Nella quarta parte ogni fattura ha ricevuto un ordine d'acquisto con cui confrontarsi e un documento di ricevimento con cui essere riscontrata, e nessuna fattura viene pagata finché i tre documenti non coincidono. Ma il riscontro risponde a una sola domanda: dobbiamo pagare questo importo a questo fornitore? Lascia aperta una seconda domanda: questa fattura è di per sé abbastanza valida per detrarne l'IVA sugli acquisti? La fattura di un fornitore di acciaio può coincidere esattamente con l'ordine d'acquisto e con il documento di ricevimento del cantiere e mancare comunque di un dato richiesto dal regolamento. La fattura di un'impresa di manutenzione può arrivare come scansione di una copia cartacea. Il nome della vostra azienda può esservi riportato in modo errato.

La fattura dal lato dell'acquirente

Questa parte legge la fattura del fornitore dal lato dell'acquirente, così come stabilito dal Regolamento di attuazione dell'IVA e dai documenti sulla fatturazione elettronica dell'Autorità per Zakat, imposte e dogane (ZATCA). Riportiamo ciò che dicono i testi, con i numeri degli articoli, e descriviamo come questo diventa un controllo quotidiano quando arriva una fattura. Se un determinato importo nella vostra azienda possa essere detratto è una domanda per il vostro consulente fiscale, non per questo articolo.

Perché una fattura si controlla due volte

L'articolo 49(7) stabilisce che l'IVA sugli acquisti può essere detratta solo se il soggetto passivo possiede la prova dell'IVA pagata o dovuta come specificato nell'articolo 48 dell'Accordo unificato sull'IVA del CCG, e la delibera della ZATCA sulla fatturazione elettronica individua le fatture elettroniche emesse in base ad essa come le fatture fiscali su cui si fonda l'esercizio del diritto di detrazione ai sensi di quell'articolo. Quando mancano i documenti che l'Accordo specifica, lo stesso articolo 49(7) ammette prove alternative, tra cui una fattura fiscale semplificata emessa correttamente ai sensi del regolamento, e altri documenti commerciali che la ZATCA accetta a sua discrezione come prova che l'IVA vi è stata addebitata correttamente e che l'avete pagata. Quindi per il contabile una fattura non è solo una richiesta di pagamento. È la prova su cui si fonda il vostro diritto di detrazione.

L'articolo 49(8) consente di detrarre l'IVA sugli acquisti in un periodo d'imposta successivo a quello in cui è avvenuta la cessione, purché non si tratti di un periodo che cade più di cinque anni dopo l'anno solare della cessione. Una fattura registrata in ritardo non è necessariamente persa, ma la finestra non resta aperta per sempre. Detto questo, il giorno migliore per controllare una fattura è il giorno in cui arriva. Un dato mancante si può chiedere al fornitore nel giro di pochi giorni, il che è molto più semplice che rincorrerlo mesi dopo, quando la persona che l'ha emessa se n'è andata o il fornitore ha cambiato sistema.

Cosa deve contenere una fattura fiscale

L'articolo 53(5) stabilisce i dati che una fattura fiscale deve includere e richiede che sia in arabo oltre a qualsiasi altra lingua in cui viene emessa. Ecco quei dati così come li legge chi riceve la fattura:

  • La data di emissione e un numero progressivo che identifica e distingue la fattura. È il numero che il sistema usa per bloccare una fattura duplicata, come spiegato nella quarta parte.
  • Il numero di partita IVA del fornitore. Deve coincidere con il numero nell'anagrafica del fornitore che avete verificato nella terza parte tramite la verifica della registrazione IVA della ZATCA. Se i due differiscono, è una domanda da porre al fornitore prima di qualsiasi altra cosa.
  • Il nome e l'indirizzo sia del fornitore sia del cliente. Assicuratevi che il nome della vostra azienda sia quello del registro delle imprese, non il nome del progetto, quello della filiale o il nome abbreviato che usa per voi l'agente commerciale del fornitore.
  • La quantità e la natura dei beni, o l'oggetto e la natura dei servizi. Una riga generica come materiali vari o lavori come concordato non mostra cosa è stato fornito.
  • La data della cessione se diversa dalla data di emissione della fattura.
  • Gli importi imponibili per aliquota o esenzione, il prezzo unitario IVA esclusa ed eventuali sconti non già inclusi nel prezzo unitario.
  • L'aliquota IVA applicata e l'importo dell'IVA dovuta, indicato in riyal, oltre a un'indicazione del trattamento fiscale quando l'IVA non è applicata all'aliquota ordinaria.

