Dalam bahagian keempat, setiap invois mendapat pesanan belian sebagai ukuran dan rekod penerimaan barang untuk dibandingkan, dan tiada invois dibayar sehingga ketiga-tiga dokumen itu sepadan. Tetapi pemadanan hanya menjawab satu soalan: patutkah kita membayar amaun ini kepada pembekal ini? Ia membiarkan soalan kedua terbuka: adakah invois ini sendiri cukup baik untuk menuntut VAT inputnya? Invois pembekal keluli boleh sepadan sepenuhnya dengan pesanan belian dan rekod penerimaan di tapak, namun masih kekurangan butiran yang diwajibkan oleh peraturan. Invois kontraktor penyelenggaraan boleh tiba sebagai imbasan salinan kertas. Nama syarikat anda mungkin salah padanya.

Invois dari sudut pembeli

Bahagian ini membaca invois pembekal dari sudut pembeli, sebagaimana yang ditetapkan dalam Peraturan Pelaksanaan VAT dan dalam dokumen e-invois Pihak Berkuasa Zakat, Cukai dan Kastam (ZATCA). Kami melaporkan apa yang dinyatakan oleh teks tersebut, dengan nombor perkaranya, dan menerangkan bagaimana ia menjadi semakan harian apabila invois tiba. Sama ada sesuatu amaun tertentu dalam syarikat anda boleh ditolak ialah soalan untuk penasihat cukai anda, bukan untuk artikel ini.

Mengapa invois disemak dua kali

Perkara 49(7) menyatakan bahawa VAT input hanya boleh ditolak jika orang bercukai memegang bukti VAT yang telah dibayar atau kena dibayar seperti yang dinyatakan dalam Perkara 48 Perjanjian VAT Bersatu GCC, dan ketetapan e-invois ZATCA menamakan e-invois yang dikeluarkan di bawahnya sebagai invois cukai yang dijadikan sandaran untuk melaksanakan hak potongan di bawah perkara tersebut. Apabila dokumen yang dinyatakan oleh Perjanjian itu tiada, Perkara 49(7) sendiri membenarkan bukti alternatif, termasuk invois cukai ringkas yang dikeluarkan dengan betul di bawah peraturan, dan dokumen komersial lain yang diterima oleh ZATCA mengikut budi bicaranya sebagai bukti bahawa VAT telah dikenakan kepada anda dengan betul dan bahawa anda telah membayarnya. Jadi bagi akauntan, invois bukan sekadar permintaan bayaran. Ia ialah bukti yang menjadi asas hak potongan anda.

Perkara 49(8) membenarkan VAT input ditolak dalam tempoh cukai yang lebih lewat daripada tempoh berlakunya pembekalan, dengan syarat ia bukan dalam tempoh yang jatuh lebih daripada lima tahun selepas tahun kalendar pembekalan. Invois yang direkodkan lewat tidak semestinya hilang, tetapi tingkap itu tidak terbuka selama-lamanya. Walau bagaimanapun, hari terbaik untuk menyemak invois ialah hari ia tiba. Butiran yang tiada boleh diminta daripada pembekal dalam beberapa hari, jauh lebih mudah daripada mengejarnya berbulan-bulan kemudian, apabila orang yang mengeluarkannya sudah berpindah atau pembekal sudah menukar sistemnya.

Apa yang mesti ada pada invois cukai

Perkara 53(5) menetapkan butiran yang mesti dimasukkan dalam invois cukai, dan mewajibkannya dalam bahasa Arab di samping mana-mana bahasa lain yang digunakan untuk mengeluarkannya. Berikut ialah butiran tersebut sebagaimana dibaca oleh orang yang menerima invois:

  • Tarikh pengeluaran dan nombor siri yang mengenal pasti dan membezakan invois. Inilah nombor yang digunakan oleh sistem untuk menahan invois pendua, seperti yang diterangkan dalam bahagian keempat.
  • Nombor VAT pembekal. Ia mesti sepadan dengan nombor pada rekod pembekal yang anda sahkan dalam bahagian ketiga melalui semakan pendaftaran VAT ZATCA. Jika kedua-duanya berbeza, itu ialah soalan untuk pembekal sebelum apa-apa perkara lain berlaku.
  • Nama dan alamat pembekal serta pelanggan. Pastikan nama syarikat anda ialah nama dalam pendaftaran komersialnya, bukan nama projek, nama cawangan, atau nama ringkas yang digunakan oleh wakil jualan pembekal untuk anda.
  • Kuantiti dan sifat barangan, atau skop dan sifat perkhidmatan. Baris umum seperti bahan pelbagai atau kerja seperti yang dipersetujui tidak menunjukkan apa yang dibekalkan.
  • Tarikh pembekalan jika berbeza daripada tarikh pengeluaran invois.
  • Amaun bercukai mengikut kadar atau pengecualian, harga seunit tidak termasuk VAT, dan sebarang diskaun yang belum dimasukkan dalam harga seunit.
  • Kadar VAT yang dikenakan dan amaun VAT yang kena dibayar, dipaparkan dalam riyal, serta kenyataan tentang layanan cukai apabila VAT tidak dikenakan pada kadar standard.

