En la quinta parte, la factura del proveedor quedó completa, conciliada con su orden de compra y su registro de recepción, y guardada en su archivo original. Queda una estación, aquella en la que el dinero sale de verdad: el pago. Cuando el pago no tiene calendario, el teléfono marca el orden. Al proveedor de hormigón premezclado que llama cada mañana se le paga primero, el subcontratista que terminó a tiempo y no insistió espera, y la empresa de mantenimiento de ascensores de la torre residencial descubre a fin de mes que nadie pidió que se pagara su factura conciliada.

Qué cubre esta parte

Esta parte cubre cuatro cosas: cómo pagar las facturas conciliadas por fecha de vencimiento en un único lote programado que se aprueba una sola vez, cómo confirmar cualquier solicitud de cambio de los datos bancarios de un proveedor, qué dice el Reglamento de Aplicación del IVA sobre un saldo aún impagado doce meses después del mes siguiente al suministro, y cómo conciliar cada mes el estado de cuenta de cada proveedor. Cerramos con dos obligaciones que pueden recaer sobre su empresa cuando compra un servicio a un proveedor no residente. Exponemos lo que dicen los textos, con sus números de artículo. Las preguntas sobre un caso concreto de su empresa corresponden a su asesor fiscal.

Pagar por fecha de vencimiento, no según quién llama más

Cada factura tiene una fecha de vencimiento, y nadie debería tener que recordarla. En la tercera parte pusimos las condiciones de pago acordadas en la ficha del proveedor y dijimos que se trasladan automáticamente a cada orden de compra. Así, cuando llega una factura y supera la conciliación, el sistema calcula su vencimiento a partir de esas mismas condiciones: a la entrega, o un plazo fijo después de la fecha de la factura o de la fecha de recepción, según lo que se haya acordado. Los plazos en sí se pactan con cada proveedor conforme a una política que fija el propietario, no este artículo.

Después viene la remesa de pagos. En lugar de pagar cada factura por separado cuando su proveedor la reclama, el sistema prepara, en un día fijo elegido por el propietario, una única lista con todas las facturas conciliadas que están vencidas o vencerán antes de la siguiente remesa. Para cada factura, la lista muestra el proveedor, el número de factura, la orden de compra y el registro de recepción vinculados, su fecha de vencimiento y su importe, y después el total frente a la tesorería disponible. Quien tiene la autoridad en la matriz de aprobaciones de la segunda parte la aprueba una sola vez, en lugar de una aprobación separada por factura, y las transferencias se hacen a partir de ella exactamente como se aprobó.

  • Ninguna factura entra en la remesa antes de estar conciliada. Una factura retenida por una diferencia de cantidad o de precio queda fuera de la remesa con su motivo, y el proveedor conoce ese motivo por compras antes del día de pago, no después.
  • Un anticipo está ligado a su orden de compra. Cuando las condiciones de un proveedor exigen un anticipo, este se registra contra la orden de compra por la que se pagó, de modo que se descuenta de lo adeudado cuando llega la factura del suministro. Un anticipo sin vínculo con su orden es la forma más fácil de pagar dos veces el mismo importe.
  • Las retenciones de subcontratistas tienen una condición de liberación. Cuando un subcontrato prevé retener una parte de cada pago hasta la entrega final, el sistema arrastra las condiciones de retención y liberación del contrato, de modo que el importe retenido aparece en una remesa cuando se cumple su condición, no cuando alguien se acuerda. Explicamos dónde se sitúan las retenciones en el margen de un proyecto en control de costes y certificaciones de obra.
  • Un pago urgente fuera de la remesa es posible, pero queda registrado. Siempre habrá un proveedor al que haya que pagar hoy. Eso ocurre, pero con un motivo por escrito y la aprobación de quien tiene la autoridad, y aparece en una lista que ve el propietario. Si esa lista se alarga, le está diciendo que la remesa no se hace con suficiente frecuencia, o que las condiciones de pago con algunos proveedores necesitan una revisión.
  • No se pagan estados de cuenta; se pagan facturas. El estado de cuenta de un proveedor es una herramienta de conciliación, no un documento de pago. Lo que entra en la remesa es la factura conciliada, por su número, y eso es lo que evita el caso de la primera parte: una factura pagada una vez desde su correo y otra vez desde el estado de cuenta.

Una remesa de pagos hace algo más que controlar. Un proveedor cuya factura está completa y conciliada sabe cuándo se le pagará, así que las llamadas diarias disminuyen, y el director financiero sabe con días de antelación cuánto dinero saldrá y qué día, en lugar de enterarse después por el extracto bancario.

