En la tercera entrega, la compra obtuvo un proveedor verificado y una orden de compra escrita con el artículo, la cantidad, el precio y las condiciones. Pero una orden de compra es una promesa entre dos partes, y el proveedor puede entregar menos de lo que dice, entregar algo parecido a lo pedido o facturar a un precio que no es el acordado. Nada de esto se ve en el papel. Se ve en la puerta del almacén, en la obra cuando el camión descarga o en la habitación del hotel cuando el técnico termina el trabajo.

Donde el papel se encuentra con la realidad

Esta entrega trata las dos estaciones donde el papel se encuentra con la realidad: la recepción, que registra lo que realmente llegó, y la conciliación a tres vías, que compara lo que llegó con lo acordado y con lo que el proveedor reclama antes de que salga dinero. En la primera entrega describimos la ruptura habitual en este punto: un albarán firmado sin contar y después una factura por la cantidad completa. Aquí es donde lo corregimos.

Recepción: lo que realmente llegó, no lo que dice el albarán del proveedor

El envío llega con un albarán del proveedor que muestra lo que se envió. Ese albarán es un documento del proveedor, no suyo. El suyo es el registro de recepción que usted mismo introduce, contra la orden de compra y sus líneas, y que contiene cuatro cosas:

  • La cantidad realmente contada, no la cantidad escrita en el albarán. La diferencia entre ambas es lo primero que tiene que aparecer, y debe aparecer mientras el conductor sigue en la puerta, no días después.
  • El estado: en buen estado, dañado, embalaje incompleto o próximo a caducar cuando el material tiene vida útil. Adjunte una foto cuando haga falta, porque una foto tomada en la recepción vale más que cualquier descripción escrita después.
  • La cantidad rechazada y el motivo: fuera de especificación, dañada o superior a lo pedido. Un rechazo registrado con su motivo es la base sobre la que se construye después la corrección del proveedor; un rechazo dicho en voz alta al conductor se pierde antes de que llegue la factura.
  • Quién lo recibió, cuándo y dónde: el almacén principal, la obra concreta del proyecto o el inmueble. El material que se descarga directamente en una obra nunca pasa por el almacén, así que su recepción tiene que registrarse desde la propia obra.

En por qué su stock registrado nunca coincide con la estantería, la primera brecha en el desfase de inventario era exactamente esta: un envío dejado en el suelo, con su cotejo con la orden de compra aplazado hasta un mañana que nunca llega. La solución aquí es la misma: la recepción se registra en el momento en que ocurre, desde el teléfono del encargado de obra o el dispositivo del almacenero, contra la orden de compra abierta, no en una hoja que se teclea en el sistema más tarde. En códigos de barras y escaneo mostramos cómo el almacenero escanea la orden de compra y luego cada artículo, de modo que la diferencia aparece antes de que nadie firme la entrega.

Una práctica que vale la pena probar: quien recibe cuenta sin ver la cantidad pedida y registra lo que contó, no la cifra del albarán del proveedor. Quien ve el número esperado tiende, de buena fe, a confirmarlo, sobre todo al final del día con el camión esperando. Quien no lo ve solo puede contar. El sistema compara entonces el recuento con la orden y muestra la diferencia a quien hace el seguimiento. Algunos artículos necesitan un paso más antes de aceptarse: acero de refuerzo cuyo certificado de fábrica hay que comprobar, o una materia prima que necesita un control de calidad antes de llegar a la línea de producción. Estos se registran como recibidos en inspección, de modo que no se entregan ni se concilian hasta que se aceptan o se rechazan.

Y quien recibe no es quien acordó con el proveedor: compras acuerda, el almacén o la obra recibe y contabilidad paga. No porque nadie esté bajo sospecha, sino porque cada uno prueba una parte que los demás no pueden probar.