Satu lagi nombor sama penting: nombor anda sendiri. Perkara 53 meminta nombor VAT pelanggan dalam satu keadaan khusus, iaitu apabila pelanggan yang bertanggungjawab mengakaunkan VAT atas pembekalan itu. Tetapi Lampiran 2 ketetapan e-invois ZATCA menambah medan 5.3 pada invois cukai: nombor pendaftaran VAT pelanggan apabila pelanggan berdaftar VAT, atau nombor kumpulan VAT apabila pelanggan tergolong dalam kumpulan VAT. Jika syarikat anda berdaftar, nombornya mesti tertera pada invois pembekal, jadi semakan berjalan dua hala: nombor pembekal sepadan dengan rekodnya, dan nombor anda sepadan dengan rekod anda.

Bukan setiap invois kecil menjadi masalah. Perkara 53(1) membenarkan pembekal mengeluarkan invois cukai ringkas antara perniagaan bagi pembekalan yang bernilai kurang daripada 1,000 riyal. Invois ringkas membawa butiran yang lebih sedikit, yang disenaraikan dalam Perkara 53(8): tarikh pengeluaran, nama, alamat dan nombor VAT pembekal, keterangan tentang apa yang dibekalkan, balasan, dan VAT atau kenyataan bahawa balasan itu termasuk VAT. Ia ialah salah satu bentuk bukti alternatif yang diterima oleh Perkara 49 apabila dikeluarkan dengan betul. Jadi sekotak bolt atau mangga yang dibeli oleh penyelia tapak dari kedai berdekatan bukanlah pengecualian yang memerlukan pengendalian khas. Ia ialah invois yang disemak berdasarkan senarai yang lebih pendek.

Apabila pembekal berada dalam fasa integrasi

Ketetapan ZATCA membahagikan e-invois kepada dua fasa: fasa penjanaan dan penyimpanan, yang terpakai kepada semua pihak yang tertakluk kepada peraturan e-invois, dan fasa integrasi, yang dilaksanakan mengikut kumpulan yang ditetapkan oleh ZATCA. Dalam e-invois di kilang dan gudang kami menerangkan maksud fasa kedua bagi pihak yang mengeluarkan invois. Bagi pihak yang menerimanya, fasa pembekal mengubah apa yang patut anda jangkakan untuk diterima:

  • Pembekal dalam fasa penjanaan dan penyimpanan. Ia mengeluarkan invoisnya daripada penyelesaian e-invois, dan garis panduan terperinci e-invois ZATCA menyatakan bahawa tiada format khusus untuk invois dalam fasa ini atau untuk berkongsinya dengan pembeli, jadi invois boleh diberikan dalam apa-apa format elektronik. Jangan tolak invois semata-mata kerana ia tiada cop ZATCA. Pembekal anda mungkin belum memasuki fasa integrasi.
  • Pembekal dalam fasa integrasi. Ia menghantar invois cukainya dalam format XML ke platform Fatoora ZATCA untuk pelepasan sebelum menyerahkannya kepada anda. Jika ia lulus pengesahan, platform melepaskannya dengan membenamkan cop kriptografi dan kod QR, dan pembekal kemudian berkongsinya dengan anda sebagai XML atau sebagai PDF/A-3 dengan XML terbenam. Jadi invois daripada pembekal bahan mentah dalam fasa ini sampai ke kilang dalam keadaan sudah dilepaskan oleh ZATCA. Apabila invois membawa kod QR, pelanggan boleh mengesahkannya dengan mengimbas kod itu menggunakan aplikasi ZATCA, yang memaparkan kandungan kod dan keputusan pengesahan.

Dalam kedua-dua fasa, garis panduan menyatakan bahawa invois kertas yang ditukar kepada bentuk elektronik melalui penyalinan, pengimbasan atau apa-apa cara lain bukanlah e-invois yang mematuhi peraturan. Gambar invois kertas yang dihantar melalui WhatsApp bukan e-invois, sejelas mana pun gambarnya, dan permintaan yang betul kepada pembekal ialah salinan elektronik yang dikeluarkan daripada sistemnya.

