Payer les fournisseurs selon un calendrier et rapprocher leurs relevés

Dans la cinquième partie, la facture fournisseur est devenue complète, rapprochée de son bon de commande et de son bon de réception, et conservée dans son fichier d'origine. Il reste une étape, celle où l'argent sort réellement : le paiement. Quand le paiement n'a pas de calendrier, c'est le téléphone qui fixe l'ordre. Le fournisseur de béton prêt à l'emploi qui appelle chaque matin est payé en premier, le sous-traitant qui a terminé à temps et n'a pas relancé attend, et la société de maintenance des ascenseurs de la tour résidentielle découvre en fin de mois que personne n'a demandé le paiement de sa facture rapprochée.

Ce que couvre cette partie

Cette partie couvre quatre points : comment payer les factures rapprochées à leur échéance, en un seul lot planifié et validé une fois ; comment confirmer toute demande de modification des coordonnées bancaires d'un fournisseur ; ce que dit le règlement d'application de la TVA sur un solde toujours impayé douze mois après le mois suivant la livraison ; et comment rapprocher chaque mois le relevé de chaque fournisseur. Nous terminons par deux obligations qui peuvent incomber à votre entreprise lorsqu'elle achète un service à un fournisseur non résident. Nous rapportons ce que disent les textes, avec leurs numéros d'articles. Les questions portant sur une situation particulière de votre entreprise relèvent de votre conseiller fiscal.

Payer selon l'échéance, pas selon celui qui appelle le plus

Chaque facture a une échéance, et personne ne devrait avoir à s'en souvenir. Dans la troisième partie, nous avons inscrit les conditions de paiement convenues sur la fiche fournisseur et indiqué qu'elles se reportent automatiquement sur chaque bon de commande. Ainsi, lorsqu'une facture arrive et passe le rapprochement, le système calcule son échéance à partir de ces mêmes conditions : à la livraison, ou un délai fixé après la date de facture ou la date de réception, selon ce que vous avez convenu. Les délais eux-mêmes sont convenus avec chaque fournisseur selon une politique fixée par le dirigeant, et non par cet article.

Vient ensuite le cycle de paiement. Au lieu de payer chaque facture isolément quand son fournisseur relance, le système prépare, à un jour fixe choisi par le dirigeant, une liste unique de toutes les factures rapprochées échues ou arrivant à échéance avant le prochain cycle. Pour chaque facture, la liste indique le fournisseur, le numéro de facture, le bon de commande et le bon de réception qui lui sont liés, son échéance et son montant, puis le total face à la trésorerie disponible. La personne habilitée selon la matrice de validation de la deuxième partie la valide une seule fois, au lieu d'une validation séparée par facture, et les virements sont effectués exactement comme validés.

• Aucune facture n'entre dans le cycle avant d'être rapprochée. Une facture bloquée pour un écart de quantité ou de prix reste hors du cycle avec son motif, et le fournisseur apprend ce motif par le service achats avant le jour de paiement, pas après.
• Un acompte est rattaché à son bon de commande. Quand les conditions d'un fournisseur prévoient un acompte, celui-ci est enregistré sur le bon de commande pour lequel il a été versé, afin d'être déduit du montant dû à l'arrivée de la facture de livraison. Un acompte sans lien avec sa commande est le moyen le plus simple de payer deux fois le même montant.
• Les retenues de garantie des sous-traitants ont une condition de libération. Quand un contrat de sous-traitance prévoit qu'une partie de chaque paiement soit retenue jusqu'à la réception définitive, le système reprend du contrat les conditions de retenue et de libération, de sorte que le montant retenu apparaisse dans un cycle lorsque sa condition est remplie, et non lorsque quelqu'un s'en souvient. Nous avons expliqué la place des retenues dans la marge d'un projet dans maîtrise des coûts et situations de travaux.
• Un paiement urgent hors cycle est possible, mais enregistré. Il y aura toujours un fournisseur à payer aujourd'hui. Cela arrive, mais avec un motif écrit et la validation de la personne habilitée, et il figure sur une liste que voit le dirigeant. Si cette liste s'allonge, elle vous dit que le cycle n'est pas assez fréquent, ou que les conditions de paiement avec certains fournisseurs méritent d'être revues.
• On ne paie pas les relevés ; on paie les factures. Le relevé d'un fournisseur est un outil de rapprochement, pas un document de paiement. Ce qui entre dans le cycle, c'est la facture rapprochée, par son numéro, et c'est ce qui évite le cas de la première partie : une facture payée une fois à partir de son e-mail et une fois à partir du relevé.

