Demandes d'achat et seuils d'approbation : qui signe quoi ?

Dans la première partie, nous avons décrit le cycle d'achat en sept étapes, de la demande au paiement, et proposé un exercice simple : prendre vos dix dernières factures fournisseurs payées et remonter chacune jusqu'à sa demande, son approbation, son bon de commande et son bon de réception. Le premier document que vous avez cherché dans cet exercice était la demande d'achat. Si certaines factures n'en avaient pas, c'est par là que nous commençons, car chaque document qui suit a besoin de quelque chose auquel se rattacher.

Cette partie traite ensemble des deux premières étapes : la demande, qui consigne le besoin, et l'approbation, qui décide que l'entreprise va engager la dépense. Elle répond à une question qui semble administrative mais qui est en réalité opérationnelle : qui approuve quoi, jusqu'à quel seuil, qui approuve à sa place en son absence, et que se passe-t-il quand le besoin ne peut pas attendre.

La demande d'achat : le document auquel tout le reste se rattache

Une demande d'achat n'est pas de la paperasse ajoutée au travail. C'est le moment où un besoin cesse d'être une phrase lors d'un appel téléphonique pour devenir un enregistrement doté d'un numéro. Sans elle, le bon de commande n'a rien à quoi se référer, la personne qui réceptionne sur site ne sait pas à quoi s'attendre, et le comptable ne sait pas pourquoi il paie. Une bonne demande répond à cinq questions essentielles :

• Qui en a besoin ? Le nom et la fonction du demandeur, pas le nom de celui qui a transmis le message : l'ingénieur de chantier, le superviseur de la ligne de production, le responsable de la maintenance de l'hôtel.
• Quoi exactement ? L'article, sa spécification, la quantité et l'unité. Une ligne comme « matériel de plomberie » n'est pas une référence, car personne ne pourra plus tard vérifier ce qui arrive par rapport à elle.
• Pour quel projet, site ou bien immobilier ? C'est ce champ qui affecte le coût là où il doit aller. Un achat qui n'appartient à aucun projet devient une dépense générale que personne ne peut retracer.
• Pourquoi ? Une ligne suffit : un poste du bordereau des quantités, une pièce pour une machine à l'arrêt, des consommables pour la saison à venir. Cette ligne épargne à l'approbateur un appel pour demander.
• Pour quand ? La date à laquelle vous en avez réellement besoin, pas le mot « urgent » sur chaque demande. C'est à cette date que le service achats compare les délais de livraison des fournisseurs.

La demande a aussi besoin d'une valeur estimée, même approximative, car approuver selon le montant suppose un montant. Si le demandeur ne la connaît pas, le service achats l'ajoute avant que la demande parte en approbation. La demande reçoit alors un numéro auquel chaque document ultérieur se rattache dans le système : l'approbation, le bon de commande, le bon de réception et la facture fournisseur. C'est la même logique que celle exposée dans les ordres de travail et le numéro de demande auquel se rattachent les coûts : quand chaque document renvoie au même numéro, vous pouvez partir de n'importe quel point de la chaîne et remonter à son origine sans rien demander à personne.

La matrice d'approbation : le montant seul ne suffit pas

Une matrice d'approbation est un tableau qui répond à une seule question : qui peut dire oui à cette demande ? La matrice la plus simple repose sur un seul axe, le montant : jusqu'à un certain seuil, le responsable de service approuve ; au-delà, le directeur financier ; au-delà encore, le propriétaire. Le montant est un axe valable, mais le type d'achat change la question à laquelle répond l'approbateur :

• Les matières stockées. De l'acier et du ciment pour un chantier, de la matière première pour une ligne de production, des produits d'entretien pour un hôtel. La question ici est de savoir si vous avez vraiment besoin de cette quantité, et si elle ne se trouve pas déjà dans un autre entrepôt ou sur un autre chantier avant de l'acheter. D'où l'intérêt que l'approbateur voie le stock de l'article au moment de l'approbation.
• Les services et les sous-traitants. La maintenance des ascenseurs, des travaux d'isolation par un sous-traitant, un contrat de nettoyage. Ici, le périmètre compte davantage que le prix : qu'est-ce qui sera fait exactement, et comment saurons-nous que c'est terminé ? La demande a donc besoin d'approbateurs pour deux questions différentes : la personne dotée de la compétence technique approuve le périmètre, et celle que la matrice désigne pour ce montant approuve la dépense.
• Les immobilisations. Un équipement, un véhicule, un groupe électrogène, une machine pour la ligne de production. C'est un engagement qui dure des années et entraîne des coûts d'exploitation et de maintenance ; il peut donc raisonnablement remonter à un niveau plus élevé que ce que son seul montant exigerait.
• Les achats urgents. Ils ont leur propre circuit, présenté plus bas, car les gens contournent une matrice qui ne prévoit pas les urgences dès la première qui survient.