Servicios y subcontratistas: el acta de conformidad

Un servicio no llega en un camión, así que no hay nada que contar en la puerta: el mantenimiento de los ascensores de una torre residencial, el aislamiento que ejecuta un subcontratista en un proyecto, una bomba reparada en una línea de producción. Aquí la recepción es un acta de conformidad en la que la persona que solicitó el trabajo confirma que se hizo según lo acordado: qué se completó, cuándo y si queda algo pendiente. La firma quien solicitó el trabajo o el responsable del lugar donde se realizó, no compras, que firmó el contrato, porque quien solicitó el trabajo es quien sabe si realmente se hizo.

Un trabajo subcontratado que dura semanas se recibe por etapas: cuánto de cada partida se ha completado hasta la fecha, como se mide la obra en una certificación. Así, la certificación del subcontratista se contrasta con un registro de recepción de las cantidades realmente ejecutadas, basado no solo en la estimación del subcontratista, sino en lo que confirma el solicitante o el ingeniero de obra. Como con los materiales, lo que no se acepta se registra con su motivo: un trabajo que hay que rehacer o una partida que no está terminada.

Conciliación a tres vías: tres documentos que deben decir lo mismo

Cuando llega la factura del proveedor, la empresa tiene tres documentos sobre la misma compra: la orden de compra muestra lo que acordamos, el registro de recepción muestra lo que llegó y la factura muestra lo que el proveedor reclama. La conciliación a tres vías significa comparar los tres antes del pago, línea por línea: el mismo artículo, una cantidad facturada que, sumada a lo ya facturado contra la misma recepción, no supera la cantidad aceptada, y un precio unitario en la factura igual al precio de la última versión aprobada de la orden de compra. Si los tres coinciden, la factura pasa al pago sin que nadie tenga que preguntar. Si no, se detiene hasta que se explique la diferencia.

La coincidencia no tiene que ser exacta al pie de la letra. El material que se mide por peso o por metro cúbico puede llegar con una ligera diferencia respecto a lo pedido, y el redondeo de los halalas puede mover el total de una línea. Por eso la empresa fija una tolerancia, y la fija el propietario, no el sistema ni la persona que introduce la factura; puede variar de un tipo de compra a otro. Lo importante es que la tolerancia esté por escrito y se aplique a todos, y que toda diferencia que quede dentro de ella se registre igualmente, por pequeña que sea. Si la misma pequeña diferencia se repite una y otra vez con un proveedor, se convierte en una pregunta que vale la pena hacer.

Quien diseña la conciliación necesita entender tres situaciones:

  • Una factura para varias recepciones. El Reglamento de Aplicación del IVA permite al proveedor emitir una factura fiscal resumen que cubra varios suministros separados a un mismo cliente dentro de un periodo no superior a un mes natural (artículo 53(4)). Un proveedor que entrega en una obra por lotes durante un mes puede enviar una sola factura por las entregas de ese mes, así que la conciliación trabaja con líneas y cantidades, no con el número de documentos.
  • Una factura que llega semanas después. Como señalamos en la primera entrega, en los suministros entre empresas la fecha límite para emitir una factura fiscal es el día 15 del mes siguiente a aquel en que tuvo lugar el suministro (artículo 53(1)(b)). Si la recepción no se registró el día en que ocurrió, llega la factura y nadie recuerda qué entró, y la conciliación vuelve a ser una ronda de llamadas telefónicas.
  • Servicios recurrentes sin entrega física. Una suscripción mensual de software o un alquiler fijo de equipos o de un almacén. Cada mes no hay nada que recibir, así que la conciliación es a dos vías, entre la orden de compra o el contrato y la factura. Es una decisión registrada en la propia orden para ese tipo de compra, no un resquicio que alguien descubre más tarde: el sistema sabe que esta orden se concilia a dos vías y que las demás no pasan sin recepción. La orden lleva además una fecha de fin y una persona designada que confirma en cada renovación que el servicio sigue siendo necesario, para que las facturas no sigan pasando después de que el servicio haya terminado.

En repuestos e inventario entre obras y furgonetas de técnicos mencionamos la conciliación a tres vías en una sola línea, como el paso que evita pagar una cantidad que nunca llegó y pagar dos veces el mismo suministro. La línea es correcta, pero el valor real de la conciliación no se ve cuando los documentos coinciden. Se ve cuando no coinciden.

