فاتورة المورد: ما تتحقق منه قبل خصم ضريبة المدخلات

فاتورة المورد: ما تتحقق منه قبل خصم ضريبة المدخلات

في الجزء الرابع صار لكل فاتورة أمر شراء تقاس عليه ومحضر استلام تقارن به، ولم تعد فاتورة تسدد قبل أن تتفق المستندات الثلاثة. لكن المطابقة تجيب عن سؤال واحد: هل نسدد هذا المبلغ لهذا المورد؟ ويبقى سؤال ثان لا تجيب عنه: هل تصلح هذه الفاتورة نفسها مستندا تخصم به ضريبة مدخلاتها؟ قد تطابق فاتورة مورد الحديد أمر الشراء ومحضر الاستلام في الموقع تماما، وتبقى ناقصة بيانا تشترطه اللائحة، أو تصل فاتورة شركة الصيانة صورة ممسوحة من ورقة، أو يكتب اسم شركتك فيها خطأ.

هذا الجزء يقرأ فاتورة المورد من جهة المشتري، كما تنص عليها اللائحة التنفيذية لنظام ضريبة القيمة المضافة ووثائق الفوترة الإلكترونية لدى هيئة الزكاة والضريبة والجمارك. ننقل ما تقوله النصوص بأرقام موادها، ونصف كيف يتحول إلى فحص يومي عند وصول الفاتورة. أما السؤال عن حالة بعينها في شركتك، هل يخصم هذا المبلغ أو لا، فمكانه مستشارك الضريبي لا هذا المقال.

لماذا تفحص الفاتورة مرتين

تنص المادة 49 في فقرتها السابعة على أنه لا يجوز خصم ضريبة المدخلات إلا إذا كان لدى الشخص الخاضع للضريبة دليل على مبلغ الضريبة المدفوعة أو المستحقة وفق ما تحدده المادة 48 من الاتفاقية الموحدة لضريبة القيمة المضافة لدول مجلس التعاون، وقرار الهيئة الخاص بالفوترة الإلكترونية يسمي الفواتير الإلكترونية الصادرة وفقه بأنها الفواتير الضريبية التي يعتد بها لممارسة حق الخصم المشار إليه في تلك المادة. فإن لم تتوفر الوثائق التي تحددها الاتفاقية، تسمح الفقرة السابعة نفسها بأدلة بديلة، منها فاتورة ضريبية مبسطة صدرت بشكل صحيح وفق اللائحة، ومستندات تجارية أخرى تقبلها الهيئة بتقديرها تثبت أن الضريبة حملت عليك بصورة صحيحة وأنك سددتها. أي أن الفاتورة عند المحاسب ليست مطالبة بالسداد فقط، بل هي الدليل الذي يقوم عليه حقك في الخصم.

وتسمح الفقرة الثامنة من المادة نفسها بخصم ضريبة المدخلات في فترة ضريبية لاحقة للفترة التي وقع فيها التوريد، بشرط ألا يكون ذلك في فترة تقع بعد خمس سنوات من السنة التقويمية التي وقع فيها التوريد. فالفاتورة التي تأخر تسجيلها لا تضيع بالضرورة، لكن النافذة ليست مفتوحة إلى الأبد. ومع ذلك فأفضل وقت لفحص الفاتورة هو يوم وصولها: البيان الناقص يطلب من المورد خلال أيام، وهذا أسهل كثيرا من البحث عنه بعد شهور، حين يكون من أصدرها قد انتقل إلى عمل آخر أو غير المورد نظامه.

ما يجب أن تحمله الفاتورة الضريبية

تحدد الفقرة الخامسة من المادة 53 البيانات التي يجب أن تتضمنها الفاتورة الضريبية، وتشترط أن تكون باللغة العربية إضافة إلى أي لغة أخرى تصدر بها. وهذه البيانات كما يقرؤها من يستلم الفاتورة:

