在第四部分中，每张发票都有了一份可以对照的采购订单和一份可以比对的收货记录，三份单据一致之前，任何发票都不会付款。但匹配只回答一个问题：我们是否应该向这家供应商支付这笔金额？它留下了第二个问题：这张发票本身是否足以用来抵扣其进项增值税？一家钢材供应商的发票可能与采购订单和工地收货记录完全一致，却仍然缺少条例要求的某项内容。一家维修承包商的发票可能是一份纸质副本的扫描件。发票上贵公司的名称也可能写错了。

从买方角度看发票

本部分从买方角度解读供应商发票，依据的是《增值税实施条例》以及天课、税务和海关总局（ZATCA）的电子发票文件。我们转述条文的内容并注明条款编号，并说明在发票到达时如何将其变成日常检查。贵公司某一笔具体金额能否抵扣，是需要向您的税务顾问咨询的问题，而不是本文要回答的问题。

为什么一张发票要检查两次

第49条第(7)款规定，只有当纳税人持有《海湾合作委员会统一增值税协定》第48条所规定的已付或应付增值税的凭证时，才能抵扣进项增值税；而ZATCA的电子发票决议将依其开具的电子发票确定为依据该条行使抵扣权所依赖的税务发票。在缺少协定所规定的单据时，第49条第(7)款本身允许使用替代凭证，包括依照条例正确开具的简化税务发票，以及ZATCA酌情接受、可证明增值税已正确向您收取且您已支付的其他商业单据。因此，对会计来说，发票不仅仅是一份付款请求。它是您的抵扣权赖以成立的凭证。

第49条第(8)款允许在晚于供应发生期间的纳税期抵扣进项增值税，前提是该纳税期不得晚于供应发生的公历年之后五年。延迟入账的发票不一定作废，但这个窗口不会永远敞开。即便如此，检查发票的最佳时机仍是它到达的当天。缺少的事项可以在几天之内向供应商索取，这比几个月后再去追要容易得多，那时开票的人可能已经离职，或者供应商已经更换了系统。

税务发票必须载明什么

第53条第(5)款规定了税务发票必须包含的事项，并要求除开具时使用的任何其他语言外，还须使用阿拉伯语。以下是收票人所看到的这些事项：

  • 开具日期和序列号，用于识别和区分发票。正如第四部分所述，系统正是用这个号码来拦截重复发票。
  • 供应商的增值税号。它必须与您在第三部分中通过ZATCA的增值税登记查询核实过的供应商档案中的号码一致。如果两者不同，在做任何其他处理之前，都应先向供应商问清楚。
  • 供应商和客户双方的名称与地址。请确认贵公司的名称是商业登记上的名称，而不是项目名称、分支机构名称，或者供应商销售代表对贵公司的简称。
  • 货物的数量和性质，或服务的范围和性质。像“各类材料”或“按约定施工”这样笼统的一行，无法说明实际供应了什么。
  • 供应日期，如果与发票开具日期不同。
  • 按税率或免税类别列示的应税金额、不含增值税的单价，以及尚未包含在单价中的任何折扣。
  • 适用的增值税税率和以里亚尔表示的应缴增值税额，以及在未按标准税率征收增值税时对税务处理的说明。

还有一个号码同样重要：您自己的号码。第53条只在一种特定情况下要求载明客户的增值税号，即由客户负责就该项供应申报缴纳增值税。但ZATCA电子发票决议的附件2在税务发票中增加了字段5.3：客户已进行增值税登记时为客户的增值税登记号，客户属于增值税集团时为该增值税集团的号码。如果贵公司已登记，其号码就必须出现在供应商的发票上，因此检查是双向的：供应商的号码与其档案一致，您的号码也与您的档案一致。

并非每张小额发票都是问题。第53条第(1)款允许供应商在企业之间就价值低于1,000里亚尔的供应开具简化税务发票。简化发票载明的事项较少，列于第53条第(8)款：开具日期，供应商的名称、地址和增值税号，所供应内容的描述，对价，以及增值税额或对价已含增值税的说明。只要正确开具，它就是第49条所接受的替代凭证形式之一。因此，工地主管在附近商店买的一盒螺栓或一把挂锁，并不是需要特殊处理的例外。它只是一张按较短清单检查的发票。

当供应商处于集成阶段时

ZATCA的决议将电子发票分为两个阶段：生成和存储阶段，适用于所有受电子发票条例约束的主体；集成阶段，则按ZATCA指定的批次分组实施。在工厂和仓库中的电子发票一文中，我们解释了第二阶段对开票方意味着什么。对收票方而言，供应商所处的阶段决定了您应当预期收到什么：