Un cycle de paiement fait plus que contrôler. Un fournisseur dont la facture est complète et rapprochée sait quand il sera payé, les appels quotidiens diminuent donc, et le directeur financier sait plusieurs jours à l'avance combien de trésorerie sortira et quel jour, au lieu de l'apprendre après coup sur le relevé bancaire.

Une demande de changement de coordonnées bancaires : appelez le numéro que vous avez déjà

Un e-mail arrive d'un fournisseur avec lequel vous travaillez depuis des années, avec sa signature et son logo habituels, indiquant que son compte bancaire a changé. Il joint un nouvel IBAN et demande que le paiement de ce mois y soit versé. La demande peut être tout à fait authentique ; les entreprises changent bel et bien de banque. Mais l'e-mail peut aussi provenir de la propre boîte de messagerie du fournisseur après sa compromission, ou d'une adresse qui ne diffère de la vraie que d'une lettre, et dans les deux cas il ressemble à tous les messages précédents. Un comptable qui modifie l'IBAN sur la foi de cet e-mail n'a pas été négligent. Il a fait confiance à un message que rien ne distinguait des vrais. La règle ne suppose donc pas que quelqu'un repérera la falsification à l'œil nu. Elle empêche qu'un changement passe par un seul canal :

• Confirmez par un appel que vous passez vous-même, à un numéro figurant déjà sur la fiche fournisseur, et non au numéro indiqué dans l'e-mail qui demande le changement, ni en répondant à cet e-mail. Si l'e-mail est falsifié, son numéro et ses réponses font partie de la falsification.
• Le même parcours que l'IBAN a suivi la première fois. Dans la troisième partie, nous avons exigé que l'IBAN arrive sur un courrier officiel du fournisseur, avec un nom de titulaire du compte correspondant à la raison sociale enregistrée du fournisseur. Un changement passe par les mêmes conditions, pas moins.
• La personne qui saisit le changement n'est pas celle qui le valide. L'une enregistre la demande et ses pièces, l'autre la valide après confirmation, et les deux sont consignées avec leur nom et la date.
• Le premier paiement vers un compte récemment modifié est signalé dans le cycle, afin que la personne qui valide le cycle le voie en sachant que le compte est nouveau.
• Un avis après le changement est envoyé au contact connu du fournisseur, indiquant que ses coordonnées bancaires ont été mises à jour dans vos dossiers. Si le fournisseur n'a pas demandé le changement, il l'apprend avant que l'argent ne parte.

Même un appel que vous recevez n'est pas une preuve suffisante, car les voix peuvent désormais être imitées avec des outils facilement accessibles, comme nous l'avons expliqué dans deepfakes et fraude par l'IA. Ce qui compte, c'est que ce soit vous qui passiez l'appel, à un numéro que vous déteniez avant la demande. Et une question précède tout cela : qui peut modifier le champ IBAN d'une fiche fournisseur ? Si n'importe quelle personne qui ouvre le dossier fournisseur le peut, la règle ne repose que sur la bonne foi. C'est ce que nous avons exposé dans les autorisations : qui voit quoi. Dans un système, un seul rôle défini modifie ce champ, et chaque modification est consignée avec le nom, la date et la valeur avant et après. La règle protège plus que l'argent. Elle protège un comptable honnête de porter seul la responsabilité d'un message qu'il n'avait aucun moyen de distinguer.

Un solde toujours impayé douze mois après le mois suivant la livraison

Certaines factures ne sont pas payées à temps pour de bonnes raisons : la facture d'un sous-traitant bloquée en raison d'un litige sur la qualité des travaux, une facture de maintenance dans un hôtel en attente d'un procès-verbal d'achèvement que personne n'a signé, une facture en attente d'un avoir que le fournisseur a promis sans l'émettre. Ces factures peuvent rester des mois dans les livres, alors que leur TVA en amont a déjà été déduite dans une déclaration antérieure. C'est là que le règlement d'application de la TVA lie directement le paiement à la TVA.

