چوتھے حصے میں ہر انوائس کو موازنے کے لیے ایک پرچیز آرڈر اور ملانے کے لیے ایک وصولی ریکارڈ ملا، اور جب تک تینوں دستاویزات آپس میں مطابقت نہ رکھیں کوئی انوائس ادا نہیں ہوتی۔ لیکن مطابقت صرف ایک سوال کا جواب دیتی ہے: کیا ہمیں یہ رقم اس سپلائر کو ادا کرنی چاہیے؟ دوسرا سوال کھلا رہ جاتا ہے: کیا یہ انوائس بذاتِ خود اتنی درست ہے کہ اس کے ان پٹ وی اے ٹی کا دعویٰ کیا جا سکے؟ اسٹیل سپلائر کی انوائس پرچیز آرڈر اور سائٹ کے وصولی ریکارڈ سے بالکل مطابقت رکھ سکتی ہے اور پھر بھی اس میں کوئی ایسی تفصیل موجود نہ ہو جو ضوابط کا تقاضا ہے۔ کسی مینٹیننس ٹھیکیدار کی انوائس کاغذی کاپی کے اسکین کی صورت میں آ سکتی ہے۔ اس پر آپ کی کمپنی کا نام غلط لکھا ہو سکتا ہے۔

خریدار کی طرف سے انوائس

یہ حصہ سپلائر انوائس کو خریدار کی طرف سے پڑھتا ہے، جیسا کہ وی اے ٹی کے نفاذی ضوابط اور زکوٰۃ، ٹیکس اور کسٹمز اتھارٹی (ZATCA) کی ای انوائسنگ دستاویزات میں طے ہے۔ ہم بتاتے ہیں کہ متون کیا کہتے ہیں، ان کی شقوں کے نمبروں کے ساتھ، اور یہ بیان کرتے ہیں کہ انوائس آنے پر یہ روزانہ کی جانچ کیسے بنتا ہے۔ آپ کی کمپنی میں کوئی خاص رقم قابلِ کٹوتی ہے یا نہیں، یہ سوال آپ کے ٹیکس مشیر کے لیے ہے، اس مضمون کے لیے نہیں۔

ایک انوائس دو بار کیوں چیک کی جاتی ہے

شق 49(7) کہتی ہے کہ ان پٹ وی اے ٹی کی کٹوتی صرف اسی صورت میں ہو سکتی ہے جب ٹیکس دہندہ کے پاس ادا شدہ یا قابلِ ادا وی اے ٹی کا ثبوت ہو، جیسا کہ خلیج تعاون کونسل کے متحدہ وی اے ٹی معاہدے کی شق 48 میں بیان کیا گیا ہے، اور ZATCA کی ای انوائسنگ قرارداد اس کے تحت جاری ہونے والی ای انوائسوں کو وہ ٹیکس انوائسیں قرار دیتی ہے جن پر اس شق کے تحت کٹوتی کا حق استعمال کرنے کے لیے انحصار کیا جاتا ہے۔ جہاں معاہدے میں بیان کردہ دستاویزات موجود نہ ہوں، وہاں شق 49(7) خود متبادل ثبوت کی اجازت دیتی ہے، جس میں ضوابط کے مطابق درست طور پر جاری کی گئی سادہ ٹیکس انوائس شامل ہے، اور دیگر تجارتی دستاویزات بھی جنہیں ZATCA اپنی صوابدید پر اس بات کے ثبوت کے طور پر قبول کرے کہ وی اے ٹی آپ سے درست طور پر وصول کیا گیا اور آپ نے اسے ادا کیا۔ چنانچہ اکاؤنٹنٹ کے لیے انوائس صرف ادائیگی کی درخواست نہیں ہے۔ یہ وہ ثبوت ہے جس پر آپ کا کٹوتی کا حق قائم ہے۔

