En la sexta parte se completó el recorrido: el pago recibió un calendario aprobado una sola vez, un cambio en los datos bancarios de un proveedor recibió dos pasos y un registro, y el extracto de cada proveedor recibió una conciliación mensual que explica cada diferencia. Con eso, cada riyal que va a un proveedor tiene un rastro completo que puede seguirse desde su final hasta su inicio: una solicitud aprobada, una orden de compra, una recepción documentada, una factura conciliada y un pago programado.

La pregunta que sigue sin respuesta: ¿cuánto estamos gastando?

Queda una pregunta, la que hace un propietario o un director financiero y que, en la mayoría de las empresas, no obtiene una respuesta rápida: ¿cuánto gastamos, en qué, con quién, y cuánto hemos prometido que todavía no ha llegado? Esta última parte trata de convertir la cadena que construimos en una sola vista del gasto y, después, de un plan de noventa días para poner en marcha cada parte de la serie, en un orden que nunca detiene las compras ni un solo día.

Visibilidad del gasto: una vista en vivo, no un proyecto mensual

En la mayoría de las empresas, saber lo que se gasta es un proyecto que se repite. El propietario pide una imagen de las compras, así que el contable reúne facturas del correo electrónico, pagos del extracto bancario y órdenes de compra de un archivo que guarda el responsable de compras, y luego pasa días unificando nombres de proveedores y clasificando facturas a mano. Una hoja de cálculo es una buena herramienta para ese trabajo, pero el informe llega cuando el mes que describe ya ha pasado, y el mismo esfuerzo vuelve a empezar al mes siguiente.

Cuando cada compra pasa por las estaciones que construimos, cada documento lleva desde su nacimiento los datos que necesita el informe: el número de solicitud que lo vincula con todo lo anterior y lo posterior, el identificador único del proveedor, el proyecto, sitio o inmueble al que pertenece el coste, y la categoría de compra. Nadie tiene que reunir nada a fin de mes, porque la clasificación ocurrió en el momento de la solicitud, no después de la factura. La visibilidad del gasto deja entonces de ser un informe que alguien construye y pasa a ser una vista que usted abre, con datos al momento, y que puede girar sobre cuatro ejes:

  • Por proveedor: cuánto compramos a cada proveedor, cuánto sigue abierto con él en órdenes aún no completadas, y cuántas de sus facturas quedaron retenidas por una diferencia, y por qué.
  • Por categoría: materiales de construcción, repuestos, materias primas, servicios de mantenimiento, consumibles, o la división que convenga a su empresa. Lo importante es que las categorías sean una lista corta que aprueba el propietario y de la que elige el solicitante, no texto libre que cada empleado escribe a su manera.
  • Por proyecto, sitio o inmueble: lo que se cargó a cada proyecto de construcción, línea de producción, torre residencial u hotel. Este es el campo que convertimos en condición de la solicitud de compra ya en la segunda parte.
  • Por etapa: lo que hemos comprometido, lo que se ha facturado y lo que se ha pagado. Este eje es el que más importa, así que lo vemos a continuación.

Tres cifras antes de cualquier nuevo compromiso

La mayoría de los informes de compras parten de la factura, porque es el documento que llega a contabilidad. Pero la factura llega tarde: el dinero se prometió el día en que salió la orden de compra, no el día en que llegó la factura. Por eso el propietario necesita tres cifras una al lado de la otra, para cada proyecto, sitio o inmueble, y para cada proveedor:

  • Comprometido: el saldo de las órdenes de compra abiertas aún no facturadas. Materiales pedidos y no entregados, entregados y aún no facturados, o trabajos adjudicados a un subcontratista cuya certificación de pago no ha llegado.
  • Facturado: facturas recibidas y conciliadas pero aún no pagadas, cada una con su fecha de vencimiento calculada a partir de las condiciones de pago de la ficha del proveedor.
  • Pagado: lo que realmente ha salido, en remesas de pago programadas o como pagos urgentes registrados.

Comparar estas tres es la cifra que un propietario necesita antes de firmar el siguiente compromiso. En control de costes y certificaciones de pago comparamos el coste real de cada proyecto con lo presupuestado en el listado de cantidades, y en la tercera parte añadimos la capa de las órdenes abiertas. Aquí la imagen está completa: un proyecto cuyas facturas parecen holgadas frente a su presupuesto puede haber comprometido casi todo el presupuesto en órdenes abiertas. La cifra facturada, con sus fechas de vencimiento, le dice al director financiero cuánto efectivo sale en las próximas semanas, y la cifra comprometida le dice lo que viene después.

