Achats : où l'argent s'échappe entre la demande et le paiement

Une facture fournisseur arrive sur le bureau de la finance, et avant de la payer, le comptable pose quatre questions simples. Qui a demandé cet achat ? Qui l'a approuvé ? Quel prix avons-nous convenu ? Tout est-il arrivé ? Chaque réponse existe, mais pas au même endroit. La demande se trouve dans une conversation WhatsApp entre l'ingénieur de chantier et l'acheteur, l'approbation est une feuille signée dans un tiroir, le prix est dans le tableur d'une seule personne, et la réception est un bon de livraison que quelqu'un a signé au portail. Le comptable entame donc une série d'appels, ou paie de confiance parce que le fournisseur attend.

Numériser les achats : suivre l'argent qui sort

Nous ouvrons « Numériser les achats » avec cette scène parce qu'elle se répète dans toute entreprise qui achète chaque jour : un entrepreneur qui achète des matériaux livrés sur chantier, une usine qui achète des matières premières et des pièces détachées, un hôtel ou un exploitant immobilier qui achète des prestations de maintenance et des consommables. La série commence une fois le besoin connu ; nous avons traité le moment de réapprovisionner et les quantités dans point de commande et stock de sécurité. Ici, nous suivons ce qui se passe ensuite : la route qui mène d'une demande d'achat au paiement d'un fournisseur, et les endroits où l'argent fuit en chemin.

Sept étapes, chacune avec sa rupture habituelle

Chaque achat, si petit soit-il, passe par sept étapes. À chacune, il y a une rupture qui se répète jusqu'à devenir une habitude :

• Demande : acheter sans demande écrite. Le chef de chantier a besoin de fers à béton, ou un technicien d'hôtel a besoin d'une pièce pour un climatiseur : il appelle directement l'acheteur ou le fournisseur. Aucun document n'enregistre qui avait besoin de quoi, pour quel projet et pourquoi ; les documents ultérieurs n'ont donc rien à quoi renvoyer.
• Approbation : un oui verbal que personne ne peut prouver. Le responsable a donné son accord lors d'un appel, dans un message vocal ou par un simple « OK » dans un groupe WhatsApp. L'approbation était réelle, mais elle n'est liée à aucune demande précise, et deux mois plus tard personne ne peut prouver exactement ce qui a été approuvé ni pour quel montant.
• Fournisseur et devis : un prix différent de celui convenu. Le devis est arrivé sous forme de photo dans une conversation, et la facture est arrivée avec un prix unitaire plus élevé ou des frais de livraison que le devis ne mentionnait pas. Personne ne remarque l'écart, car le devis n'est pas à côté de la facture au moment de sa vérification.
• Bon de commande : un engagement sans papier. La commande a été passée au fournisseur par téléphone, ou le bon de commande a été rédigé après l'arrivée de la facture, pour la couvrir. Un bon de commande rédigé après la facture ne contrôle rien : il recopie la facture au lieu d'être la référence à laquelle la facture est comparée.
• Réception : une quantité facturée supérieure à ce qui est arrivé. Le camion de matériaux arrive sur le chantier juste avant le coucher du soleil, ou la livraison de l'usine arrive avec deux lignes manquantes, et quelqu'un signe le bon de livraison sans compter. Puis la facture arrive pour la quantité totale. C'est la première des brèches décrites dans l'écart d'exactitude des stocks : ce qui entre sans être enregistré réapparaît plus tard ailleurs.
• Facture : des mentions manquantes qui fragilisent votre déduction de TVA. Une facture sans le numéro de TVA du fournisseur, ou avec une description générique qui ne montre ni la quantité ni la nature des biens. Le règlement d'application de la TVA énumère les mentions que doit porter une facture fiscale et subordonne la déduction de la TVA d'amont à la détention d'une preuve de la taxe, bien qu'entre entreprises il autorise une facture simplifiée moins détaillée pour une livraison inférieure à 1 000 riyals. La facture peut aussi arriver des semaines après la livraison, car le délai d'émission court jusqu'au 15 du mois suivant le mois de la livraison, et à ce moment-là personne ne se souvient de ce qui a réellement été reçu.
• Paiement : une même facture payée deux fois. Le fournisseur a envoyé la facture par e-mail, puis une copie sur WhatsApp, ou l'a réclamée à nouveau sur le relevé de fin de mois : elle a donc été payée une fois à partir de la facture et une fois à partir du relevé. Personne n'a mal agi exprès ; rien en chemin n'a signalé que cette facture avait déjà été payée.

Remarquez qu'aucune de ces sept ruptures n'est une question d'honnêteté. L'acheteur ne cache rien et le chef de chantier n'est pas négligent. Chacun utilise l'outil le plus proche pour accomplir le travail du jour, et WhatsApp et les tableurs sont d'excellents outils pour cela. Le problème apparaît lorsqu'on les utilise au-delà de leurs limites.

Le problème est la conception, pas les personnes

Regardez les sept étapes de haut et vous trouvez une cause unique : chaque étape tient son propre registre. Le demandeur a une conversation, l'approbateur a sa mémoire, les achats ont une boîte de réception, le chantier ou l'entrepôt a des bons de livraison, et la finance a le système comptable. Aucun numéro unique ne relie ces registres : personne ne voit donc la chaîne entière. La seule personne qui essaie de la voir est le comptable, à la dernière étape, au moment où l'argent va sortir.