شق 49(8) ان پٹ وی اے ٹی کی کٹوتی اس ٹیکس مدت کے بعد کی کسی مدت میں کرنے کی اجازت دیتی ہے جس میں فراہمی ہوئی تھی، بشرطیکہ وہ مدت فراہمی کے کیلنڈر سال کے بعد پانچ سال سے زیادہ آگے نہ ہو۔ دیر سے درج ہونے والی انوائس ضروری نہیں کہ ضائع ہو جائے، لیکن یہ کھڑکی ہمیشہ کھلی نہیں رہتی۔ پھر بھی انوائس چیک کرنے کا بہترین دن وہی ہے جس دن وہ آتی ہے۔ کوئی غائب تفصیل چند دنوں میں سپلائر سے مانگی جا سکتی ہے، جو مہینوں بعد اس کے پیچھے بھاگنے سے کہیں آسان ہے، جب انوائس جاری کرنے والا شخص جا چکا ہو یا سپلائر نے اپنا سسٹم بدل لیا ہو۔

ٹیکس انوائس میں کیا ہونا چاہیے

شق 53(5) وہ تفصیلات طے کرتی ہے جو ٹیکس انوائس میں شامل ہونی چاہئیں، اور تقاضا کرتی ہے کہ وہ کسی بھی دوسری زبان کے ساتھ، جس میں وہ جاری ہو، عربی میں بھی ہو۔ انوائس وصول کرنے والا شخص ان تفصیلات کو یوں پڑھتا ہے:

  • اجرا کی تاریخ اور ایک سیریل نمبر جو انوائس کی شناخت کرتا ہے اور اسے ممتاز کرتا ہے۔ یہی وہ نمبر ہے جسے سسٹم ڈپلیکیٹ انوائس روکنے کے لیے استعمال کرتا ہے، جیسا کہ چوتھے حصے میں بیان ہوا۔
  • سپلائر کا وی اے ٹی نمبر۔ یہ سپلائر ریکارڈ کے اس نمبر سے مطابقت رکھنا چاہیے جس کی تصدیق آپ نے تیسرے حصے میں ZATCA کی وی اے ٹی رجسٹریشن جانچ کے ذریعے کی تھی۔ اگر دونوں مختلف ہوں تو کچھ اور ہونے سے پہلے یہ سپلائر سے پوچھنے کا سوال ہے۔
  • سپلائر اور گاہک دونوں کا نام اور پتہ۔ یقینی بنائیں کہ آپ کی کمپنی کا نام وہی ہے جو اس کی تجارتی رجسٹریشن میں ہے، نہ کہ پروجیکٹ کا نام، برانچ کا نام، یا وہ مختصر نام جو سپلائر کا سیلز نمائندہ آپ کے لیے استعمال کرتا ہے۔
  • سامان کی مقدار اور نوعیت، یا خدمات کا دائرہ اور نوعیت۔ متفرق سامان یا طے شدہ کام جیسی عمومی سطر یہ نہیں دکھاتی کہ کیا فراہم کیا گیا۔
  • فراہمی کی تاریخ، اگر وہ انوائس کے اجرا کی تاریخ سے مختلف ہو۔
  • شرح یا استثنا کے لحاظ سے قابلِ ٹیکس رقوم، وی اے ٹی کے بغیر فی یونٹ قیمت، اور کوئی بھی رعایت جو پہلے سے فی یونٹ قیمت میں شامل نہ ہو۔
  • لاگو وی اے ٹی کی شرح اور واجب الادا وی اے ٹی کی رقم، ریال میں دکھائی گئی، نیز ٹیکس برتاؤ کا بیان جہاں وی اے ٹی معیاری شرح پر نہ لگایا گیا ہو۔

ایک اور نمبر اتنا ہی اہم ہے: آپ کا اپنا۔ شق 53 گاہک کا وی اے ٹی نمبر ایک خاص صورت میں مانگتی ہے، جب فراہمی پر وی اے ٹی کا حساب دینے کی ذمہ داری گاہک کی ہو۔ لیکن ZATCA کی ای انوائسنگ قرارداد کا ضمیمہ 2 ٹیکس انوائس میں فیلڈ 5.3 شامل کرتا ہے: گاہک کا وی اے ٹی رجسٹریشن نمبر جب گاہک وی اے ٹی کے لیے رجسٹرڈ ہو، یا وی اے ٹی گروپ کا نمبر جب گاہک کسی وی اے ٹی گروپ کا حصہ ہو۔ اگر آپ کی کمپنی رجسٹرڈ ہے تو اس کا نمبر سپلائر کی انوائس پر ہونا چاہیے، اس لیے جانچ دونوں طرف چلتی ہے: سپلائر کا نمبر اس کے ریکارڈ سے مطابقت رکھتا ہے، اور آپ کا نمبر آپ کے ریکارڈ سے۔