Para que la cifra comprometida sea honesta, necesita una disciplina: una orden cuyo saldo pendiente ya nadie espera se cierra con un motivo escrito, como dijimos en la tercera parte. Un saldo abierto olvidado infla los compromisos en pantalla, y el propietario aplaza una decisión sensata creyendo que el dinero ya está comprometido.

Preguntas que la vista responde en un minuto

En la mayoría de las empresas estas preguntas pueden responderse con hojas de cálculo, pero solo tras días de recopilación, y a menudo después de que haya pasado la decisión que necesitaba la respuesta. Cuando las compras pasan por la cadena, la vista las responde en un minuto:

  • ¿Quiénes son realmente nuestros mayores proveedores, una vez fusionados los nombres duplicados? En la tercera parte pusimos cada ficha de proveedor sobre el número nacional unificado y fusionamos los duplicados. Solo entonces aparece la clasificación real: un proveedor cuyo gasto estaba repartido entre tres nombres puede ser el mayor con el que trabaja. Eso importa en la mesa de negociación, y importa más cuando se da cuenta de que un tropiezo de ese proveedor podría detener más de un sitio.
  • ¿Cuánto hemos comprometido que no se ha facturado? Para cada proyecto, sitio e inmueble, y para cada proveedor, sin que nadie llame al responsable de compras para preguntar qué órdenes salieron.
  • ¿Qué categorías se compran fuera de las órdenes de compra? Una factura que llega sin orden de compra aparece en el buzón de facturas con su categoría y su departamento. Si eso se repite en una categoría, normalmente no significa que alguien se saltó el proceso. Significa que el proceso no se ajusta a esa categoría: los consumibles que se compran cada semana necesitan un acuerdo de precios con órdenes sucesivas emitidas a su amparo, no una ronda completa de presupuestos cada vez.
  • ¿Dónde son más frecuentes las compras urgentes? La proporción de solicitudes que pasaron por la vía urgente en cada sitio o departamento. Como dijimos en la segunda parte, apunta a la planificación o a una aprobación lenta, no a la falta de nadie.
  • ¿Las facturas de qué proveedores se retienen con más frecuencia, y por qué? Las diferencias de cantidad y de precio que detiene la conciliación a tres bandas de la cuarta parte, agrupadas por proveedor y motivo. Un proveedor cuyas diferencias se repiten necesita una conversación. Una diferencia que se repite con todos los proveedores en un mismo sitio requiere revisar la recepción allí.
  • ¿Cómo evoluciona el precio de un mismo artículo? El precio unitario en órdenes de compra sucesivas para el mismo artículo, del mismo proveedor y de otros. Esto solo es posible si el artículo tiene un único código, que es la misma regla que aplicamos a los proveedores.

Dónde entra la IA

Una vez que la cadena está en marcha, la IA tiene trabajo real en las compras: leer facturas de proveedores que llegan como foto o página escaneada y convertirlas en datos en lugar de volver a teclearlas, señalar un precio unitario fuera de lo habitual para ese artículo, o una factura que se parece a otra ya registrada con un nombre de proveedor similar, y después la previsión de la demanda que tratamos en IA en compras e inventario.

Pero ese beneficio llega después de la cadena, no antes. Señalar un precio inusual requiere un precio habitual con el que comparar, lo que significa órdenes de compra registradas contra un único código de artículo. Detectar una factura duplicada requiere que cada proveedor tenga un único registro. Una IA que trabaja sobre un proveedor con tres nombres y facturas sin órdenes de compra compara datos con ruido con datos con ruido. Y una alerta sigue siendo una alerta: lleva el caso a su responsable, y una persona toma la decisión.

La visión de Origami

Cuando construimos el ciclo de compras para una empresa, construimos la visibilidad del gasto al final, no al principio. La vista lee lo que producen las estaciones anteriores, y un panel construido antes de que los registros estén en orden da cifras pulcras y erróneas, de modo que el propietario pierde la confianza en él y vuelve a pedir un informe manual. Por eso empezamos con el registro de proveedores, las categorías de compra y el campo de proyecto en la solicitud, y luego construimos cada estación sobre la anterior.