C'è un altro numero che conta altrettanto: il vostro. L'articolo 53 richiede il numero di partita IVA del cliente in un caso specifico, quando è il cliente a dover assolvere l'IVA sulla cessione. Ma l'allegato 2 della delibera della ZATCA sulla fatturazione elettronica aggiunge alla fattura fiscale il campo 5.3: il numero di registrazione IVA del cliente quando il cliente è registrato ai fini IVA, o il numero del gruppo IVA quando il cliente fa parte di un gruppo IVA. Se la vostra azienda è registrata, il suo numero deve comparire sulla fattura del fornitore, quindi il controllo funziona in entrambe le direzioni: il numero del fornitore coincide con la sua anagrafica e il vostro numero coincide con la vostra.

Non ogni piccola fattura è un problema. L'articolo 53(1) consente a un fornitore di emettere tra imprese una fattura fiscale semplificata per una cessione di valore inferiore a 1.000 riyal. Una fattura semplificata riporta meno dati, elencati nell'articolo 53(8): la data di emissione, il nome, l'indirizzo e il numero di partita IVA del fornitore, una descrizione di quanto fornito, il corrispettivo e l'IVA o l'indicazione che il corrispettivo la include. È una delle forme di prova alternative che l'articolo 49 accetta quando è emessa correttamente. Quindi una scatola di bulloni o un lucchetto che il capocantiere ha comprato in un negozio vicino non è un'eccezione che richiede un trattamento speciale. È una fattura controllata con un elenco più breve.

Quando il fornitore è nella fase di integrazione

La delibera della ZATCA divide la fatturazione elettronica in due fasi: la fase di generazione e conservazione, che si applica a tutti i soggetti al regolamento sulla fatturazione elettronica, e la fase di integrazione, applicata per gruppi designati dalla ZATCA. In la fatturazione elettronica in fabbrica e in magazzino abbiamo spiegato cosa significa la seconda fase per chi emette la fattura. Per chi la riceve, la fase in cui si trova il fornitore cambia ciò che dovete aspettarvi di ricevere:

  • Un fornitore nella fase di generazione e conservazione. Emette la fattura da una soluzione di fatturazione elettronica, e la guida dettagliata sulla fatturazione elettronica della ZATCA afferma che non esiste un formato specifico per le fatture di questa fase né per la loro condivisione con gli acquirenti, quindi possono essere fornite in qualsiasi formato elettronico. Non rifiutate una fattura solo perché non ha il sigillo della ZATCA. Il vostro fornitore potrebbe non essere ancora entrato nella fase di integrazione.
  • Un fornitore nella fase di integrazione. Invia la sua fattura fiscale in XML alla piattaforma Fatoora della ZATCA per la convalida prima di presentarla a voi. Se supera la validazione, la piattaforma la convalida incorporando il sigillo crittografico e il codice QR, e il fornitore la condivide poi con voi in XML o come PDF/A-3 con l'XML incorporato. Così la fattura di un fornitore di materie prime che si trova in questa fase arriva in fabbrica già convalidata dalla ZATCA. Quando una fattura riporta un codice QR, il cliente può verificarla scansionando il codice con l'app della ZATCA, che mostra il contenuto del codice e l'esito della verifica.

