Visibilité des dépenses et plan de quatre-vingt-dix jours pour les achats

Dans la sixième partie, le circuit a été bouclé : le paiement a reçu un calendrier approuvé une seule fois, une modification des coordonnées bancaires d'un fournisseur a reçu deux étapes et un journal, et le relevé de chaque fournisseur a reçu un rapprochement mensuel qui explique chaque écart. Dès lors, chaque riyal versé à un fournisseur a une piste complète que l'on peut suivre de la fin jusqu'au début : une demande approuvée, un bon de commande, une réception documentée, une facture rapprochée et un paiement planifié.

La question qui reste sans réponse : combien dépensons-nous ?

Il reste une question, celle que pose le dirigeant ou le directeur financier et à laquelle, dans la plupart des entreprises, il n'obtient pas de réponse rapide : combien dépensons-nous, pour quoi, auprès de qui, et combien avons-nous promis qui n'est pas encore arrivé ? Cette dernière partie porte sur la transformation de la chaîne que nous avons construite en une vue unique des dépenses, puis sur un plan de quatre-vingt-dix jours pour mettre en place chaque partie de la série, dans un ordre qui n'interrompt jamais les achats, pas même une journée.

La visibilité des dépenses : une vue en temps réel, pas un projet mensuel

Dans la plupart des entreprises, savoir ce que l'on dépense est un projet qui se répète. Le dirigeant demande une image des achats ; le comptable rassemble alors les factures depuis la messagerie, les paiements depuis le relevé bancaire et les bons de commande depuis un fichier tenu par l'acheteur, puis passe des jours à harmoniser les noms des fournisseurs et à classer les factures à la main. Un tableur est un bon outil pour ce travail, mais le rapport arrive une fois passé le mois qu'il décrit, et le même effort recommence le mois suivant.

Lorsque chaque achat passe par les étapes que nous avons construites, chaque document porte dès sa naissance les données dont le rapport a besoin : le numéro de demande qui le relie à tout ce qui précède et suit, l'identifiant unique du fournisseur, le projet, le site ou le bien immobilier auquel le coût appartient, et la catégorie d'achat. Personne n'a rien à rassembler en fin de mois, car le classement s'est fait au moment de la demande, pas après la facture. La visibilité des dépenses n'est alors plus un rapport que quelqu'un construit, mais une vue que l'on ouvre, avec des données à l'instant présent, et que l'on peut orienter selon quatre axes :

• Par fournisseur : combien nous avons acheté à chaque fournisseur, combien reste ouvert chez lui sur des commandes non encore complètes, et combien de ses factures ont été bloquées pour un écart, et pourquoi.
• Par catégorie : matériaux de construction, pièces détachées, matières premières, services de maintenance, consommables, ou tout autre découpage adapté à votre entreprise. L'important est que les catégories forment une courte liste approuvée par le dirigeant et dans laquelle le demandeur choisit, et non un texte libre que chaque employé rédige à sa façon.
• Par projet, site ou bien immobilier : ce qui a été imputé à chaque chantier, ligne de production, tour résidentielle ou hôtel. C'est le champ dont nous avons fait une condition de la demande d'achat dès la deuxième partie.
• Par étape : ce que nous avons engagé, ce qui a été facturé et ce qui a été payé. C'est l'axe le plus important ; nous y venons maintenant.

Trois chiffres avant tout nouvel engagement

La plupart des rapports d'achats partent de la facture, parce que c'est le document qui parvient à la comptabilité. Mais la facture arrive tard : l'argent a été promis le jour où le bon de commande est parti, pas le jour où la facture est arrivée. Le dirigeant a donc besoin de trois chiffres côte à côte, pour chaque projet, site ou bien immobilier, et pour chaque fournisseur :

• Engagé : le solde des bons de commande ouverts non encore facturés. Des matériaux commandés et non livrés, livrés et pas encore facturés, ou des travaux confiés à un sous-traitant dont la situation de travaux n'est pas encore arrivée.
• Facturé : les factures reçues et rapprochées mais pas encore payées, chacune avec son échéance calculée d'après les conditions de paiement de la fiche fournisseur.
• Payé : ce qui est réellement sorti, dans des cycles de paiement planifiés ou sous forme de paiements urgents consignés.

La comparaison de ces trois chiffres est l'information dont le dirigeant a besoin avant de signer le prochain engagement. Dans le contrôle des coûts et les situations de travaux, nous avons comparé le coût réel de chaque projet à ce qui avait été chiffré dans le devis quantitatif, et dans la troisième partie nous avons ajouté la couche des commandes ouvertes. Ici, l'image est complète : un projet dont les factures semblent confortables par rapport à son budget peut avoir engagé la quasi-totalité de ce budget en commandes ouvertes. Le chiffre facturé, avec ses échéances, indique au directeur financier combien de trésorerie sortira dans les semaines à venir, et le chiffre engagé lui dit ce qui viendra ensuite.