ہر چھوٹی انوائس مسئلہ نہیں ہوتی۔ شق 53(1) سپلائر کو کاروباروں کے درمیان 1,000 ریال سے کم مالیت کی فراہمی کے لیے سادہ ٹیکس انوائس جاری کرنے کی اجازت دیتی ہے۔ سادہ انوائس میں کم تفصیلات ہوتی ہیں، جو شق 53(8) میں درج ہیں: اجرا کی تاریخ، سپلائر کا نام، پتہ اور وی اے ٹی نمبر، فراہم کی گئی چیز کی وضاحت، معاوضہ، اور وی اے ٹی یا یہ بیان کہ معاوضے میں وی اے ٹی شامل ہے۔ درست طور پر جاری ہونے کی صورت میں یہ ان متبادل ثبوتوں میں سے ایک ہے جنہیں شق 49 قبول کرتی ہے۔ چنانچہ سائٹ سپروائزر نے قریبی دکان سے بولٹس کا جو ڈبہ یا تالا خریدا، وہ کوئی استثنا نہیں جسے خاص طریقے سے نمٹانا پڑے۔ یہ ایک انوائس ہے جو ایک مختصر فہرست کے مطابق چیک کی جاتی ہے۔

جب سپلائر انٹیگریشن مرحلے میں ہو

ZATCA کی قرارداد ای انوائسنگ کو دو مرحلوں میں تقسیم کرتی ہے: تیاری اور محفوظ کرنے کا مرحلہ، جو ای انوائسنگ ضابطے کے دائرے میں آنے والے سب پر لاگو ہوتا ہے، اور انٹیگریشن کا مرحلہ، جو ZATCA کے مقرر کردہ گروپوں کی صورت میں نافذ ہوتا ہے۔ فیکٹری اور گودام میں ای انوائسنگ میں ہم نے وضاحت کی تھی کہ دوسرے مرحلے کا انوائس جاری کرنے والے کے لیے کیا مطلب ہے۔ انوائس وصول کرنے والے کے لیے، سپلائر جس مرحلے میں ہے اس سے یہ بدلتا ہے کہ آپ کو کیا ملنے کی توقع رکھنی چاہیے:

  • تیاری اور محفوظ کرنے کے مرحلے والا سپلائر۔ یہ اپنی انوائس کسی ای انوائسنگ سلوشن سے جاری کرتا ہے، اور ZATCA کی تفصیلی ای انوائسنگ گائیڈ لائن کہتی ہے کہ اس مرحلے کی انوائسوں یا انہیں خریداروں کے ساتھ شیئر کرنے کے لیے کوئی مخصوص فارمیٹ نہیں ہے، اس لیے وہ کسی بھی الیکٹرانک فارمیٹ میں فراہم کی جا سکتی ہیں۔ کسی انوائس کو صرف اس لیے مسترد نہ کریں کہ اس پر ZATCA کی مہر نہیں ہے۔ ہو سکتا ہے آپ کا سپلائر ابھی انٹیگریشن مرحلے میں داخل نہ ہوا ہو۔
  • انٹیگریشن مرحلے والا سپلائر۔ یہ اپنی ٹیکس انوائس آپ کو پیش کرنے سے پہلے کلیئرنس کے لیے XML میں ZATCA کے Fatoora پلیٹ فارم پر بھیجتا ہے۔ اگر وہ توثیق میں کامیاب ہو جائے تو پلیٹ فارم کرپٹوگرافک مہر اور QR کوڈ ایمبیڈ کر کے اسے کلیئر کر دیتا ہے، اور پھر سپلائر اسے آپ کے ساتھ XML کی صورت میں یا XML ایمبیڈ شدہ PDF/A-3 کی صورت میں شیئر کرتا ہے۔ چنانچہ اس مرحلے والے خام مال کے سپلائر کی انوائس فیکٹری تک پہلے ہی ZATCA سے کلیئر ہو کر پہنچتی ہے۔ جب انوائس پر QR کوڈ ہو تو گاہک ZATCA کی ایپ سے کوڈ اسکین کر کے اس کی تصدیق کر سکتا ہے، جو کوڈ کا مواد اور تصدیق کا نتیجہ دکھاتی ہے۔