• تاريخ الإصدار، ورقم تسلسلي يعرف الفاتورة ويميزها. وهو الرقم الذي يوقف به النظام الفاتورة المكررة كما شرحنا في الجزء الرابع.
• الرقم الضريبي للمورد. ويجب أن يطابق الرقم المحفوظ في سجل المورد الذي تحققت منه في الجزء الثالث عبر خدمة التحقق من التسجيل في ضريبة القيمة المضافة لدى الهيئة. فإن اختلف الرقمان، فهذا سؤال يطرح على المورد قبل أي خطوة أخرى.
• اسم وعنوان كل من المورد والعميل. واحرص أن يكون اسم شركتك كما هو في سجلها التجاري، لا اسم المشروع أو الفرع، ولا الاسم المختصر الذي يعرفك به مندوب المورد.
• كمية السلع وطبيعتها، أو نطاق الخدمات وطبيعتها. بند عام مثل مواد متنوعة أو أعمال حسب الاتفاق لا يبين ما تم توريده.
• تاريخ التوريد إذا كان مختلفا عن تاريخ إصدار الفاتورة.
• المبالغ الخاضعة للضريبة بحسب النسبة أو الإعفاء، وسعر الوحدة دون ضريبة القيمة المضافة، وأي خصم لم يدخل في سعر الوحدة.
• نسبة الضريبة المطبقة، ومبلغ ضريبة القيمة المضافة مبينا بالريال، وبيان المعاملة الضريبية إذا لم تفرض الضريبة بالنسبة الأساسية.

وبقي رقم لا يقل أهمية: رقمك أنت. نص المادة 53 يطلب الرقم الضريبي للعميل في حالة محددة، هي أن يكون العميل نفسه المسؤول عن احتساب الضريبة على التوريد. لكن الملحق 2 من قرار الهيئة الخاص بضوابط الفوترة الإلكترونية ومتطلباتها يضيف إلى الفاتورة الضريبية الحقل 5.3: رقم تسجيل ضريبة القيمة المضافة للعميل إذا كان العميل مسجلا في الضريبة، ورقم المجموعة الضريبية إذا كان عضوا في مجموعة ضريبية. فإن كانت شركتك مسجلة، فرقمها يجب أن يظهر في فاتورة المورد، والفحص هنا مزدوج: رقم المورد يطابق سجله، ورقم شركتك يطابق رقمها.

وليست كل فاتورة صغيرة مشكلة. تسمح الفقرة الأولى من المادة 53 للمورد بأن يصدر فاتورة ضريبية مبسطة بين المنشآت للتوريد الذي تقل قيمته عن 1000 ريال. والفاتورة المبسطة تحمل بيانات أقل، تحددها الفقرة الثامنة من المادة نفسها: تاريخ الإصدار، واسم المورد وعنوانه ورقمه الضريبي، وبيان ما تم توريده، والمقابل، والضريبة أو بيان بأن المقابل يشملها. وهي من الأدلة البديلة التي تقبلها المادة 49 متى صدرت بشكل صحيح. فعلبة براغ أو قفل اشتراه مشرف الموقع من محل قريب ليس استثناء يحتاج معالجة خاصة، بل فاتورة تفحص بقائمة أقصر.

حين يكون المورد في مرحلة الربط والتكامل

يقسم قرار الهيئة الفوترة الإلكترونية إلى مرحلتين: مرحلة الإصدار والحفظ التي تطبق على جميع الخاضعين للائحة الفوترة الإلكترونية، ثم مرحلة الربط والتكامل التي تطبق على دفعات تحددها الهيئة. وشرحنا في الفاتورة الإلكترونية في المصنع والمستودع ما تعنيه المرحلة الثانية لمن يصدر الفاتورة. أما من جهة من يستلمها، فالمرحلة التي يقف فيها المورد تغير ما تتوقع أن يصلك:

• مورد في مرحلة الإصدار والحفظ. يصدر فاتورته من حل فوترة إلكتروني، ويذكر الدليل الإرشادي التفصيلي للفوترة الإلكترونية أنه لا توجد صيغة خاصة محددة لفواتير هذه المرحلة ولا لمشاركتها مع المشترين، فيمكن أن تقدم بأي صيغة إلكترونية. لذلك لا ترفض فاتورة لمجرد أنها لا تحمل ختم الهيئة، فقد لا يكون موردك قد دخل مرحلة الربط بعد.
• مورد في مرحلة الربط والتكامل. يرسل فاتورته الضريبية بصيغة XML إلى منصة فاتورة لدى الهيئة لاعتمادها قبل أن يقدمها لك. فإذا اجتازت التحقق، اعتمدتها المنصة بتضمين ختم التشفير ورمز الاستجابة السريعة، ثم يشاركها المورد معك بصيغة XML أو بصيغة PDF/A-3 متضمنة ملف XML. أي أن فاتورة مورد المادة الخام الذي دخل هذه المرحلة تصل إلى المصنع وقد اعتمدتها الهيئة قبل أن تصل. وحين تحمل الفاتورة رمز الاستجابة السريعة، يستطيع العميل التحقق منها بمسح الرمز عبر تطبيق الهيئة، فيعرض التطبيق محتوى الرمز ونتيجة التحقق.

