Dördüncü bölümde her faturaya karşılaştırılacağı bir satın alma siparişi ve eşleştirileceği bir teslim alma kaydı verildi; üç belge birbiriyle uyuşmadan hiçbir fatura ödenmiyor. Ama eşleştirme tek bir soruyu yanıtlar: bu tutarı bu tedarikçiye ödemeli miyiz? İkinci bir soruyu açık bırakır: bu fatura, kendi başına, indirilecek KDV'sini talep etmeye yetecek kadar sağlam mı? Bir çelik tedarikçisinin faturası satın alma siparişiyle ve şantiyenin teslim alma kaydıyla birebir uyuşup yine de yönetmeliğin istediği bir bilgiyi eksik taşıyabilir. Bir bakım yüklenicisinin faturası kâğıt bir kopyanın taranmış hali olarak gelebilir. Şirketinizin adı üzerinde yanlış yazılmış olabilir.

Alıcı tarafından fatura

Bu bölüm tedarikçi faturasını alıcı tarafından, KDV Uygulama Yönetmeliği ile Zekât, Vergi ve Gümrük İdaresi'nin (ZATCA) e-fatura belgelerinde belirlendiği şekilde okuyor. Metinlerin ne dediğini madde numaralarıyla aktarıyor ve bunun bir fatura geldiğinde nasıl günlük bir kontrole dönüştüğünü anlatıyoruz. Şirketinizdeki belirli bir tutarın indirilip indirilemeyeceği bu makalenin değil, vergi danışmanınızın konusudur.

Bir fatura neden iki kez kontrol edilir

49(7). madde, indirilecek KDV'nin ancak vergi mükellefinin, KİK Birleşik KDV Anlaşması'nın 48. maddesinde belirtildiği şekilde ödenen veya ödenecek KDV'nin kanıtına sahip olması halinde indirilebileceğini söyler; ZATCA'nın e-fatura kararı da buna göre düzenlenen e-faturaları, o madde kapsamındaki indirim hakkının kullanılmasında dayanılan vergi faturaları olarak belirler. Anlaşmanın belirttiği belgeler eksik olduğunda 49(7). maddenin kendisi alternatif kanıtlara izin verir; bunlar arasında yönetmeliğe uygun olarak doğru düzenlenmiş basitleştirilmiş bir vergi faturası ve ZATCA'nın, KDV'nin size doğru şekilde yansıtıldığının ve sizin onu ödediğinizin kanıtı olarak kendi takdiriyle kabul ettiği diğer ticari belgeler bulunur. Yani muhasebeci için fatura yalnızca bir ödeme talebi değildir. İndirim hakkınızın dayandığı kanıttır.

49(8). madde, indirilecek KDV'nin teslimin gerçekleştiği dönemden daha sonraki bir vergi döneminde indirilmesine, teslimin yapıldığı takvim yılından beş yıldan fazla sonraya düşen bir dönem olmamak kaydıyla izin verir. Geç kaydedilen bir fatura mutlaka kaybolmuş değildir, ama pencere sonsuza kadar açık kalmaz. Yine de bir faturayı kontrol etmek için en iyi gün, geldiği gündür. Eksik bir bilgi tedarikçiden birkaç gün içinde istenebilir; bu, aylar sonra, faturayı düzenleyen kişi ayrılmışken ya da tedarikçi sistemini değiştirmişken peşinden koşmaktan çok daha kolaydır.

Bir vergi faturası neleri taşımalıdır

53(5). madde, bir vergi faturasının içermesi gereken bilgileri belirler ve faturanın, düzenlendiği diğer her dile ek olarak Arapça olmasını şart koşar. İşte bu bilgiler, faturayı alan kişinin okuduğu şekliyle:

  • Düzenleme tarihi ve bir seri numarası; bu numara faturayı tanımlar ve ayırt eder. Dördüncü bölümde açıklandığı gibi, sistemin mükerrer bir faturayı durdurmak için kullandığı numara budur.
  • Tedarikçinin KDV numarası. Üçüncü bölümde ZATCA'nın KDV kaydı sorgulamasıyla doğruladığınız tedarikçi kaydındaki numarayla uyuşmalıdır. İkisi farklıysa, başka hiçbir şey olmadan önce tedarikçiye sorulacak bir sorudur.
  • Hem tedarikçinin hem müşterinin adı ve adresi. Şirketinizin adının ticaret sicilindeki ad olduğundan emin olun; proje adı, şube adı ya da tedarikçinin satış temsilcisinin size verdiği kısa ad değil.
  • Malların miktarı ve niteliği ya da hizmetlerin kapsamı ve niteliği. Çeşitli malzemeler ya da anlaşıldığı gibi işler gibi genel bir satır, neyin teslim edildiğini göstermez.
  • Teslim tarihi, fatura düzenleme tarihinden farklıysa.
  • Orana veya istisnaya göre vergiye tabi tutarlar, KDV hariç birim fiyat ve birim fiyata henüz dahil edilmemiş her türlü indirim.
  • Uygulanan KDV oranı ve riyal cinsinden gösterilen ödenecek KDV tutarı, ayrıca KDV standart oranda hesaplanmadığında vergi uygulamasına ilişkin bir açıklama.