  • 处于生成和存储阶段的供应商。它通过电子发票解决方案开具发票，而ZATCA的电子发票详细指南指出，该阶段的发票及其与买方的共享没有特定格式，因此可以以任何电子格式提供。不要仅因为发票上没有ZATCA印章就拒收。您的供应商可能尚未进入集成阶段。
  • 处于集成阶段的供应商。它在向您出示税务发票之前，先以XML格式将其发送到ZATCA的Fatoora平台进行清关。如果通过验证，平台会嵌入加密印章和二维码来完成清关，然后供应商以XML或嵌入XML的PDF/A-3格式与您共享。因此，处于该阶段的原材料供应商的发票送达工厂时已经由ZATCA清关。当发票带有二维码时，客户可以用ZATCA的应用扫描该码进行核验，应用会显示二维码的内容和核验结果。

在两个阶段中，指南都明确指出，通过复印、扫描或任何其他方式转换为电子形式的纸质发票，都不是合规的电子发票。通过WhatsApp发送的纸质发票照片，无论多么清晰，都不是电子发票，正确的做法是向供应商索取从其系统开具的电子版本。

开具发票并提交ZATCA清关，是开票供应商的义务，而不是收票公司的义务。作为买方，您的职责是检查发票、登记入账并加以保存。您也可能因为供应商的系统故障或ZATCA平台没有响应，而收到手工发票或未清关的发票。指南描述了这些情形：在供应商的系统修复或连接恢复后开具合规发票之前，该发票被视为税务发票，并且指南明确指出手工发票不具备增值税抵扣资格。实际操作中，您应将此类发票登记为“等待合规版本”状态，持续跟进供应商直到合规版本送达，然后将两者关联保存。

还有一项条文值得了解，但不要过度解读。ZATCA决议第1条第(3)项将电子发票规定为行使抵扣权所依据的税务发票，并规定抵扣有效的条件是发票已按集成程序经ZATCA清关或向ZATCA报告，但这只从ZATCA局长此后另行决定的日期起适用。请关注ZATCA在这方面的公告，并向您的税务顾问询问其对贵公司的影响。

通过票据更正，以及六年的保存期

如果一张发票上贵公司的名称有误、地址是旧的，或者增值税号不是贵公司的，不要要求供应商提供修改后的副本。第54条第(3)款允许在发票上发现自身信息或客户信息有误的供应商，视情况向客户出具借项通知单或贷项通知单来更正该发票的事项，供应商和客户都应将发票与通知单放在一起保存。第54条第(4)款要求通知单清楚注明其所涉及的一张或多张发票。我们在国庆促销高峰后的退货一文中从卖方角度讨论过通知单。在这里，收票方只需知道该索取什么：一张关联原始发票号码的通知单，而不是同一张发票的修改副本。

当供应本身的价值在开票后发生变化时，无论是因为供应商接受的退货、之后的降价，还是部分供应被取消，第40条第(6)款都要求已进行增值税登记的客户在贷项或借项通知单开具的纳税期内更正其进项增值税。因此，通知单要连同其开具日期登记到您的系统中，并与对应的发票关联，使其影响落在正确的期间，而不是落在某人碰巧注意到它的那个期间。

然后是保存。第66条第(1)款要求发票、记录和会计凭证自其所属纳税期结束起至少保存六年，对于工厂设备等资本资产的记录，同一款规定了更长的保存期。第66条第(3)款要求在王国境内保存，可以是纸质形式，也可以按其规定的条件以电子形式保存。电子发票应按收到时的原样保存：XML文件，或嵌入全部内容的PDF/A-3，而不是截图，也不是重新扫描的打印件。载有发票全部数据（若已清关还包括其印章）的正是原始文件，多年以后有人问起这张发票时，您需要的也正是它。

原则上不可抵扣的项目：采购申请阶段就该回答的问题

有些采购，无论发票多么完整，原则上都不允许抵扣其进项增值税。第50条列出了不被视为为经济活动目的而购买的货物和服务，因此其增值税不得抵扣，除非纳税人将其作为应税供应再次供应。这些项目是：

  • 娱乐、体育或文化服务，以及参加娱乐性质的活动。
  • 招待以及餐饮服务，除非企业负有在工作场所向员工提供这些服务的法定义务。
  • 为企业员工及其受抚养人提供的保险或医疗服务，除非企业负有提供这些服务的法定义务。
  • 购买或租赁受限车辆，为其投保、维修和保养，以及其所用燃料。同一条款对受限车辆作了定义，并排除了若干类别，包括专用于业务目的的卡车、起重机和重型设备，以及专用于业务目的且不可供私人使用的车辆。
  • 任何用于个人用途或非业务目的的货物或服务。

