Réception et rapprochement à trois voies : pas de concordance, pas de paiement

Dans la troisième partie, l'achat a obtenu un fournisseur vérifié et un bon de commande écrit indiquant l'article, la quantité, le prix et les conditions. Mais un bon de commande est une promesse entre deux parties, et le fournisseur peut livrer moins que ce qu'il indique, livrer quelque chose d'approchant, ou facturer à un prix qui n'est pas celui convenu. Rien de tout cela n'apparaît sur le papier. Cela apparaît à la porte de l'entrepôt, sur le chantier au moment où le camion décharge, ou dans la chambre d'hôtel quand le technicien termine son intervention.

Là où le papier rencontre la réalité

Cette partie couvre les deux étapes où le papier rencontre la réalité : la réception, qui enregistre ce qui est réellement arrivé, et le rapprochement à trois voies, qui compare ce qui est arrivé avec ce qui a été convenu et avec ce que le fournisseur réclame, avant que le moindre argent ne sorte. Dans la première partie, nous avons décrit la rupture habituelle à cet endroit : un bon de livraison signé sans comptage, puis une facture pour la quantité totale. C'est ici que nous la corrigeons.

La réception : ce qui est réellement arrivé, pas ce que dit le bon du fournisseur

La livraison arrive avec un bon de livraison du fournisseur indiquant ce qui a été envoyé. Ce bon est le document du fournisseur, pas le vôtre. Le vôtre est le bon de réception que vous saisissez vous-même, rattaché au bon de commande et à ses lignes, et il comporte quatre éléments :

• La quantité réellement comptée, et non la quantité inscrite sur le bon de livraison. L'écart entre les deux est la première chose qui doit apparaître, et il doit apparaître pendant que le chauffeur est encore à la porte, pas plusieurs jours plus tard.
• L'état : conforme, endommagé, emballage incomplet, ou proche de la date de péremption lorsque la marchandise a une durée de conservation. Joignez une photo si nécessaire, car une photo prise à la réception est plus solide que n'importe quelle description rédigée après coup.
• La quantité refusée et le motif : non conforme aux spécifications, endommagée, ou supérieure à la commande. Un refus enregistré avec son motif est ce sur quoi se fonde ensuite la correction du fournisseur ; un refus exprimé oralement au chauffeur est perdu avant que la facture n'arrive.
• Qui a réceptionné, quand et où : l'entrepôt principal, le chantier précis ou le bien immobilier. Le matériel déposé directement sur un chantier ne passe jamais par l'entrepôt, si bien que sa réception doit être enregistrée depuis le chantier lui-même.

Dans pourquoi votre stock enregistré ne correspond jamais au rayon, la première brèche de l'écart de stock était exactement celle-ci : une livraison posée au sol, avec un rapprochement au bon de commande remis à un lendemain qui n'arrive jamais. La solution ici est la même : la réception est enregistrée au moment où elle a lieu, depuis le téléphone du chef de chantier ou l'appareil du magasinier, en regard du bon de commande ouvert, et non sur une feuille saisie plus tard dans le système. Dans codes-barres et lecture optique, nous avons montré comment le magasinier scanne le bon de commande puis chaque article, de sorte que l'écart apparaisse avant que quiconque ne signe la livraison.

Une pratique qui mérite d'être essayée : le réceptionnaire compte sans voir la quantité commandée, et enregistre ce qu'il a compté, non le chiffre du bon du fournisseur. Un réceptionnaire qui voit le nombre attendu a tendance, de bonne foi, à le confirmer, surtout en fin de journée avec le camion qui attend. Celui qui ne le voit pas ne peut que compter. Le système compare ensuite le comptage à la commande et signale l'écart à la personne chargée du suivi. Certains articles exigent une étape de plus avant acceptation : des aciers d'armature dont le certificat d'usine doit être vérifié, ou une matière première qui doit passer un contrôle qualité avant d'atteindre la ligne de production. Ils sont enregistrés comme réceptionnés en cours de contrôle, de sorte qu'ils ne sont ni sortis ni rapprochés tant qu'ils n'ont pas été acceptés ou refusés.

Et la personne qui réceptionne n'est pas celle qui a négocié avec le fournisseur : les achats négocient, l'entrepôt ou le chantier réceptionne, et la comptabilité paie. Non pas parce que quelqu'un est soupçonné, mais parce que chacun prouve une partie que les autres ne peuvent pas prouver.

Services et sous-traitants : le procès-verbal d'achèvement

Un service n'arrive pas en camion, il n'y a donc rien à compter à la porte : la maintenance des ascenseurs d'une tour résidentielle, des travaux d'isolation réalisés par un sous-traitant sur un projet, une pompe réparée sur une ligne de production. Ici, la réception est un procès-verbal d'achèvement dans lequel la personne qui a demandé le travail confirme qu'il a été réalisé comme convenu : ce qui a été achevé, quand, et s'il reste quelque chose. Il est signé par la personne qui a demandé le travail ou qui est responsable du lieu où il a été effectué, et non par les achats, qui ont signé le contrat, car c'est la personne qui a demandé le travail qui sait s'il a réellement été fait.

