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Learning series · Purchasing & suppliers · 7 leçons

Numériser les achats : de la demande au paiement

Une série opérationnelle pour toute entreprise qui achète tous les jours, du BTP aux usines en passant par les gestionnaires immobiliers : où l'argent s'échappe entre une demande d'achat et le paiement d'un fournisseur, comment bâtir une matrice d'approbation que le système applique plutôt que la mémoire, comment comparer les offres des fournisseurs et transformer la décision en bon de commande ferme, comment une réception documentée et le rapprochement à trois voies évitent de payer ce qui n'est jamais arrivé, ce qu'une facture fournisseur doit comporter avant de déduire sa TVA, comment planifier les paiements et rapprocher les relevés fournisseurs, et comment voir l'ensemble de vos dépenses avec un plan de quatre-vingt-dix jours.

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Numériser les achats : de la demande au paiement
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  1. 01Achats : où l'argent s'échappe entre la demande et le paiementUne facture fournisseur arrive à la finance, et aucun endroit unique ne montre qui a demandé l'achat, qui l'a approuvé, le prix convenu, ni si tout est arrivé. Cette première partie de « Numériser les achats » décrit le cycle d'achat comme sept étapes, de la demande au paiement, nomme la rupture habituelle à chacune, explique pourquoi c'est un problème de conception plutôt qu'un problème de personnes, et vous propose un exercice pour voir où vous en êtes cette semaine, sans nouvel outil.Partie 1 sur 7 · 7 min de lecture
  2. 02Demandes d'achat et seuils d'approbation : qui signe quoi ?La demande d'achat est le premier document du cycle d'achat, et quand elle manque, l'argent commence à fuir dès la première étape. La deuxième partie de « Numériser les achats » explique ce qu'une demande doit contenir, comment construire une matrice d'approbation par montant et par type d'achat, appliquée par le système plutôt que par la mémoire, qui approuve en l'absence de l'approbateur, et comment fermer deux contournements, les demandes fractionnées et les approbations sur WhatsApp, avec un circuit déclaré pour les achats urgents.Partie 2 sur 7 · 7 min de lecture
  3. 03Du devis au bon de commande : un fournisseur vérifié, un prix fermeLe bon de commande est le moment où le devis d'un fournisseur devient un engagement écrit, et tout commence par une fiche fournisseur vérifiée. La troisième partie de la série « Digitaliser les achats » traite du contenu d'une fiche fournisseur, de deux vérifications officielles gratuites auprès de la ZATCA et du ministère du Commerce, du problème des fournisseurs en double, de la comparaison des devis sur une base commune, et des raisons pour lesquelles une modification de commande est une nouvelle version, jamais un écrasement.Partie 3 sur 7 · 7 min de lecture
  4. 04Réception et rapprochement à trois voies : pas de concordance, pas de paiementLe rapprochement à trois voies signifie qu'aucune facture fournisseur n'est payée tant que le bon de commande, le bon de réception et la facture ne concordent pas sur la quantité et le prix. La quatrième partie de « Numériser les achats » couvre l'enregistrement de la réception avec la quantité réellement comptée, l'état des marchandises et ce qui a été refusé, le procès-verbal d'achèvement pour les services et les sous-traitants, les cas où un rapprochement à deux voies suffit, et le traitement de chaque écart : livraison incomplète, article de substitution, prix supérieur et facture en double.Partie 4 sur 7 · 7 min de lecture
  5. 05Factures fournisseurs : ce qu'il faut vérifier avant de déduire la TVA d'amontAvant de déduire la TVA d'amont sur une facture fournisseur, vérifiez qu'il s'agit d'une facture fiscale complète portant le numéro de TVA du fournisseur et le vôtre. La cinquième partie de « Digitaliser les achats » lit la facture fournisseur du côté de l'acheteur, telle que la décrivent le règlement d'application de la TVA et les documents de facturation électronique de la ZATCA : les mentions obligatoires, ce qui change lorsque le fournisseur est en phase d'intégration, pourquoi une facture papier scannée n'est pas une facture électronique, comment les erreurs se corrigent par une note, et ce qui n'est en principe pas déductible.Partie 5 sur 7 · 7 min de lecture
  6. 06Payer les fournisseurs selon un calendrier et rapprocher leurs relevésPayez les factures fournisseurs rapprochées à leur échéance, en un seul lot planifié et validé une fois, et rapprochez chaque mois le relevé de chaque fournisseur. La sixième partie de « Numériser les achats » explique comment construire le cycle de paiement à partir des conditions de paiement inscrites sur la fiche fournisseur, comment confirmer un changement de coordonnées bancaires en appelant un numéro que vous détenez déjà, ce que dit l'article 40 du règlement d'application de la TVA sur les soldes toujours impayés douze mois après le mois suivant la livraison, et les deux obligations qui peuvent incomber à votre entreprise lorsqu'elle achète un service à un fournisseur non résident.Partie 6 sur 7 · 7 min de lecture
  7. 07Visibilité des dépenses et plan de quatre-vingt-dix jours pour les achatsLorsque chaque achat passe par la demande, la commande, la réception, la facture et le paiement, la visibilité des dépenses devient une vue en temps réel, et non un projet mensuel. La septième et dernière partie de « Digitaliser les achats » explique les trois chiffres dont un dirigeant a besoin avant tout nouvel engagement (engagé, facturé et payé), les questions auxquelles cette vue répond en une minute, le moment où l'IA commence à être rentable, et un plan de quatre-vingt-dix jours dans un ordre qui n'interrompt jamais les achats, pas même une journée.Partie 7 sur 7 · 7 min de lecture

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