Na primeira parte, mapeamos o ciclo de compras como sete estações, da solicitação ao pagamento, e sugerimos um exercício simples: pegar as últimas dez notas fiscais de fornecedores já pagas e rastrear cada uma até a sua solicitação, a sua aprovação, o seu pedido de compra e o seu registro de recebimento. O primeiro documento que você procurou nesse exercício foi a solicitação de compra. Se algumas notas não tinham nenhuma, é por aqui que começamos, porque cada documento seguinte precisa de algo ao qual se referir.

Esta parte trata das duas primeiras estações juntas: a solicitação, que registra a necessidade, e a aprovação, que decide que a empresa vai gastar com ela. Ela responde a uma pergunta que parece administrativa, mas na verdade é operacional: quem aprova o quê, até qual limite, quem aprova no lugar de alguém quando essa pessoa está ausente e o que acontece quando a necessidade não pode esperar.

A solicitação de compra: o documento do qual tudo o que vem depois depende

Uma solicitação de compra não é burocracia somada ao trabalho. É o momento em que uma necessidade deixa de ser uma frase em uma ligação e se torna um registro com número. Sem ela, o pedido de compra não tem a que se referir, quem recebe na obra não sabe o que esperar e o contador não sabe por que está pagando. Uma boa solicitação responde a cinco perguntas básicas:

  • Quem precisa? O nome e a função de quem solicita, não o nome de quem repassou a mensagem: o engenheiro da obra, o supervisor da linha de produção, o responsável pela manutenção do hotel.
  • O que exatamente? O item, a sua especificação, a quantidade e a unidade. Uma linha como "materiais hidráulicos" não serve de referência, porque ninguém consegue conferir depois o que chegar com base nela.
  • Para qual projeto, obra ou imóvel? É este campo que leva o custo para onde ele pertence. Uma compra que não pertence a nenhum projeto vira uma despesa geral que ninguém consegue rastrear.
  • Por quê? Uma linha basta: um item da planilha orçamentária, uma peça para uma máquina parada, materiais de consumo para a próxima temporada. Essa linha poupa o aprovador de uma ligação para perguntar.
  • Até quando? A data em que você realmente precisa, não a palavra "urgente" em toda solicitação. É com essa data que compras compara os prazos de entrega dos fornecedores.

A solicitação também precisa de um valor estimado, mesmo que aproximado, porque aprovar por valor exige um valor. Se o solicitante não souber, compras o acrescenta antes de a solicitação seguir para aprovação. Depois, a solicitação recebe um número ao qual todos os documentos seguintes se vinculam no sistema: a aprovação, o pedido de compra, o registro de recebimento e a nota fiscal do fornecedor. É a mesma lógica que apresentamos em ordens de serviço e o número de solicitação ao qual os custos se vinculam: quando cada documento se vincula ao mesmo número, você pode começar em qualquer ponto da cadeia e chegar ao seu início sem perguntar a ninguém.

A matriz de aprovação: o valor sozinho não basta

Uma matriz de aprovação é uma tabela que responde a uma única pergunta: quem pode dizer sim a esta solicitação? A matriz mais simples é construída sobre um único eixo, o valor: até um limite aprova o gerente do departamento, acima dele o diretor financeiro e, acima disso, o dono. O valor é um eixo válido, mas o tipo de compra muda a pergunta que o aprovador está respondendo:

  • Materiais de estoque. Aço e cimento para uma obra, matéria-prima para uma linha de produção, produtos de limpeza para um hotel. A pergunta aqui é se você realmente precisa dessa quantidade, e se ela já não está em outro almoxarifado ou em outra obra antes de comprar. Por isso ajuda o aprovador ver o estoque do item no momento da aprovação.
  • Serviços e subcontratados. Manutenção de elevadores, serviço de isolamento feito por um subcontratado, um contrato de limpeza. Aqui o escopo importa mais do que o preço: o que exatamente será feito e como saberemos que foi concluído. Então a solicitação precisa de aprovadores para duas perguntas diferentes: quem tem o conhecimento técnico aprova o escopo, e quem a matriz indicar para aquele valor aprova o gasto.
  • Ativos imobilizados. Equipamentos, um veículo, um gerador, uma máquina para a linha de produção. É um compromisso que dura anos e traz consigo custos de operação e manutenção, por isso é razoável que vá a um nível mais alto do que o seu valor sozinho exigiria.
  • Compras urgentes. Elas têm o seu próprio caminho, tratado mais abaixo, porque as pessoas contornam uma matriz que não prevê emergências na primeira vez que uma acontece.

