Hágale a cualquier dueño de una fábrica o un almacén una pregunta sencilla: ¿cuánto tiene ahora mismo de este artículo? Obtendrá dos números. Uno del sistema o de la hoja de cálculo, y otro que le da el encargado del almacén después de caminar hasta la estantería y mirar. Cuando los dos no coinciden, nadie sabe cuál es el correcto, así que la operación funciona con una estimación.

Esa es la brecha de exactitud, y es el número más importante que nadie mide. Abrimos esta serie con ella porque no es un problema que esté al lado de los demás: es la raíz de la que todos se ramifican. No puede costear con precisión una orden de producción si el saldo de materia prima es erróneo. No puede fijar un punto de reorden si el consumo registrado no refleja la realidad. No puede rastrear un lote si los propios movimientos nunca se capturaron. Por eso, antes de hablar de sistemas, códigos de barras o automatización, hay que nombrar con precisión los puntos donde se abre la brecha.

Dónde se abre la brecha

La brecha no la crea un único error grande. La crean siete pequeñas aberturas que actúan a diario:

  • Recibir sin registrar. El camión del proveedor llega por la tarde, el almacén está ocupado, así que la mercancía queda en el suelo y su cotejo con la orden de compra se deja para mañana. Mañana normalmente no llega, y cuando llega, lo hace con diferencias de cantidad que nadie sabe explicar.
  • Entregar sin documento. El supervisor de producción necesita material ya, la línea está parada, así que lo toma y le dice al encargado del almacén que lo registre después. Esa sola frase es la mayor fuente individual de diferencias, porque lo que no se registra en el momento normalmente no se registra nunca.
  • Devoluciones. Una cantidad vuelve de la línea porque superaba lo necesario, o del cliente porque no coincidía con el pedido. Vuelve físicamente al estante pero nunca vuelve al sistema, así que el saldo en libros queda por debajo de la realidad y usted compra lo que ya tiene.
  • Mermas y daños. Un trabajador rompe una caja, la humedad estropea un material, la línea produce unidades fuera de especificación. Esas cantidades salen del estante sin una transacción correspondiente, así que viven en el sistema para siempre.
  • Traslados entre ubicaciones. La mercancía pasa del almacén principal a una sucursal, a un almacén de producto en proceso o a un vehículo de reparto. Se registra la salida del primero y nunca la entrada en el segundo, así que desaparece por el camino.
  • Un único inventario físico al año. Contar una vez al año significa descubrir un error doce meses después de cometido, cuando es imposible reconstruir su causa. La corrección se convierte en un ajuste contable que oculta el problema en lugar de resolverlo.
  • Un mismo artículo con más de un código. El mismo material se dio de alta dos veces con nombres distintos: una con el nombre comercial y otra con la descripción del proveedor. El saldo se reparte entre dos códigos, uno parece agotado y el otro parece inmovilizado, y ambos son lo mismo.

Fíjese en que ninguna de las siete es un problema de intención. El encargado del almacén no oculta nada y el supervisor de producción no está siendo descuidado. El problema es que el movimiento ocurre en un momento y el registro en otro, y la distancia entre esos dos momentos es la brecha.

Lo que realmente le cuesta la brecha

El problema de la inexactitud es que nunca aparece como una línea propia en la cuenta de resultados, así que parece gratuita. Se paga en cinco lugares:

  • Una línea de producción parada. Con diferencia, el coste más alto. Un solo artículo registrado como disponible y físicamente ausente detiene una línea entera, junto con su mano de obra, su capacidad y una fecha de entrega a un cliente.
  • Compras de emergencia a mayor precio. Cuando descubre tarde la falta, compra al proveedor más cercano y no al mejor, en una cantidad pequeña que pierde su descuento por volumen, con transporte urgente. La diferencia sale directamente de su margen.
  • Existencias muertas que inmovilizan capital. El miedo a que se pare la línea lleva a la gente a mantener un colchón de todo. El resultado es dinero dormido en las estanterías, espacio de almacenamiento por el que paga y materiales que caducan o quedan obsoletos antes de usarse.
  • Un inventario físico que cierra el almacén durante días. Cuando no se confía en los registros, contar se convierte en un ejercicio completo que obliga a congelar los movimientos y a retirar a los equipos de su trabajo. Días enteros de inactividad, porque no se puede confiar en los números diarios.
  • Decisiones de precio basadas en un coste erróneo. La más peligrosa, porque es silenciosa. Si la cantidad de material consumida por unidad es inexacta, el coste unitario es inexacto, y el margen con el que fija precios y presupuesta es imaginario. Puede estar vendiendo un producto que cree rentable mientras pierde dinero en cada unidad.

