En la cuarta parte, cada factura obtuvo una orden de compra con la que compararse y un registro de recepción con el que cotejarse, y ninguna factura se paga hasta que los tres documentos coinciden. Pero el cotejo responde a una sola pregunta: ¿debemos pagar este importe a este proveedor? Deja abierta una segunda pregunta: ¿es esta factura, en sí misma, suficientemente buena para deducir su IVA soportado? La factura de un proveedor de acero puede coincidir exactamente con la orden de compra y con el registro de recepción de la obra y, aun así, carecer de un dato que exige el reglamento. La factura de un contratista de mantenimiento puede llegar como el escaneo de una copia en papel. El nombre de su empresa puede estar mal en ella.

La factura desde el lado del comprador

Esta parte lee la factura del proveedor desde el lado del comprador, tal como lo establecen el Reglamento de Aplicación del IVA y los documentos de facturación electrónica de la Autoridad de Zakat, Impuestos y Aduanas (ZATCA). Informamos de lo que dicen los textos, con sus números de artículo, y describimos cómo eso se convierte en una comprobación diaria cuando llega una factura. Si un importe concreto de su empresa puede deducirse es una cuestión para su asesor fiscal, no para este artículo.

Por qué una factura se revisa dos veces

El artículo 49(7) dice que el IVA soportado solo puede deducirse si el sujeto pasivo dispone de la prueba del IVA pagado o pendiente de pago según lo especificado en el artículo 48 del Acuerdo Unificado del IVA del CCG, y la resolución de facturación electrónica de la ZATCA designa las facturas electrónicas emitidas conforme a ella como las facturas fiscales en las que se basa el ejercicio del derecho a deducir conforme a ese artículo. Cuando faltan los documentos que especifica el Acuerdo, el propio artículo 49(7) admite pruebas alternativas, incluida una factura fiscal simplificada emitida correctamente conforme al reglamento, y otros documentos comerciales que la ZATCA acepte a su discreción como prueba de que el IVA se le repercutió correctamente y de que usted lo pagó. Así que, para el contable, una factura no es solo una solicitud de pago. Es la prueba sobre la que descansa su derecho a deducir.

El artículo 49(8) permite deducir el IVA soportado en un período impositivo posterior a aquel en el que tuvo lugar la entrega, siempre que no sea en un período que caiga más de cinco años después del año natural de la entrega. Una factura registrada tarde no está necesariamente perdida, pero el plazo no permanece abierto para siempre. Aun así, el mejor día para revisar una factura es el día en que llega. Un dato que falta puede pedirse al proveedor en cuestión de días, lo que es mucho más fácil que perseguirlo meses después, cuando la persona que la emitió ya se ha ido o el proveedor ha cambiado de sistema.

Qué debe contener una factura fiscal

El artículo 53(5) establece los datos que debe incluir una factura fiscal y exige que esté en árabe además de cualquier otro idioma en que se emita. Estos son esos datos tal como los lee quien recibe la factura:

  • La fecha de emisión y un número de serie que identifica y distingue la factura. Es el número que el sistema utiliza para detener una factura duplicada, como se explicó en la cuarta parte.
  • El número de IVA del proveedor. Debe coincidir con el número de la ficha del proveedor que usted verificó en la tercera parte mediante la consulta de registro del IVA de la ZATCA. Si ambos difieren, es una pregunta para el proveedor antes de que ocurra cualquier otra cosa.
  • El nombre y la dirección tanto del proveedor como del cliente. Asegúrese de que el nombre de su empresa sea el de su registro mercantil, no el nombre del proyecto, el de la sucursal ni el nombre corto que usa para ustedes el comercial del proveedor.
  • La cantidad y naturaleza de los bienes, o el alcance y naturaleza de los servicios. Una línea genérica como materiales varios u obras según lo acordado no muestra qué se entregó.
  • La fecha de la entrega si difiere de la fecha de emisión de la factura.
  • Los importes imponibles por tipo o exención, el precio unitario sin IVA y cualquier descuento que no esté ya incluido en el precio unitario.
  • El tipo de IVA aplicado y el importe del IVA adeudado, expresado en riyales, además de una indicación del tratamiento fiscal cuando el IVA no se aplica al tipo general.