دونوں مرحلوں میں گائیڈ لائن کہتی ہے کہ نقل کر کے، اسکین کر کے یا کسی بھی دوسرے طریقے سے الیکٹرانک صورت میں تبدیل کی گئی کاغذی انوائس مطابقت رکھنے والی ای انوائس نہیں ہے۔ WhatsApp پر بھیجی گئی کاغذی انوائس کی تصویر ای انوائس نہیں ہے، چاہے وہ کتنی ہی واضح ہو، اور سپلائر سے درست مطالبہ اس کے سسٹم سے جاری کی گئی الیکٹرانک کاپی کا ہے۔

انوائس جاری کرنا اور اسے کلیئرنس کے لیے ZATCA کو پیش کرنا اسے جاری کرنے والے سپلائر کی ذمہ داریاں ہیں، اسے وصول کرنے والی کمپنی کی نہیں۔ خریدار کے طور پر آپ کا کردار انوائس کو چیک کرنا، درج کرنا اور محفوظ رکھنا ہے۔ آپ کو کوئی دستی یا غیر کلیئر شدہ انوائس بھی مل سکتی ہے کیونکہ سپلائر کا سسٹم خراب ہو گیا یا ZATCA کے پلیٹ فارم نے جواب نہیں دیا۔ گائیڈ لائن ان صورتوں کو بیان کرتی ہے: انوائس کو اس وقت تک ٹیکس انوائس سمجھا جاتا ہے جب تک سپلائر اپنا سسٹم ٹھیک ہونے یا رابطہ بحال ہونے پر مطابقت رکھنے والی انوائس جاری نہ کر دے، اور وہ کہتی ہے کہ دستی انوائس وی اے ٹی کٹوتی کی اہل نہیں ہے۔ عملی طور پر آپ ایسی انوائس کو مطابقت رکھنے والے ورژن کے انتظار کی حیثیت کے ساتھ درج کرتے ہیں، اس کے آنے تک سپلائر سے رابطہ رکھتے ہیں، پھر دونوں کو ایک دوسرے سے منسلک کر کے رکھتے ہیں۔

ایک اور متن جاننے کے لائق ہے، اس میں اس سے زیادہ پڑھے بغیر جتنا وہ کہتا ہے۔ ZATCA کی قرارداد کی شق 1(3) ای انوائسوں کو وہ ٹیکس انوائسیں بناتی ہے جن پر کٹوتی کا حق استعمال کرنے کے لیے انحصار کیا جاتا ہے، اور درست کٹوتی کو اس شرط سے مشروط کرتی ہے کہ انوائسیں انٹیگریشن طریقۂ کار کے تحت ZATCA سے کلیئر ہوئی ہوں یا ZATCA کو رپورٹ کی گئی ہوں، لیکن صرف اس تاریخ سے جو ZATCA کے گورنر کے بعد کے کسی فیصلے سے طے ہوگی۔ اس بارے میں ZATCA کے اعلانات پر نظر رکھیں، اور اپنے ٹیکس مشیر سے پوچھیں کہ اس کا آپ کی کمپنی پر کیا اثر ہے۔