In entrambe le fasi, la guida afferma che una fattura cartacea trasformata in formato elettronico mediante copia, scansione o qualsiasi altro mezzo non è una fattura elettronica conforme. La foto di una fattura cartacea inviata su WhatsApp non è una fattura elettronica, per quanto nitida, e la richiesta giusta al fornitore è la copia elettronica emessa dal suo sistema.

Emettere la fattura e sottoporla alla ZATCA per la convalida sono obblighi del fornitore che la emette, non dell'azienda che la riceve. Il vostro ruolo di acquirenti è controllare la fattura, registrarla e conservarla. Potreste anche ricevere una fattura manuale o non convalidata perché il sistema del fornitore si è guastato o la piattaforma della ZATCA non ha risposto. La guida descrive questi casi: la fattura è trattata come fattura fiscale finché il fornitore non emette la fattura conforme una volta riparato il sistema o ripristinata la connessione, e afferma che la fattura manuale non dà diritto alla detrazione dell'IVA. In pratica, registrate una fattura del genere con lo stato di in attesa della versione conforme, sollecitate il fornitore finché non arriva, poi conservate le due collegate tra loro.

Vale la pena conoscere un altro testo, senza leggervi più di quanto dica. La clausola 1(3) della delibera della ZATCA rende le fatture elettroniche le fatture fiscali su cui si fonda l'esercizio del diritto di detrazione, e subordina la validità della detrazione al fatto che le fatture siano state convalidate o comunicate alla ZATCA secondo le procedure di integrazione, ma solo a partire da una data fissata da una successiva decisione del Governatore della ZATCA. Seguite gli annunci della ZATCA in merito e chiedete al vostro consulente fiscale come incide sulla vostra azienda.

Correzioni tramite nota, e sei anni di conservazione

Se una fattura arriva con il nome della vostra azienda sbagliato, un vecchio indirizzo o un numero di partita IVA che non è il vostro, non chiedete al fornitore una copia modificata. L'articolo 54(3) consente al fornitore che rileva un errore nei propri dati o nei dati del cliente su una fattura di consegnare al cliente una nota di debito o di credito, a seconda del caso, che corregge i dati di quella fattura, e sia il fornitore sia il cliente conservano insieme la fattura e la nota. L'articolo 54(4) richiede che la nota faccia chiaro riferimento alla fattura o alle fatture a cui si riferisce. Abbiamo trattato la nota dal lato del venditore in i resi dopo la corsa della Giornata nazionale. Qui chi riceve deve solo sapere cosa chiedere: una nota collegata al numero della fattura originale, non una copia modificata della stessa fattura.

Quando il valore stesso della cessione cambia dopo la fattura, per un reso accettato dal fornitore, una successiva riduzione del prezzo o l'annullamento di parte della cessione, l'articolo 40(6) impone al cliente registrato ai fini IVA di rettificare la propria IVA sugli acquisti nel periodo d'imposta in cui è stata emessa la nota di credito o di debito. Per questo la nota viene registrata nel vostro sistema con la sua data di emissione e collegata alla sua fattura, così che il suo effetto ricada nel periodo giusto, non in quello in cui qualcuno se ne accorge per caso.

Poi la conservazione. L'articolo 66(1) impone di conservare fatture, registri e documenti contabili per almeno sei anni dalla fine del periodo d'imposta a cui si riferiscono, con un periodo più lungo, fissato nello stesso comma, per i registri dei beni strumentali come le attrezzature di una fabbrica. L'articolo 66(3) impone di conservarli nel Regno, su carta o in formato elettronico alle condizioni che stabilisce. Una fattura elettronica si conserva così come è arrivata: il file XML, o il PDF/A-3 con tutto incorporato, non uno screenshot e non una stampa che è stata riscansionata. È il file originale a contenere tutti i dati della fattura, e il suo sigillo se è stata convalidata, ed è ciò che vi servirà se qualcuno chiederà della fattura anni dopo.