Hay otro número que importa igual: el suyo. El artículo 53 pide el número de IVA del cliente en un caso concreto, cuando es el cliente quien debe liquidar el IVA de la entrega. Pero el anexo 2 de la resolución de facturación electrónica de la ZATCA añade a la factura fiscal el campo 5.3: el número de registro del IVA del cliente cuando el cliente está registrado a efectos del IVA, o el número del grupo de IVA cuando el cliente pertenece a un grupo de IVA. Si su empresa está registrada, su número debe figurar en la factura del proveedor, así que la comprobación funciona en ambos sentidos: el número del proveedor coincide con su ficha y el suyo coincide con la suya.

No toda factura pequeña es un problema. El artículo 53(1) permite al proveedor emitir una factura fiscal simplificada entre empresas para una entrega de valor inferior a 1.000 riyales. Una factura simplificada lleva menos datos, enumerados en el artículo 53(8): la fecha de emisión, el nombre, la dirección y el número de IVA del proveedor, una descripción de lo entregado, la contraprestación y el IVA o una indicación de que la contraprestación lo incluye. Es una de las formas de prueba alternativas que acepta el artículo 49 cuando se emite correctamente. Así que una caja de tornillos o un candado que el supervisor de obra compró en una tienda cercana no es una excepción que necesite un tratamiento especial. Es una factura revisada con una lista más corta.

Cuando el proveedor está en la fase de integración

La resolución de la ZATCA divide la facturación electrónica en dos fases: la fase de generación y almacenamiento, que se aplica a todos los sujetos al reglamento de facturación electrónica, y la fase de integración, que se aplica por grupos que designa la ZATCA. En la facturación electrónica en la fábrica y el almacén explicamos qué significa la segunda fase para quien emite la factura. Para quien la recibe, la fase en que se encuentra el proveedor cambia lo que debe esperar recibir:

  • Un proveedor en la fase de generación y almacenamiento. Emite su factura desde una solución de facturación electrónica, y la guía detallada de facturación electrónica de la ZATCA dice que no existe un formato específico para las facturas de esta fase ni para compartirlas con los compradores, por lo que pueden entregarse en cualquier formato electrónico. No rechace una factura solo porque no tenga sello de la ZATCA. Puede que su proveedor todavía no haya entrado en la fase de integración.
  • Un proveedor en la fase de integración. Envía su factura fiscal en XML a la plataforma Fatoora de la ZATCA para su validación antes de presentársela a usted. Si supera la validación, la plataforma la aprueba incrustando el sello criptográfico y el código QR, y el proveedor la comparte entonces con usted en XML o como PDF/A-3 con el XML incrustado. Así, la factura de un proveedor de materias primas que está en esta fase llega a la fábrica ya validada por la ZATCA. Cuando una factura lleva un código QR, el cliente puede verificarla escaneando el código con la aplicación de la ZATCA, que muestra el contenido del código y el resultado de la verificación.

En ambas fases, la guía establece que una factura en papel convertida a formato electrónico mediante copia, escaneo o cualquier otro medio no es una factura electrónica conforme. Una foto de una factura en papel enviada por WhatsApp no es una factura electrónica, por clara que sea, y lo correcto es pedir al proveedor la copia electrónica emitida desde su sistema.

Emitir la factura y presentarla a la ZATCA para su validación son obligaciones del proveedor que la emite, no de la empresa que la recibe. Su papel como comprador es revisar la factura, registrarla y conservarla. También puede recibir una factura manual o no validada porque falló el sistema del proveedor o la plataforma de la ZATCA no respondió. La guía describe estos casos: la factura se trata como factura fiscal hasta que el proveedor emite la factura conforme una vez reparado su sistema o restablecida la conexión, y establece que la factura manual no da derecho a la deducción del IVA. En la práctica, usted registra esa factura con el estado de pendiente de la versión conforme, hace seguimiento con el proveedor hasta que llegue y luego conserva ambas vinculadas.

Vale la pena conocer un texto más, sin leer en él más de lo que dice. La cláusula 1(3) de la resolución de la ZATCA convierte las facturas electrónicas en las facturas fiscales en las que se basa el ejercicio del derecho a deducir, y condiciona la validez de la deducción a que las facturas hayan sido validadas o comunicadas a la ZATCA conforme a los procedimientos de integración, pero solo a partir de una fecha que fijará una decisión posterior del Gobernador de la ZATCA. Siga los anuncios de la ZATCA al respecto y pregunte a su asesor fiscal cómo afecta a su empresa.