Les chiffres eux-mêmes, les seuils auxquels une demande passe d'un niveau au suivant, sont fixés par le propriétaire, ou par le conseil d'administration s'il en existe un, car ils reflètent la taille de l'entreprise, ses marges et ce que le propriétaire souhaite voir personnellement. Il n'existe pas de seuil universellement juste qui convienne à toutes les entreprises, et un seuil emprunté à une autre entreprise peut être trop strict, au point de bloquer le travail, ou trop lâche, au point de ne rien contrôler.

Deux règles s'appliquent à tous les types. Premièrement, personne n'approuve sa propre demande ; la demande d'un approbateur remonte au niveau supérieur. Deuxièmement, le pouvoir d'approbation appartient à la fonction, pas à la personne : quand un directeur de chantier part sur un autre chantier, le pouvoir suit la nouvelle fonction au lieu d'attendre que quelqu'un pense à le modifier. Nous avons expliqué ce principe en détail dans les autorisations : qui voit quoi une fois les données sorties du fichier ; la matrice d'approbation est le même principe appliqué à l'argent.

Et qui approuve quand l'approbateur est en déplacement ? C'est là que casse une matrice qui n'a jamais prévu l'absence, et le vide se comble par un message disant « approuve-le pour moi », ou par un mot de passe que deux personnes partagent. La solution est une délégation paramétrée à l'avance dans le système : à qui, pour combien de temps et dans quelles limites. L'approbation du délégataire apparaît sous son propre nom, marquée comme faite pour le compte de l'approbateur initial, la délégation prend fin automatiquement à sa date, et l'approbateur voit à son retour ce qui a été approuvé en son absence. Et si une demande reste sans décision au-delà d'un délai fixé par le propriétaire, elle remonte au niveau suivant au lieu d'attendre dans la boîte de réception de quelqu'un en congé.

Deux contournements qu'un système doit fermer

Autour de toute matrice, aussi bien conçue soit-elle, deux contournements restent ouverts. Les emprunter ne suppose aucune mauvaise intention ; il suffit que l'approbation soit lente et que le travail ne puisse pas attendre. Un système les ferme donc par deux côtés : par un contrôle qui bloque le contournement, et par une approbation assez rapide pour que personne n'en ait besoin.

• Le fractionnement de la demande. Une demande qui dépasse le seuil du directeur de chantier est découpée en deux ou trois demandes inférieures à ce seuil, pour le même article auprès du même fournisseur en quelques jours. Chaque demande est correcte prise isolément ; ensemble, elles dépassent le seuil sans jamais parvenir à la personne qui a le pouvoir de l'approuver. Le système ferme ce contournement en regardant le total, pas la demande isolée : les demandes d'un même projet qui partagent un article ou un fournisseur sur une période fixée par le propriétaire sont additionnées, et si le total dépasse le seuil, elles vont au niveau qui peut l'approuver.
• L'approbation sur WhatsApp. Le responsable a répondu « OK » à la photo d'un devis dans un groupe contenant des dizaines d'autres messages. L'approbation était réelle, mais de quoi ? Quelle version du devis, quelle quantité, quel projet ? Deux mois plus tard, le message est enfoui sous des milliers d'autres, ou il se trouve sur un téléphone remplacé depuis. Pendant ce temps, pour une entreprise assujettie à la TVA, la facture payée sur cette base doit être conservée au moins six ans à compter de la fin de la période fiscale à laquelle elle se rapporte, en vertu de l'article 66 du règlement d'application de la TVA, alors que personne ne sait où se trouvera l'approbation à l'origine de l'achat.

La solution ne consiste pas à revenir au papier et à la signature au stylo. La loi sur les transactions électroniques confère aux transactions, enregistrements et signatures électroniques une force obligatoire, sous réserve des conditions qu'elle fixe (article 5), et, pour apprécier la valeur probante d'une transaction électronique, elle tient compte de la fiabilité du procédé utilisé pour créer, conserver ou transmettre l'enregistrement, et de la possibilité qu'il ait été modifié (article 9(4)). Le problème d'une approbation sur WhatsApp n'est pas qu'elle soit électronique ; c'est qu'elle est détachée de la demande qu'elle approuve. L'approbation se fait donc sur la demande elle-même dans le système, avec le nom de l'approbateur, l'heure, le montant et la version approuvée, et si la demande change ensuite en quantité ou en montant, elle repart en approbation. WhatsApp reste le canal d'alerte : l'approbateur reçoit une notification avec un lien vers la demande et l'approuve depuis son téléphone sans ouvrir d'ordinateur, si bien que la lenteur de l'approbation cesse d'être une raison de la contourner.

Les achats urgents : un circuit déclaré plutôt qu'un contournement

Une fuite d'eau dans une chambre d'hôtel avant l'arrivée des clients, une pompe à l'arrêt sur la ligne de production, un chantier qui attend du matériel pour terminer un coulage de béton déjà en cours. Dans ces moments-là, personne n'attend un cycle d'approbation complet, et personne ne devrait. Une matrice qui ignore cette réalité n'empêche pas les achats urgents ; elle les pousse hors du système, si bien que l'article est acheté en espèces ou de la poche d'un employé et apparaît dans les comptes deux semaines plus tard sans demande ni approbation.