这种分类不必等到发票到来。当物业经理为与业主开会订购招待服务，或者有人申请保养一辆行政用车时，采购申请就已经知道买的是什么、为什么买。如果申请从一开始就带有支出类别，发票送到财务时就已被标记为属于需要进一步审视的类别，而不是由编制申报表的人在期末才发现。这个标记只是提醒，而不是裁定：法定义务、车辆和再次供应方面的例外意味着，同一项采购在不同公司可能有不同处理，每个案例的最终分类应由您的税务顾问决定。

供应商发票的统一收件箱

当发票分散到五个地方时，以上这些都很难落实：会计的电子邮箱、与采购专员的WhatsApp聊天、司机交到仓库的信封、工地工程师手机上的文件，以及酒店办公室里的纸质副本。电子邮件和WhatsApp是与供应商沟通的好工具，但不能充当发票登记簿，因为其中没有任何机制能防止发票重复、丢失或未经检查就被搁置。解决办法是设立一个供应商统一发送发票的地址，其他地方收到的发票全部转发到这里，并对每张发票执行相同的检查：

  • 读取文件，而不是重新录入。以XML格式或嵌入XML的PDF/A-3格式送达的发票，在文件中以结构化形式承载其数据：增值税号、明细行和金额。系统直接读取这些数据，而不是由人重新录入，因此录入错误从源头上消失。
  • 核对两个号码。供应商的号码与其已批准的档案比对，贵公司的号码与贵公司自己的档案比对，任何差异都会拦截该发票，并向供应商发出询问。
  • 检查必备事项。第53条要求的字段齐全，增值税按所列税率计算，合计金额等于各明细行之和。
  • 拦截重复发票。同一供应商的同一序列号在录入时即被拦截，与第四部分相同。
  • 每张发票都有清晰的状态：完整、等待更正通知单、手工发票后等待合规版本，或属于需要顾问意见的类别。不会有任何发票卡在半路而无人知道原因。

在跨工地和技术员车辆的备件与库存一文中，我们用一句话说明了供应商发票需要具备什么才能抵扣其进项增值税，而本部分则阐明了条文实际的规定。这份清单的作用，就是把这一切变成系统在每张发票到达时自动完成的日常工作，而不是某人在期末才想起来的一次审查。

Origami的观点

当我们为一家公司构建这一环节时，我们从简单的问题开始：目前供应商发票送到哪里，谁先打开，在到达登记人员手中之前要搁置多少天？然后我们把它们汇集到一个统一收件箱，让系统读取电子发票文件，核对两个增值税号、必备事项和重复情况，并将发票与其采购订单、收货记录以及之后针对它开具的任何通知单关联起来。

我们从一开始就在采购申请中设置支出类别，这样如果发票属于需要进一步审视的类别，送到财务时就已带有标记；同时我们把税务决定留给有资格做出决定的人：系统准备单据并显示状态，由税务顾问作出决定。所有这些都与公司现有的会计系统连接，而不是取而代之。这是我们构建的定制系统的一部分，详见我们的服务。

本周练习：第三次审视那十张发票

这个练习不需要任何新工具，财务经理可以和负责接收发票的人一起完成：

  • 回到第一部分练习中的十张发票，如有可能，再加上您上个月登记的供应商发票。
  • 写下每张发票的来源：电子邮件、WhatsApp、当面递交的纸质发票，或来自供应商系统的电子文件。您手里的是原始文件、一张照片，还是重新扫描的打印件？
  • 检查各项内容：供应商的增值税号与其档案是否一致？贵公司的号码是否列明且正确？名称是否与商业登记一致？数量和描述是否清楚，增值税额是否以里亚尔列示？
  • 如果发票带有二维码，请用ZATCA的应用扫描，并将显示的内容与发票进行比对。
  • 标出属于第50条所列类别或您怀疑可能属于这些类别的发票，并把它们列入交给税务顾问的清单，而不是自行决定。

这个练习会得出两个数字：有多少张发票您没有原始文件，以及有多少张缺少某项内容或号码有误。如果第一个数字更大，问题出在发票送达您的路径，而不在发票本身，解决办法是设立一个每家供应商都知道的统一地址。如果第二个数字更大，就从同一错误反复出现的供应商入手，因为在其系统中一次性修正，就能省去每个月都要索取通知单的麻烦。

下一部分

现在，发票已与采购订单和收货记录一致，载明了所有必备事项，并以原始形式保存。下一部分将进入付款本身：如何按到期日将已匹配的发票纳入一个只需审批一次的计划批次统一支付，如何核实任何变更供应商银行信息的请求，未付余额在十二个月后如何影响进项增值税，以及如何每月核对每家供应商的对账单。

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