Cuando no coinciden: una vía para cada excepción

Una factura que no coincide se enfrenta a dos riesgos opuestos. El primero es que se pague sin que nadie se oponga, porque el proveedor está llamando y la diferencia parece pequeña. El segundo es que se detenga y nadie sepa que se ha detenido, de modo que pase semanas en un cajón o en una bandeja de entrada, y el proveedor descubra la retención antes que usted al reclamar el pago. La solución es una vía conocida para cada tipo de diferencia, una persona designada que decide, y la decisión y su motivo registrados en la propia factura. Las cuatro diferencias más comunes:

  • Entrega incompleta. La factura es por la cantidad completa y la recepción es por menos. Lo que no llegó no se paga. Compras hace el seguimiento con el proveedor para uno de dos resultados: el proveedor entrega el resto, que se recibe contra el saldo pendiente de la orden de compra, o corrige su factura con una nota de crédito por la cantidad que no llegará, y entonces el saldo pendiente de la orden se cierra con un motivo por escrito, como en la tercera entrega, para que no quede ningún compromiso que nadie está esperando.
  • Un artículo sustituto. Llega otra marca, una medida parecida o una especificación diferente. El sistema no lo acepta contra la línea de la orden de compra, como en códigos de barras y escaneo; quien recibe no decide por su cuenta aceptarlo, y no entra en el stock como si fuera lo pedido. Se registra como retenido fuera del stock pendiente de decisión, y decide la persona responsable del requisito técnico en el equipo solicitante: si lo acepta, la orden de compra se revisa con una nueva versión y un motivo, como se describe en la tercera entrega; si lo rechaza, se devuelve al proveedor.
  • Un precio superior al de la orden de compra. Esto va a compras, no a contabilidad, porque fue compras quien acordó el precio. O bien el proveedor corrige su factura con una nota de crédito que haga referencia a ella, o bien existe un motivo aceptable para el aumento, en cuyo caso la orden se revisa con una nueva versión y vuelve a aprobación si supera lo aprobado, como en la segunda entrega. Modificar discretamente la orden de compra para que cuadre con la factura, sin motivo registrado y sin aprobación, es exactamente lo que destruye el sentido de la conciliación.
  • Un número de factura ya registrado. El reglamento exige que la factura fiscal lleve un número de serie que la identifique y la distinga (artículo 53(5)(b)). Por eso, el mismo número del mismo proveedor suele significar la misma factura: una copia que llegó por correo electrónico y después por WhatsApp, como se describe en la primera entrega. El sistema la detiene al introducirla y muestra a su lado la factura que ya consta, y quien hace el seguimiento la cierra como duplicada con un motivo por escrito. Si resulta ser una factura realmente distinta, por ejemplo porque el proveedor numera las facturas de cada sucursal en una serie separada, algo que permite la guía detallada de facturación electrónica de la Autoridad de Zakat, Impuestos y Aduanas (ZATCA), continúa hacia la conciliación. Y esta comprobación solo funciona si cada proveedor tiene un único registro con un identificador que no puede repetirse, como se explicó en la tercera entrega. Una segunda factura por la misma entrega con un número distinto no la detiene la comprobación del número, sino la propia conciliación, porque la primera factura ya ha consumido la cantidad de la recepción.

Cuando hay que corregir una factura, ya sea en cantidad, en precio o en los datos de cualquiera de las partes, la vía es un documento nuevo, no una modificación del antiguo: una nota de crédito o de débito emitida por el proveedor que haga referencia clara a la factura o facturas con las que se relaciona (artículo 54). La guía detallada de facturación electrónica de la Autoridad de Zakat, Impuestos y Aduanas (ZATCA) establece que una factura electrónica no se modifica ni se elimina una vez emitida, y que su anulación solo se hace mediante una nota de crédito vinculada a ella y una nueva factura. Así que no pida al proveedor una copia modificada de la misma factura; pida una nota vinculada a ella y guarde ambas juntas. Tratamos las notas desde el lado del comprador en la quinta entrega; cualquier duda sobre el efecto en su propio IVA soportado, consúltela con su asesor fiscal.

