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Learning series · Purchasing & suppliers · 7 lições

Digitalizar as compras: da solicitação ao pagamento

Uma série operacional para toda empresa que compra todos os dias, da construção às fábricas e às administradoras de imóveis: por onde o dinheiro escapa entre uma solicitação de compra e o pagamento de um fornecedor, como montar uma matriz de aprovação que o sistema aplica em vez da memória, como comparar as propostas dos fornecedores e transformar a decisão em um pedido de compra vinculante, como o recebimento documentado e a conferência em três vias evitam que você pague pelo que nunca chegou, o que a nota de um fornecedor precisa conter antes de você aproveitar o imposto, como programar os pagamentos e conciliar os extratos dos fornecedores, e como enxergar todo o seu gasto com um plano de noventa dias.

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Digitalizar as compras: da solicitação ao pagamento
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Todas as lições

  1. 01Compras: onde o dinheiro escapa entre a requisição e o pagamentoUma nota fiscal de fornecedor chega ao financeiro e nenhum lugar mostra, em um só ponto, quem requisitou a compra, quem a aprovou, o preço combinado ou se tudo chegou. A primeira parte de Digitalizando as Compras mapeia o ciclo de compras como sete estações, da requisição ao pagamento, aponta a falha habitual em cada uma, explica por que este é um problema de desenho e não de pessoas, e traz um exercício para você ver onde está nesta semana, sem ferramentas novas.Parte 1 de 7 · 7 min de leitura
  2. 02Solicitações de compra e limites de aprovação: quem assina o quê?A solicitação de compra é o primeiro documento do ciclo de compras e, quando ela falta, o dinheiro começa a escapar já na primeira estação. A segunda parte de Digitalizar as compras mostra o que uma solicitação precisa conter, como montar uma matriz de aprovação por valor e tipo de compra, aplicada pelo sistema e não pela memória, quem aprova quando o aprovador está ausente e como fechar dois atalhos, as solicitações fracionadas e as aprovações pelo WhatsApp, com um caminho declarado para as compras urgentes.Parte 2 de 7 · 7 min de leitura
  3. 03Da cotação ao pedido de compra: fornecedor verificado, preço firmeO pedido de compra é o momento em que a cotação de um fornecedor se torna um compromisso por escrito, e ele começa com um cadastro de fornecedor verificado. A terceira parte de Digitalizar as compras mostra o que um cadastro de fornecedor contém, duas verificações oficiais gratuitas com a ZATCA e o Ministério do Comércio, o problema do fornecedor duplicado, como comparar cotações em uma mesma base e por que uma alteração em um pedido é uma nova versão, nunca uma sobrescrita.Parte 3 de 7 · 7 min de leitura
  4. 04Recebimento e conciliação de três vias (three-way matching): sem conferência, sem pagamentoConciliação de três vias significa que nenhuma fatura de fornecedor é paga até que o pedido de compra, o registro de recebimento e a fatura estejam de acordo em quantidade e preço. A quarta parte de Digitalizar as compras trata de como registrar o recebimento com a quantidade realmente contada, o estado das mercadorias e o que foi recusado, o termo de aceite de serviços e subcontratados, quando a conciliação de duas vias basta e como cada divergência é tratada: entrega a menor, item substituto, preço mais alto e fatura duplicada.Parte 4 de 7 · 7 min de leitura
  5. 05Faturas de fornecedores: o que verificar antes de deduzir o IVA das comprasAntes de deduzir o IVA das compras de uma fatura de fornecedor, verifique se ela é uma fatura fiscal completa com o número de IVA do fornecedor e o seu. A quinta parte de Digitalizar as compras lê a fatura do fornecedor do lado do comprador, como o Regulamento de Aplicação do IVA e os documentos de faturamento eletrônico da Autoridade de Zakat, Impostos e Alfândega (ZATCA) a definem: os dados obrigatórios, o que muda quando o fornecedor está na fase de integração, por que uma fatura em papel digitalizada não é uma fatura eletrônica, como os erros são corrigidos com uma nota e o que, em regra, não é dedutível.Parte 5 de 7 · 7 min de leitura
  6. 06Pagar fornecedores no prazo e conciliar extratos de fornecedoresPague as faturas de fornecedores já conferidas por data de vencimento em um único lote programado, aprovado uma só vez, e concilie todo mês o extrato de cada fornecedor. A sexta parte de Digitalizando as Compras explica como montar a rodada de pagamentos a partir das condições de pagamento do cadastro do fornecedor, como confirmar uma alteração de dados bancários ligando para um número que você já tem, o que o artigo 40 do Regulamento do IVA diz sobre saldos ainda não pagos doze meses após o mês seguinte ao fornecimento, e as duas obrigações que podem recair sobre a sua empresa quando ela compra um serviço de um fornecedor não residente.Parte 6 de 7 · 7 min de leitura
  7. 07Visibilidade de gastos e um plano de noventa dias para comprasQuando cada compra passa por solicitação, pedido, recebimento, nota fiscal e pagamento, a visibilidade de gastos vira uma visão ao vivo, não um projeto mensal. A sétima e última parte de Digitalizar as compras explica os três números de que um dono precisa antes de qualquer novo compromisso (comprometido, faturado e pago), as perguntas que essa visão responde em um minuto, quando a IA começa a compensar e um plano de noventa dias em uma ordem que nunca para as compras por um único dia.Parte 7 de 7 · 7 min de leitura

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