Factures fournisseurs : ce qu'il faut vérifier avant de déduire la TVA d'amont

Dans la quatrième partie, chaque facture a reçu un bon de commande auquel se mesurer et un bon de réception auquel se comparer, et aucune facture n'est payée tant que les trois documents ne concordent pas. Mais le rapprochement répond à une seule question : devons-nous payer ce montant à ce fournisseur ? Il en laisse une seconde ouverte : cette facture est-elle en elle-même assez solide pour déduire sa TVA d'amont ? La facture d'un fournisseur d'acier peut correspondre exactement au bon de commande et au bon de réception du chantier, et pourtant manquer d'une mention exigée par la réglementation. La facture d'un prestataire de maintenance peut arriver sous forme de scan d'une copie papier. Le nom de votre entreprise peut y être erroné.

La facture vue du côté de l'acheteur

Cette partie lit la facture fournisseur du côté de l'acheteur, telle que la décrivent le règlement d'application de la TVA et les documents de facturation électronique de l'Autorité de la zakat, des impôts et des douanes (ZATCA). Nous rapportons ce que disent les textes, avec leurs numéros d'article, et décrivons comment cela devient une vérification quotidienne à l'arrivée d'une facture. Savoir si un montant précis de votre entreprise est déductible est une question pour votre conseiller fiscal, pas pour cet article.

Pourquoi une facture est vérifiée deux fois

L'article 49(7) dispose que la TVA d'amont ne peut être déduite que si l'assujetti détient la preuve de la TVA payée ou due telle que précisée à l'article 48 de l'accord unifié du CCG sur la TVA, et la décision de la ZATCA sur la facturation électronique désigne les factures électroniques émises en application de celle-ci comme les factures fiscales sur lesquelles repose l'exercice du droit à déduction au titre de cet article. Lorsque les documents prévus par l'accord font défaut, l'article 49(7) lui-même admet d'autres preuves, notamment une facture fiscale simplifiée correctement émise conformément au règlement, et d'autres documents commerciaux que la ZATCA accepte à sa discrétion comme preuve que la TVA vous a été correctement facturée et que vous l'avez payée. Pour le comptable, une facture n'est donc pas seulement une demande de paiement. C'est la preuve sur laquelle repose votre droit à déduction.

L'article 49(8) permet de déduire la TVA d'amont au cours d'une période fiscale postérieure à celle de la livraison, à condition que cette période ne se situe pas plus de cinq ans après l'année civile de la livraison. Une facture enregistrée en retard n'est donc pas forcément perdue, mais la fenêtre ne reste pas ouverte indéfiniment. Malgré tout, le meilleur jour pour vérifier une facture est celui de son arrivée. Une mention manquante peut être demandée au fournisseur en quelques jours, ce qui est bien plus simple que de la réclamer des mois plus tard, quand la personne qui l'a émise est partie ou que le fournisseur a changé de système.

Ce que doit comporter une facture fiscale

L'article 53(5) énumère les mentions qu'une facture fiscale doit comporter, et exige qu'elle soit rédigée en arabe en plus de toute autre langue dans laquelle elle est émise. Voici ces mentions telles que les lit la personne qui reçoit la facture :

• La date d'émission et un numéro de série qui identifie et distingue la facture. C'est ce numéro que le système utilise pour bloquer une facture en double, comme expliqué dans la quatrième partie.
• Le numéro de TVA du fournisseur. Il doit correspondre au numéro de la fiche fournisseur que vous avez vérifiée dans la troisième partie grâce au service de vérification d'immatriculation à la TVA de la ZATCA. Si les deux diffèrent, c'est une question à poser au fournisseur avant toute autre chose.
• Le nom et l'adresse du fournisseur et du client. Assurez-vous que le nom de votre entreprise est celui de son registre du commerce, et non le nom du projet, le nom de l'agence ou le nom abrégé que le commercial du fournisseur utilise pour vous.
• La quantité et la nature des biens, ou l'étendue et la nature des services. Une ligne générale comme « fournitures diverses » ou « travaux selon accord » ne montre pas ce qui a été fourni.
• La date de la livraison si elle diffère de la date d'émission de la facture.
• Les montants imposables par taux ou par exonération, le prix unitaire hors TVA et toute remise non déjà incluse dans le prix unitaire.
• Le taux de TVA appliqué et le montant de TVA dû, exprimé en riyals, ainsi qu'une mention du traitement fiscal lorsque la TVA n'est pas facturée au taux normal.

