Na quarta parte, cada fatura ganhou um pedido de compra para ser comparada e um registro de recebimento para ser conferida, e nenhuma fatura é paga até que os três documentos estejam de acordo. Mas a conferência responde a uma única pergunta: devemos pagar este valor a este fornecedor? Ela deixa uma segunda pergunta em aberto: esta fatura, em si, é boa o suficiente para deduzir o seu IVA das compras? A fatura de um fornecedor de aço pode coincidir exatamente com o pedido de compra e com o registro de recebimento da obra e ainda assim não ter um dado que o regulamento exige. A fatura de uma empresa de manutenção pode chegar como a digitalização de uma cópia em papel. O nome da sua empresa pode estar errado nela.

A fatura do lado do comprador

Esta parte lê a fatura do fornecedor do lado do comprador, como definido no Regulamento de Aplicação do IVA e nos documentos de faturamento eletrônico da Autoridade de Zakat, Impostos e Alfândega (ZATCA). Relatamos o que os textos dizem, com os números dos artigos, e descrevemos como isso se torna uma verificação diária quando uma fatura chega. Se um valor específico na sua empresa pode ser deduzido é uma pergunta para o seu consultor tributário, não para este artigo.

Por que uma fatura é verificada duas vezes

O artigo 49(7) diz que o IVA das compras só pode ser deduzido se o contribuinte tiver a comprovação do IVA pago ou a pagar, conforme especificado no artigo 48 do Acordo Unificado do IVA do CCG, e a resolução de faturamento eletrônico da ZATCA define as faturas eletrônicas emitidas com base nela como as faturas fiscais em que se apoia o exercício do direito de dedução previsto nesse artigo. Quando faltam os documentos que o Acordo especifica, o próprio artigo 49(7) admite comprovações alternativas, incluindo uma fatura fiscal simplificada emitida corretamente nos termos do regulamento, e outros documentos comerciais que a ZATCA aceite, a seu critério, como prova de que o IVA foi cobrado corretamente de você e de que você o pagou. Então, para o contador, uma fatura não é apenas um pedido de pagamento. É a prova em que se apoia o seu direito de dedução.

O artigo 49(8) permite deduzir o IVA das compras em um período de apuração posterior àquele em que o fornecimento ocorreu, desde que não seja em um período que caia mais de cinco anos depois do ano civil do fornecimento. Uma fatura registrada com atraso não está necessariamente perdida, mas a janela não fica aberta para sempre. Mesmo assim, o melhor dia para verificar uma fatura é o dia em que ela chega. Um dado faltante pode ser pedido ao fornecedor em poucos dias, o que é muito mais fácil do que correr atrás dele meses depois, quando a pessoa que a emitiu já saiu ou o fornecedor trocou de sistema.

O que uma fatura fiscal deve conter

O artigo 53(5) define os dados que uma fatura fiscal deve incluir e exige que ela esteja em árabe além de qualquer outro idioma em que for emitida. Estes são esses dados como quem recebe a fatura os lê:

  • A data de emissão e um número de série que identifica e distingue a fatura. É o número que o sistema usa para barrar uma fatura duplicada, como explicado na quarta parte.
  • O número de IVA do fornecedor. Ele deve coincidir com o número do cadastro do fornecedor que você verificou na terceira parte pela consulta de registro do IVA da ZATCA. Se os dois forem diferentes, isso é uma pergunta para o fornecedor antes de qualquer outra coisa.
  • O nome e o endereço do fornecedor e do cliente. Confira se o nome da sua empresa é o que consta no registro comercial, e não o nome do projeto, o nome da filial ou o nome curto que o vendedor do fornecedor usa para vocês.
  • A quantidade e a natureza dos bens, ou o escopo e a natureza dos serviços. Uma linha genérica como materiais diversos ou serviços conforme combinado não mostra o que foi fornecido.
  • A data do fornecimento, se for diferente da data de emissão da fatura.
  • Os valores tributáveis por alíquota ou isenção, o preço unitário sem IVA e qualquer desconto que ainda não esteja incluído no preço unitário.
  • A alíquota do IVA aplicada e o valor do IVA devido, em riais, além de uma indicação do tratamento tributário quando o IVA não é cobrado pela alíquota padrão.

Outro número importa tanto quanto esses: o seu. O artigo 53 pede o número de IVA do cliente em um caso específico, quando é o cliente o responsável por recolher o IVA sobre o fornecimento. Mas o anexo 2 da resolução de faturamento eletrônico da ZATCA acrescenta o campo 5.3 à fatura fiscal: o número de registro do IVA do cliente quando o cliente é registrado no IVA, ou o número do grupo de IVA quando o cliente faz parte de um grupo de IVA. Se a sua empresa é registrada, o número dela deve aparecer na fatura do fornecedor, então a verificação vale nos dois sentidos: o número do fornecedor coincide com o cadastro dele, e o seu número coincide com o seu.