Mengeluarkan invois dan menyerahkannya kepada ZATCA untuk pelepasan ialah kewajipan pembekal yang mengeluarkannya, bukan syarikat yang menerimanya. Peranan anda sebagai pembeli ialah menyemak invois, merekodkannya dan menyimpannya. Anda juga mungkin menerima invois manual atau invois yang belum dilepaskan kerana sistem pembekal gagal atau platform ZATCA tidak memberi respons. Garis panduan menerangkan keadaan ini: invois itu dianggap sebagai invois cukai sehingga pembekal mengeluarkan invois yang mematuhi peraturan sebaik sahaja sistemnya dibaiki atau sambungan pulih, dan ia menyatakan bahawa invois manual tidak layak untuk potongan VAT. Dalam amalan, anda merekodkan invois sedemikian dengan status menunggu versi yang mematuhi peraturan, membuat susulan dengan pembekal sehingga versi itu tiba, kemudian menyimpan kedua-duanya dalam keadaan saling dipautkan.

Satu lagi teks wajar diketahui, tanpa membacanya lebih daripada apa yang dinyatakannya. Klausa 1(3) ketetapan ZATCA menjadikan e-invois sebagai invois cukai yang dijadikan sandaran untuk melaksanakan hak potongan, dan menjadikan potongan yang sah bersyarat kepada invois yang telah dilepaskan oleh atau dilaporkan kepada ZATCA di bawah prosedur integrasi, tetapi hanya mulai tarikh yang akan ditetapkan melalui keputusan Gabenor ZATCA kemudian. Ikuti pengumuman ZATCA mengenai perkara ini, dan tanya penasihat cukai anda bagaimana ia menjejaskan syarikat anda.

Pembetulan melalui nota, dan enam tahun penyimpanan

Jika invois tiba dengan nama syarikat anda yang salah, alamat lama, atau nombor VAT yang bukan milik anda, jangan minta salinan pindaan daripada pembekal. Perkara 54(3) membenarkan pembekal yang mendapati kesilapan dalam butirannya sendiri atau butiran pelanggan pada invois memberikan kepada pelanggan nota debit atau nota kredit, mengikut keadaan, yang membetulkan butiran invois tersebut, dengan pembekal dan pelanggan menyimpan invois dan nota itu bersama-sama. Perkara 54(4) mewajibkan nota itu merujuk dengan jelas kepada invois atau invois-invois yang berkaitan. Kami telah membincangkan nota dari sudut penjual dalam pemulangan selepas kesibukan Hari Kebangsaan. Di sini penerima hanya perlu tahu apa yang perlu diminta: nota yang dipautkan kepada nombor invois asal, bukan salinan pindaan bagi invois yang sama.

Apabila nilai pembekalan itu sendiri berubah selepas invois, melalui pemulangan yang diterima oleh pembekal, pengurangan harga kemudian, atau pembatalan sebahagian pembekalan, Perkara 40(6) mewajibkan pelanggan berdaftar VAT membetulkan VAT inputnya dalam tempoh cukai nota kredit atau nota debit itu dikeluarkan. Oleh itu nota direkodkan dalam sistem anda bersama tarikh pengeluarannya dan dipautkan kepada invoisnya, supaya kesannya jatuh dalam tempoh yang betul, bukan dalam tempoh apabila seseorang kebetulan menyedarinya.

Kemudian, penyimpanan. Perkara 66(1) mewajibkan invois, rekod dan dokumen perakaunan disimpan sekurang-kurangnya enam tahun dari akhir tempoh cukai yang berkaitan, dengan tempoh yang lebih panjang, yang ditetapkan dalam perenggan yang sama, bagi rekod aset modal seperti peralatan kilang. Perkara 66(3) mewajibkannya disimpan di dalam Kerajaan Arab Saudi, di atas kertas atau secara elektronik di bawah syarat yang ditetapkannya. E-invois disimpan seperti yang diterima: fail XML, atau PDF/A-3 dengan semua kandungan terbenam di dalamnya, bukan tangkapan skrin dan bukan cetakan yang diimbas semula. Fail asal itulah yang membawa data penuh invois, dan copnya jika ia telah dilepaskan, dan itulah yang anda perlukan jika seseorang bertanya tentang invois itu bertahun-tahun kemudian.