Un autre numéro compte tout autant : le vôtre. L'article 53 demande le numéro de TVA du client dans un cas précis, lorsque c'est le client qui est redevable de la TVA sur la livraison. Mais l'annexe 2 de la décision de la ZATCA sur la facturation électronique ajoute à la facture fiscale le champ 5.3 : le numéro d'immatriculation à la TVA du client lorsque celui-ci est immatriculé, ou le numéro du groupe TVA lorsque le client appartient à un groupe TVA. Si votre entreprise est immatriculée, son numéro doit figurer sur la facture du fournisseur ; la vérification se fait donc dans les deux sens : le numéro du fournisseur correspond à sa fiche, et le vôtre correspond à la vôtre.

Toute petite facture n'est pas un problème. L'article 53(1) permet à un fournisseur d'émettre une facture fiscale simplifiée entre entreprises pour une livraison d'une valeur inférieure à 1 000 riyals. Une facture simplifiée comporte moins de mentions, énumérées à l'article 53(8) : la date d'émission, le nom, l'adresse et le numéro de TVA du fournisseur, une description de ce qui a été fourni, la contrepartie, et la TVA ou une mention indiquant que la contrepartie l'inclut. C'est l'une des preuves alternatives que l'article 49 accepte lorsqu'elle est correctement émise. Ainsi, une boîte de boulons ou un cadenas que le chef de chantier a pris dans une boutique voisine n'est pas une exception nécessitant un traitement particulier. C'est une facture vérifiée sur une liste plus courte.

Lorsque le fournisseur est en phase d'intégration

La décision de la ZATCA divise la facturation électronique en deux phases : la phase de génération et de conservation, qui s'applique à toutes les personnes soumises au règlement sur la facturation électronique, et la phase d'intégration, appliquée par groupes que la ZATCA désigne. Dans la facturation électronique à l'usine et à l'entrepôt, nous avons expliqué ce que la seconde phase implique pour celui qui émet la facture. Pour celui qui la reçoit, la phase dans laquelle se trouve le fournisseur change ce que vous devez vous attendre à recevoir :

• Un fournisseur en phase de génération et de conservation. Il émet sa facture depuis une solution de facturation électronique, et le guide détaillé de la ZATCA sur la facturation électronique indique qu'il n'existe aucun format particulier pour les factures de cette phase ni pour leur partage avec les acheteurs : elles peuvent donc être fournies sous n'importe quel format électronique. Ne refusez pas une facture au seul motif qu'elle ne porte pas de cachet de la ZATCA. Votre fournisseur n'est peut-être pas encore entré en phase d'intégration.
• Un fournisseur en phase d'intégration. Il envoie sa facture fiscale au format XML à la plateforme Fatoora de la ZATCA pour validation avant de vous la présenter. Si elle passe les contrôles, la plateforme la valide en y intégrant le cachet cryptographique et le code QR, puis le fournisseur la partage avec vous au format XML ou en PDF/A-3 avec le XML intégré. Ainsi, la facture d'un fournisseur de matières premières dans cette phase arrive à l'usine déjà validée par la ZATCA. Lorsqu'une facture porte un code QR, le client peut la vérifier en scannant le code avec l'application de la ZATCA, qui affiche le contenu du code et le résultat de la vérification.

Dans les deux phases, le guide précise qu'une facture papier convertie sous forme électronique par copie, numérisation ou tout autre moyen n'est pas une facture électronique conforme. La photo d'une facture papier envoyée sur WhatsApp n'est pas une facture électronique, si nette soit-elle, et la bonne demande à adresser au fournisseur est la copie électronique émise depuis son système.

L'émission de la facture et sa transmission à la ZATCA pour validation sont des obligations du fournisseur qui l'émet, et non de l'entreprise qui la reçoit. Votre rôle d'acheteur est de vérifier la facture, de l'enregistrer et de la conserver. Il peut aussi vous arriver de recevoir une facture manuelle ou non validée parce que le système du fournisseur a connu une panne ou que la plateforme de la ZATCA n'a pas répondu. Le guide décrit ces cas : la facture est traitée comme une facture fiscale jusqu'à ce que le fournisseur émette la facture conforme une fois son système réparé ou la connexion rétablie, et il précise que la facture manuelle n'ouvre pas droit à la déduction de la TVA. En pratique, vous enregistrez une telle facture avec le statut « en attente de la version conforme », vous relancez le fournisseur jusqu'à son arrivée, puis vous conservez les deux liées ensemble.