Cosa, di regola, non è detraibile: una questione per la richiesta d'acquisto

Alcuni acquisti, di regola, non consentono di detrarre l'IVA sugli acquisti, per quanto completa sia la fattura. L'articolo 50 elenca beni e servizi che non si considerano acquistati ai fini dell'attività economica, per cui la loro IVA non può essere detratta a meno che il soggetto passivo non li ceda a sua volta come operazioni imponibili. Sono:

  • I servizi di intrattenimento, sportivi o culturali, e la partecipazione a eventi di carattere ricreativo.
  • I servizi di ospitalità e di ristorazione con cibi e bevande, a meno che l'impresa non abbia l'obbligo di legge di fornirli ai propri dipendenti sul luogo di lavoro.
  • L'assicurazione o l'assistenza sanitaria per i dipendenti dell'impresa e i loro familiari a carico, a meno che non abbia l'obbligo di legge di fornirle.
  • L'acquisto o il noleggio di veicoli soggetti a restrizione, la loro assicurazione, riparazione e manutenzione, e il carburante utilizzato. Lo stesso articolo definisce il veicolo soggetto a restrizione ed esclude diverse categorie, tra cui camion, gru e macchinari pesanti utilizzati esclusivamente per fini aziendali, e i veicoli utilizzati esclusivamente per fini aziendali senza essere disponibili per uso privato.
  • Qualsiasi bene o servizio destinato all'uso personale o a fini estranei all'impresa.

Questa classificazione non deve aspettare la fattura. Quando un amministratore di immobili ordina un servizio di catering per una riunione con i proprietari, o qualcuno richiede la manutenzione di un'auto della direzione, la richiesta d'acquisto sa già cosa si acquista e perché. Se la richiesta porta una categoria di spesa fin dall'inizio, la fattura arriva in contabilità già segnalata come appartenente a una categoria che richiede un esame più attento, invece che a scoprirlo sia chi prepara la dichiarazione alla fine del periodo. La segnalazione è un avviso, non una decisione: le eccezioni per gli obblighi di legge, per i veicoli e per la cessione successiva fanno sì che lo stesso acquisto possa essere trattato diversamente da un'azienda all'altra, e la classificazione finale di ogni caso spetta al vostro consulente fiscale.

Un'unica casella per le fatture dei fornitori

Tutto questo è difficile da applicare quando le fatture arrivano in cinque posti: la mail del contabile, una chat WhatsApp con il responsabile acquisti, una busta che l'autista consegna al magazzino, un file sul telefono dell'ingegnere di cantiere e una copia cartacea nell'ufficio dell'hotel. Email e WhatsApp sono ottimi strumenti per parlare con i fornitori, ma non funzionano come registro delle fatture, perché nulla in essi impedisce che una fattura venga duplicata, persa o lasciata senza controllo. La soluzione è un unico indirizzo a cui i fornitori inviano le fatture, con tutto ciò che arriva altrove inoltrato lì, e gli stessi controlli applicati a ogni fattura:

  • Leggere il file invece di ridigitarlo. Una fattura che arriva in XML, o come PDF/A-3 con l'XML incorporato, porta i suoi dati in forma strutturata all'interno del file: i numeri di partita IVA, le righe e gli importi. Il sistema li legge direttamente invece che qualcuno li ridigiti, così gli errori di trascrizione scompaiono all'origine.
  • Controllare entrambi i numeri. Il numero del fornitore viene confrontato con la sua anagrafica approvata e il numero della vostra azienda con la propria, e qualsiasi differenza blocca la fattura e invia una domanda al fornitore.
  • Controllare i dati obbligatori. I campi richiesti dall'articolo 53 sono presenti, l'IVA è calcolata all'aliquota indicata e il totale è uguale alla somma delle righe.
  • Intercettare i duplicati. Lo stesso numero progressivo dello stesso fornitore viene bloccato in fase di registrazione, come nella quarta parte.
  • Uno stato chiaro per ogni fattura: completa, in attesa di una nota correttiva, in attesa della versione conforme dopo una fattura manuale, oppure in una categoria che richiede il parere del consulente. Nessuna fattura resta a metà strada senza che nessuno sappia perché.

