Uma fatura de fornecedor chega à mesa do financeiro e, antes de pagá-la, o contador faz quatro perguntas simples. Quem pediu esta compra? Quem a aprovou? Que preço combinamos? Chegou tudo? Todas as respostas existem, só que não em um mesmo lugar. A requisição está numa conversa de WhatsApp entre o engenheiro da obra e o comprador, a aprovação é uma folha assinada numa gaveta, o preço está na planilha de uma pessoa e o recebimento é um canhoto de entrega que alguém assinou no portão. Então o contador começa uma rodada de telefonemas, ou paga na confiança porque o fornecedor está esperando.

Digitalizando as Compras: seguindo a saída do dinheiro

Abrimos Digitalizando as Compras com essa cena porque ela se repete em toda empresa que compra todos os dias: uma construtora comprando materiais entregues na obra, uma fábrica comprando matérias-primas e peças de reposição, um hotel ou uma administradora de imóveis comprando serviços de manutenção e materiais de consumo. A série começa quando a necessidade já é conhecida; quando repor e quanto, tratamos em ponto de pedido e estoque de segurança. Aqui seguimos o que acontece depois: o caminho de uma requisição de compra até o pagamento ao fornecedor, e onde o dinheiro vaza ao longo dele.

Sete estações, cada uma com sua falha habitual

Toda compra, por menor que seja, passa por sete estações. Em cada uma há uma falha que se repete até virar hábito:

  • Requisição: comprar sem requisição escrita. O encarregado da obra precisa de vergalhão, ou um técnico do hotel precisa de uma peça para um ar-condicionado, então eles ligam direto para o comprador ou para o fornecedor. Nenhum documento registra quem precisava de quê, para qual projeto e por quê, então não há nada para os documentos seguintes apontarem.
  • Aprovação: um sim verbal que ninguém consegue provar. O gestor concordou numa ligação, num áudio ou com um rápido OK num grupo de WhatsApp. A aprovação foi real, mas não está ligada a nenhuma requisição específica, e dois meses depois ninguém consegue provar exatamente o que foi aprovado nem por quanto.
  • Fornecedor e cotação: um preço diferente do combinado. A cotação chegou como foto numa conversa, e a fatura veio com um preço unitário maior ou uma taxa de entrega que a cotação nunca mencionou. Ninguém percebe a diferença, porque a cotação não está ao lado da fatura quando ela é conferida.
  • Pedido de compra: um compromisso sem papel. O pedido foi feito ao fornecedor por telefone, ou o pedido de compra foi emitido depois que a fatura chegou, para cobri-la. Um pedido de compra emitido depois da fatura não controla nada: ele copia a fatura em vez de ser a referência com a qual a fatura é medida.
  • Recebimento: quantidade faturada acima da que chegou. O caminhão de materiais chega à obra pouco antes do pôr do sol, ou a entrega da fábrica chega faltando dois itens, e alguém assina o canhoto sem contar. Depois a fatura chega com a quantidade total. Esta é a primeira das brechas que descrevemos em a lacuna de acuracidade do estoque: o que entra sem registro aparece depois em outro lugar.
  • Fatura: dados faltando que enfraquecem sua dedução do IVA. Uma fatura sem o número de IVA do fornecedor, ou com uma descrição genérica que não mostra a quantidade e a natureza dos bens. O Regulamento de Execução do IVA lista os dados que uma fatura fiscal deve conter e condiciona a dedução do IVA de entrada à posse de comprovação do imposto, embora, entre empresas, permita uma fatura simplificada menos detalhada para um fornecimento abaixo de 1.000 riais. A fatura também pode chegar semanas depois da entrega, porque o prazo para emiti-la é o dia 15 do mês seguinte ao mês do fornecimento, e até lá ninguém lembra o que foi realmente recebido.
  • Pagamento: uma fatura paga duas vezes. O fornecedor enviou a fatura por e-mail, depois mandou uma cópia pelo WhatsApp, ou a cobrou de novo no extrato de fim de mês, e ela foi paga uma vez pela fatura e outra pelo extrato. Ninguém fez nada errado de propósito; nada no caminho sinalizou que essa fatura já tinha sido paga.

Repare que nenhuma das sete é uma questão de honestidade. O comprador não esconde nada e o encarregado da obra não é descuidado. Cada um usa a ferramenta mais à mão para dar conta do trabalho do dia, e WhatsApp e planilhas são excelentes ferramentas para isso. O problema aparece quando elas são usadas além do seu limite.

O problema é o desenho, não as pessoas

Olhe as sete estações de cima e você encontra uma única causa: cada estação guarda o próprio registro. O requisitante tem uma conversa, quem aprova tem a memória, compras tem uma caixa de entrada, a obra ou o almoxarifado tem canhotos de entrega e o financeiro tem o sistema contábil. Nenhum número único liga esses registros, então ninguém vê a cadeia inteira. A única pessoa que tenta vê-la é o contador, na última estação, quando o dinheiro está prestes a sair.