نوٹ کے ذریعے تصحیح، اور چھ سال تک محفوظ رکھنا

اگر کوئی انوائس آپ کی کمپنی کے غلط نام، پرانے پتے یا ایسے وی اے ٹی نمبر کے ساتھ آئے جو آپ کا نہیں، تو سپلائر سے ترمیم شدہ کاپی نہ مانگیں۔ شق 54(3) اس سپلائر کو جسے انوائس پر اپنی یا گاہک کی تفصیلات میں غلطی ملے، اجازت دیتی ہے کہ وہ حسبِ صورت گاہک کو ایک ڈیبٹ یا کریڈٹ نوٹ دے جو اس انوائس کی تفصیلات درست کرے، اور سپلائر اور گاہک دونوں انوائس اور نوٹ کو ساتھ رکھتے ہیں۔ شق 54(4) تقاضا کرتی ہے کہ نوٹ میں اس انوائس یا ان انوائسوں کا واضح حوالہ ہو جن سے وہ متعلق ہے۔ ہم نے فروخت کنندہ کی طرف سے نوٹ پر قومی دن کے رش کے بعد واپسیاں میں بات کی تھی۔ یہاں وصول کنندہ کو صرف یہ جاننا ہے کہ کیا مانگنا ہے: اصل انوائس نمبر سے منسلک ایک نوٹ، نہ کہ اسی انوائس کی ترمیم شدہ کاپی۔

جب انوائس کے بعد خود فراہمی کی مالیت بدل جائے، سپلائر کی قبول کردہ واپسی، بعد میں قیمت میں کمی، یا فراہمی کے کچھ حصے کی منسوخی کے ذریعے، تو شق 40(6) وی اے ٹی کے لیے رجسٹرڈ گاہک سے تقاضا کرتی ہے کہ وہ اپنا ان پٹ وی اے ٹی اس ٹیکس مدت میں درست کرے جس میں کریڈٹ یا ڈیبٹ نوٹ جاری ہوا تھا۔ اس لیے نوٹ کو آپ کے سسٹم میں اس کی اجرا کی تاریخ کے ساتھ اور اس کی انوائس سے منسلک کر کے درج کیا جاتا ہے، تاکہ اس کا اثر درست مدت میں پڑے، نہ کہ اس مدت میں جس میں کسی کی اتفاقاً اس پر نظر پڑ جائے۔

پھر محفوظ رکھنا۔ شق 66(1) کے تحت انوائسیں، ریکارڈ اور اکاؤنٹنگ دستاویزات اس ٹیکس مدت کے اختتام سے کم از کم چھ سال تک رکھنا لازم ہے جس سے وہ متعلق ہیں، اور فیکٹری کے آلات جیسے سرمایہ جاتی اثاثوں کے ریکارڈ کے لیے اسی پیراگراف میں طے شدہ ایک زیادہ مدت ہے۔ شق 66(3) کے تحت انہیں مملکت کے اندر، کاغذ پر یا اس کی طے کردہ شرائط کے تحت الیکٹرانک طور پر رکھنا لازم ہے۔ ای انوائس اسی صورت میں رکھی جاتی ہے جس میں وہ آئی تھی: XML فائل، یا سب کچھ ایمبیڈ شدہ PDF/A-3، نہ اسکرین شاٹ اور نہ ہی دوبارہ اسکین کیا گیا پرنٹ آؤٹ۔ انوائس کا مکمل ڈیٹا، اور اگر وہ کلیئر ہوئی تھی تو اس کی مہر، اصل فائل ہی میں ہوتی ہے، اور اگر برسوں بعد کوئی اس انوائس کے بارے میں پوچھے تو آپ کو اسی کی ضرورت ہوگی۔

اصولی طور پر کیا قابلِ کٹوتی نہیں: پرچیز ریکویسٹ کا سوال

کچھ خریداریوں میں، اصولی طور پر، ان پٹ وی اے ٹی کی کٹوتی نہیں ہوتی، چاہے انوائس کتنی ہی مکمل ہو۔ شق 50 ایسے سامان اور خدمات کی فہرست دیتی ہے جنہیں اقتصادی سرگرمی کے مقاصد کے لیے خریدا ہوا نہیں سمجھا جاتا، اس لیے ان کا وی اے ٹی منہا نہیں کیا جا سکتا جب تک ٹیکس دہندہ انہیں قابلِ ٹیکس فراہمی کے طور پر آگے فراہم نہ کرے۔ یہ ہیں:

  • تفریحی، کھیلوں یا ثقافتی خدمات، اور تفریحی نوعیت کی تقریبات میں شرکت۔
  • مہمان نوازی اور کھانے پینے کی فراہمی کی خدمات، جب تک کاروبار پر انہیں کام کی جگہ پر اپنے ملازمین کو فراہم کرنے کی قانونی ذمہ داری نہ ہو۔
  • کاروبار کے ملازمین اور ان کے زیرِ کفالت افراد کے لیے انشورنس یا صحت کی دیکھ بھال، جب تک اس پر انہیں فراہم کرنے کی قانونی ذمہ داری نہ ہو۔
  • محدود گاڑیوں کی خریداری یا لیز، ان کی انشورنس، مرمت اور دیکھ بھال، اور ان میں استعمال ہونے والا ایندھن۔ یہی شق محدود گاڑی کی تعریف کرتی ہے اور کئی زمروں کو مستثنیٰ کرتی ہے، جن میں صرف کاروباری مقاصد کے لیے استعمال ہونے والے ٹرک، کرینیں اور بھاری آلات، اور ایسی گاڑیاں شامل ہیں جو صرف کاروباری مقاصد کے لیے استعمال ہوتی ہیں اور نجی استعمال کے لیے دستیاب نہیں ہوتیں۔
  • ذاتی استعمال یا کاروبار کے علاوہ دیگر مقاصد کے لیے کوئی بھی سامان یا خدمات۔

اس درجہ بندی کو انوائس کا انتظار نہیں کرنا پڑتا۔ جب کوئی پراپرٹی مینیجر مالکان کے ساتھ میٹنگ کے لیے مہمان نوازی کا آرڈر دیتا ہے، یا کوئی انتظامیہ کی گاڑی کی دیکھ بھال کی درخواست کرتا ہے، تو پرچیز ریکویسٹ کو پہلے سے معلوم ہوتا ہے کہ کیا خریدا جا رہا ہے اور کیوں۔ اگر ریکویسٹ میں شروع سے ہی اخراجات کا زمرہ ہو تو انوائس اکاؤنٹس تک پہلے ہی اس نشان کے ساتھ پہنچتی ہے کہ وہ ایسے زمرے سے تعلق رکھتی ہے جسے زیادہ غور سے دیکھنے کی ضرورت ہے، بجائے اس کے کہ ریٹرن تیار کرنے والا مدت کے آخر میں یہ دریافت کرے۔ یہ نشان ایک انتباہ ہے، فیصلہ نہیں: قانونی ذمہ داریوں، گاڑیوں اور آگے فراہمی کے استثنا کا مطلب ہے کہ ایک ہی خریداری کو ایک کمپنی سے دوسری کمپنی میں مختلف طریقے سے دیکھا جا سکتا ہے، اور ہر معاملے کی حتمی درجہ بندی آپ کے ٹیکس مشیر کا کام ہے۔

سپلائر انوائسوں کے لیے ایک ان باکس

یہ سب لاگو کرنا مشکل ہے جب انوائسیں پانچ جگہوں پر آتی ہیں: اکاؤنٹنٹ کی ای میل، خریداری افسر کے ساتھ WhatsApp چیٹ، ڈرائیور کا گودام کو دیا گیا لفافہ، سائٹ انجینئر کے فون پر پڑی فائل، اور ہوٹل کے دفتر میں رکھی کاغذی کاپی۔ ای میل اور WhatsApp سپلائرز سے بات کرنے کے اچھے ذرائع ہیں، لیکن وہ انوائس رجسٹر کا کام نہیں کرتے، کیونکہ ان میں کوئی چیز کسی انوائس کو دہرانے، گم ہونے یا بغیر جانچ کے پڑے رہنے سے نہیں روکتی۔ حل ایک ایسا پتہ ہے جس پر سپلائرز انوائسیں بھیجیں، کہیں اور آنے والی ہر چیز وہیں فارورڈ کی جائے، اور ہر انوائس پر یہی جانچیں چلیں:

  • فائل کو دوبارہ ٹائپ کرنے کے بجائے پڑھنا۔ XML کی صورت میں، یا XML ایمبیڈ شدہ PDF/A-3 کی صورت میں آنے والی انوائس اپنا ڈیٹا فائل کے اندر منظم شکل میں رکھتی ہے: وی اے ٹی نمبر، سطریں اور رقوم۔ سسٹم انہیں براہِ راست پڑھتا ہے بجائے اس کے کہ کوئی انہیں دوبارہ ٹائپ کرے، اس لیے نقل کی غلطیاں ماخذ پر ہی ختم ہو جاتی ہیں۔
  • دونوں نمبر چیک کرنا۔ سپلائر کے نمبر کا موازنہ اس کے منظور شدہ ریکارڈ سے اور آپ کی کمپنی کے نمبر کا موازنہ اس کے اپنے ریکارڈ سے کیا جاتا ہے، اور کوئی بھی فرق انوائس کو روک کر سپلائر کو سوال بھیجتا ہے۔
  • لازمی تفصیلات چیک کرنا۔ شق 53 کے مطلوبہ فیلڈ موجود ہیں، وی اے ٹی بیان کردہ شرح پر شمار کیا گیا ہے، اور کل رقم سطروں کے مجموعے کے برابر ہے۔
  • ڈپلیکیٹ پکڑنا۔ ایک ہی سپلائر کا ایک ہی سیریل نمبر اندراج پر ہی روک دیا جاتا ہے، جیسا کہ چوتھے حصے میں۔
  • ہر انوائس کی واضح حیثیت: مکمل، تصحیحی نوٹ کی منتظر، دستی انوائس کے بعد مطابقت رکھنے والے ورژن کی منتظر، یا ایسے زمرے میں جسے مشیر کی رائے درکار ہے۔ کوئی انوائس آدھے راستے میں اس طرح نہیں اٹکتی کہ کسی کو معلوم نہ ہو کیوں۔

سائٹوں اور ٹیکنیشن وینوں میں اسپیئر پارٹس اور انوینٹری میں ہم نے ایک ہی سطر میں بتایا تھا کہ سپلائر انوائس کو اپنا ان پٹ وی اے ٹی منہا کرانے کے لیے کیا چاہیے، اور اس حصے نے بیان کیا ہے کہ متون اصل میں کیا کہتے ہیں۔ یہی فہرست اس سب کو روزانہ کے ایسے کام میں بدلتی ہے جو سسٹم ہر انوائس کے آتے ہی کرتا ہے، نہ کہ ایسی نظرِ ثانی جو کسی کو مدت کے آخر میں یاد آئے۔

Origami کا نقطۂ نظر

جب ہم کسی کمپنی کے لیے یہ مرحلہ بناتے ہیں تو سادہ سوالات سے شروع کرتے ہیں: آج سپلائر انوائسیں کہاں آتی ہیں، انہیں سب سے پہلے کون کھولتا ہے، اور انہیں درج کرنے والے شخص تک پہنچنے سے پہلے وہ کتنے دن پڑی رہتی ہیں؟ پھر ہم انہیں ایک ان باکس میں لاتے ہیں اور سسٹم سے ای انوائس فائل پڑھواتے ہیں، دونوں وی اے ٹی نمبر، لازمی تفصیلات اور ڈپلیکیٹ چیک کرواتے ہیں، اور انوائس کو اس کے پرچیز آرڈر، اس کے وصولی ریکارڈ اور بعد میں اس پر جاری ہونے والے کسی بھی نوٹ سے منسلک کرواتے ہیں۔

ہم شروع سے ہی پرچیز ریکویسٹ پر اخراجات کا زمرہ رکھتے ہیں، تاکہ اگر انوائس ایسے زمرے میں آتی ہو جسے زیادہ غور سے دیکھنے کی ضرورت ہے تو وہ اکاؤنٹس تک پہلے ہی نشان کے ساتھ پہنچے، اور ٹیکس کے فیصلے ان لوگوں پر چھوڑتے ہیں جو انہیں کرنے کے اہل ہیں: سسٹم دستاویزات تیار کرتا ہے اور حیثیت دکھاتا ہے، اور فیصلہ ٹیکس مشیر کرتا ہے۔ یہ سب کمپنی کے پہلے سے چلنے والے اکاؤنٹنگ سسٹم سے جڑتا ہے، اس کی جگہ نہیں لیتا۔ یہ ہمارے بنائے ہوئے کسٹم سسٹمز کا حصہ ہے، جس کی تفصیل ہماری خدمات میں ہے۔