Por qué un empleado más cuidadoso no lo arreglará

La primera reacción al descubrir una diferencia es cuestionar al encargado del almacén, o sustituirlo. Rara vez funciona, porque el problema está en el diseño, no en la persona. Un proceso que depende de que una persona recuerde registrar un movimiento dos horas después de que ocurriera fallará por muy disciplinada que sea esa persona, simplemente porque la presión diaria vence a la disciplina individual.

La solución no es exigir más exactitud a las personas. Es acortar la distancia entre que un movimiento ocurre y que se registra hasta que llegue a cero. Cuando registrar la salida es la condición para que el material cruce la puerta, no queda margen para el olvido. Ese es exactamente el tema de la siguiente parte.

La visión de Origami

La industria y los almacenes son uno de nuestros sectores de especialización, y empezamos cualquier proyecto en él midiendo la brecha de exactitud antes de mostrar una sola pantalla. El motivo es que instalar un sistema sobre datos inexactos produce un sistema elegante que entrega números erróneos más rápido, y en pocos meses el equipo pierde la confianza en él y vuelve al papel y a la memoria.

El orden que recomendamos: depurar artículos y códigos y medir la brecha actual, después cerrar el punto de captura y luego construir sobre ello las órdenes de producción, el costeo y la facturación. Ese orden es el que sigue el resto de esta serie, y es como abordamos el sector de la industria y los almacenes, porque cada capa posterior depende de que la capa inferior sea cierta.

Cómo medir su propia exactitud en una semana

Antes de comprar nada, necesita un número que le diga el tamaño del problema. Este ejercicio se hace en su propia planta, sin herramientas nuevas:

  • Elija solo veinte artículos, no todo el almacén. Que sean los de mayor rotación, mayor valor y más críticos para la línea que tenga.
  • Anote el saldo del sistema de esos artículos el domingo por la mañana, y mantenga la hoja lejos del equipo.
  • Durante la semana, exija que cada movimiento de esos artículos concretos se registre en el momento en que ocurre —recepciones, salidas, devoluciones, mermas, traslados—, aunque sea en un simple cuaderno junto a la puerta.
  • El domingo siguiente por la mañana, cuente físicamente los veinte artículos y anote el número real.
  • Calcule el porcentaje de diferencia de cada artículo entre el saldo esperado y el real, y cuente cuántos de los veinte coincidieron exactamente.

El número de artículos que coincidieron, dividido entre veinte, es aproximadamente su exactitud de inventario, y es la línea base con la que se medirá cada mejora posterior. Más importante que la cifra en sí: escriba el motivo junto a cada artículo que falló, porque esa lista es su verdadero orden de prioridades. Normalmente descubrirá que la mayor parte de la diferencia se remonta a solo una o dos de las siete aberturas anteriores.

En las próximas partes

La brecha ya tiene nombre; cerrarla es una cuestión de secuencia. La siguiente parte empieza en el propio punto del movimiento: cómo capturar cada transacción de existencias mediante escaneo en el momento en que ocurre, en lugar de reconstruirla de memoria a fin de mes. Después pasaremos a la orden de producción y al seguimiento de la producción desde la materia prima hasta el producto terminado, luego a cuándo y cuánto volver a pedir, luego a la trazabilidad por lotes cuando algo sale mal, luego a vincular la facturación electrónica con los movimientos del almacén, y cerraremos la serie con una hoja de ruta de noventa días que lo pone todo en el orden correcto.

Fuentes