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Learning series · Purchasing & suppliers · 7 lecciones

Digitalizar las compras: de la solicitud al pago

Una serie operativa para toda empresa que compra a diario, de la construcción a las fábricas y los gestores inmobiliarios: dónde se escapa el dinero entre una solicitud de compra y el pago a un proveedor, cómo crear una matriz de aprobación que el sistema aplica en lugar de la memoria, cómo comparar las ofertas de los proveedores y convertir la decisión en una orden de compra vinculante, cómo la recepción documentada y la conciliación a tres bandas evitan que pagues por lo que nunca llegó, qué debe incluir una factura de proveedor antes de deducir su IVA, cómo programar los pagos y conciliar los extractos de los proveedores, y cómo ver todo tu gasto con un plan de noventa días.

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Digitalizar las compras: de la solicitud al pago
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Todas las lecciones

  1. 01Compras: dónde se escapa el dinero entre la solicitud y el pagoUna factura de proveedor llega a finanzas y ningún lugar muestra en un solo sitio quién solicitó la compra, quién la aprobó, el precio acordado o si todo llegó. La primera parte de Digitalizar las compras traza el ciclo de compra como siete estaciones desde la solicitud hasta el pago, nombra el fallo habitual en cada una, explica por qué es un problema de diseño y no de personas, y te da un ejercicio para ver dónde estás esta semana, sin herramientas nuevas.Parte 1 de 7 · 7 min de lectura
  2. 02Solicitudes de compra y límites de aprobación: ¿quién firma qué?La solicitud de compra es el primer documento del ciclo de compras y, cuando falta, el dinero empieza a escaparse desde la primera estación. La segunda parte de Digitalizar las compras explica qué debe incluir una solicitud, cómo construir una matriz de aprobación por importe y tipo de compra, aplicada por el sistema y no de memoria, quién aprueba cuando el aprobador está ausente y cómo cerrar dos atajos, las solicitudes fraccionadas y las aprobaciones por WhatsApp, con una vía declarada para las compras urgentes.Parte 2 de 7 · 7 min de lectura
  3. 03De la cotización a la orden de compra: proveedor verificado, precio firmeUna orden de compra es el momento en que la cotización de un proveedor se convierte en un compromiso por escrito, y empieza con un registro de proveedor verificado. La tercera parte de Digitalizar las compras explica qué contiene un registro de proveedor, dos comprobaciones oficiales gratuitas con la ZATCA y el Ministerio de Comercio, el problema del proveedor duplicado, cómo comparar cotizaciones sobre una misma base y por qué un cambio en una orden es una nueva versión, nunca una sobrescritura.Parte 3 de 7 · 7 min de lectura
  4. 04Recepción y conciliación a tres vías (three-way matching): sin coincidencia, no hay pagoLa conciliación a tres vías significa que ninguna factura de proveedor se paga hasta que la orden de compra, el registro de recepción y la factura coinciden en cantidad y precio. La cuarta entrega de Digitalizar las compras trata cómo registrar la recepción con la cantidad realmente contada, el estado de la mercancía y lo rechazado, el acta de conformidad de servicios y subcontratistas, cuándo basta la conciliación a dos vías y cómo se gestiona cada diferencia: entrega incompleta, artículo sustituto, precio más alto y factura duplicada.Parte 4 de 7 · 7 min de lectura
  5. 05Facturas de proveedores: qué revisar antes de deducir el IVA soportadoAntes de deducir el IVA soportado de una factura de proveedor, compruebe que es una factura fiscal completa con el número de IVA del proveedor y el suyo. La quinta parte de Digitalizar las compras lee la factura del proveedor desde el lado del comprador, tal como la establecen el Reglamento de Aplicación del IVA y los documentos de facturación electrónica de la Autoridad de Zakat, Impuestos y Aduanas (ZATCA): los datos obligatorios, qué cambia cuando el proveedor está en la fase de integración, por qué una factura en papel escaneada no es una factura electrónica, cómo se corrigen los errores con una nota y qué no es deducible por regla general.Parte 5 de 7 · 7 min de lectura
  6. 06Pagar a proveedores según calendario y conciliar sus estados de cuentaPague las facturas de proveedores ya conciliadas por fecha de vencimiento en un único lote programado que se aprueba una sola vez, y concilie cada mes el estado de cuenta de cada proveedor. La sexta parte de Digitalizar las compras explica cómo construir la remesa de pagos a partir de las condiciones de pago de la ficha del proveedor, cómo confirmar un cambio de datos bancarios llamando a un número que usted ya tiene, qué dice el artículo 40 del Reglamento de Aplicación del IVA sobre los saldos aún impagados doce meses después del mes siguiente al suministro, y las dos obligaciones que pueden recaer sobre su empresa cuando compra un servicio a un proveedor no residente.Parte 6 de 7 · 7 min de lectura
  7. 07Visibilidad del gasto y un plan de noventa días para las comprasCuando cada compra pasa por solicitud, orden, recepción, factura y pago, la visibilidad del gasto se convierte en una vista en vivo, no en un proyecto mensual. La séptima y última parte de Digitalizar las compras explica las tres cifras que un propietario necesita antes de cualquier nuevo compromiso (comprometido, facturado y pagado), las preguntas que esa vista responde en un minuto, cuándo empieza a rendir la IA y un plan de noventa días en un orden que nunca detiene las compras ni un solo día.Parte 7 de 7 · 7 min de lectura

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