É o mesmo padrão que descrevemos em onde construtoras e empresas de manutenção perdem seu lucro: o vazamento não vem de um grande erro, mas de pequenas lacunas entre etapas que pertencem a pessoas diferentes. Um controle que depende de alguém lembrar de emitir o pedido de compra, contar a entrega ou verificar se a fatura já não foi paga vai falhar sob a pressão do dia a dia, por mais disciplinada que essa pessoa seja. A solução não é pedir mais atenção às pessoas. É tornar cada documento a condição para a próxima etapa: nenhum pedido de compra sem requisição aprovada, e nenhum pagamento sem um recebimento que confira com a fatura.

O que isso custa sem você perceber

O custo de um ciclo quebrado nunca aparece como uma linha própria na demonstração de resultados, então parece de graça. Ele é pago em cinco lugares:

  • Um preço acima do combinado. A diferença é pequena em cada fatura, mas se repete, e ninguém a pega porque a comparação exige um documento que não está lá quando a fatura é conferida.
  • Pagar pelo que nunca chegou. A quantidade a menos é paga integralmente, o serviço inacabado é pago como se estivesse concluído, e recuperar a diferença depois exige provas que você não tem.
  • Pagamentos em duplicidade. O dinheiro já saiu, e recuperá-lo depende primeiro de alguém perceber, depois da cooperação do fornecedor e do tempo de quem for atrás.
  • IVA de entrada em risco. Uma fatura incompleta pode enfraquecer seu direito de deduzir o IVA dela, e faturas e registros devem ser guardados por pelo menos seis anos a partir do fim do período de apuração a que se referem. Uma fatura que vive no celular de um funcionário pode não estar lá quando você precisar.
  • Um fechamento de mês mais longo e fornecedores esperando. O financeiro passa os dias de fechamento correndo atrás de documentos, faturas corretas ficam esperando porque ninguém confirma o recebimento, e o pagamento ao fornecedor que entregou no prazo atrasa, o que desgasta a relação.

A visão da Origami

Compras atravessam todos os setores em que atuamos, da construção e manutenção à indústria e armazéns, até imóveis e hotéis. Toda vez partimos de uma pergunta: você consegue ligar uma fatura, a partir de um único lugar, à sua requisição, aprovação, pedido e recebimento? Antes de desenhar uma única tela, mapeamos o ciclo como ele realmente funciona na empresa: quem requisita, quem aprova, onde as mercadorias são recebidas e quem lança a fatura.

Depois construímos o fluxo de compras em torno desse ciclo: uma requisição com um número que todo documento posterior segue, uma aprovação que o sistema impõe de acordo com os limites definidos pelo dono, um recebimento registrado onde ele acontece e uma caixa de entrada de faturas de fornecedores que confere cada fatura com o pedido e o recebimento antes de ela chegar ao pagamento. Tudo isso se conecta ao seu sistema contábil e à faturação eletrônica, em vez de substituí-los. É isso que queremos dizer com construir sistemas sob medida como parte dos nossos serviços.

Um exercício para esta semana: rastreie suas últimas dez faturas

Antes de qualquer sistema ou ferramenta, você precisa de um número que mostre o tamanho do problema. Um gerente de operações ou financeiro consegue fazer isto em uma semana, sem ferramentas novas:

  • Pegue suas últimas dez faturas de fornecedores pagas, e misture o máximo que puder: materiais, serviços e uma compra urgente, se houve.
  • Para cada fatura, procure quatro documentos: a requisição de compra, sua aprovação, o pedido de compra e o registro de recebimento ou a comprovação de que o serviço foi prestado.
  • Anote onde encontrou cada documento: no sistema, no e-mail, no WhatsApp, no papel ou na memória de alguém a quem você teve que perguntar.
  • Compare o preço e a quantidade da fatura com o pedido de compra e o registro de recebimento, e anote cada diferença, por menor que seja.
  • Conte quantas faturas tinham os quatro documentos em um só lugar sem precisar perguntar a ninguém.

Essa contagem sobre dez é a linha de base com a qual toda melhoria posterior será medida. Mais útil ainda é a sua anotação de onde cada documento foi encontrado, porque ela diz qual estação falha com mais frequência na sua empresa. Em geral você vai descobrir que a maior parte da lacuna está em uma ou duas estações, e é por elas que você começa.

Nas próximas partes

O ciclo está mapeado e suas falhas têm nome; o que resta é corrigi-las uma estação de cada vez. A próxima parte começa pelo primeiro documento: a requisição de compra e a matriz de aprovação, quem aprova o quê por valor e tipo de compra, e como um sistema fecha os atalhos em torno dela. Depois passamos a transformar uma cotação em um pedido de compra vinculante, em seguida ao recebimento e à conciliação de três vias, depois ao que você confere numa fatura de fornecedor antes de deduzir o IVA dela, depois à programação de pagamentos e à conciliação dos extratos de fornecedores, e encerramos a série com uma visão completa dos seus gastos e um plano de noventa dias que coloca tudo isso em ordem.

Fontes