Un autre texte mérite d'être connu, sans lui faire dire plus qu'il ne dit. La clause 1(3) de la décision de la ZATCA fait des factures électroniques les factures fiscales sur lesquelles repose l'exercice du droit à déduction, et subordonne la validité de la déduction à la validation ou à la déclaration des factures auprès de la ZATCA selon les procédures d'intégration, mais seulement à partir d'une date fixée par une décision ultérieure du gouverneur de la ZATCA. Suivez les annonces de la ZATCA à ce sujet, et demandez à votre conseiller fiscal quelle en est l'incidence pour votre entreprise.

Les corrections par note, et six ans de conservation

Si une facture arrive avec le nom de votre entreprise erroné, une ancienne adresse ou un numéro de TVA qui n'est pas le vôtre, ne demandez pas au fournisseur une copie modifiée. L'article 54(3) permet à un fournisseur qui constate une erreur dans ses propres mentions ou dans celles du client sur une facture de remettre au client une note de débit ou d'avoir, selon le cas, qui corrige les mentions de cette facture, le fournisseur comme le client conservant ensemble la facture et la note. L'article 54(4) exige que la note fasse clairement référence à la ou aux factures qu'elle concerne. Nous avons traité la note du côté du vendeur dans les retours après le rush de la fête nationale. Ici, le destinataire a seulement besoin de savoir quoi demander : une note liée au numéro de la facture d'origine, et non une copie modifiée de la même facture.

Lorsque la valeur de la livraison elle-même change après la facture, à la suite d'un retour accepté par le fournisseur, d'une réduction de prix ultérieure ou de l'annulation d'une partie de la livraison, l'article 40(6) impose au client immatriculé à la TVA de corriger sa TVA d'amont au cours de la période fiscale où la note d'avoir ou de débit a été émise. La note est donc enregistrée dans votre système avec sa date d'émission et liée à sa facture, afin que son effet tombe dans la bonne période, et non dans celle où quelqu'un s'en aperçoit par hasard.

Vient ensuite la conservation. L'article 66(1) impose de conserver les factures, registres et pièces comptables pendant au moins six ans à compter de la fin de la période fiscale à laquelle ils se rapportent, avec une durée plus longue, fixée dans le même paragraphe, pour les registres d'immobilisations comme les équipements d'usine. L'article 66(3) impose de les conserver dans le Royaume, sur papier ou sous forme électronique selon les conditions qu'il fixe. Une facture électronique se conserve telle qu'elle est arrivée : le fichier XML, ou le PDF/A-3 avec tout son contenu intégré, et non une capture d'écran ni une impression rescannée. C'est le fichier d'origine qui porte l'ensemble des données de la facture, et son cachet si elle a été validée, et c'est lui dont vous aurez besoin si quelqu'un pose une question sur cette facture des années plus tard.

Ce qui n'est en principe pas déductible : une question pour la demande d'achat

Certains achats ne permettent pas, en principe, de déduire leur TVA d'amont, aussi complète que soit la facture. L'article 50 énumère des biens et services qui ne sont pas considérés comme acquis pour les besoins de l'activité économique, de sorte que leur TVA ne peut être déduite que si l'assujetti les fournit à son tour dans le cadre de livraisons imposables. Il s'agit :

• Des services de divertissement, sportifs ou culturels, et de la participation à des événements à caractère de divertissement.
• Des services d'hospitalité et de restauration, sauf si l'entreprise a l'obligation légale de les fournir à ses salariés sur le lieu de travail.
• De l'assurance ou des soins de santé des salariés de l'entreprise et de leurs ayants droit, sauf si elle a l'obligation légale de les fournir.
• De l'achat ou de la location de véhicules à usage restreint, de leur assurance, de leur réparation et de leur entretien, ainsi que du carburant qu'ils consomment. Le même article définit le véhicule à usage restreint et en exclut plusieurs catégories, notamment les camions, grues et engins lourds utilisés exclusivement à des fins professionnelles, et les véhicules utilisés exclusivement à des fins professionnelles sans être disponibles pour un usage privé.
• De tout bien ou service destiné à un usage personnel ou à des fins autres que l'activité de l'entreprise.