Bir numara daha aynı derecede önemlidir: sizinki. 53. madde, müşterinin KDV numarasını belirli bir durumda, yani teslim üzerindeki KDV'yi beyan etmekle sorumlu olanın müşteri olduğu durumda ister. Ancak ZATCA'nın e-fatura kararının 2. eki, vergi faturasına 5.3 alanını ekler: müşteri KDV mükellefi olarak kayıtlıysa müşterinin KDV kayıt numarası, müşteri bir KDV grubuna dahilse KDV grubunun numarası. Şirketiniz kayıtlıysa, numarası tedarikçinin faturasında yer almalıdır; dolayısıyla kontrol iki yönlü işler: tedarikçinin numarası kendi kaydıyla, sizin numaranız da sizin kaydınızla uyuşur.

Her küçük fatura bir sorun değildir. 53(1). madde, bir tedarikçinin işletmeler arasında değeri 1.000 riyalden az olan bir teslim için basitleştirilmiş vergi faturası düzenlemesine izin verir. Basitleştirilmiş bir fatura, 53(8). maddede sayılan daha az bilgi taşır: düzenleme tarihi, tedarikçinin adı, adresi ve KDV numarası, teslim edilen şeyin tanımı, bedel ve KDV ya da bedelin KDV'yi içerdiğine dair bir açıklama. Doğru düzenlendiğinde 49. maddenin kabul ettiği alternatif kanıt biçimlerinden biridir. Yani şantiye şefinin yakındaki bir dükkândan aldığı bir kutu cıvata ya da bir asma kilit, özel işlem gerektiren bir istisna değildir. Daha kısa bir listeye göre kontrol edilen bir faturadır.

Tedarikçi entegrasyon aşamasındayken

ZATCA'nın kararı e-faturayı iki aşamaya ayırır: e-fatura düzenlemesine tabi herkese uygulanan oluşturma ve saklama aşaması ve ZATCA'nın belirlediği gruplar halinde uygulanan entegrasyon aşaması. fabrikada ve depoda e-fatura yazısında ikinci aşamanın faturayı düzenleyen için ne anlama geldiğini açıkladık. Faturayı alan için ise tedarikçinin bulunduğu aşama, size ne gelmesini beklemeniz gerektiğini değiştirir:

  • Oluşturma ve saklama aşamasındaki bir tedarikçi. Faturasını bir e-fatura çözümünden düzenler ve ZATCA'nın ayrıntılı e-fatura kılavuzu, bu aşamadaki faturalar ya da bunların alıcılarla paylaşılması için belirli bir format olmadığını, dolayısıyla herhangi bir elektronik formatta sunulabileceklerini söyler. Bir faturayı yalnızca ZATCA mührü taşımadığı için reddetmeyin. Tedarikçiniz henüz entegrasyon aşamasına girmemiş olabilir.
  • Entegrasyon aşamasındaki bir tedarikçi. Vergi faturasını size sunmadan önce onay için XML olarak ZATCA'nın Fatoora platformuna gönderir. Doğrulamadan geçerse platform, kriptografik mührü ve QR kodunu gömerek faturayı onaylar; tedarikçi de faturayı sizinle XML olarak ya da XML'in gömülü olduğu bir PDF/A-3 olarak paylaşır. Böylece bu aşamadaki bir hammadde tedarikçisinin faturası fabrikaya ZATCA tarafından zaten onaylanmış olarak ulaşır. Bir fatura QR kodu taşıdığında müşteri, kodu ZATCA'nın uygulamasıyla tarayarak faturayı doğrulayabilir; uygulama kodun içeriğini ve doğrulama sonucunu gösterir.

Her iki aşamada da kılavuz, kopyalama, tarama veya başka herhangi bir yolla elektronik biçime dönüştürülen bir kâğıt faturanın uyumlu bir e-fatura olmadığını belirtir. WhatsApp'tan gönderilen bir kâğıt fatura fotoğrafı ne kadar net olursa olsun e-fatura değildir ve tedarikçiden istenmesi gereken doğru şey, onun sisteminden düzenlenmiş elektronik kopyadır.