Apa yang pada dasarnya tidak boleh ditolak: soalan untuk permintaan pembelian

Sesetengah pembelian, pada dasarnya, tidak membenarkan VAT inputnya ditolak walau selengkap mana pun invoisnya. Perkara 50 menyenaraikan barangan dan perkhidmatan yang tidak dianggap dibeli bagi tujuan aktiviti ekonomi, jadi VAT-nya tidak boleh ditolak melainkan orang bercukai membekalkannya semula sebagai pembekalan bercukai. Barangan dan perkhidmatan itu ialah:

  • Perkhidmatan hiburan, sukan atau kebudayaan, dan menghadiri acara yang bersifat hiburan.
  • Perkhidmatan hospitaliti dan katering makanan serta minuman, melainkan perniagaan mempunyai obligasi berkanun untuk menyediakannya kepada pekerjanya di tempat kerja.
  • Insurans atau penjagaan kesihatan untuk pekerja perniagaan dan tanggungan mereka, melainkan ia mempunyai obligasi berkanun untuk menyediakannya.
  • Membeli atau memajak kenderaan terhad, menginsurans, membaiki dan menyelenggaranya, serta bahan api yang digunakan padanya. Perkara yang sama mentakrifkan kenderaan terhad dan mengecualikan beberapa kategori, termasuk lori, kren dan jentera berat yang digunakan secara eksklusif untuk tujuan perniagaan, dan kenderaan yang digunakan secara eksklusif untuk tujuan perniagaan tanpa tersedia untuk kegunaan peribadi.
  • Sebarang barangan atau perkhidmatan yang bertujuan untuk kegunaan peribadi atau untuk tujuan selain perniagaan.

Pengelasan ini tidak perlu menunggu invois. Apabila pengurus hartanah menempah jamuan untuk mesyuarat bersama pemilik, atau seseorang memohon penyelenggaraan kereta pentadbiran, permintaan pembelian sudah tahu apa yang dibeli dan mengapa. Jika permintaan itu membawa kategori perbelanjaan sejak awal, invois sampai ke bahagian akaun dalam keadaan sudah ditanda sebagai tergolong dalam kategori yang memerlukan pemeriksaan lebih teliti, dan bukannya ditemui oleh orang yang menyediakan penyata pada akhir tempoh. Tanda itu ialah amaran, bukan keputusan: pengecualian bagi obligasi berkanun, bagi kenderaan dan bagi pembekalan semula bermakna pembelian yang sama boleh dilayan secara berbeza dari satu syarikat ke syarikat lain, dan pengelasan muktamad setiap kes terletak pada penasihat cukai anda.

Satu peti masuk untuk invois pembekal

Semua ini sukar dilaksanakan apabila invois tiba di lima tempat: e-mel akauntan, sembang WhatsApp dengan pegawai perolehan, sampul surat yang diserahkan pemandu kepada gudang, fail dalam telefon jurutera tapak, dan salinan kertas di pejabat hotel. E-mel dan WhatsApp ialah alat yang baik untuk berhubung dengan pembekal, tetapi ia tidak berfungsi sebagai daftar invois, kerana tiada apa-apa di dalamnya yang menghalang invois daripada berganda, hilang atau dibiarkan tanpa disemak. Penyelesaiannya ialah satu alamat yang menjadi tujuan pembekal menghantar invois, dengan semua yang tiba di tempat lain dimajukan ke situ, dan semakan yang sama dijalankan pada setiap invois:

  • Membaca fail dan bukannya menaipnya semula. Invois yang tiba sebagai XML, atau sebagai PDF/A-3 dengan XML terbenam, membawa datanya dalam bentuk berstruktur di dalam fail: nombor VAT, baris butiran dan amaun. Sistem membacanya secara terus dan bukannya seseorang menaipnya semula, jadi kesilapan salinan hilang di puncanya.
  • Menyemak kedua-dua nombor. Nombor pembekal dibandingkan dengan rekodnya yang diluluskan dan nombor syarikat anda dengan rekodnya sendiri, dan sebarang perbezaan menahan invois serta menghantar soalan kepada pembekal.
  • Menyemak butiran wajib. Medan yang diwajibkan oleh Perkara 53 ada, VAT dikira pada kadar yang dinyatakan, dan jumlahnya sama dengan jumlah semua baris.
  • Mengesan pendua. Nombor siri yang sama daripada pembekal yang sama ditahan semasa kemasukan, seperti dalam bahagian keempat.
  • Status yang jelas bagi setiap invois: lengkap, menunggu nota pembetulan, menunggu versi yang mematuhi peraturan selepas invois manual, atau dalam kategori yang memerlukan pandangan penasihat. Tiada invois yang tersangkut di tengah jalan tanpa sesiapa tahu sebabnya.