Una solicitud de cambio de datos bancarios: llame al número que ya tiene

Llega un correo de un proveedor con el que trabaja desde hace años, con su firma y su logotipo habituales, diciendo que su cuenta bancaria ha cambiado. Adjunta un nuevo IBAN y pide que el pago de este mes se haga allí. La solicitud puede ser totalmente auténtica; las empresas cambian de banco. O el correo puede venir del propio buzón del proveedor después de que lo comprometieran, o de una dirección que se diferencia en una sola letra de la real, y en ambos casos se parece a todos los mensajes anteriores. El contable que cambia el IBAN basándose en ese correo no ha sido descuidado. Confió en un mensaje que nada distinguía de los auténticos. Por eso la regla no supone que alguien detectará la falsificación a simple vista. Impide que un cambio pase por un único canal:

  • Confirme con una llamada que haga usted mismo, a un número que ya figura en la ficha del proveedor, no al número escrito en el correo que pide el cambio, ni respondiendo a ese correo. Si el correo es falso, su número y sus respuestas forman parte de la falsificación.
  • La misma vía que siguió el IBAN la primera vez. En la tercera parte exigimos que el IBAN llegara en una carta oficial del proveedor, con el nombre del titular de la cuenta coincidente con el nombre registrado del proveedor. Un cambio pasa por las mismas condiciones, no por menos.
  • Quien introduce el cambio no es quien lo aprueba. Una persona registra la solicitud y sus documentos, otra la aprueba tras la confirmación, y ambas quedan registradas con nombre y fecha.
  • El primer pago a una cuenta cambiada recientemente se marca en la remesa, para que quien aprueba la remesa lo vea sabiendo que la cuenta es nueva.
  • Tras el cambio se envía un aviso al contacto conocido del proveedor, indicando que sus datos bancarios se han actualizado en sus registros. Si el proveedor no pidió el cambio, se entera antes de que salga el dinero.

Ni siquiera una llamada que usted recibe es prueba suficiente, porque hoy las voces pueden imitarse con herramientas al alcance de cualquiera, como explicamos en deepfakes y fraude con IA. Lo que cuenta es que la llamada la haga usted, a un número que tenía antes de la solicitud. Y hay una pregunta previa a todo esto: ¿quién puede editar, para empezar, el campo IBAN de la ficha de un proveedor? Si puede hacerlo cualquiera que abra el expediente del proveedor, la regla descansa solo en la buena fe. Eso es lo que planteamos en permisos: quién ve qué. En un sistema, un único rol definido edita este campo, y cada edición queda registrada con el nombre, la fecha y el valor anterior y posterior. La regla protege algo más que el dinero. Protege a un contable honrado de cargar solo con la culpa por un mensaje que no tenía forma de distinguir.

Un saldo aún impagado doce meses después del mes siguiente al suministro

Algunas facturas no se pagan a tiempo por buenas razones: la factura de un subcontratista retenida por una disputa sobre la calidad del trabajo, una factura de mantenimiento en un hotel que espera un acta de finalización que nadie ha firmado, una factura pendiente de una nota de crédito que el proveedor prometió y no ha emitido. Esas facturas pueden quedarse meses en los libros, mientras su IVA soportado ya se dedujo en una declaración anterior. Aquí el Reglamento de Aplicación del IVA vincula directamente el pago con el IVA.

El artículo 40(10) establece que el sujeto pasivo que ha deducido el IVA soportado de un suministro recibido y no lo ha pagado íntegramente doce meses después del mes siguiente al mes en que tuvo lugar el suministro debe ajustar su IVA soportado deducible por el IVA calculado sobre la contraprestación aún impagada en esa fecha, incluyendo el ajuste en la declaración del periodo impositivo que comprende el mes en que terminan los doce meses. El mismo apartado excluye los suministros de bienes en virtud de contratos de financiación, como el arrendamiento financiero, la murabaha y los acuerdos de arrendamiento con opción de compra, recibidos de un sujeto pasivo autorizado para ejercer esas actividades y pagados en cuotas periódicas, siempre que el contrato siga vigente, no exista litigio judicial sobre él, el proveedor haya declarado la totalidad del IVA devengado en la declaración del periodo impositivo de ese suministro, y el cliente disponga de un certificado escrito del proveedor que lo confirme.

A continuación, el artículo 40(11) dispone que, cuando el IVA soportado se haya ajustado de este modo y el sujeto pasivo pague después la contraprestación, la deducción del IVA soportado puede aumentarse en el IVA calculado sobre la contraprestación pagada, en la declaración del periodo impositivo en que se realizó el pago o en cualquier periodo posterior. El artículo 40(12) somete todos estos ajustes a los plazos de la ley o del reglamento. Así, una vez transcurrido ese periodo, el texto vincula la deducción al pago: se ajusta cuando el periodo transcurre sin pago, y puede aumentarse de nuevo cuando se paga la contraprestación, dentro de esos plazos.