Pour que le chiffre engagé soit honnête, il faut une discipline : une commande dont plus personne n'attend le solde restant est clôturée avec un motif écrit, comme nous l'avons dit dans la troisième partie. Un solde ouvert oublié gonfle les engagements à l'écran, et le dirigeant reporte une décision saine en croyant que l'argent est déjà réservé.

Les questions auxquelles la vue répond en une minute

Dans la plupart des entreprises, on peut répondre à ces questions à partir de tableurs, mais seulement après des jours de collecte, et souvent une fois passée la décision qui avait besoin de la réponse. Lorsque les achats passent par la chaîne, la vue y répond en une minute :

• Qui sont réellement nos plus gros fournisseurs, une fois les noms en double fusionnés ? Dans la troisième partie, nous avons rattaché chaque fiche fournisseur au numéro national unifié et fusionné les doublons. Ce n'est qu'alors que le vrai classement apparaît : un fournisseur dont les dépenses étaient réparties sur trois noms peut être le plus important avec lequel vous travaillez. Cela compte à la table des négociations, et plus encore lorsque vous réalisez qu'une défaillance de ce fournisseur pourrait arrêter plus d'un site.
• Combien avons-nous engagé qui n'a pas été facturé ? Pour chaque projet, site et bien immobilier, et pour chaque fournisseur, sans que personne n'appelle l'acheteur pour demander quelles commandes sont parties.
• Quelles catégories sont achetées hors bon de commande ? Une facture qui arrive sans bon de commande apparaît dans la boîte de réception des factures avec sa catégorie et son service. Si cela se répète dans une catégorie, cela ne signifie généralement pas que quelqu'un a contourné le processus. Cela signifie que le processus n'est pas adapté à cette catégorie : des consommables achetés chaque semaine ont besoin d'un accord de prix sous lequel sont émises des commandes successives, et non d'une tournée complète de devis à chaque fois.
• Où les achats urgents sont-ils les plus fréquents ? La part des demandes passées par le circuit urgent sur chaque site ou dans chaque service. Comme nous l'avons dit dans la deuxième partie, elle renvoie à la planification ou à la lenteur des approbations, et non à la défaillance de quelqu'un.
• Les factures de quels fournisseurs sont le plus souvent bloquées, et pourquoi ? Les écarts de quantité et de prix que le rapprochement à trois voies arrête dans la quatrième partie, regroupés par fournisseur et par motif. Un fournisseur dont les écarts se répètent appelle une conversation. Un écart qui se répète avec tous les fournisseurs sur un même site appelle un examen de la réception à cet endroit.
• Comment évolue le prix d'un même article ? Le prix unitaire sur les bons de commande successifs pour le même article, chez le même fournisseur et chez d'autres. Ce n'est possible que si l'article a un code unique, selon la même règle que celle appliquée aux fournisseurs.

Où intervient l'IA

Une fois la chaîne en place, l'IA a un vrai travail à faire dans les achats : lire les factures fournisseurs qui arrivent sous forme de photo ou de page numérisée et les transformer en données au lieu de les ressaisir, signaler un prix unitaire hors norme pour un article, ou une facture qui ressemble à une autre déjà enregistrée sous un nom de fournisseur proche, puis la prévision de la demande que nous avons traitée dans l'IA dans les achats et la gestion des stocks.

Mais ce gain vient après la chaîne, pas avant. Signaler un prix inhabituel suppose un prix habituel pour servir de référence, c'est-à-dire des bons de commande enregistrés sur un code article unique. Repérer une facture en double suppose que chaque fournisseur ait une seule fiche. Une IA qui tourne sur un fournisseur présent sous trois noms et sur des factures sans bon de commande compare des données bruitées à des données bruitées. Et une alerte reste une alerte : elle soumet le cas à son responsable, et c'est une personne qui décide.

Le regard d'Origami

Lorsque nous construisons le cycle d'achats d'une entreprise, nous construisons la visibilité des dépenses à la fin, pas au début. La vue lit ce que produisent les étapes qui la précèdent, et un tableau de bord construit avant que les fiches soient en ordre donne des chiffres nets mais faux ; le dirigeant perd alors confiance et revient à la demande d'un rapport manuel. Nous commençons donc par le registre des fournisseurs, les catégories d'achat et le champ projet de la demande, puis nous construisons chaque étape sur la précédente.

Nous construisons tout le cycle autour de la façon dont l'entreprise achète réellement : qui fait la demande depuis le chantier, qui approuve depuis son téléphone, et comment arrivent les factures fournisseurs. Il se connecte au système comptable que l'entreprise utilise déjà et à la facturation électronique, au lieu de les remplacer. Cela fait partie des systèmes sur mesure que nous construisons, décrits dans nos services.

Un plan de quatre-vingt-dix jours dans un ordre qui n'interrompt jamais les achats

L'erreur courante consiste à vouloir activer tout le cycle en une journée. L'ordre qui protège les achats du quotidien est celui que nous avons exposé dans ce qui migre en premier : d'abord les données de référence, puis les transactions. Chaque étape peut aussi démarrer sur un seul site ou dans un seul service avant d'être déployée dans toute l'entreprise.