Por último, ¿quién puede liberar una factura pese a una diferencia? Ni la persona que introduce la factura ni la persona que la paga. Es un rol que el propietario fija en la matriz de aprobaciones; la liberación se registra a nombre de quien la liberó, con un motivo, y aparece en una lista que ve el propietario. Cada excepción tiene además un plazo que fija el propietario, y si vence sin decisión, la excepción se escala al siguiente nivel, igual que una solicitud de compra estancada. Cuando una factura queda retenida, el proveedor conoce el motivo el mismo día por parte de compras, no semanas después por parte de contabilidad cuando pregunta por su pago. La conciliación no solo protege el dinero; también protege su relación con el proveedor fiable cuyo pago se retrasa solo porque nadie confirmó la recepción de lo que entregó.

La visión de Origami

Cuando construimos esta etapa para una empresa, empezamos por los lugares donde realmente llegan los bienes y los servicios: la puerta del almacén, cada obra del proyecto, el inmueble o el hotel donde el técnico hace el trabajo. En cada lugar preguntamos quién firma hoy, qué pasa con el papel después de firmarlo y cuántos días pasan antes de que llegue a contabilidad. Una recepción que no puede registrarse en el sitio, en el momento en que ocurre, volverá a ser una hoja en el bolsillo de alguien, sea cual sea el sistema que haya detrás.

Después construimos la recepción desde el teléfono, contra la orden de compra abierta, con una foto del albarán del proveedor y del estado de la mercancía; un acta de conformidad firmada por quien solicitó el trabajo; una conciliación que se ejecuta sola al introducir la factura; y una lista de excepciones en la que cada elemento tiene una persona designada que decide, un plazo y un motivo registrado, todo conectado al sistema contable con el que trabaja la empresa. Esto forma parte de los sistemas a medida que construimos, descritos en nuestros servicios.

Un ejercicio para esta semana: una semana en la puerta y un mes de facturas

Este ejercicio no necesita ninguna herramienta nueva, y el director de operaciones puede hacerlo con el director financiero:

  • Elija un punto de recepción durante una semana: el almacén principal, su obra con más movimiento o un solo hotel. Pida que se cuente cada entrega y que la cantidad contada se escriba junto a la cantidad del albarán del proveedor.
  • Pregunte a quien firma las entregas: ¿cuenta realmente o copia la cantidad del albarán? ¿Quién recibe los servicios y quién confirma que el trabajo de un subcontratista está terminado? No busca a un culpable, sino un paso del que nadie es responsable.
  • Tome las facturas de proveedores que pagó el mes pasado, busque un registro de recepción o un acta de conformidad para cada una y cuente cuántas se pagaron sin recepción documentada.
  • Clasifique cada diferencia que encuentre en las cuatro categorías: entrega incompleta, artículo sustituto, precio más alto o factura duplicada. Junto a cada una, anote quién la decidió y dónde se registró esa decisión.
  • Vuelva a las diez facturas del ejercicio de la primera entrega y tome las diferencias de precio y cantidad que anotó entonces: coloque cada una en una de las cuatro categorías y compruebe si se registró una decisión a nombre de alguien o si la factura simplemente se pagó tal como estaba.

El número de facturas pagadas sin recepción documentada es la cifra más clara que produce este ejercicio, y la categoría que más se repite es la primera que necesita una vía por escrito. Si descubre que las recepciones se registran, pero tarde, el motivo suele ser que registrarlas es más lento que el trabajo sobre el terreno, y la solución es un registro más fácil en ese mismo lugar, no una firma más.

En la próxima entrega

Cada factura tiene ahora una recepción con la que compararse y una orden de compra con la que medirse. La próxima entrega se detiene en la propia factura, desde el lado del comprador, y en lo que hay que comprobar en ella antes de deducir su IVA soportado: los datos que debe llevar una factura fiscal, qué cambia cuando el proveedor está en la fase de integración de la facturación electrónica, por qué una factura en papel escaneada no cuenta como factura electrónica conforme y cómo se corrigen los errores con una nota de crédito o de débito.

Fuentes