Os números em si, os limites em que uma solicitação passa de um nível para o seguinte, são definidos pelo dono, ou pelo conselho, onde houver um, porque refletem o porte da empresa, as suas margens e quanto o dono quer ver pessoalmente. Não existe um limite correto em termos gerais que sirva para todas as empresas, e um limite emprestado de outra empresa pode ser apertado demais, travando o trabalho, ou frouxo demais, sem controlar nada.

Duas regras valem para todos os tipos. Primeira: ninguém aprova a própria solicitação; a solicitação de um aprovador vai para o nível acima. Segunda: a autoridade de aprovação pertence ao cargo, não à pessoa, de modo que, quando um gerente de obra muda para outra obra, a autoridade acompanha o novo cargo em vez de esperar que alguém se lembre de alterá-la. Explicamos esse princípio em detalhes em permissões: quem vê o quê quando os dados saem da planilha; a matriz de aprovação é o mesmo princípio aplicado ao dinheiro.

E quem aprova quando o aprovador está viajando? É aqui que quebra uma matriz que nunca planejou ausências, e a lacuna é preenchida com uma mensagem dizendo "aprova para mim", ou com uma senha que duas pessoas compartilham. A solução é uma delegação configurada com antecedência no sistema: para quem, por quanto tempo e dentro de quais limites. A aprovação do delegado aparece com o nome dele, marcada como em nome do aprovador original, a delegação termina automaticamente na data prevista e o aprovador vê, ao voltar, o que foi aprovado durante a sua ausência. E, se uma solicitação ficar sem decisão além de um prazo definido pelo dono, ela é escalada para o nível seguinte em vez de esperar na caixa de entrada de alguém que está de férias.

Dois atalhos que um sistema precisa fechar

Em torno de qualquer matriz, por mais bem desenhada que seja, dois atalhos continuam abertos. Usá-los não exige má intenção; basta que a aprovação seja lenta e o trabalho não possa esperar. Por isso um sistema os fecha por dois lados: com um controle que bloqueia o atalho e com uma aprovação rápida o suficiente para que ninguém precise dele.

  • Fracionar a solicitação. Uma solicitação acima do limite do gerente de obra é dividida em duas ou três abaixo dele, para o mesmo item e do mesmo fornecedor, em poucos dias. Cada solicitação está correta por si só; juntas, elas ultrapassam o limite sem nunca chegar à pessoa que tem autoridade para isso. O sistema fecha esse atalho olhando para o total, e não para a solicitação isolada: as solicitações do mesmo projeto que compartilham um item ou um fornecedor dentro de um período definido pelo dono são somadas e, se o total ultrapassar o limite, vão para o nível que pode aprová-lo.
  • A aprovação pelo WhatsApp. O gestor respondeu "OK" à foto de um orçamento em um grupo com dezenas de outras mensagens. A aprovação foi real, mas do quê? Qual versão do orçamento, qual quantidade, qual projeto? Dois meses depois, a mensagem está soterrada sob milhares de outras, ou está em um celular que já foi trocado. Enquanto isso, para uma empresa sujeita ao IVA, a nota fiscal paga com base nela deve ser guardada por pelo menos seis anos a partir do fim do período de apuração a que se refere, nos termos do artigo 66 do Regulamento de Execução do IVA, enquanto ninguém sabe onde vai estar a aprovação por trás da compra.

A solução não significa voltar ao papel e às assinaturas a caneta. A Lei de Transações Eletrônicas dá efeito vinculante às transações, aos registros e às assinaturas eletrônicas, observadas as condições que estabelece (artigo 5), e, ao avaliar o valor probatório de uma transação eletrônica, considera a confiabilidade do método usado para criar, armazenar ou comunicar o registro, e se ele poderia ser alterado (artigo 9(4)). O problema de uma aprovação pelo WhatsApp não é ser eletrônica; é estar desvinculada da solicitação que aprova. Por isso a aprovação acontece na própria solicitação, dentro do sistema, com o nome do aprovador, o horário, o valor e a versão aprovada, e, se a solicitação mudar depois em quantidade ou valor, ela volta para aprovação. O WhatsApp continua sendo o canal de alerta: o aprovador recebe uma notificação com um link para a solicitação e a aprova pelo celular sem abrir um notebook, de modo que a lentidão da aprovação deixa de ser motivo para contorná-la.

Compras urgentes: um caminho declarado em vez de um atalho

Um vazamento de água em um quarto de hotel antes da chegada dos hóspedes, uma bomba que parou na linha de produção, uma obra esperando material para terminar uma concretagem já em andamento. Nesses momentos ninguém espera um ciclo completo de aprovação, e ninguém deveria esperar. Uma matriz que ignora essa realidade não impede as compras urgentes; ela as empurra para fora do sistema, de modo que o item é comprado em dinheiro ou com o dinheiro do próprio funcionário e aparece na contabilidade duas semanas depois, sem solicitação e sem aprovação.