Dalam alat ganti dan inventori merentas tapak dan van juruteknik kami menyatakan dalam satu baris apa yang diperlukan oleh invois pembekal supaya VAT inputnya boleh ditolak, dan bahagian ini telah menghuraikan apa yang sebenarnya dinyatakan oleh teks tersebut. Senarai inilah yang menukar semua itu menjadi kerja harian yang dilakukan oleh sistem apabila setiap invois tiba, dan bukannya semakan yang diingati seseorang pada akhir tempoh.

Pandangan Origami

Apabila kami membina peringkat ini untuk sesebuah syarikat, kami bermula dengan soalan mudah: ke manakah invois pembekal tiba hari ini, siapa yang membukanya dahulu, dan berapa hari ia terbiar sebelum sampai kepada orang yang merekodkannya? Kemudian kami mengumpulkannya ke dalam satu peti masuk dan membuat sistem membaca fail e-invois, menyemak kedua-dua nombor VAT, butiran wajib dan pendua, serta memautkan invois kepada pesanan beliannya, rekod penerimaannya dan sebarang nota yang dikeluarkan terhadapnya kemudian.

Kami meletakkan kategori perbelanjaan pada permintaan pembelian sejak awal, supaya invois sampai ke bahagian akaun dalam keadaan sudah ditanda jika ia termasuk dalam kategori yang memerlukan pemeriksaan lebih teliti, dan kami menyerahkan keputusan cukai kepada orang yang layak membuatnya: sistem menyediakan dokumen dan memaparkan status, dan penasihat cukai yang membuat keputusan. Semuanya disambungkan kepada sistem perakaunan yang sudah digunakan oleh syarikat dan bukannya menggantikannya. Ini sebahagian daripada sistem tersuai yang kami bina, yang diterangkan dalam perkhidmatan kami.

Latihan untuk minggu ini: sepuluh invois, kali ketiga

Latihan ini tidak memerlukan alat baharu, dan pengurus kewangan boleh menjalankannya bersama orang yang menerima invois:

  • Kembali kepada sepuluh invois daripada latihan bahagian pertama, dan tambah invois pembekal yang anda rekodkan bulan lalu jika boleh.
  • Catatkan dari mana setiap invois datang: e-mel, WhatsApp, kertas yang diserahkan dengan tangan, atau fail elektronik daripada sistem pembekal. Adakah yang anda pegang itu fail asal, gambar, atau cetakan yang diimbas semula?
  • Semak butirannya: adakah nombor VAT pembekal sepadan dengan rekodnya? Adakah nombor syarikat anda dipaparkan dan betul? Adakah namanya seperti dalam pendaftaran komersialnya? Adakah kuantiti dan keterangannya jelas, dan adakah amaun VAT dipaparkan dalam riyal?
  • Jika invois membawa kod QR, imbas dengan aplikasi ZATCA, dan bandingkan apa yang dipaparkan dengan invois.
  • Tandakan invois yang termasuk dalam kategori Perkara 50 atau yang anda syak mungkin termasuk, dan masukkan ke dalam senarai untuk penasihat cukai anda dan bukannya memutuskannya sendiri.

Latihan ini menghasilkan dua nombor: berapa banyak invois yang fail asalnya tiada pada anda, dan berapa banyak yang kekurangan butiran atau memaparkan nombor yang salah. Jika nombor pertama lebih besar, masalahnya ialah laluan yang diambil oleh invois untuk sampai kepada anda, bukan invois itu sendiri, dan penyelesaiannya ialah satu alamat yang diketahui oleh setiap pembekal. Jika nombor kedua lebih besar, mulakan dengan pembekal yang mengulangi kesilapan yang sama, kerana membetulkannya sekali dalam sistem mereka menjimatkan permintaan nota setiap bulan.

Dalam bahagian seterusnya

Invois kini sepadan dengan pesanan belian dan penerimaan, membawa setiap butiran wajib, dan disimpan dalam bentuk asalnya. Bahagian seterusnya beralih kepada pembayaran itu sendiri: bagaimana membayar invois yang telah dipadankan mengikut tarikh matang dalam satu kelompok berjadual yang diluluskan sekali, bagaimana mengesahkan sebarang permintaan untuk menukar butiran bank pembekal, bagaimana baki yang belum dibayar menjejaskan VAT input selepas dua belas bulan, dan bagaimana menyelaraskan penyata setiap pembekal setiap bulan.

Sumber