L'approche honnête est un système qui admet que les urgences existent et leur donne un circuit déclaré avec des conditions claires :

• Qui peut le déclencher. Des fonctions précises, comme le directeur de chantier ou le responsable de maintenance de permanence, pas n'importe quel employé.
• Ce qui compte comme urgent. Une définition écrite, pas une impression : un risque pour la sécurité, une activité à l'arrêt, ou un dommage qui s'étend avec le retard. C'est la même logique que celle que nous avons proposée pour les demandes de maintenance dans du signalement à la clôture : piloter les demandes de maintenance.
• Un minimum d'informations. Quoi, pourquoi c'est urgent, et une photo si possible, saisis depuis un téléphone sur place plutôt qu'un formulaire complet.
• Un plafond de dépense. Une limite fixée par le propriétaire à ce que le circuit d'urgence peut acheter ; au-delà, l'approbateur approuve sur la demande elle-même, depuis son téléphone, avant l'achat.
• Une approbation a posteriori, avec un délai. L'achat se fait immédiatement, et son approbation est finalisée dans un délai fixé par le propriétaire. Si le délai expire sans approbation, la demande apparaît sur une liste que le propriétaire consulte personnellement.

Surveillez ensuite la part des demandes urgentes dans votre total. Les vraies urgences existent, mais quand l'urgence devient la voie normale dans un service ou sur un chantier donné, ce n'est pas un manquement des personnes ; c'est le signe que la planification y doit être revue, ou que l'approbation normale est plus lente que ce que le travail peut supporter.

Le regard d'Origami

Quand nous construisons un circuit d'achat pour une entreprise, nous partons de sa matrice actuelle telle qu'elle fonctionne réellement, et non telle qu'elle est écrite dans le manuel de procédures : qui approuve aujourd'hui, où l'approbation se bloque, et où les gens la contournent, et pourquoi. Le contournement qu'emprunte une équipe nous dit où la conception doit changer avant de nous dire où le contrôle doit se resserrer.

Nous transformons ensuite la matrice en un tableau que le système applique : les seuils fixés par le propriétaire, le type d'achat, la délégation et l'escalade, et le circuit d'urgence avec son délai, l'approbation parvenant sur le téléphone de l'approbateur et étant enregistrée sur la demande elle-même. Nous la concevons de sorte que le propriétaire puisse modifier les seuils quand la structure évolue, sans avoir besoin d'un programmeur. Cela fait partie des systèmes sur mesure que nous construisons, décrits dans nos services.

Un exercice pour cette semaine : dessinez votre matrice sur une page

Avant tout système, écrivez la matrice avec laquelle votre entreprise travaille aujourd'hui, même si elle n'a jamais été mise par écrit. Le propriétaire peut mener cet exercice avec le directeur des opérations et le directeur financier en une ou deux séances :

• Listez vos types d'achat en colonnes : matières stockées, services et sous-traitants, immobilisations et achats urgents. Ajoutez un type si votre entreprise achète quelque chose qui n'entre dans aucun des quatre.
• Placez les niveaux de montant en lignes aux seuils que vous jugez adaptés à votre entreprise, et dans chaque case inscrivez la fonction qui approuve, pas le nom d'une personne.
• Désignez un délégataire pour chaque approbateur afin d'approuver en son absence, et fixez le délai au-delà duquel une demande remonte au niveau suivant.
• Définissez l'urgence par écrit, et décidez qui peut la déclencher, son plafond de dépense et le délai de finalisation de son approbation.
• Reprenez les dix factures de l'exercice de la première partie, et posez-vous pour chacune la question : si cette matrice avait été en vigueur, qui l'aurait approuvée ? Et cette personne l'a-t-elle réellement approuvée ?

L'écart entre la page et la réalité dans cette dernière question est ce que le système doit combler. Si vous trouvez des écarts, vérifiez d'abord si l'approbateur n'était tout simplement pas disponible à ce moment-là, car la solution est alors une délégation claire, pas un contrôle plus strict.

Dans la prochaine partie

Le besoin dispose désormais d'une demande numérotée, et la décision d'une approbation dont l'auteur est connu. La prochaine partie passe aux deux étapes suivantes : le fournisseur et le devis, puis le bon de commande. Nous commencerons par une fiche fournisseur saisie une seule fois et vérifiée lors de l'ajout du fournisseur, puis nous comparerons les devis sur une même base, avant de transformer le devis retenu en un bon de commande qui porte le prix, la quantité et les conditions et renvoie à sa demande, pour qu'il devienne un engagement visible par le propriétaire avant l'arrivée de toute facture.

Sources

• Loi sur les transactions électroniques, décret royal n° M/18 du 8/3/1428H, édition du Bureau des experts du Conseil des ministres — article 5 (force obligatoire des transactions, enregistrements et signatures électroniques) et article 9 (recevabilité des transactions électroniques comme preuve, et éléments pris en compte pour les apprécier).
• Règlement d'application de la TVA, Autorité de la zakat, des impôts et des douanes (ZATCA) (texte officiel en arabe) — article 66(1) (conservation des factures, registres et pièces comptables pendant au moins six ans à compter de la fin de la période fiscale à laquelle ils se rapportent).