اس ہفتے کی مشق: وہی دس انوائسیں، تیسری بار

اس مشق کے لیے کسی نئے ٹول کی ضرورت نہیں، اور فنانس مینیجر اسے انوائسیں وصول کرنے والے شخص کے ساتھ کر سکتا ہے:

  • پہلے حصے کی مشق والی دس انوائسوں پر واپس جائیں، اور اگر ہو سکے تو پچھلے مہینے درج کی گئی سپلائر انوائسیں بھی شامل کریں۔
  • لکھیں کہ ہر انوائس کہاں سے آئی: ای میل، WhatsApp، ہاتھ سے دیا گیا کاغذ، یا سپلائر کے سسٹم سے آئی الیکٹرانک فائل۔ آپ کے پاس جو ہے وہ اصل فائل ہے، تصویر ہے، یا دوبارہ اسکین کیا گیا پرنٹ آؤٹ؟
  • تفصیلات چیک کریں: کیا سپلائر کا وی اے ٹی نمبر اس کے ریکارڈ سے مطابقت رکھتا ہے؟ کیا آپ کی کمپنی کا نمبر دکھایا گیا ہے اور درست ہے؟ کیا اس کا نام تجارتی رجسٹریشن کے مطابق ہے؟ کیا مقدار اور وضاحت واضح ہیں، اور کیا وی اے ٹی کی رقم ریال میں دکھائی گئی ہے؟
  • اگر انوائس پر QR کوڈ ہو تو اسے ZATCA کی ایپ سے اسکین کریں، اور جو دکھائی دے اس کا انوائس سے موازنہ کریں۔
  • ان انوائسوں پر نشان لگائیں جو شق 50 کے زمروں میں آتی ہیں یا جن کے بارے میں آپ کو ایسا شبہ ہے، اور اکیلے فیصلہ کرنے کے بجائے انہیں اپنے ٹیکس مشیر کے لیے ایک فہرست میں رکھیں۔

یہ مشق دو اعداد دیتی ہے: کتنی انوائسوں کی اصل فائل آپ کے پاس نہیں ہے، اور کتنی میں کوئی تفصیل غائب ہے یا غلط نمبر درج ہے۔ اگر پہلا عدد بڑا ہے تو مسئلہ وہ راستہ ہے جس سے انوائسیں آپ تک پہنچتی ہیں، خود انوائسیں نہیں، اور حل ایک ایسا پتہ ہے جسے ہر سپلائر جانتا ہو۔ اگر دوسرا بڑا ہے تو ان سپلائرز سے شروع کریں جن کے ہاں ایک ہی غلطی دہرائی جاتی ہے، کیونکہ ان کے سسٹم میں اسے ایک بار درست کروا لینے سے ہر مہینے نوٹ مانگنے کی ضرورت نہیں رہتی۔

اگلے حصے میں

اب انوائس پرچیز آرڈر اور وصولی سے مطابقت رکھتی ہے، اس میں ہر لازمی تفصیل موجود ہے، اور وہ اپنی اصل صورت میں محفوظ ہے۔ اگلا حصہ خود ادائیگی کی طرف جاتا ہے: مطابقت شدہ انوائسوں کو واجب الادا تاریخ کے لحاظ سے ایک بار منظور کیے گئے ایک طے شدہ بیچ میں کیسے ادا کریں، سپلائر کی بینک تفصیلات بدلنے کی کسی بھی درخواست کی تصدیق کیسے کریں، بقایا رقم بارہ مہینے بعد ان پٹ وی اے ٹی کو کیسے متاثر کرتی ہے، اور ہر مہینے ہر سپلائر کے اسٹیٹمنٹ کا ملان کیسے کریں۔

ماخذ