L'article 40(10) prévoit qu'un assujetti qui a déduit la TVA en amont sur une livraison reçue, et qui ne l'a pas entièrement payée douze mois après le mois suivant celui au cours duquel la livraison a eu lieu, doit ajuster sa TVA déductible du montant de la TVA calculée sur la contrepartie encore impayée à cette date, en intégrant l'ajustement dans la déclaration de la période fiscale couvrant le mois où s'achèvent les douze mois. Le même paragraphe exclut les livraisons de biens dans le cadre de contrats de financement, comme le crédit-bail, la murabaha et la location avec option d'achat, reçues d'un assujetti autorisé à exercer ces activités et payées par versements périodiques, à condition que le contrat reste en vigueur, qu'il ne fasse l'objet d'aucun litige judiciaire, que le fournisseur ait déclaré la totalité de la TVA due dans la déclaration de la période fiscale de cette livraison, et que le client détienne une attestation écrite du fournisseur le confirmant.

L'article 40(11) prévoit ensuite que, lorsque la TVA en amont a été ajustée de cette façon et que l'assujetti paie plus tard la contrepartie, la déduction de TVA en amont peut être augmentée du montant de la TVA calculée sur la contrepartie payée, dans la déclaration de la période fiscale au cours de laquelle le paiement a été effectué ou de toute période ultérieure. L'article 40(12) soumet l'ensemble de ces ajustements aux délais prévus par la loi ou le règlement. Ainsi, une fois ce délai écoulé, le texte lie la déduction au paiement : elle est ajustée lorsque le délai passe sans paiement, et peut à nouveau être augmentée lorsque la contrepartie est payée, dans ces limites.

En pratique, cela exige une liste, pas une mémoire. Un système qui conserve la date de livraison de chaque facture et ce qui a été payé dessus peut afficher les factures impayées et partiellement payées triées par ancienneté, et signaler celles qui approchent de la fin des douze mois, afin que la liste parvienne au directeur financier et à son conseiller fiscal avant la préparation de la déclaration, et non après. Le signalement est une alerte, pas une décision : savoir si le texte s'applique à une facture donnée, si elle relève de l'exception et comment l'ajustement est effectué revient à votre conseiller fiscal. La même liste est utile au-delà de la TVA : une facture restée impayée pendant de nombreux mois peut cacher un litige avec un fournisseur que personne n'a réglé, et le régler vaut mieux que de le laisser grossir.

Rapprocher chaque mois le relevé de chaque fournisseur

En fin de mois, un fournisseur envoie un relevé indiquant le solde qu'il estime que vous lui devez, et vos livres affichent un autre solde pour le même fournisseur. Les deux chiffres peuvent ne pas concorder au premier regard, et cela ne signifie pas que quelqu'un s'est trompé. Rapprocher le relevé d'un fournisseur, c'est connaître la raison de chaque riyal d'écart, et non l'effacer par une écriture de régularisation. Les écarts habituels sont au nombre de quatre :

• Une facture que vous n'avez jamais enregistrée. Le fournisseur l'a envoyée et elle n'est jamais arrivée dans la boîte de réception des factures, ou elle est arrivée et reste bloquée en attente de réception ou de rapprochement. La question est : est-elle arrivée ? Et si oui, pourquoi n'est-elle pas enregistrée ?
• Un paiement en transit. Il est parti le dernier jour du mois : il figure donc dans vos livres, mais pas encore sur le relevé du fournisseur. C'est un décalage temporel qui se résorbe de lui-même le mois suivant, et il suffit de l'enregistrer avec sa date.
• Un avoir qui n'est jamais arrivé. Le fournisseur a accepté un retour ou consenti une réduction et l'a déduit de son solde, mais l'avoir lui-même ne vous est jamais parvenu, ou l'inverse : un avoir promis qu'il n'a pas encore émis. Dans les deux cas, vous demandez l'avoir rattaché à la facture, comme expliqué dans la cinquième partie.
• Une facture enregistrée deux fois, de votre côté ou de celui du fournisseur. De votre côté, c'est le cas que le contrôle des doublons arrête à la saisie, et le rapprochement le détecte si l'un d'eux passe entre les mailles.

Chaque écart reçoit un statut, un responsable et une date : un décalage temporel suivi le mois suivant, une erreur de votre côté corrigée, ou une erreur du côté du fournisseur que vous lui demandez de corriger. Le rapprochement part d'un solde d'ouverture convenu, car un ancien écart jamais réglé se mêle à chacun des écarts suivants. Vous n'avez pas besoin de rapprocher chaque fournisseur chaque mois dès le premier jour. Commencez par les fournisseurs auprès desquels vous achetez le plus, ou ceux avec qui les écarts reviennent sans cesse, et laissez l'ordre de priorité à la décision du dirigeant.