A abordagem honesta é um sistema que admite que emergências existem e lhes dá um caminho declarado, com condições claras:

  • Quem pode acioná-lo. Cargos específicos, como o gerente de obra ou o responsável pela manutenção de plantão, não qualquer funcionário.
  • O que conta como urgente. Uma definição escrita, não uma impressão: um risco à segurança, uma operação parada ou um dano que se espalha com a demora. É a mesma lógica que sugerimos para as solicitações de manutenção em do chamado ao encerramento: como gerir as solicitações de manutenção.
  • O mínimo de dados. O quê, por que é urgente e uma foto quando possível, preenchidos pelo celular na obra em vez de um formulário completo.
  • Um teto de gasto. Um limite definido pelo dono para o que o caminho urgente pode comprar; acima dele, o aprovador aprova na própria solicitação, pelo celular, antes da compra.
  • Aprovação posterior, com prazo. A compra é feita imediatamente, e a sua aprovação é concluída dentro de um prazo definido pelo dono. Se o prazo vencer sem aprovação, a solicitação aparece em uma lista que o dono acompanha pessoalmente.

Depois, acompanhe a participação das solicitações urgentes no total. Emergências reais acontecem, mas, quando o urgente vira o caminho normal em um departamento ou em uma obra específica, não é falha das pessoas; é sinal de que o planejamento ali precisa de revisão, ou de que a aprovação normal é mais lenta do que o trabalho suporta.

A visão da Origami

Quando construímos um fluxo de compras para uma empresa, partimos da sua matriz atual como ela realmente funciona, não como está escrita no manual de políticas: quem aprova hoje, onde a aprovação trava e onde as pessoas a contornam, e por quê. O atalho que uma equipe usa nos mostra onde o desenho precisa mudar antes de nos mostrar onde o controle precisa ficar mais rígido.

Depois transformamos a matriz em uma tabela que o sistema aplica: os limites definidos pelo dono, o tipo de compra, a delegação e a escalada, e o caminho urgente com o seu prazo, com a aprovação chegando ao celular do aprovador e registrada na própria solicitação. Desenhamos tudo para que o dono possa mudar os limites quando a estrutura mudar, sem precisar de um programador. Isso faz parte dos sistemas sob medida que construímos, descritos em nossos serviços.

Um exercício para esta semana: desenhe a sua matriz em uma página

Antes de qualquer sistema, escreva a matriz com a qual a sua empresa trabalha hoje, mesmo que ela nunca tenha sido escrita. O dono pode fazer isso com o diretor de operações e o diretor financeiro em uma ou duas reuniões:

  • Liste os seus tipos de compra como colunas: materiais de estoque, serviços e subcontratados, ativos imobilizados e compras urgentes. Acrescente um tipo se a sua empresa compra algo que não se encaixa em nenhum dos quatro.
  • Coloque as faixas de valor nas linhas com os limites que você considera adequados para a sua empresa e, em cada célula, escreva o cargo que aprova, não o nome de uma pessoa.
  • Indique um delegado para cada aprovador que aprove na ausência dele, e defina o prazo após o qual uma solicitação é escalada para o nível seguinte.
  • Defina por escrito o que é urgente, e decida quem pode acionar esse caminho, o seu teto de gasto e o prazo para concluir a sua aprovação.
  • Volte às dez notas fiscais do exercício da primeira parte, e pergunte sobre cada uma: se esta matriz estivesse em vigor, quem a teria aprovado? E essa pessoa de fato a aprovou?

A distância entre a página e a realidade nessa última pergunta é o que o sistema precisa fechar. Se encontrar diferenças, verifique primeiro se o aprovador simplesmente não estava disponível naquele momento, porque então a solução é uma delegação clara, e não um controle mais rígido.

Na próxima parte

A necessidade agora tem uma solicitação numerada, e a decisão tem uma aprovação com responsável conhecido. A próxima parte passa às duas estações seguintes: o fornecedor e o orçamento e, depois, o pedido de compra. Começamos com um cadastro de fornecedor preenchido uma única vez e verificado quando o fornecedor é incluído, depois comparamos orçamentos sobre uma mesma base e, por fim, transformamos o orçamento escolhido em um pedido de compra que traz o preço, a quantidade e as condições e se vincula à sua solicitação, tornando-se um compromisso que o dono consegue ver antes que qualquer nota fiscal chegue.

Fontes