Les travaux sous-traités qui s'étendent sur plusieurs semaines sont réceptionnés par étapes : la part de chaque poste achevée à date, à la manière dont les travaux sont métrés dans une situation de travaux. La situation présentée par le sous-traitant est donc mise en regard d'un bon de réception des quantités réellement achevées, fondé non sur la seule estimation du sous-traitant mais sur ce que confirme le demandeur ou l'ingénieur de chantier. Comme pour le matériel, tout ce qui n'est pas accepté est enregistré avec son motif : des travaux à reprendre, ou un poste non terminé.

Le rapprochement à trois voies : trois documents qui doivent dire la même chose

Lorsque la facture du fournisseur arrive, l'entreprise détient trois documents relatifs au même achat : le bon de commande indique ce que nous avons convenu, le bon de réception indique ce qui est arrivé, et la facture indique ce que le fournisseur réclame. Le rapprochement à trois voies consiste à comparer les trois avant paiement, ligne par ligne : le même article, une quantité facturée qui, ajoutée à ce qui a déjà été facturé sur la même réception, ne dépasse pas la quantité acceptée, et un prix unitaire facturé égal au prix figurant sur la dernière version approuvée du bon de commande. Si les trois concordent, la facture passe au paiement sans que personne n'ait à poser de question. Sinon, elle est bloquée jusqu'à ce que l'écart soit expliqué.

La concordance n'a pas à être exacte à la lettre. Un matériau mesuré au poids ou au mètre cube peut arriver légèrement différent de ce qui a été commandé, et l'arrondi des halalas peut décaler le total d'une ligne. L'entreprise fixe donc une tolérance, et c'est le dirigeant qui la fixe, ni le système ni la personne qui saisit la facture ; elle peut varier d'un type d'achat à l'autre. L'essentiel est que la tolérance soit écrite et appliquée à tous, et que chaque écart qui entre dans cette tolérance soit tout de même enregistré, si petit soit-il. Si le même petit écart revient sans cesse avec un fournisseur, il devient une question qui mérite d'être posée.

Trois situations doivent être comprises par quiconque conçoit le rapprochement :

• Une facture pour plusieurs réceptions. Le règlement d'application de la TVA permet à un fournisseur d'émettre une facture fiscale récapitulative couvrant plusieurs livraisons distinctes à un même client sur une période n'excédant pas un mois civil (article 53(4)). Un fournisseur qui livre un chantier par lots au cours d'un mois peut envoyer une seule facture pour les livraisons de ce mois ; le rapprochement porte donc sur les lignes et les quantités, et non sur le nombre de documents.
• Une facture qui arrive des semaines plus tard. Comme indiqué dans la première partie, pour les livraisons entre entreprises, la date limite d'émission d'une facture fiscale est le 15e jour du mois suivant celui au cours duquel la livraison a eu lieu (article 53(1)(b)). Si la réception n'a pas été enregistrée le jour même, la facture arrive et personne ne se souvient de ce qui est entré, et le rapprochement redevient une série d'appels téléphoniques.
• Les services récurrents sans livraison physique. Un abonnement logiciel mensuel, ou un loyer fixe pour un équipement ou un entrepôt. Il n'y a rien à réceptionner chaque mois, le rapprochement se fait donc à deux voies, entre le bon de commande ou le contrat et la facture. C'est une décision enregistrée sur la commande elle-même pour ce type d'achat, et non une faille que quelqu'un découvre plus tard : le système sait que cette commande se rapproche à deux voies, et que les autres ne passent pas sans réception. La commande porte aussi une date de fin et le nom d'une personne qui confirme à chaque renouvellement que le service est toujours nécessaire, afin que les factures ne continuent pas de passer une fois le service arrêté.

Dans les pièces détachées et les stocks entre chantiers et véhicules de techniciens, nous avons mentionné le rapprochement à trois voies en une seule ligne, comme l'étape qui empêche de payer une quantité jamais arrivée, et de payer deux fois la même livraison. Cette ligne est juste, mais la vraie valeur du rapprochement n'apparaît pas quand les documents concordent. Elle apparaît quand ils ne concordent pas.