En la práctica, esto requiere una lista, no memoria. Un sistema que guarda la fecha de suministro de cada factura y lo pagado contra ella puede mostrar las facturas impagadas y parcialmente pagadas ordenadas por antigüedad, y marcar las que se acercan al final de los doce meses, de modo que la lista llegue al director financiero y a su asesor fiscal antes de preparar la declaración, no después. La marca es una alerta, no una resolución: si el texto se aplica a una factura concreta, si entra en la excepción y cómo se hace el ajuste son cuestiones que decide su asesor fiscal. La misma lista ayuda más allá del IVA: una factura que lleva muchos meses sin pagar puede ser una disputa con un proveedor que nadie ha resuelto, y resolverla es mejor que dejar que crezca.

Conciliar cada mes el estado de cuenta de cada proveedor

A fin de mes, un proveedor envía un estado de cuenta con el saldo que cree que usted le debe, y sus libros muestran otro saldo para el mismo proveedor. Puede que las dos cifras no coincidan a primera vista, y eso no significa que alguien se haya equivocado. Conciliar el estado de cuenta de un proveedor significa conocer el motivo de cada riyal de la diferencia, no eliminarla con un asiento de ajuste. Las diferencias habituales son cuatro:

  • Una factura que usted nunca registró. El proveedor la envió y nunca llegó al buzón de facturas, o llegó y está retenida a la espera de recepción o conciliación. La pregunta es: ¿llegó siquiera? Y si llegó, ¿por qué no está registrada?
  • Un pago en tránsito. Salió el último día del mes, así que aparece en sus libros pero aún no en el estado de cuenta del proveedor. Es una diferencia temporal que se resuelve sola el mes siguiente, y solo hay que anotarla con su fecha.
  • Una nota de crédito que nunca llegó. El proveedor aceptó una devolución o acordó una rebaja y la descontó de su saldo, pero la nota en sí nunca le llegó, o al revés: una nota que prometió y aún no ha emitido. En cualquier caso, usted pide la nota vinculada a la factura, como se explicó en la quinta parte.
  • Una factura registrada dos veces, en su lado o en el del proveedor. En su lado, este es el caso que el control de duplicados detiene al registrar, y la conciliación lo detecta si alguno se cuela.

Cada diferencia recibe un estado, un responsable y una fecha: una diferencia temporal a la que se da seguimiento el mes siguiente, un error de su lado que se corrige, o un error del lado del proveedor que usted le pide corregir. La conciliación parte de un saldo inicial acordado, porque una diferencia antigua que nunca se resolvió se mezcla con cada nueva diferencia posterior. No necesita conciliar a todos los proveedores cada mes desde el primer día. Empiece por los proveedores a los que más compra, o por aquellos con los que las diferencias se repiten, y deje el orden de prioridad a lo que decida el propietario.

Es una búsqueda agotadora cuando las órdenes de compra viven en una hoja de cálculo, las facturas en el correo y los pagos en el extracto bancario. Cuando el sistema ha guardado desde el principio la orden de compra, el registro de recepción, la factura, cualquier nota y el pago, todo vinculado a un único número, la conciliación se convierte en una comparación, no en una búsqueda: entra el estado de cuenta del proveedor, el sistema empareja cada línea por número de factura e importe, y a usted solo le queda lo que no coincidió, junto con lo que el sistema sabe de cada factura: si se recibió, si está retenida y si se ha emitido una nota contra ella.

Proveedores fuera del Reino: dos obligaciones que pueden recaer sobre su empresa

Cuando compra un servicio a un proveedor no residente, como una suscripción a software de diseño para la oficina técnica, un contrato de mantenimiento de una línea de producción con su fabricante en el extranjero o una consultoría de ingeniería para un proyecto, pueden surgir dos obligaciones que no ve con un proveedor local, y cuando se aplican recaen sobre su empresa, no sobre el proveedor: declarar el IVA en el primer caso, y retener el impuesto e ingresarlo a la Autoridad de Zakat, Impuestos y Aduanas (ZATCA) en el segundo. Aquí las describimos como mecanismos; los detalles, y las condiciones para que cada una se aplique, están en sus fuentes:

  • IVA por inversión del sujeto pasivo. El artículo 47(1) establece que, cuando el Acuerdo Unificado del IVA del CCG hace responsable al cliente sujeto pasivo de pagar el IVA de un suministro recibido de un proveedor no residente, el IVA se paga mediante el mecanismo de inversión del sujeto pasivo: el cliente declara el IVA repercutido del suministro, y cualquier IVA soportado deducible en la medida en que pueda beneficiarse de la deducción, en la declaración de IVA de ese periodo impositivo. Así, que la factura de un proveedor extranjero no lleve IVA saudí no significa que el suministro no tenga IVA. Puede significar que declararlo ha pasado a ser cosa suya.
  • Retención en la fuente sobre pagos a no residentes. La Guía General de Retención en la Fuente de la ZATCA explica que los pagos de un obligado a retener a un no residente, procedentes de una fuente en el Reino, entran en el ámbito de la retención, y que el obligado debe presentar una declaración mensual de retenciones que abarque los importes pagados en ese mes sujetos a retención, presentándola e ingresando el impuesto retenido dentro de los primeros diez días del mes siguiente al mes del pago al beneficiario. El ejemplo de la guía: un canon pagado a un no residente el 20 de enero se declara y su impuesto se ingresa a más tardar el 10 de febrero, y al beneficiario se le entrega un certificado con el importe pagado y el impuesto retenido. Si en un mes no hay pagos sujetos a retención, no se exige declaración mensual. Los tipos de retención por clase de pago, y el efecto de los convenios para evitar la doble imposición, corresponden a la propia guía y a su asesor fiscal. La guía también indica que las rentas por suministro de bienes quedan fuera del ámbito de la retención, y que un contrato de suministro de bienes al Reino entra en él solo por los trabajos accesorios realizados dentro del Reino, como el transporte interior, la instalación, el mantenimiento o la formación. Fija además otras obligaciones para quien retiene, entre ellas el registro ante la ZATCA y una declaración anual.

El lado operativo empieza en la ficha del proveedor: un campo que indica que el proveedor es no residente y que arrastra consigo ambos efectos. Su factura llega a contabilidad marcada para revisión de inversión del sujeto pasivo, y su pago aparece en la remesa marcado como posible partida de la declaración de retenciones de ese mes, de modo que el responsable sabe antes del día diez qué hay que declarar e ingresar, en lugar de reconstruirlo a partir del extracto bancario. El sistema prepara la lista, y su asesor fiscal hace la clasificación final de cada pago.

La visión de Origami

Cuando construimos la etapa de pagos para una empresa, empezamos con dos preguntas: ¿cómo se decide hoy a quién se paga primero, y quién puede cambiar los datos bancarios de un proveedor? Después construimos la remesa de pagos a partir de las condiciones de pago de cada ficha de proveedor, de modo que solo entren en ella facturas conciliadas y se apruebe una sola vez según la matriz de aprobaciones, y convertimos el cambio de IBAN en una vía de dos pasos con un registro que no se puede borrar.

Hacemos de la conciliación de estados de cuenta de proveedores una comparación que el sistema ejecuta sobre documentos que ya tiene, preparamos la lista de antigüedad de facturas impagadas y la lista de proveedores no residentes para quien prepara las declaraciones, y dejamos las decisiones fiscales a su asesor. Todo ello se conecta con el sistema contable con el que la empresa ya trabaja, en lugar de sustituirlo. Forma parte de los sistemas a medida que construimos, descritos en nuestros servicios.

Un ejercicio para esta semana: tres meses de pagos

Este ejercicio no necesita ninguna herramienta nueva, y el director financiero puede hacerlo con quien realiza las transferencias:

  • Extraiga del extracto bancario los pagos a proveedores de los últimos tres meses, y anote junto a cada uno: ¿estaba conciliada su factura? ¿Se pagó en su fecha de vencimiento, antes o después? ¿Quién pidió que se pagara?
  • Cuente los pagos que salieron fuera de cualquier calendario, y anote el motivo de cada uno si lo conoce.
  • Reúna todos los cambios de datos bancarios de proveedores del último año, y pregunte de cada uno: ¿cómo llegó la solicitud? ¿Cómo se confirmó? ¿Quién la aprobó?
  • Ordene las facturas impagadas por antigüedad desde su fecha de suministro, marque las que se acercan a los doce meses desde el mes siguiente a su suministro y envíe la lista a su asesor fiscal.
  • Pida un estado de cuenta a sus tres mayores proveedores y concílielo, clasificando cada diferencia: una factura no registrada, un pago en tránsito, una nota no recibida o un duplicado.

El ejercicio le da una imagen clara de por dónde empezar. Si la mayoría de los pagos salió fuera de calendario, empiece por la remesa de pagos. Si los cambios de datos bancarios no tienen una confirmación documentada, empiece por ahí antes que por nada, porque esa es la brecha por la que el dinero va a parar a manos equivocadas. Si las diferencias en los estados de cuenta son frecuentes, busque su causa en las estaciones previas al pago: la recepción, la conciliación y el buzón de facturas.

En la próxima parte

Cada riyal que va a un proveedor tiene ahora una ruta completa: una solicitud aprobada, una orden de compra, una recepción documentada, una factura conciliada, un pago programado y un estado de cuenta conciliado. La séptima y última parte reúne todo esto en una sola vista del gasto: cuánto ha comprometido sin que aún se le haya facturado, quiénes son realmente sus mayores proveedores y qué categorías se compran fuera de las órdenes de compra. Después expone un plan de noventa días para digitalizar las compras, en un orden que nunca detiene las compras ni un solo día.

Fuentes