C'est une traque épuisante quand les bons de commande vivent dans un tableur, les factures dans la messagerie et les paiements sur le relevé bancaire. Quand le système a conservé dès le départ le bon de commande, le bon de réception, la facture, l'éventuel avoir et le paiement, tous liés à un même numéro, le rapprochement devient une comparaison, et non une recherche : le relevé du fournisseur est importé, le système rapproche chaque ligne par numéro de facture et par montant, et il ne vous reste que ce qui n'a pas concordé, avec ce que le système sait de chaque facture : si elle a été réceptionnée, si elle est bloquée et si un avoir a été émis sur elle.

Les fournisseurs hors du Royaume : deux obligations qui peuvent incomber à votre entreprise

Lorsque vous achetez un service à un fournisseur non résident, comme un abonnement à un logiciel de conception pour le bureau technique, un contrat de maintenance d'une ligne de production avec son fabricant à l'étranger ou du conseil en ingénierie pour un projet, deux obligations peuvent naître que vous ne voyez pas avec un fournisseur local, et lorsqu'elles s'appliquent, elles incombent à votre entreprise et non au fournisseur : déclarer la TVA dans le premier cas, et retenir l'impôt puis le reverser à l'Autorité de la zakat, des impôts et des douanes (ZATCA) dans le second. Nous les décrivons ici en tant que mécanismes ; les détails, et les conditions d'application de chacune, se trouvent dans leurs sources :

• La TVA en autoliquidation. L'article 47(1) prévoit que, lorsque l'accord unifié sur la TVA des pays du Conseil de coopération du Golfe (CCG) rend le client assujetti redevable de la TVA sur une livraison reçue d'un fournisseur non résident, la TVA est acquittée selon le mécanisme d'autoliquidation : le client déclare la TVA collectée sur la livraison, ainsi que toute TVA déductible dans la mesure où il peut bénéficier de la déduction, dans la déclaration de TVA de cette période fiscale. L'absence de TVA saoudienne sur la facture d'un fournisseur étranger ne signifie donc pas que la livraison n'est pas soumise à la TVA. Cela peut signifier que sa déclaration vous a été transférée.
• La retenue à la source sur les paiements aux non-résidents. Le guide général de la ZATCA sur la retenue à la source explique que les paiements effectués par une personne tenue de pratiquer la retenue à un non-résident, à partir d'une source située dans le Royaume, entrent dans le champ de la retenue, et que la personne tenue doit déposer une déclaration mensuelle de retenue couvrant tous les montants payés au cours du mois qui y sont soumis, en la déposant et en reversant l'impôt retenu dans les dix premiers jours du mois suivant celui du paiement au bénéficiaire. L'exemple du guide : une redevance payée à un non-résident le 20 janvier est déclarée et son impôt reversé au plus tard le 10 février, et le bénéficiaire reçoit une attestation indiquant le montant payé et l'impôt retenu. Si un mois ne comporte aucun paiement soumis à retenue, aucune déclaration mensuelle n'est requise. Les taux de retenue selon le type de paiement, et l'effet des conventions de non-double imposition, relèvent du guide lui-même et de votre conseiller fiscal. Le guide précise aussi que les revenus de la livraison de biens sont hors du champ de la retenue, et qu'un contrat de livraison de biens dans le Royaume n'y entre que pour les travaux accessoires effectués dans le Royaume, comme le transport intérieur, l'installation, la maintenance ou la formation. Il fixe d'autres obligations pour la personne qui pratique la retenue, notamment l'enregistrement auprès de la ZATCA et une déclaration annuelle.

Le volet opérationnel commence sur la fiche fournisseur : un champ indiquant que le fournisseur est non résident, qui entraîne les deux effets. Sa facture arrive en comptabilité signalée comme nécessitant un examen d'autoliquidation, et son paiement apparaît dans le cycle signalé comme relevant peut-être de la déclaration de retenue de ce mois, afin que le responsable sache avant le dix du mois ce qui doit être déclaré et payé, au lieu de le reconstituer à partir du relevé bancaire. Le système prépare la liste, et votre conseiller fiscal fait la classification finale de chaque paiement.