Quand ils ne concordent pas : un circuit pour chaque exception

Une facture qui ne concorde pas fait face à deux risques opposés. Le premier est qu'elle soit payée sans que personne ne s'y oppose, parce que le fournisseur appelle et que l'écart paraît faible. Le second est qu'elle soit bloquée sans que personne ne sache qu'elle l'est, si bien qu'elle reste des semaines dans un tiroir ou une boîte de réception, et que le fournisseur découvre le blocage avant vous lorsqu'il relance son paiement. La solution est un circuit connu pour chaque type d'écart, une personne nommée qui décide, et la décision et son motif enregistrés sur la facture elle-même. Les quatre écarts les plus courants :

• La livraison incomplète. La facture porte sur la quantité totale et la réception sur une quantité inférieure. Ce qui n'est pas arrivé n'est pas payé. Les achats relancent le fournisseur pour obtenir l'une de deux issues : le fournisseur livre le reste, qui est réceptionné sur le solde ouvert du bon de commande, ou il corrige sa facture par un avoir pour la quantité qui ne viendra pas, et le solde ouvert de la commande est alors clôturé avec un motif écrit, comme dans la troisième partie, afin qu'il ne reste aucun engagement que personne n'attend.
• Un article de substitution. Une autre marque arrive, une taille similaire ou une spécification différente. Le système ne l'accepte pas sur la ligne du bon de commande, comme dans codes-barres et lecture optique ; le réceptionnaire ne décide pas seul de l'accepter, et l'article n'entre pas en stock comme s'il était celui commandé. Il est enregistré comme détenu hors stock dans l'attente d'une décision, et c'est la personne responsable de l'exigence technique au sein de l'équipe demandeuse qui tranche : si elle l'accepte, le bon de commande est révisé avec une nouvelle version et un motif, comme décrit dans la troisième partie ; si elle le refuse, il retourne chez le fournisseur.
• Un prix supérieur à celui du bon de commande. Cela revient aux achats, pas à la comptabilité, car ce sont les achats qui ont convenu du prix. Soit le fournisseur corrige sa facture par un avoir qui y fait référence, soit la hausse a une raison acceptable, auquel cas la commande est révisée avec une nouvelle version et repart en approbation si elle dépasse ce qui avait été approuvé, comme dans la deuxième partie. Modifier discrètement le bon de commande pour le faire correspondre à la facture, sans motif enregistré ni approbation, est exactement ce qui réduit à néant l'intérêt du rapprochement.
• Un numéro de facture déjà enregistré. Le règlement impose qu'une facture fiscale porte un numéro de série qui l'identifie et la distingue (article 53(5)(b)). Le même numéro du même fournisseur signifie donc généralement la même facture : une copie arrivée par e-mail puis sur WhatsApp, comme décrit dans la première partie. Le système la bloque à la saisie et affiche à côté la facture déjà enregistrée, et la personne chargée du suivi la clôture comme doublon avec un motif écrit. S'il s'avère qu'il s'agit d'une facture réellement différente, par exemple parce que le fournisseur numérote les factures de chaque succursale selon une séquence distincte, ce que permet le guide détaillé de la facturation électronique de la ZATCA, elle poursuit vers le rapprochement. Et ce contrôle ne fonctionne que si chaque fournisseur dispose d'une fiche unique avec un identifiant qui ne peut pas se répéter, comme expliqué dans la troisième partie. Une seconde facture pour la même livraison sous un autre numéro n'est pas bloquée par le contrôle du numéro mais par le rapprochement lui-même, car la première facture a déjà consommé la quantité réceptionnée.

Lorsqu'une facture doit être corrigée, que ce soit sur la quantité, le prix ou les coordonnées de l'une des parties, le circuit passe par un nouveau document, et non par une modification de l'ancien : un avoir ou une note de débit émis par le fournisseur, qui fait clairement référence à la ou aux factures concernées (article 54). Le guide détaillé de la facturation électronique de l'Autorité de la zakat, des impôts et des douanes (ZATCA) précise qu'une facture électronique n'est ni modifiée ni supprimée une fois émise, et que son annulation se fait uniquement par un avoir qui lui est lié et une nouvelle facture. Ne demandez donc pas au fournisseur une copie modifiée de la même facture ; demandez une note qui lui est liée, et conservez les deux ensemble. Nous traitons ces notes du point de vue de l'acheteur dans la cinquième partie ; soumettez toute question sur l'effet sur votre propre TVA déductible à votre conseiller fiscal.

Enfin, qui peut débloquer une facture malgré un écart ? Ni la personne qui saisit la facture, ni celle qui la paie. C'est un rôle que le dirigeant définit dans la matrice d'approbation ; le déblocage est enregistré au nom de la personne qui l'a effectué, avec un motif, et il apparaît dans une liste que le dirigeant consulte. Chaque exception reçoit aussi un délai fixé par le dirigeant, et si ce délai expire sans décision, l'exception remonte au niveau suivant, de la même manière qu'une demande d'achat bloquée. Lorsqu'une facture est bloquée, le fournisseur en apprend le motif le jour même par les achats, et non des semaines plus tard par la comptabilité lorsqu'il s'enquiert de son paiement. Le rapprochement ne protège pas seulement l'argent ; il protège aussi votre relation avec le fournisseur fiable dont le paiement n'est en retard que parce que personne n'a confirmé la réception de ce qu'il a livré.