Cette classification n'a pas besoin d'attendre la facture. Lorsqu'un gestionnaire immobilier commande une prestation d'hospitalité pour une réunion avec des propriétaires, ou que quelqu'un demande l'entretien d'une voiture de l'administration, la demande d'achat sait déjà ce qui est acheté et pourquoi. Si la demande porte une catégorie de dépense dès le départ, la facture arrive à la comptabilité déjà signalée comme relevant d'une catégorie qui mérite un examen plus attentif, au lieu que la personne qui prépare la déclaration le découvre en fin de période. Ce signalement est une alerte, pas une décision : les exceptions liées aux obligations légales, aux véhicules et à la revente font qu'un même achat peut être traité différemment d'une entreprise à l'autre, et la classification finale de chaque cas revient à votre conseiller fiscal.

Une seule boîte de réception pour les factures fournisseurs

Tout cela est difficile à appliquer lorsque les factures arrivent à cinq endroits : la messagerie du comptable, une conversation WhatsApp avec l'acheteur, une enveloppe que le chauffeur remet à l'entrepôt, un fichier sur le téléphone de l'ingénieur de chantier et une copie papier au bureau de l'hôtel. La messagerie et WhatsApp sont de bons outils pour échanger avec les fournisseurs, mais ils ne fonctionnent pas comme un registre de factures, car rien n'y empêche une facture d'être dupliquée, perdue ou laissée sans vérification. La solution est une adresse unique à laquelle les fournisseurs envoient leurs factures, tout ce qui arrive ailleurs y étant transféré, et les mêmes vérifications appliquées à chaque facture :

• Lire le fichier au lieu de le ressaisir. Une facture qui arrive au format XML, ou en PDF/A-3 avec le XML intégré, porte ses données sous forme structurée dans le fichier : les numéros de TVA, les lignes et les montants. Le système les lit directement au lieu que quelqu'un les ressaisisse, et les erreurs de transcription disparaissent à la source.
• Vérifier les deux numéros. Le numéro du fournisseur est comparé à sa fiche approuvée et celui de votre entreprise à la sienne, et toute différence bloque la facture et envoie une question au fournisseur.
• Vérifier les mentions obligatoires. Les champs exigés par l'article 53 sont présents, la TVA est calculée au taux indiqué et le total est égal à la somme des lignes.
• Détecter les doublons. Un même numéro de série d'un même fournisseur est bloqué à la saisie, comme dans la quatrième partie.
• Un statut clair pour chaque facture : complète, en attente d'une note correctrice, en attente de la version conforme après une facture manuelle, ou dans une catégorie qui requiert l'avis du conseiller. Aucune facture ne reste à mi-chemin sans que personne ne sache pourquoi.

Dans les pièces détachées et les stocks entre sites et camionnettes de techniciens, nous avons dit en une ligne ce dont une facture fournisseur a besoin pour que sa TVA d'amont soit déductible, et cette partie a exposé ce que disent réellement les textes. Cette liste est ce qui transforme tout cela en un travail quotidien que le système effectue à l'arrivée de chaque facture, plutôt qu'en une revue dont quelqu'un se souvient en fin de période.

Le regard d'Origami

Lorsque nous construisons cette étape pour une entreprise, nous commençons par des questions simples : où arrivent aujourd'hui les factures fournisseurs, qui les ouvre en premier, et combien de jours restent-elles en attente avant d'atteindre la personne qui les enregistre ? Ensuite, nous les réunissons dans une seule boîte de réception et faisons en sorte que le système lise le fichier de la facture électronique, vérifie les deux numéros de TVA, les mentions obligatoires et les doublons, et relie la facture à son bon de commande, à son bon de réception et à toute note émise ultérieurement à son sujet.

Nous plaçons la catégorie de dépense sur la demande d'achat dès le départ, afin que la facture arrive à la comptabilité déjà signalée si elle relève d'une catégorie qui mérite un examen plus attentif, et nous laissons les décisions fiscales aux personnes qualifiées pour les prendre : le système prépare les documents et affiche le statut, et le conseiller fiscal décide. Le tout se connecte au système comptable que l'entreprise utilise déjà, sans le remplacer. Cela fait partie des systèmes sur mesure que nous construisons, décrits dans nos services.