وفي الحالتين، ينص الدليل الإرشادي على أن الفاتورة الورقية التي تحول إلى صيغة إلكترونية بالنسخ أو المسح الضوئي أو بأي طريقة أخرى لا تعد فاتورة إلكترونية مطابقة. فصورة فاتورة ورقية مرسلة على واتساب ليست فاتورة إلكترونية مهما كانت واضحة، والطلب الصحيح من المورد هو نسخته الإلكترونية الصادرة من نظامه.

وإصدار الفاتورة وإرسالها إلى الهيئة لاعتمادها التزامان على المورد الذي يصدرها، لا على من يستلمها. دورك كمشتر أن تفحص الفاتورة وتسجلها وتحفظها. وقد تصلك فاتورة يدوية أو غير معتمدة لأن نظام المورد تعطل أو لأن منصة الهيئة لم تستجب. يصف الدليل هذه الحالات: تعامل الفاتورة فاتورة ضريبية إلى أن يصدر المورد الفاتورة المتوافقة فور إصلاح نظامه أو عودة الاتصال، وينص على أن الفاتورة اليدوية لا تعد مؤهلة لخصم ضريبة القيمة المضافة. عمليا، تسجل هذه الفاتورة بحالة بانتظار النسخة المتوافقة، وتتابع المورد حتى تصلك، ثم تحفظ الاثنتين مرتبطتين.

وبقي نص يستحق أن تعرفه دون أن تبني عليه أكثر مما فيه. الفقرة الثالثة من البند أولا في قرار الهيئة تجعل الفواتير الإلكترونية هي الفواتير الضريبية التي يعتد بها لممارسة حق الخصم، وتشترط لصحة الخصم أن تكون قد اعتمدت أو شوركت مع الهيئة وفق إجراءات الربط، لكنها تجعل ذلك ساريا من تاريخ تحدده الهيئة بقرار لاحق يصدر عن محافظها. تابع ما تعلنه الهيئة في هذا الشأن، واسأل مستشارك الضريبي عن أثره على شركتك.

التصحيح بإشعار، والحفظ ست سنوات

إذا وصلت الفاتورة باسم شركتك خطأ، أو بعنوان قديم، أو برقم ضريبي غير رقمها، فلا تطلب من المورد نسخة معدلة منها. تجيز الفقرة الثالثة من المادة 54 للمورد الذي يكتشف خطأ في بياناته أو بيانات العميل في الفاتورة أن يزود العميل بإشعار مدين أو دائن بحسب الحال يصحح به بيانات تلك الفاتورة، على أن يحتفظ كل من المورد والعميل بالفاتورة والإشعار معا. وتشترط الفقرة الرابعة أن يشير الإشعار بوضوح إلى الفاتورة أو الفواتير التي يتعلق بها. وتناولنا الإشعار من جهة البائع في مرتجع ما بعد اليوم الوطني، وهنا يكفي أن يعرف المستلم ما يطلبه: إشعار مرتبط برقم الفاتورة الأصلية، لا نسخة معدلة من الفاتورة نفسها.

وحين تتغير قيمة التوريد نفسه بعد الفاتورة، بمرتجع يقبله المورد أو تخفيض لاحق في السعر أو إلغاء جزء من التوريد، تلزم الفقرة السادسة من المادة 40 العميل الخاضع للضريبة بتصحيح ضريبة مدخلاته في الفترة الضريبية التي صدر فيها الإشعار الدائن أو المدين. لذلك يسجل الإشعار في نظامك بتاريخ إصداره ومرتبطا بفاتورته، حتى يظهر أثره في الفترة الصحيحة، لا في الفترة التي ينتبه فيها أحد إلى وجوده.

