, a conciliação vira uma comparação, não uma busca: o extrato do fornecedor entra, o sistema casa cada linha pelo número da fatura e pelo valor, e sobra para você só o que não casou, junto com o que o sistema sabe sobre cada fatura: se foi recebida, se está retida e se foi emitida alguma nota contra ela.

Fornecedores fora do Reino: duas obrigações que podem recair sobre a sua empresa

Quando você compra um serviço de um fornecedor não residente, como uma assinatura de software de projeto para o escritório técnico, um contrato de manutenção de uma linha de produção com o fabricante no exterior ou uma consultoria de engenharia para um projeto, podem surgir duas obrigações que você não vê com um fornecedor local e que, quando se aplicam, recaem sobre a sua empresa, não sobre o fornecedor: declarar o IVA no primeiro caso, e reter o imposto e recolhê-lo à Autoridade de Zakat, Impostos e Alfândega (ZATCA) no segundo. Descrevemos aqui os mecanismos; os detalhes, e as condições para que cada um se aplique, estão nas fontes:

  • IVA por autoliquidação (reverse charge). O artigo 47(1) diz que, quando o Acordo Unificado do IVA do CCG torna o cliente contribuinte responsável pelo pagamento do IVA sobre um fornecimento recebido de um fornecedor não residente, o IVA é pago pelo mecanismo de autoliquidação: o cliente declara o IVA de saída sobre o fornecimento, e qualquer IVA de entrada dedutível na medida em que possa aproveitar a dedução, na declaração de IVA daquele período de apuração. Então a ausência de IVA saudita na fatura de um fornecedor estrangeiro não significa que o fornecimento não tem IVA. Pode significar que a declaração passou para você.
  • Imposto retido na fonte sobre pagamentos a não residentes. O Guia Geral de Retenção na Fonte da ZATCA explica que os pagamentos de quem está obrigado a reter a um não residente, de fonte no Reino, estão no escopo da retenção, e que o obrigado deve apresentar uma declaração mensal de retenção cobrindo os valores pagos naquele mês sujeitos à retenção, entregando-a e recolhendo o imposto retido nos primeiros dez dias do mês seguinte ao mês do pagamento ao beneficiário. O exemplo do guia: royalties pagos a um não residente em 20 de janeiro são declarados e o imposto é recolhido até 10 de fevereiro, no máximo, e o beneficiário recebe um certificado com o valor pago e o imposto retido. Se em um mês não houver pagamentos sujeitos à retenção, não é exigida declaração mensal. As alíquotas de retenção por tipo de pagamento, e o efeito dos tratados para evitar a dupla tributação, devem ser vistos no próprio guia e com o seu consultor tributário. O guia também afirma que a receita do fornecimento de bens está fora do escopo da retenção, e que um contrato de fornecimento de bens para o Reino só entra nele quanto aos serviços acessórios realizados dentro do Reino, como transporte interno, instalação, manutenção ou treinamento. Ele estabelece ainda outras obrigações para quem retém, entre elas o registro na ZATCA e uma declaração anual.

O lado operacional começa no cadastro do fornecedor: um campo que indica que o fornecedor é não residente e que carrega os dois efeitos consigo. A fatura dele chega à contabilidade sinalizada para revisão de autoliquidação, e o pagamento aparece na rodada sinalizado como possível item da declaração de retenção daquele mês, para que o responsável saiba antes do dia dez o que precisa ser declarado e recolhido, em vez de montar isso a partir do extrato bancário. O sistema prepara a lista, e o seu consultor tributário faz a classificação final de cada pagamento.

A visão da Origami

Quando construímos a etapa de pagamento para uma empresa, começamos com duas perguntas: como se decide hoje quem recebe primeiro, e quem pode alterar os dados bancários de um fornecedor? Depois montamos a rodada de pagamentos a partir das condições de pagamento de cada cadastro de fornecedor, para que só faturas conferidas entrem nela e ela seja aprovada uma única vez conforme a matriz de aprovação, e transformamos a alteração de IBAN em um caminho de duas etapas, com um registro que não pode ser apagado.

Fazemos da conciliação de extratos de fornecedores uma comparação que o sistema executa sobre documentos que ele já tem, preparamos a lista de antiguidade das faturas não pagas e a lista de fornecedores não residentes para quem prepara as declarações, e deixamos as decisões tributárias para o seu consultor. Tudo isso se conecta ao sistema contábil que a empresa já usa, em vez de substituí-lo. Isso faz parte dos sistemas sob medida que desenvolvemos, descritos em nossos serviços.

Um exercício para esta semana: três meses de pagamentos

Este exercício não precisa de nenhuma ferramenta nova, e o gerente financeiro pode fazê-lo com quem executa as transferências:

  • Levante no extrato bancário os pagamentos a fornecedores dos últimos três meses, e anote ao lado de cada um: a fatura estava conferida? Foi paga no vencimento, antes ou depois? Quem pediu o pagamento?
  • Conte os pagamentos que saíram fora de qualquer agenda, e anote o motivo de cada um, se souber.
  • Reúna todas as alterações de dados bancários de fornecedores do último ano, e pergunte sobre cada uma: como chegou o pedido? Como foi confirmado? Quem aprovou?
  • Ordene as faturas não pagas por antiguidade a partir da data de fornecimento, sinalize as que se aproximam de doze meses a contar do mês seguinte ao fornecimento e envie a lista ao seu consultor tributário.
  • Peça um extrato aos seus três maiores fornecedores e concilie, classificando cada diferença: uma fatura não lançada, um pagamento em trânsito, uma nota não recebida ou uma duplicidade.

O exercício dá uma visão clara de por onde começar. Se a maioria dos pagamentos saiu fora de agenda, comece pela rodada de pagamentos. Se as alterações de dados bancários não têm confirmação documentada, comece por aí antes de qualquer outra coisa, porque essa é a brecha por onde o dinheiro vai parar nas mãos erradas. Se as diferenças nos extratos são frequentes, procure a causa nas estações anteriores ao pagamento: recebimento, conferência e a caixa de entrada de faturas.

Na próxima parte

Cada riyal que vai para um fornecedor agora tem um caminho completo: uma requisição aprovada, um pedido de compra, um recebimento documentado, uma fatura conferida, um pagamento programado e um extrato conciliado. A sétima e última parte reúne tudo isso em uma única visão dos gastos: quanto você já comprometeu e ainda não foi faturado, quem são de fato os seus maiores fornecedores e quais categorias são compradas fora dos pedidos de compra. Em seguida, apresenta um plano de noventa dias para digitalizar as compras, em uma ordem que nunca para as compras por um único dia.

Fontes