Faturayı düzenlemek ve onay için ZATCA'ya sunmak, faturayı alan şirketin değil, düzenleyen tedarikçinin yükümlülükleridir. Alıcı olarak sizin rolünüz faturayı kontrol etmek, kaydetmek ve saklamaktır. Tedarikçinin sistemi arızalandığı ya da ZATCA'nın platformu yanıt vermediği için manuel veya onaylanmamış bir fatura da alabilirsiniz. Kılavuz bu durumları açıklar: fatura, tedarikçi sistemi düzeltildiğinde ya da bağlantı geri geldiğinde uyumlu faturayı düzenleyene kadar vergi faturası olarak kabul edilir ve kılavuz manuel faturanın KDV indirimine hak kazandırmadığını belirtir. Uygulamada böyle bir faturayı uyumlu sürüm bekleniyor durumuyla kaydeder, gelene kadar tedarikçiyi takip eder, ardından ikisini birbirine bağlı olarak saklarsınız.

Bir metni daha bilmekte yarar var, söylediğinden fazlasını okumadan. ZATCA kararının 1(3). fıkrası e-faturaları indirim hakkının kullanılmasında dayanılan vergi faturaları yapar ve geçerli bir indirimi, faturaların entegrasyon prosedürleri kapsamında ZATCA tarafından onaylanmış ya da ZATCA'ya bildirilmiş olması şartına bağlar; ancak bu, yalnızca ZATCA Başkanı'nın sonraki bir kararıyla belirlenecek bir tarihten itibaren geçerlidir. ZATCA'nın bu konudaki duyurularını takip edin ve bunun şirketinizi nasıl etkilediğini vergi danışmanınıza sorun.

Notla düzeltme ve altı yıllık saklama

Bir fatura şirketinizin adı yanlış, eski bir adresle ya da size ait olmayan bir KDV numarasıyla gelirse tedarikçiden düzeltilmiş bir kopya istemeyin. 54(3). madde, bir faturada kendi bilgilerinde ya da müşterinin bilgilerinde hata bulan tedarikçinin, müşteriye duruma göre o faturanın bilgilerini düzelten bir borç veya alacak notu vermesine izin verir; hem tedarikçi hem müşteri faturayı ve notu birlikte saklar. 54(4). madde, notun ilgili olduğu faturaya ya da faturalara açıkça atıfta bulunmasını şart koşar. Notu satıcı tarafından Ulusal Gün yoğunluğu sonrası iadeler yazısında ele aldık. Burada alıcının yalnızca ne isteyeceğini bilmesi yeterlidir: aynı faturanın düzeltilmiş bir kopyası değil, orijinal fatura numarasına bağlı bir not.

Teslimin değeri faturadan sonra, tedarikçinin kabul ettiği bir iade, sonradan yapılan bir fiyat indirimi ya da teslimin bir kısmının iptali yoluyla değişirse, 40(6). madde KDV mükellefi olarak kayıtlı müşterinin indirilecek KDV'sini alacak veya borç notunun düzenlendiği vergi döneminde düzeltmesini şart koşar. Bu yüzden not, sisteminize düzenleme tarihiyle ve faturasına bağlı olarak kaydedilir; böylece etkisi, birinin tesadüfen fark ettiği dönemde değil, doğru dönemde ortaya çıkar.

Sonra saklama. 66(1). madde, faturaların, kayıtların ve muhasebe belgelerinin ilgili oldukları vergi döneminin sonundan itibaren en az altı yıl saklanmasını, fabrika ekipmanı gibi sermaye varlıklarına ilişkin kayıtlar için ise aynı fıkrada belirlenen daha uzun bir süre saklanmasını şart koşar. 66(3). madde bunların Krallık içinde, kâğıt üzerinde ya da belirlediği koşullar altında elektronik olarak saklanmasını gerektirir. Bir e-fatura geldiği gibi saklanır: XML dosyası ya da içine her şeyin gömülü olduğu PDF/A-3; ekran görüntüsü değil, yeniden taranmış bir çıktı da değil. Faturanın tüm verilerini ve onaylandıysa mührünü taşıyan orijinal dosyadır ve yıllar sonra biri faturayı sorduğunda ihtiyaç duyacağınız da odur.