Construimos todo el ciclo en torno a cómo compra realmente la empresa: quién solicita desde la obra, quién aprueba desde su teléfono y cómo llegan las facturas de los proveedores. Se conecta con el sistema contable con el que ya trabaja la empresa y con la facturación electrónica, en lugar de sustituirlos. Esto forma parte de los sistemas a medida que construimos, descritos en nuestros servicios.

Un plan de noventa días en un orden que nunca detiene las compras

El error habitual es intentar activar todo el ciclo en un solo día. El orden que protege las compras del día a día es el que expusimos en qué se migra primero: primero los datos maestros, después las transacciones. Además, cada etapa puede empezar en un solo sitio o departamento antes de extenderse a toda la empresa.

  • Mes uno: el registro de proveedores, la matriz de aprobación y la solicitud de compra. El registro de proveedores se depura y se apoya en el número nacional unificado, se fusionan los registros duplicados, y cada proveedor recibe su número de IVA tras las dos comprobaciones oficiales de la tercera parte, sus condiciones de pago y su IBAN a partir de una carta oficial. El propietario fija los límites de la matriz de aprobación, la lista de categorías de compra y las condiciones de la vía urgente. Después, las solicitudes de compra empiezan a hacerse desde el teléfono, con la aprobación en la propia solicitud. Las órdenes, la recepción y el pago siguen como antes este mes, así que nada se detiene.
  • Mes dos: la orden de compra y la recepción documentada. Las órdenes de compra se emiten a partir de solicitudes aprobadas antes de la entrega, las recepciones se registran en la puerta o en la obra contra la línea de la orden, y se aprueban actas de finalización para subcontratistas y servicios. El paso más importante de este mes es cargar como saldos iniciales las órdenes abiertas emitidas antes del sistema; de lo contrario, la cifra comprometida empieza corta desde su primer día.
  • Mes tres: el buzón de facturas, la conciliación, la remesa de pagos, la conciliación de extractos y, después, el panel de gasto. Se fija una sola dirección para las facturas de proveedores, la conciliación a tres bandas se aplica a cada factura, empieza la remesa de pagos programada, y se concilian primero los extractos de los mayores proveedores. A final de mes, una vez que cada estación produce sus datos, se activa la vista del gasto.

Cada etapa tiene un fin anunciado de la vía antigua, fijado por el propietario: a partir de una fecha determinada no se emite ninguna orden salvo desde una solicitud aprobada, y a partir de otra fecha no se paga ninguna factura hasta que esté conciliada, salvo lo que pase por la vía urgente registrada. Sin una fecha anunciada, ambas vías siguen en paralelo, y gana la más fácil. Al final de cada mes, revise tres indicadores que se leen en el propio sistema: cuántas solicitudes pasaron por el sistema, cuántas facturas llegaron con orden de compra, y cuántas facturas se retuvieron y por qué. La tendencia de esas cifras de un mes a otro es más honesta que cualquier objetivo que fije al principio.

En cuanto a lo que existía antes del sistema, los archivos, los correos y el papel, nada de ello se borra tras el cambio. El artículo 66(1) del Reglamento de Aplicación del IVA obliga al sujeto pasivo a conservar las facturas, los registros y los documentos contables que debe llevar durante al menos seis años desde el final del período impositivo al que se refieren, con un plazo más largo para los registros de bienes de capital fijado en el mismo apartado. Así que el archivo antiguo se conserva y sigue accesible, el nuevo sistema arranca desde sus saldos iniciales, y cualquier aspecto propio del caso de su empresa es una cuestión para su contable o asesor fiscal.

Cierre de la serie

A lo largo de siete partes recorrimos el ciclo de compras estación por estación: trazamos las siete estaciones y sus rupturas habituales, después la solicitud de compra y la matriz de aprobación, luego la ficha de proveedor verificada y la orden de compra vinculante, después la recepción documentada y la conciliación a tres bandas, luego lo que hay que comprobar en una factura de proveedor antes de deducir su IVA, después el pago programado y la conciliación de extractos, y por último la visibilidad del gasto y el plan para ponerlo todo en marcha.

La idea que merece la pena conservar: digitalizar las compras no es desconfiar de quienes compran. Significa que cada riyal que va a un proveedor tiene una vía escrita que protege a quien solicitó, aprobó, recibió y pagó, y que da al propietario una imagen sobre la que decidir antes de comprometerse, no después de pagar. El comienzo es un paso pequeño que puede dar esta semana: pida la lista de las órdenes de compra abiertas ahora mismo, y pregunte cuántas de ellas sigue esperando realmente alguien.

Fuentes