Le regard d'Origami

Lorsque nous construisons cette étape pour une entreprise, nous partons des lieux où les marchandises et les services arrivent réellement : la porte de l'entrepôt, chaque chantier, le bien immobilier ou l'hôtel où le technicien intervient. Dans chacun de ces lieux, nous demandons qui signe aujourd'hui, ce que devient le papier une fois signé, et combien de jours passent avant qu'il n'atteigne la comptabilité. Une réception qui ne peut pas être enregistrée sur place, au moment où elle a lieu, redeviendra une feuille dans la poche de quelqu'un, quel que soit le système qui se trouve derrière.

Nous construisons ensuite la réception depuis un téléphone, en regard du bon de commande ouvert, avec une photo du bon du fournisseur et de l'état des marchandises, un procès-verbal d'achèvement signé par la personne qui a demandé le travail, un rapprochement qui s'exécute de lui-même à la saisie de la facture, et une liste d'exceptions où chaque élément a un décideur nommé, un délai et un motif enregistré, le tout relié au système comptable sur lequel tourne l'entreprise. Cela fait partie des systèmes sur mesure que nous construisons, décrits dans nos services.

Un exercice pour cette semaine : une semaine à la porte et un mois de factures

Cet exercice ne nécessite aucun nouvel outil, et le directeur des opérations peut le mener avec le directeur financier :

• Choisissez un seul point de réception pendant une semaine : l'entrepôt principal, votre chantier le plus actif ou un seul hôtel. Demandez que chaque livraison soit comptée, avec la quantité comptée inscrite à côté de la quantité figurant sur le bon du fournisseur.
• Interrogez la personne qui signe les livraisons : compte-t-elle réellement, ou recopie-t-elle la quantité du bon ? Qui réceptionne les services, et qui confirme que les travaux d'un sous-traitant sont terminés ? Vous ne cherchez pas un coupable, mais une étape dont personne n'est responsable.
• Prenez les factures fournisseurs que vous avez payées le mois dernier, retrouvez pour chacune un bon de réception ou un procès-verbal d'achèvement, et comptez combien ont été payées sans réception documentée.
• Classez chaque écart trouvé dans les quatre catégories : livraison incomplète, article de substitution, prix supérieur ou facture en double. À côté de chacun, notez qui a décidé et où cette décision a été enregistrée.
• Revenez aux dix factures de l'exercice de la première partie, reprenez les écarts de prix et de quantité que vous aviez relevés : placez chacun dans l'une des quatre catégories, et vérifiez si une décision a été enregistrée au nom de quelqu'un, ou si la facture a simplement été payée telle quelle.

Le nombre de factures payées sans réception documentée est le chiffre le plus parlant que produit cet exercice, et la catégorie qui revient le plus souvent est la première qui a besoin d'un circuit écrit. Si vous constatez que les réceptions sont enregistrées mais en retard, c'est généralement parce que l'enregistrement est plus lent que le travail sur place, et la solution est un enregistrement plus simple à ce même endroit, pas une signature de plus.

Dans la prochaine partie

Chaque facture dispose désormais d'une réception à laquelle la comparer et d'un bon de commande à l'aune duquel la mesurer. La prochaine partie s'arrête sur la facture elle-même, du point de vue de l'acheteur, et sur ce qu'il faut y vérifier avant de déduire sa TVA : les mentions qu'une facture fiscale doit comporter, ce qui change lorsque le fournisseur est dans la phase d'intégration de la facturation électronique, pourquoi une facture papier numérisée ne compte pas comme une facture électronique conforme, et comment les erreurs sont corrigées par un avoir ou une note de débit.

Sources

• Règlement d'application de la loi sur la TVA, Autorité de la zakat, des impôts et des douanes (ZATCA) (texte officiel en arabe) — article 53 : paragraphe 1(b) (le délai d'émission de la facture fiscale), paragraphe 4 (la facture fiscale récapitulative pour plusieurs livraisons au cours d'un mois civil) et paragraphe 5(b) (le numéro de série qui identifie et distingue une facture) ; et article 54 (avoirs et notes de débit, y compris la correction des mentions d'une facture, et leur référence à la ou aux factures concernées).
• Guide détaillé de la facturation électronique, version 2 (mai 2023), Autorité de la zakat, des impôts et des douanes (ZATCA) — les avoirs et notes de débit électroniques sont émis avec une référence à la facture d'origine ; une facture électronique n'est ni modifiée ni supprimée une fois émise, et son annulation passe par un avoir lié et une nouvelle facture ; les numéros de série des factures peuvent suivre des séquences différentes, par exemple une par succursale.