Kural olarak indirilemeyenler: satın alma talebinin sorusu

Bazı alımlarda, fatura ne kadar eksiksiz olursa olsun, kural olarak indirilecek KDV indirilemez. 50. madde, ekonomik faaliyet amacıyla satın alınmış sayılmayan mal ve hizmetleri sayar; bu nedenle vergi mükellefi bunları vergiye tabi teslimler olarak yeniden teslim etmedikçe KDV'leri indirilemez. Bunlar şunlardır:

  • Eğlence, spor veya kültür hizmetleri ve eğlence niteliğindeki etkinliklere katılım.
  • Ağırlama ile yiyecek ve içecek ikram hizmetleri; işletmenin bunları işyerinde çalışanlarına sağlama konusunda yasal bir yükümlülüğü olmadıkça.
  • İşletmenin çalışanları ve bakmakla yükümlü oldukları kişiler için sigorta veya sağlık hizmeti; bunları sağlama konusunda yasal bir yükümlülüğü olmadıkça.
  • Kısıtlı araçların satın alınması veya kiralanması, bunların sigortası, onarımı ve bakımı ve bunlarda kullanılan yakıt. Aynı madde kısıtlı aracı tanımlar ve aralarında yalnızca iş amacıyla kullanılan kamyonlar, vinçler ve ağır ekipman ile özel kullanıma açık olmaksızın yalnızca iş amacıyla kullanılan araçların da bulunduğu birçok kategoriyi kapsam dışı bırakır.
  • Kişisel kullanım için ya da işletme dışı amaçlar için tasarlanan her türlü mal veya hizmet.

Bu sınıflandırmanın faturayı beklemesi gerekmez. Bir mülk yöneticisi mülk sahipleriyle bir toplantı için ikram siparişi verdiğinde ya da biri bir idari aracın bakımını talep ettiğinde, satın alma talebi neyin ve neden satın alındığını zaten bilir. Talep en başından bir harcama kategorisi taşırsa, fatura muhasebeye, daha yakından bakılması gereken bir kategoriye ait olarak zaten işaretlenmiş şekilde ulaşır; beyannameyi hazırlayan kişinin bunu dönem sonunda keşfetmesine gerek kalmaz. İşaret bir uyarıdır, bir hüküm değil: yasal yükümlülükler, araçlar ve yeniden teslim için öngörülen istisnalar, aynı alımın bir şirketten diğerine farklı değerlendirilebileceği anlamına gelir ve her durumun nihai sınıflandırması vergi danışmanınıza aittir.

Tedarikçi faturaları için tek bir gelen kutusu

Faturalar beş ayrı yere geldiğinde bunların hepsini uygulamak zordur: muhasebecinin e-postası, satın alma sorumlusuyla bir WhatsApp sohbeti, şoförün depoya teslim ettiği bir zarf, şantiye mühendisinin telefonundaki bir dosya ve otel ofisindeki bir kâğıt kopya. E-posta ve WhatsApp tedarikçilerle konuşmak için iyi araçlardır, ama bir fatura defteri olarak işe yaramazlar; çünkü içlerindeki hiçbir şey bir faturanın mükerrer olmasını, kaybolmasını ya da kontrol edilmeden kalmasını engellemez. Çözüm, tedarikçilerin faturaları gönderdiği tek bir adres, başka yere gelen her şeyin oraya iletilmesi ve her faturaya aynı kontrollerin uygulanmasıdır:

  • Dosyayı yeniden yazmak yerine okumak. XML olarak ya da XML'in gömülü olduğu bir PDF/A-3 olarak gelen bir fatura, verilerini dosyanın içinde yapılandırılmış biçimde taşır: KDV numaraları, satırlar ve tutarlar. Sistem bunları birinin yeniden yazması yerine doğrudan okur; böylece aktarım hataları kaynağında ortadan kalkar.
  • Her iki numarayı da kontrol etmek. Tedarikçinin numarası onaylı kaydıyla, şirketinizin numarası da kendi kaydıyla karşılaştırılır; herhangi bir fark faturayı durdurur ve tedarikçiye bir soru gönderir.
  • Zorunlu bilgileri kontrol etmek. 53. maddenin istediği alanlar mevcuttur, KDV belirtilen oranda hesaplanmıştır ve toplam satırların toplamına eşittir.
  • Mükerrerleri yakalamak. Aynı tedarikçiden gelen aynı seri numarası, dördüncü bölümdeki gibi girişte durdurulur.
  • Her fatura için net bir durum: tamam, düzeltici not bekleniyor, manuel faturanın ardından uyumlu sürüm bekleniyor ya da danışmanın görüşünü gerektiren bir kategoride. Hiçbir fatura, kimse nedenini bilmeden yarı yolda kalmaz.