Nem toda fatura pequena é um problema. O artigo 53(1) permite que o fornecedor emita uma fatura fiscal simplificada entre empresas para um fornecimento de valor inferior a 1.000 riais. Uma fatura simplificada traz menos dados, listados no artigo 53(8): a data de emissão, o nome, o endereço e o número de IVA do fornecedor, uma descrição do que foi fornecido, o valor da contraprestação e o IVA ou uma indicação de que a contraprestação o inclui. Ela é uma das formas de comprovação alternativas que o artigo 49 aceita quando emitida corretamente. Então uma caixa de parafusos ou um cadeado que o encarregado da obra comprou numa loja próxima não é uma exceção que exige tratamento especial. É uma fatura verificada com uma lista mais curta.

Quando o fornecedor está na fase de integração

A resolução da ZATCA divide o faturamento eletrônico em duas fases: a fase de geração e armazenamento, que se aplica a todos os sujeitos ao regulamento de faturamento eletrônico, e a fase de integração, aplicada em grupos que a ZATCA designa. Em faturamento eletrônico na fábrica e no armazém explicamos o que a segunda fase significa para quem emite a fatura. Para quem a recebe, a fase em que o fornecedor está muda o que você deve esperar receber:

  • Um fornecedor na fase de geração e armazenamento. Ele emite a fatura a partir de uma solução de faturamento eletrônico, e o guia detalhado de faturamento eletrônico da ZATCA diz que não há formato específico para as faturas dessa fase nem para compartilhá-las com os compradores, então elas podem ser entregues em qualquer formato eletrônico. Não recuse uma fatura só porque ela não tem o carimbo da ZATCA. Talvez seu fornecedor ainda não tenha entrado na fase de integração.
  • Um fornecedor na fase de integração. Ele envia a fatura fiscal em XML à plataforma Fatoora da ZATCA para liberação antes de apresentá-la a você. Se ela passar na validação, a plataforma a libera incorporando o carimbo criptográfico e o QR code, e o fornecedor então a compartilha com você em XML ou como PDF/A-3 com o XML incorporado. Assim, a fatura de um fornecedor de matéria-prima nessa fase chega à fábrica já liberada pela ZATCA. Quando uma fatura traz um QR code, o cliente pode verificá-la escaneando o código com o aplicativo da ZATCA, que mostra o conteúdo do código e o resultado da verificação.

Nas duas fases, o guia afirma que uma fatura em papel transformada em formato eletrônico por cópia, digitalização ou qualquer outro meio não é uma fatura eletrônica válida. A foto de uma fatura em papel enviada pelo WhatsApp não é uma fatura eletrônica, por mais nítida que seja, e o pedido certo ao fornecedor é a cópia eletrônica emitida pelo sistema dele.

Emitir a fatura e enviá-la à ZATCA para liberação são obrigações do fornecedor que a emite, não da empresa que a recebe. O seu papel como comprador é verificar a fatura, registrá-la e guardá-la. Você também pode receber uma fatura manual ou não liberada porque o sistema do fornecedor falhou ou a plataforma da ZATCA não respondeu. O guia descreve esses casos: a fatura é tratada como fatura fiscal até que o fornecedor emita a fatura válida quando o sistema for consertado ou a conexão voltar, e afirma que a fatura manual não dá direito à dedução do IVA. Na prática, você registra essa fatura com o status de aguardando a versão válida, acompanha com o fornecedor até que ela chegue e depois guarda as duas vinculadas.

Vale conhecer mais um texto, sem ler nele mais do que ele diz. A cláusula 1(3) da resolução da ZATCA torna as faturas eletrônicas as faturas fiscais em que se apoia o exercício do direito de dedução, e condiciona a validade da dedução a que as faturas tenham sido liberadas ou informadas à ZATCA conforme os procedimentos de integração, mas somente a partir de uma data definida por uma decisão posterior do Governador da ZATCA. Acompanhe os comunicados da ZATCA sobre o assunto e pergunte ao seu consultor tributário como isso afeta a sua empresa.