C'est le même schéma que celui décrit dans où les entreprises de BTP et de maintenance perdent leur marge : la fuite ne vient pas d'une grosse erreur, mais de petits interstices entre des étapes détenues par des personnes différentes. Un contrôle qui dépend de quelqu'un qui doit penser à émettre le bon de commande, à compter la livraison ou à vérifier que la facture n'a pas déjà été payée échouera sous la pression quotidienne, aussi rigoureuse que soit cette personne. La solution n'est pas de demander aux gens d'être plus attentifs. C'est de faire de chaque document la condition de l'étape suivante : aucun bon de commande sans demande approuvée, et aucun paiement sans réception qui correspond à la facture.

Ce que cela vous coûte sans que vous le remarquiez

Le coût d'un cycle rompu n'apparaît jamais comme une ligne à part dans le compte de résultat : il paraît donc gratuit. Il se paie à cinq endroits :

• Un prix supérieur à celui convenu. L'écart est faible sur une facture donnée, mais il se répète, et personne ne le repère, car la comparaison exige un document qui n'est pas là au moment de la vérification de la facture.
• Payer ce qui n'est jamais arrivé. La quantité manquante est payée en totalité, la prestation inachevée est payée comme si elle était terminée, et récupérer l'écart plus tard exige une preuve que vous n'avez pas.
• Des paiements en double. L'argent est parti, et le récupérer dépend d'abord de quelqu'un qui le remarque, puis de la coopération du fournisseur et du temps de la personne qui relance.
• Une TVA d'amont menacée. Une facture incomplète peut fragiliser votre droit à en déduire la TVA, et les factures et registres doivent être conservés pendant au moins six ans à compter de la fin de la période fiscale à laquelle ils se rapportent. Une facture qui vit sur le téléphone d'un employé risque de ne pas être là quand vous en aurez besoin.
• Une clôture mensuelle plus longue et des fournisseurs qui attendent. La finance passe les jours de clôture à courir après des documents, des factures correctes attendent parce que personne ne confirme la réception, et le paiement du fournisseur qui a livré à temps glisse, ce qui tend la relation.

Le regard d'Origami

Les achats traversent tous les secteurs dans lesquels nous travaillons, du BTP et de la maintenance à l'industrie et aux entrepôts, jusqu'à l'immobilier et l'hôtellerie. Chaque fois, nous partons d'une question : pouvez-vous relier une facture, depuis un seul endroit, à sa demande, à son approbation, à sa commande et à sa réception ? Avant de dessiner un seul écran, nous cartographions le cycle tel qu'il fonctionne réellement dans l'entreprise : qui demande, qui approuve, où les marchandises sont réceptionnées et qui saisit la facture.

Nous construisons ensuite le circuit d'achat autour de ce cycle : une demande portant un numéro que suit chaque document ultérieur, une approbation que le système fait respecter selon les seuils fixés par le dirigeant, une réception enregistrée là où elle a lieu, et une boîte de réception des factures fournisseurs qui rapproche chaque facture de sa commande et de sa réception avant qu'elle n'arrive au paiement. Le tout se connecte à votre système comptable et à la facturation électronique au lieu de les remplacer. C'est ce que nous entendons par la réalisation de systèmes sur mesure dans le cadre de nos services.

Un exercice pour cette semaine : retracer vos dix dernières factures

Avant tout système ou outil, il vous faut un chiffre qui montre l'ampleur du problème. Un directeur des opérations ou un directeur financier peut mener cet exercice en une semaine, sans nouvel outil :

• Prenez vos dix dernières factures fournisseurs payées, et variez-les autant que possible : matériaux, prestations, et un achat urgent s'il y en a eu un.
• Pour chaque facture, cherchez quatre documents : la demande d'achat, son approbation, le bon de commande, et le bon de réception ou la preuve que la prestation a été fournie.
• Notez où vous avez trouvé chaque document : dans le système, dans les e-mails, sur WhatsApp, sur papier, ou dans la mémoire d'une personne à qui vous avez dû demander.
• Comparez le prix et la quantité de la facture avec le bon de commande et le bon de réception, et notez chaque écart, aussi petit soit-il.
• Comptez combien de factures avaient leurs quatre documents au même endroit sans avoir à demander à qui que ce soit.

Ce nombre sur dix est la situation de référence à laquelle chaque amélioration ultérieure sera comparée. Plus utile encore est votre note de l'endroit où chaque document a été trouvé, car elle vous dit quelle étape se rompt le plus souvent dans votre entreprise. Vous découvrirez généralement que l'essentiel de l'écart se concentre sur une ou deux étapes, et c'est par là que vous commencez.

Dans les prochaines parties

Le cycle est cartographié et ses ruptures sont nommées ; reste à les corriger, une étape après l'autre. La prochaine partie commence par le premier document : la demande d'achat et la matrice d'approbation, qui approuve quoi selon le montant et le type d'achat, et comment un système ferme les contournements qui l'entourent. Nous passerons ensuite à la transformation d'un devis en bon de commande engageant, puis à la réception et au rapprochement à trois voies, puis à ce qu'il faut vérifier sur une facture fournisseur avant d'en déduire la TVA, puis à la planification des paiements et au rapprochement des relevés fournisseurs, et nous clôturerons la série par une vue complète de vos dépenses et un plan de quatre-vingt-dix jours qui met tout cela en ordre.

Sources

• Règlement d'application de la loi sur la TVA, Autorité de la zakat, des impôts et des douanes (ZATCA) (texte officiel en arabe) : article 49(7) (preuve exigée pour déduire la TVA d'amont), article 53(1) et 53(5) (délai d'émission de la facture fiscale et mentions obligatoires), et article 66(1) (conservation des factures et registres pendant au moins six ans).
• Service de vérification de l'immatriculation à la TVA, Autorité de la zakat, des impôts et des douanes (ZATCA) : pour confirmer l'immatriculation d'un fournisseur avant de se fier à sa facture.