şantiyeler ve teknisyen araçları arasında yedek parça ve stok yazısında bir tedarikçi faturasının indirilecek KDV'sinin indirilebilmesi için neye ihtiyaç duyduğunu tek bir satırda söylemiştik; bu bölüm ise metinlerin gerçekte ne dediğini ortaya koydu. Bu liste, tüm bunları dönem sonunda birinin hatırladığı bir inceleme olmaktan çıkarıp, her fatura geldikçe sistemin yaptığı günlük bir işe dönüştüren şeydir.

Origami'nin bakışı

Bu aşamayı bir şirket için kurarken basit sorularla başlarız: Tedarikçi faturaları bugün nereye geliyor, onları ilk kim açıyor ve onları kaydeden kişiye ulaşmadan önce kaç gün bekliyorlar? Ardından onları tek bir gelen kutusunda toplarız ve sistemin e-fatura dosyasını okumasını, her iki KDV numarasını, zorunlu bilgileri ve mükerrerleri kontrol etmesini ve faturayı satın alma siparişine, teslim alma kaydına ve daha sonra ona karşı düzenlenen her nota bağlamasını sağlarız.

Harcama kategorisini en baştan satın alma talebine koyarız; böylece fatura, daha yakından bakılması gereken bir kategoriye giriyorsa muhasebeye zaten işaretlenmiş olarak ulaşır. Vergi kararlarını ise bunları vermeye yetkin kişilere bırakırız: sistem belgeleri hazırlar ve durumu gösterir, kararı vergi danışmanı verir. Bunların hepsi şirketin zaten kullandığı muhasebe sisteminin yerini almak yerine ona bağlanır. Bu, hizmetlerimiz sayfasında anlatılan, geliştirdiğimiz özel sistemlerin bir parçasıdır.

Bu hafta için bir alıştırma: on fatura, üçüncü kez

Bu alıştırma yeni bir araç gerektirmez; finans müdürü onu faturaları alan kişiyle birlikte yapabilir:

  • Birinci bölümün alıştırmasındaki on faturaya geri dönün, mümkünse geçen ay kaydettiğiniz tedarikçi faturalarını da ekleyin.
  • Her faturanın nereden geldiğini yazın: e-posta, WhatsApp, elden kâğıt ya da tedarikçinin sisteminden gelen bir elektronik dosya. Elinizdeki orijinal dosya mı, bir fotoğraf mı, yoksa yeniden taranmış bir çıktı mı?
  • Bilgileri kontrol edin: tedarikçinin KDV numarası kaydıyla uyuşuyor mu? Şirketinizin numarası gösterilmiş ve doğru mu? Adı ticaret sicilindeki gibi mi? Miktar ve tanım açık mı, KDV tutarı riyal cinsinden gösterilmiş mi?
  • Fatura bir QR kodu taşıyorsa, onu ZATCA'nın uygulamasıyla tarayın ve gösterilenleri faturayla karşılaştırın.
  • 50. maddedeki kategorilere giren ya da girebileceğinden şüphelendiğiniz faturaları işaretleyin ve onlar hakkında tek başınıza karar vermek yerine vergi danışmanınız için bir listeye alın.

Alıştırma iki sayı üretir: kaç faturanın orijinal dosyasına sahip olmadığınız ve kaçında bir bilginin eksik olduğu ya da yanlış bir numara bulunduğu. Birincisi daha büyükse sorun faturaların kendisi değil, size ulaşmak için izledikleri yoldur ve çözüm her tedarikçinin bildiği tek bir adrestir. İkincisi daha büyükse aynı hatanın tekrarlandığı tedarikçilerden başlayın; çünkü hatayı onların sisteminde bir kez düzelttirmek, her ay not istemekten kurtarır.

Bir sonraki bölümde

Fatura artık satın alma siparişiyle ve teslim almayla uyuşuyor, tüm zorunlu bilgileri taşıyor ve orijinal biçiminde saklanıyor. Bir sonraki bölüm ödemenin kendisine geçiyor: eşleştirilmiş faturaların vade tarihine göre, bir kez onaylanan tek bir planlı toplu ödemede nasıl ödeneceği, bir tedarikçinin banka bilgilerini değiştirme talebinin nasıl teyit edileceği, ödenmemiş bir bakiyenin on iki ay sonra indirilecek KDV'yi nasıl etkilediği ve her tedarikçinin hesap ekstresinin her ay nasıl mutabakatının yapılacağı.

Kaynaklar