Le regard d'Origami

Quand nous construisons l'étape de paiement pour une entreprise, nous commençons par deux questions : comment décide-t-on aujourd'hui qui est payé en premier, et qui peut modifier les coordonnées bancaires d'un fournisseur ? Nous construisons ensuite le cycle de paiement à partir des conditions de paiement de chaque fiche fournisseur, de sorte que seules les factures rapprochées y entrent et qu'il soit validé une seule fois selon la matrice de validation, et nous faisons d'un changement d'IBAN un parcours en deux étapes, avec un journal qui ne peut pas être effacé.

Nous faisons du rapprochement des relevés fournisseurs une comparaison que le système effectue sur des documents qu'il détient déjà, nous préparons la liste par ancienneté des factures impayées et la liste des fournisseurs non résidents pour la personne qui prépare les déclarations, et nous laissons les décisions fiscales à votre conseiller. Le tout se connecte au système comptable sur lequel l'entreprise fonctionne déjà, au lieu de le remplacer. Cela fait partie des systèmes sur mesure que nous construisons, décrits dans nos services.

Un exercice pour cette semaine : trois mois de paiements

Cet exercice ne nécessite aucun nouvel outil, et le directeur financier peut le mener avec la personne qui effectue les virements :

• Extrayez du relevé bancaire les paiements fournisseurs des trois derniers mois, et notez pour chacun : sa facture était-elle rapprochée ? A-t-il été payé à son échéance, avant ou après ? Qui a demandé qu'il soit payé ?
• Comptez les paiements sortis hors de tout calendrier, et notez le motif de chacun si vous le connaissez.
• Rassemblez tous les changements de coordonnées bancaires de fournisseurs de l'année écoulée, et demandez pour chacun : comment la demande est-elle arrivée ? Comment a-t-elle été confirmée ? Qui l'a validée ?
• Triez les factures impayées par ancienneté à partir de leur date de livraison, signalez celles qui approchent de douze mois après le mois suivant leur livraison, et envoyez la liste à votre conseiller fiscal.
• Demandez un relevé à vos trois plus gros fournisseurs et rapprochez-le, en classant chaque écart : facture non enregistrée, paiement en transit, avoir non reçu ou doublon.

L'exercice vous donne une image claire de l'endroit par où commencer. Si la plupart des paiements sont sortis hors calendrier, commencez par le cycle de paiement. Si les changements de coordonnées bancaires n'ont aucune confirmation documentée, commencez par là avant toute autre chose, car c'est la brèche par laquelle l'argent part entre de mauvaises mains. Si les écarts de relevés sont fréquents, cherchez leur cause dans les étapes qui précèdent le paiement : la réception, le rapprochement et la boîte de réception des factures.

Dans la prochaine partie

Chaque riyal versé à un fournisseur suit désormais un parcours complet : une demande validée, un bon de commande, une réception documentée, une facture rapprochée, un paiement planifié et un relevé rapproché. La septième et dernière partie réunit tout cela dans une vue unique des dépenses : combien vous avez engagé sans avoir encore été facturé, qui sont réellement vos plus gros fournisseurs, et quelles catégories sont achetées hors bons de commande. Elle propose ensuite un plan de quatre-vingt-dix jours pour numériser les achats, dans un ordre qui n'interrompt jamais les achats, pas même un seul jour.

Sources

• Règlement d'application de la TVA, Autorité de la zakat, des impôts et des douanes (texte officiel en arabe) : article 40(10), (11) et (12) (ajustement de la TVA en amont sur une contrepartie impayée douze mois après le mois suivant celui de la livraison, exception pour les livraisons de biens dans le cadre de contrats de financement, augmentation de la déduction en cas de paiement ultérieur, et délais) ; et article 47(1) (autoliquidation lorsque l'accord unifié sur la TVA du CCG rend le client assujetti redevable de la TVA sur une livraison reçue d'un fournisseur non résident).
• Guide général de la retenue à la source au titre de la loi sur l'impôt sur le revenu et de son règlement d'application (deuxième édition, mai 2026), Autorité de la zakat, des impôts et des douanes (en arabe) : le champ de la retenue sur les paiements aux non-résidents à partir d'une source située dans le Royaume, la déclaration mensuelle de retenue et le reversement de l'impôt retenu dans les dix premiers jours du mois suivant celui du paiement, l'absence de déclaration mensuelle pour un mois sans paiement soumis à retenue, l'attestation de retenue remise au bénéficiaire, et les revenus de la livraison de biens hors du champ de la retenue.