• Premier mois : le registre des fournisseurs, la matrice d'approbation et la demande d'achat. Le registre des fournisseurs est nettoyé et rattaché au numéro national unifié, les fiches en double sont fusionnées, et chaque fournisseur reçoit son numéro de TVA après les deux vérifications officielles de la troisième partie, ses conditions de paiement et son IBAN tiré d'une lettre officielle. Le dirigeant fixe les seuils de la matrice d'approbation, la liste des catégories d'achat et les conditions du circuit urgent. Les demandes d'achat partent ensuite du téléphone, avec l'approbation sur la demande elle-même. Ce mois-ci, les commandes, la réception et le paiement fonctionnent comme avant, si bien que rien ne s'arrête.
• Deuxième mois : le bon de commande et la réception documentée. Les bons de commande sont émis à partir des demandes approuvées avant la livraison, les réceptions sont enregistrées à l'entrée ou sur le chantier par rapport à la ligne de commande, et les procès-verbaux de fin de travaux sont approuvés pour les sous-traitants et les services. L'étape la plus importante ce mois-ci est la saisie des commandes ouvertes émises avant le système comme soldes d'ouverture ; sinon, le chiffre engagé démarre incomplet dès le premier jour.
• Troisième mois : la boîte de réception des factures, le rapprochement, le cycle de paiement, le rapprochement des relevés, puis le tableau de bord des dépenses. Une adresse unique est fixée pour les factures fournisseurs, le rapprochement à trois voies s'applique à chaque facture, le cycle de paiement planifié commence, et les relevés des plus gros fournisseurs sont rapprochés en premier. À la fin du mois, une fois que chaque étape produit ses données, la vue des dépenses est activée.

Chaque étape a une fin annoncée pour l'ancien circuit, fixée par le dirigeant : à partir d'une date donnée, aucune commande n'est émise sans demande approuvée, et à partir d'une autre date, aucune facture n'est payée tant qu'elle n'est pas rapprochée, sauf ce qui passe par le circuit urgent consigné. Sans date annoncée, les deux circuits continuent côte à côte, et le plus facile l'emporte. À la fin de chaque mois, examinez trois indicateurs lus dans le système lui-même : combien de demandes sont passées par le système, combien de factures sont arrivées avec un bon de commande, et combien de factures ont été bloquées et pourquoi. L'évolution de ces chiffres d'un mois à l'autre est plus honnête que n'importe quel objectif fixé au départ.

Quant à ce qui existait avant le système, les fichiers, les courriels et le papier, rien n'est supprimé après la migration. L'article 66(1) du règlement d'application de la TVA impose à l'assujetti de conserver les factures, registres et documents comptables qu'il doit tenir pendant au moins six ans à compter de la fin de la période fiscale à laquelle ils se rapportent, avec une durée plus longue pour les registres relatifs aux immobilisations, fixée au même paragraphe. L'ancienne archive reste donc conservée et accessible, le nouveau système démarre à partir de ses soldes d'ouverture, et tout ce qui est propre à la situation de votre entreprise est une question pour votre expert-comptable ou votre conseiller fiscal.

Clôture de la série

En sept parties, nous avons parcouru le cycle d'achats étape par étape : nous avons cartographié les sept étapes et leurs ruptures habituelles, puis la demande d'achat et la matrice d'approbation, puis la fiche fournisseur vérifiée et le bon de commande contraignant, puis la réception documentée et le rapprochement à trois voies, puis ce qu'il faut vérifier sur une facture fournisseur avant d'en déduire la TVA, puis le paiement planifié et le rapprochement des relevés, et enfin la visibilité des dépenses et le plan pour mettre le tout en place.

Le point à retenir : digitaliser les achats n'est pas se méfier de ceux qui achètent. Cela signifie que chaque riyal versé à un fournisseur suit un circuit écrit qui protège celui qui a demandé, approuvé, réceptionné et payé, et donne au dirigeant une image sur laquelle décider avant de s'engager, et non après avoir payé. Le point de départ est un petit pas que vous pouvez faire cette semaine : demandez la liste des bons de commande ouverts en ce moment, et demandez combien d'entre eux quelqu'un attend encore réellement.

Sources

• Règlement d'application de la TVA, Autorité de la zakat, des impôts et des douanes (ZATCA) (texte officiel en arabe) — article 66(1) (conservation des factures, registres et documents comptables pendant au moins six ans à compter de la fin de la période fiscale à laquelle ils se rapportent, et durée plus longue pour les registres relatifs aux immobilisations).
• Autorité de la zakat, des impôts et des douanes (ZATCA) : service de vérification de l'immatriculation à la TVA (en arabe) — recherche par numéro de TVA, numéro de registre du commerce ou numéro de certificat de TVA ; le service est gratuit et ouvert aux contribuables et au public.
• Ministère du Commerce : service de consultation du registre du commerce (en arabe) — recherche par raison sociale ou par numéro national unifié de l'entreprise ; le service est instantané et gratuit.