Correções por nota, e seis anos de guarda

Se uma fatura chegar com o nome da sua empresa errado, um endereço antigo ou um número de IVA que não é o seu, não peça ao fornecedor uma cópia alterada. O artigo 54(3) permite que o fornecedor que encontre um erro nos próprios dados ou nos dados do cliente em uma fatura entregue ao cliente uma nota de débito ou de crédito, conforme o caso, que corrija os dados dessa fatura, e fornecedor e cliente guardam a fatura e a nota juntas. O artigo 54(4) exige que a nota faça referência clara à fatura ou às faturas a que se refere. Tratamos da nota do lado do vendedor em devoluções depois do pico do Dia Nacional. Aqui quem recebe só precisa saber o que pedir: uma nota vinculada ao número da fatura original, não uma cópia alterada da mesma fatura.

Quando o próprio valor do fornecimento muda depois da fatura, por uma devolução que o fornecedor aceita, uma redução de preço posterior ou o cancelamento de parte do fornecimento, o artigo 40(6) exige que o cliente registrado no IVA corrija o seu IVA das compras no período de apuração em que a nota de crédito ou de débito foi emitida. Por isso a nota é registrada no seu sistema com a data de emissão e vinculada à sua fatura, para que o efeito caia no período certo, e não no período em que alguém por acaso a perceber.

Depois, a guarda. O artigo 66(1) exige que faturas, registros e documentos contábeis sejam guardados por pelo menos seis anos a partir do fim do período de apuração a que se referem, com um prazo maior, definido no mesmo parágrafo, para os registros de bens do ativo imobilizado, como os equipamentos de uma fábrica. O artigo 66(3) exige que sejam guardados no Reino, em papel ou eletronicamente, nas condições que estabelece. Uma fatura eletrônica é guardada como chegou: o arquivo XML, ou o PDF/A-3 com tudo incorporado, e não uma captura de tela nem uma impressão digitalizada de volta. O arquivo original é o que contém todos os dados da fatura, e o carimbo se ela foi liberada, e é dele que você vai precisar se alguém perguntar sobre a fatura anos depois.

O que, em regra, não é dedutível: uma questão para a solicitação de compra

Algumas compras, em regra, não permitem deduzir o IVA das compras, por mais completa que seja a fatura. O artigo 50 lista bens e serviços que não são considerados adquiridos para os fins da atividade econômica, de modo que o IVA sobre eles não pode ser deduzido, a menos que o contribuinte os forneça adiante como fornecimentos tributáveis. São eles:

  • Serviços de entretenimento, esportivos ou culturais, e a participação em eventos de natureza recreativa.
  • Serviços de hospitalidade e de fornecimento de alimentos e bebidas, a menos que a empresa tenha a obrigação legal de fornecê-los aos funcionários no local de trabalho.
  • Seguro ou assistência médica para os funcionários da empresa e seus dependentes, a menos que ela tenha a obrigação legal de fornecê-los.
  • A compra ou o arrendamento de veículos restritos, o seguro, o reparo e a manutenção deles, e o combustível usado neles. O mesmo artigo define o que é um veículo restrito e exclui várias categorias, entre elas caminhões, guindastes e equipamentos pesados usados exclusivamente para fins empresariais, e veículos usados exclusivamente para fins empresariais sem estarem disponíveis para uso particular.
  • Quaisquer bens ou serviços destinados a uso pessoal ou a fins alheios à empresa.

Essa classificação não precisa esperar a fatura. Quando um administrador de imóveis encomenda um serviço de coffee break para uma reunião com proprietários, ou alguém solicita a manutenção de um carro da administração, a solicitação de compra já sabe o que está sendo comprado e por quê. Se a solicitação traz uma categoria de gasto desde o início, a fatura chega à contabilidade já sinalizada como pertencente a uma categoria que precisa de um olhar mais atento, em vez de quem prepara a declaração descobrir isso no fim do período. A sinalização é um alerta, não uma decisão: as exceções para obrigações legais, para veículos e para o fornecimento adiante fazem com que a mesma compra possa ser tratada de forma diferente de uma empresa para outra, e a classificação final de cada caso cabe ao seu consultor tributário.

Uma única caixa de entrada para as faturas de fornecedores

Tudo isso é difícil de aplicar quando as faturas chegam em cinco lugares: o e-mail do contador, uma conversa de WhatsApp com o comprador, um envelope que o motorista entrega no armazém, um arquivo no celular do engenheiro da obra e uma cópia em papel no escritório do hotel. E-mail e WhatsApp são boas ferramentas para falar com fornecedores, mas não funcionam como registro de faturas, porque nada neles impede que uma fatura seja duplicada, perdida ou deixada sem verificação. A solução é um único endereço para onde os fornecedores enviam as faturas, com tudo o que chega em outro lugar encaminhado para lá, e as mesmas verificações aplicadas a todas as faturas:

  • Ler o arquivo em vez de redigitá-lo. Uma fatura que chega em XML, ou como PDF/A-3 com o XML incorporado, traz os dados em forma estruturada dentro do arquivo: os números de IVA, as linhas e os valores. O sistema os lê diretamente em vez de alguém redigitá-los, então os erros de digitação desaparecem na origem.
  • Verificar os dois números. O número do fornecedor é comparado com o cadastro aprovado dele e o número da sua empresa com o dela, e qualquer diferença barra a fatura e envia uma pergunta ao fornecedor.
  • Verificar os dados obrigatórios. Os campos que o artigo 53 exige estão presentes, o IVA está calculado pela alíquota indicada e o total é igual à soma das linhas.
  • Detectar duplicatas. O mesmo número de série do mesmo fornecedor é barrado na entrada, como na quarta parte.
  • Um status claro para cada fatura: completa, aguardando uma nota de correção, aguardando a versão válida depois de uma fatura manual, ou em uma categoria que precisa da opinião do consultor. Nenhuma fatura fica pela metade sem que ninguém saiba por quê.

Em peças de reposição e estoque entre obras e vans de técnicos dissemos em uma única linha o que uma fatura de fornecedor precisa para que o seu IVA das compras seja dedutível, e esta parte expôs o que os textos realmente dizem. Esta lista é o que transforma tudo isso em trabalho diário que o sistema faz à medida que cada fatura chega, em vez de uma revisão de que alguém se lembra no fim do período.

A visão da Origami

Quando construímos esta etapa para uma empresa, começamos com perguntas simples: onde as faturas de fornecedores chegam hoje, quem as abre primeiro e quantos dias elas ficam paradas antes de chegar à pessoa que as registra? Depois as reunimos em uma única caixa de entrada e fazemos o sistema ler o arquivo da fatura eletrônica, verificar os dois números de IVA, os dados obrigatórios e as duplicatas, e vincular a fatura ao pedido de compra, ao registro de recebimento e a qualquer nota emitida sobre ela depois.

Colocamos a categoria de gasto na solicitação de compra desde o início, para que a fatura chegue à contabilidade já sinalizada se pertencer a uma categoria que precisa de um olhar mais atento, e deixamos as decisões tributárias para as pessoas qualificadas para tomá-las: o sistema prepara os documentos e mostra o status, e o consultor tributário decide. Tudo isso se conecta ao sistema contábil que a empresa já usa, em vez de substituí-lo. Isso faz parte dos sistemas sob medida que desenvolvemos, descritos em nossos serviços.

Um exercício para esta semana: as dez faturas, pela terceira vez

Este exercício não precisa de nenhuma ferramenta nova, e o gerente financeiro pode fazê-lo com quem recebe as faturas:

  • Volte às dez faturas do exercício da primeira parte, e acrescente as faturas de fornecedores que você registrou no mês passado, se puder.
  • Anote de onde veio cada fatura: e-mail, WhatsApp, papel entregue em mãos ou um arquivo eletrônico do sistema do fornecedor. O que você tem é o arquivo original, uma foto ou uma impressão digitalizada de volta?
  • Verifique os dados: o número de IVA do fornecedor coincide com o cadastro dele? O número da sua empresa aparece e está correto? O nome está como no registro comercial? A quantidade e a descrição estão claras, e o valor do IVA aparece em riais?
  • Se a fatura tiver um QR code, escaneie-o com o aplicativo da ZATCA, e compare o que ele mostra com a fatura.
  • Sinalize as faturas que se enquadram nas categorias do artigo 50 ou que você suspeita que possam se enquadrar, e coloque-as em uma lista para o seu consultor tributário em vez de decidir sozinho.

O exercício produz dois números: de quantas faturas você não tem o arquivo original, e quantas têm algum dado faltando ou um número errado. Se o primeiro for maior, o problema é o caminho que as faturas percorrem até chegar a você, não as faturas em si, e a solução é um único endereço que todo fornecedor conheça. Se o segundo for maior, comece pelos fornecedores em que o mesmo erro se repete, porque corrigi-lo uma vez no sistema deles evita pedir uma nota todo mês.

Na próxima parte

A fatura agora coincide com o pedido de compra e com o recebimento, traz todos os dados obrigatórios e está guardada na forma original. A próxima parte passa ao pagamento em si: como pagar as faturas conferidas por data de vencimento em um único lote programado e aprovado uma vez, como confirmar qualquer pedido de alteração dos dados bancários de um fornecedor, como um saldo não pago afeta o IVA das compras depois de doze meses e como conciliar todo mês o extrato de cada fornecedor.

Fontes