In ricambi e scorte tra cantieri e furgoni dei tecnici abbiamo detto in una sola riga di cosa ha bisogno una fattura del fornitore perché la sua IVA sugli acquisti sia detraibile, e questa parte ha esposto ciò che i testi dicono davvero. Questo elenco è ciò che trasforma tutto questo in un lavoro quotidiano che il sistema svolge all'arrivo di ogni fattura, invece di una revisione che qualcuno ricorda alla fine del periodo.

Il punto di vista di Origami

Quando costruiamo questa fase per un'azienda, partiamo da domande semplici: dove arrivano oggi le fatture dei fornitori, chi le apre per primo e per quanti giorni restano ferme prima di arrivare alla persona che le registra? Poi le riuniamo in un'unica casella e facciamo sì che il sistema legga il file della fattura elettronica, controlli entrambi i numeri di partita IVA, i dati obbligatori e i duplicati, e colleghi la fattura al suo ordine d'acquisto, al suo documento di ricevimento e a qualsiasi nota emessa successivamente su di essa.

Inseriamo la categoria di spesa nella richiesta d'acquisto fin dall'inizio, così che la fattura arrivi in contabilità già segnalata se rientra in una categoria che richiede un esame più attento, e lasciamo le decisioni fiscali alle persone qualificate per prenderle: il sistema prepara i documenti e mostra lo stato, e il consulente fiscale decide. Tutto si collega al sistema contabile che l'azienda già utilizza invece di sostituirlo. Fa parte dei sistemi su misura che realizziamo, descritti in i nostri servizi.

Un esercizio per questa settimana: le dieci fatture, per la terza volta

Questo esercizio non richiede nessuno strumento nuovo, e il direttore finanziario può svolgerlo con chi riceve le fatture:

  • Riprendete le dieci fatture dell'esercizio della prima parte, e aggiungete, se potete, le fatture dei fornitori che avete registrato il mese scorso.
  • Annotate da dove è arrivata ogni fattura: email, WhatsApp, carta consegnata a mano o un file elettronico dal sistema del fornitore. Ciò che avete è il file originale, una foto o una stampa riscansionata?
  • Controllate i dati: il numero di partita IVA del fornitore coincide con la sua anagrafica? Il numero della vostra azienda è indicato ed è corretto? Il suo nome è quello del registro delle imprese? La quantità e la descrizione sono chiare, e l'importo dell'IVA è indicato in riyal?
  • Se la fattura riporta un codice QR, scansionatelo con l'app della ZATCA, e confrontate ciò che mostra con la fattura.
  • Segnalate le fatture che rientrano nelle categorie dell'articolo 50 o che sospettate possano rientrarvi, e mettetele in un elenco per il vostro consulente fiscale invece di decidere da soli.

L'esercizio produce due numeri: per quante fatture non avete il file originale, e a quante manca un dato o riportano un numero sbagliato. Se il primo è maggiore, il problema è il percorso che le fatture fanno per arrivare a voi, non le fatture in sé, e la soluzione è un unico indirizzo che ogni fornitore conosca. Se è maggiore il secondo, iniziate dai fornitori in cui lo stesso errore si ripete, perché farlo correggere una volta nel loro sistema evita di chiedere una nota ogni mese.

Nella prossima parte

La fattura ora coincide con l'ordine d'acquisto e con il ricevimento, riporta tutti i dati obbligatori ed è conservata nella sua forma originale. La prossima parte passa al pagamento vero e proprio: come pagare le fatture riscontrate per data di scadenza in un unico lotto programmato e approvato una sola volta, come confermare qualsiasi richiesta di modifica delle coordinate bancarie di un fornitore, come un saldo non pagato incide sull'IVA sugli acquisti dopo dodici mesi e come riconciliare ogni mese l'estratto conto di ciascun fornitore.

Fonti