Un exercice pour cette semaine : les dix factures, une troisième fois

Cet exercice ne demande aucun nouvel outil, et le directeur financier peut le mener avec la personne qui reçoit les factures :

• Reprenez les dix factures de l'exercice de la première partie, et ajoutez les factures fournisseurs enregistrées le mois dernier si vous le pouvez.
• Notez la provenance de chaque facture : messagerie, WhatsApp, papier remis en main propre ou fichier électronique issu du système du fournisseur. Ce que vous détenez est-il le fichier d'origine, une photo ou une impression rescannée ?
• Vérifiez les mentions : le numéro de TVA du fournisseur correspond-il à sa fiche ? Le numéro de votre entreprise figure-t-il, et est-il exact ? Son nom est-il celui de son registre du commerce ? La quantité et la description sont-elles claires, et le montant de la TVA est-il exprimé en riyals ?
• Si la facture porte un code QR, scannez-le avec l'application de la ZATCA, et comparez ce qu'elle affiche avec la facture.
• Signalez les factures qui relèvent des catégories de l'article 50 ou dont vous soupçonnez qu'elles pourraient en relever, et inscrivez-les sur une liste destinée à votre conseiller fiscal plutôt que de trancher seul.

L'exercice produit deux chiffres : combien de factures dont vous ne détenez pas le fichier d'origine, et combien auxquelles il manque une mention ou qui portent un numéro erroné. Si le premier est plus élevé, le problème est le chemin que suivent les factures pour vous parvenir, et non les factures elles-mêmes, et la solution est une adresse unique que chaque fournisseur connaît. Si le second est plus élevé, commencez par les fournisseurs chez qui la même erreur se répète, car la faire corriger une fois dans leur système évite de réclamer une note chaque mois.

Dans la prochaine partie

La facture correspond désormais au bon de commande et à la réception, porte toutes les mentions obligatoires et est conservée sous sa forme d'origine. La prochaine partie passe au paiement lui-même : comment payer les factures rapprochées par date d'échéance en un seul lot planifié et approuvé une fois, comment confirmer toute demande de modification des coordonnées bancaires d'un fournisseur, quelle incidence un solde impayé a sur la TVA d'amont après douze mois, et comment rapprocher chaque mois le relevé de chaque fournisseur.

Sources

• Règlement d'application de la loi sur la TVA, Autorité de la zakat, des impôts et des douanes (ZATCA) (texte officiel en arabe) : article 40(6) (le client corrige sa TVA d'amont au cours de la période d'émission de la note d'avoir ou de débit) ; article 49(7) et (8) (la preuve exigée pour déduire et les preuves alternatives, et la déduction au cours d'une période ultérieure dans un délai de cinq ans) ; article 50 (biens et services réputés reçus en dehors de l'activité économique) ; article 53(1), (5) et (8) (la facture simplifiée entre entreprises de moins de 1 000 riyals, les mentions d'une facture fiscale et les mentions d'une facture simplifiée) ; article 54(3) et (4) (la correction des mentions d'une facture par une note qui y fait référence, conservées ensemble) ; et article 66(1) et (3) (la conservation des registres pendant au moins six ans, dans le Royaume).
• Décision relative aux contrôles, exigences, spécifications techniques et règles de procédure pour la mise en œuvre du règlement sur la facturation électronique, Autorité de la zakat, des impôts et des douanes (ZATCA) (texte officiel en arabe) : clause 1(3) (la validité de la déduction liée à la validation ou à la déclaration à partir d'une date fixée par une décision ultérieure) ; clause 2 (format XML ou PDF/A-3, validation et cachet cryptographique) ; clause 3 (partage électronique de la facture fiscale avec le client, et code QR) ; et annexe 2, champ 5.3 de la facture fiscale (le numéro d'immatriculation à la TVA d'un client immatriculé).
• Guide détaillé de la facturation électronique, version 2 (mai 2023), Autorité de la zakat, des impôts et des douanes (ZATCA) (en arabe) : une facture papier scannée n'est pas une facture électronique ; aucun format imposé pour les factures de la première phase ; validation des factures de la deuxième phase et partage au format XML ou PDF/A-3 ; scénarios de panne du système de facturation électronique et facture manuelle ; et vérification du code QR avec l'application de la ZATCA.
• Vérification de l'immatriculation à la TVA, Autorité de la zakat, des impôts et des douanes (ZATCA) : recherche par numéro de TVA, numéro de registre du commerce ou numéro de certificat de TVA ; ouverte aux contribuables et au public.