Correcciones mediante nota y seis años de conservación

Si una factura llega con el nombre de su empresa mal escrito, una dirección antigua o un número de IVA que no es el suyo, no pida al proveedor una copia modificada. El artículo 54(3) permite al proveedor que detecta un error en sus propios datos o en los del cliente en una factura entregar al cliente una nota de débito o de crédito, según el caso, que corrija los datos de esa factura, y tanto el proveedor como el cliente conservan juntas la factura y la nota. El artículo 54(4) exige que la nota haga referencia clara a la factura o facturas con las que se relaciona. Tratamos la nota desde el lado del vendedor en las devoluciones tras la avalancha del Día Nacional. Aquí quien recibe solo necesita saber qué pedir: una nota vinculada al número de la factura original, no una copia modificada de la misma factura.

Cuando cambia el valor de la propia entrega después de la factura, por una devolución que el proveedor acepta, una rebaja posterior del precio o la cancelación de parte de la entrega, el artículo 40(6) exige al cliente registrado a efectos del IVA corregir su IVA soportado en el período impositivo en que se emitió la nota de crédito o de débito. Por eso la nota se registra en su sistema con su fecha de emisión y vinculada a su factura, para que su efecto recaiga en el período correcto y no en el período en que alguien se dé cuenta por casualidad.

Luego, la conservación. El artículo 66(1) exige conservar las facturas, los registros y los documentos contables durante al menos seis años desde el final del período impositivo al que se refieren, con un plazo más largo, fijado en el mismo apartado, para los registros de bienes de capital como el equipo de una fábrica. El artículo 66(3) exige conservarlos en el Reino, en papel o electrónicamente según las condiciones que establece. Una factura electrónica se conserva tal como llegó: el archivo XML, o el PDF/A-3 con todo incrustado, no una captura de pantalla ni una impresión que se volvió a escanear. El archivo original es el que contiene todos los datos de la factura, y su sello si fue validada, y es lo que necesitará si alguien pregunta por la factura años después.

Lo que no es deducible por regla general: una cuestión para la solicitud de compra

Algunas compras, por regla general, no permiten deducir su IVA soportado por completa que sea la factura. El artículo 50 enumera bienes y servicios que no se consideran adquiridos para los fines de la actividad económica, de modo que su IVA no puede deducirse salvo que el sujeto pasivo los suministre a su vez como entregas gravadas. Son:

  • Los servicios de entretenimiento, deportivos o culturales, y la asistencia a eventos de carácter recreativo.
  • Los servicios de hostelería y de restauración de comidas y bebidas, salvo que la empresa tenga la obligación legal de proporcionarlos a sus empleados en el lugar de trabajo.
  • El seguro o la asistencia sanitaria para los empleados de la empresa y sus familiares a cargo, salvo que tenga la obligación legal de proporcionarlos.
  • La compra o el arrendamiento de vehículos restringidos, su seguro, reparación y mantenimiento, y el combustible que utilizan. El mismo artículo define qué es un vehículo restringido y excluye varias categorías, entre ellas los camiones, las grúas y la maquinaria pesada utilizados exclusivamente para fines empresariales, y los vehículos utilizados exclusivamente para fines empresariales sin estar disponibles para uso privado.
  • Cualquier bien o servicio destinado a uso personal o a fines ajenos a la empresa.

Esta clasificación no tiene que esperar a la factura. Cuando un administrador de inmuebles encarga un servicio de catering para una reunión con propietarios, o alguien solicita el mantenimiento de un coche de la administración, la solicitud de compra ya sabe qué se compra y por qué. Si la solicitud lleva una categoría de gasto desde el principio, la factura llega a contabilidad ya marcada como perteneciente a una categoría que requiere una revisión más atenta, en lugar de que quien prepara la declaración lo descubra al final del período. La marca es una alerta, no una resolución: las excepciones por obligaciones legales, por vehículos y por reventa hacen que la misma compra pueda tratarse de forma distinta de una empresa a otra, y la clasificación final de cada caso corresponde a su asesor fiscal.

Un único buzón para las facturas de proveedores

Todo esto es difícil de aplicar cuando las facturas llegan a cinco sitios: el correo del contable, un chat de WhatsApp con el responsable de compras, un sobre que el conductor entrega en el almacén, un archivo en el teléfono del ingeniero de obra y una copia en papel en la oficina del hotel. El correo electrónico y WhatsApp son buenas herramientas para hablar con los proveedores, pero no sirven como registro de facturas, porque nada en ellos impide que una factura se duplique, se pierda o se quede sin revisar. La solución es una única dirección a la que los proveedores envían las facturas, a la que se reenvía todo lo que llega a otros sitios, y las mismas comprobaciones aplicadas a cada factura:

  • Leer el archivo en lugar de volver a teclearlo. Una factura que llega en XML, o como PDF/A-3 con el XML incrustado, lleva sus datos en forma estructurada dentro del archivo: los números de IVA, las líneas y los importes. El sistema los lee directamente en lugar de que alguien los vuelva a teclear, de modo que los errores de transcripción desaparecen en origen.
  • Comprobar ambos números. El número del proveedor se compara con su ficha aprobada y el número de su empresa con el suyo propio, y cualquier diferencia detiene la factura y envía una pregunta al proveedor.
  • Comprobar los datos obligatorios. Los campos que exige el artículo 53 están presentes, el IVA está calculado al tipo indicado y el total es igual a la suma de las líneas.
  • Detectar duplicados. El mismo número de serie del mismo proveedor se detiene en la entrada, como en la cuarta parte.
  • Un estado claro para cada factura: completa, pendiente de una nota correctora, pendiente de la versión conforme tras una factura manual, o en una categoría que necesita la opinión del asesor. Ninguna factura se queda a medio camino sin que nadie sepa por qué.

En repuestos e inventario entre obras y furgonetas de técnicos dijimos en una sola línea lo que necesita una factura de proveedor para que su IVA soportado sea deducible, y esta parte ha expuesto lo que dicen realmente los textos. Esta lista es lo que convierte todo eso en un trabajo diario que el sistema hace a medida que llega cada factura, en lugar de una revisión que alguien recuerda al final del período.

La visión de Origami

Cuando construimos esta etapa para una empresa, empezamos con preguntas sencillas: ¿a dónde llegan hoy las facturas de proveedores, quién las abre primero y cuántos días esperan antes de llegar a la persona que las registra? Después las reunimos en un único buzón y hacemos que el sistema lea el archivo de la factura electrónica, compruebe ambos números de IVA, los datos obligatorios y los duplicados, y vincule la factura a su orden de compra, a su registro de recepción y a cualquier nota emitida posteriormente sobre ella.

Colocamos la categoría de gasto en la solicitud de compra desde el principio, para que la factura llegue a contabilidad ya marcada si pertenece a una categoría que requiere una revisión más atenta, y dejamos las decisiones fiscales a las personas cualificadas para tomarlas: el sistema prepara los documentos y muestra el estado, y el asesor fiscal decide. Todo ello se conecta al sistema contable con el que la empresa ya trabaja en lugar de sustituirlo. Esto forma parte de los sistemas a medida que desarrollamos, descritos en nuestros servicios.

Un ejercicio para esta semana: las diez facturas, por tercera vez

Este ejercicio no necesita ninguna herramienta nueva, y el director financiero puede hacerlo con quien recibe las facturas:

  • Vuelva a las diez facturas del ejercicio de la primera parte, y añada las facturas de proveedores que registró el mes pasado si puede.
  • Anote de dónde vino cada factura: correo electrónico, WhatsApp, papel entregado en mano o un archivo electrónico del sistema del proveedor. ¿Lo que tiene es el archivo original, una foto o una impresión escaneada de nuevo?
  • Revise los datos: ¿coincide el número de IVA del proveedor con su ficha? ¿Figura el número de su empresa y es correcto? ¿Su nombre es el de su registro mercantil? ¿Están claras la cantidad y la descripción, y figura el importe del IVA en riyales?
  • Si la factura lleva un código QR, escanéelo con la aplicación de la ZATCA, y compare lo que muestra con la factura.
  • Marque las facturas que entran en las categorías del artículo 50 o que sospeche que podrían entrar, y póngalas en una lista para su asesor fiscal en lugar de decidirlas solo.

El ejercicio produce dos cifras: cuántas facturas no tiene en su archivo original y cuántas carecen de algún dato o muestran un número erróneo. Si la primera es mayor, el problema es el camino que siguen las facturas para llegarle, no las facturas en sí, y la solución es una única dirección que todos los proveedores conozcan. Si la segunda es mayor, empiece por los proveedores en los que se repite el mismo error, porque conseguir que lo corrijan una vez en su sistema ahorra pedir una nota cada mes.

En la próxima parte

La factura ya coincide con la orden de compra y con la recepción, contiene todos los datos obligatorios y se conserva en su forma original. La próxima parte pasa al pago en sí: cómo pagar las facturas cotejadas por fecha de vencimiento en un único lote programado y aprobado una sola vez, cómo confirmar cualquier solicitud de cambio de los datos bancarios de un proveedor, cómo afecta un saldo impagado al IVA soportado al cabo de doce meses y cómo conciliar cada mes el extracto de cada proveedor.

Fuentes