ثم الحفظ. تلزم الفقرة الأولى من المادة 66 بحفظ الفواتير والسجلات والمستندات المحاسبية ست سنوات على الأقل من نهاية الفترة الضريبية التي تتعلق بها، ولسجلات الأصول الرأسمالية، كمعدات المصنع، مدة أطول تحددها الفقرة نفسها. وتشترط الفقرة الثالثة حفظها في المملكة، ورقيا أو إلكترونيا بالشروط التي تحددها. والفاتورة الإلكترونية تحفظ كما وصلت: ملف XML أو PDF/A-3 بما يتضمنه، لا صورة شاشة منها ولا نسخة طبعت ثم أعيد مسحها. فالملف الأصلي هو الذي يحمل بيانات الفاتورة كاملة، وختمها إن كانت معتمدة، وهو ما ستحتاجه لو سئلت عنها بعد سنوات.

ما لا يخصم في الأصل: سؤال يطرح عند طلب الشراء

بعض المشتريات لا تخصم ضريبة مدخلاتها في الأصل مهما اكتملت فاتورتها. تعدد المادة 50 سلعا وخدمات لا تعد مشتراة لأغراض مزاولة النشاط الاقتصادي، فلا يسمح بخصم ضريبتها إلا إذا أعاد الشخص الخاضع للضريبة توريدها توريدا خاضعا للضريبة، وهي:

• الخدمات الترفيهية أو الرياضية أو الثقافية، وحضور الفعاليات ذات الطابع الترفيهي.
• خدمات الضيافة وتموين الأغذية والمشروبات، ما لم يكن على المنشأة التزام نظامي بتوفيرها لموظفيها في مكان العمل.
• التأمين أو الرعاية الصحية لموظفي المنشأة وتابعيهم، ما لم يكن عليها التزام نظامي بتوفيرها.
• شراء المركبات المقيدة أو استئجارها، والتأمين عليها وإصلاحها وصيانتها، والوقود المستخدم فيها. والمادة نفسها تعرف المركبة المقيدة وتستثني منها فئات، منها الشاحنات والرافعات والمعدات الثقيلة المستخدمة حصرا لأغراض النشاط، والمركبات المستخدمة حصرا لأغراض النشاط دون أن تتاح للاستعمال الخاص.
• أي سلع أو خدمات مخصصة للاستعمال الشخصي أو لأغراض غير أغراض النشاط.

وهذا التصنيف لا يحتاج أن ينتظر الفاتورة. حين يطلب مدير عقار ضيافة لاجتماع مع الملاك، أو يطلب أحدهم صيانة سيارة إدارية، فطلب الشراء نفسه يعرف ماذا يشترى ولأي غرض. فإن حمل الطلب فئة الإنفاق من البداية، وصلت الفاتورة إلى الحسابات معلمة بأنها من فئة تحتاج نظرا، بدل أن يكتشف ذلك من يعد الإقرار في آخر الفترة. والتعليم تنبيه لا حكم: الاستثناءات المتعلقة بالالتزام النظامي وبالمركبات وبإعادة التوريد تجعل الشراء نفسه يعامل معاملة مختلفة من شركة إلى أخرى، والتصنيف النهائي لكل حالة يقرره مستشارك الضريبي.

صندوق واحد لفواتير الموردين

كل ما سبق يصعب تطبيقه إذا كانت الفواتير تصل إلى خمسة أماكن: بريد المحاسب، ومحادثة واتساب مع مسؤول المشتريات، ومغلف يسلمه السائق للمستودع، وملف على جوال مهندس الموقع، ونسخة ورقية في مكتب الفندق. البريد وواتساب أداتان جيدتان للتواصل مع المورد، لكنهما لا تصلحان سجلا للفواتير، لأنه لا شيء فيهما يمنع تكرار الفاتورة أو ضياعها أو بقاءها دون فحص. والحل أن يكون للموردين عنوان واحد ترسل إليه الفواتير، وأن يحول إليه كل ما يصل من الأماكن الأخرى، ثم يعمل الفحص نفسه على كل فاتورة:

• قراءة الملف لا إعادة كتابته. الفاتورة التي تصل بصيغة XML، أو PDF/A-3 متضمنة XML، تحمل بياناتها منظمة داخل الملف: الأرقام الضريبية والسطور والمبالغ. يقرؤها النظام مباشرة بدل أن يعيد موظف كتابتها، فيختفي خطأ النقل من أساسه.
• فحص الرقمين. رقم المورد يقارن بسجله المعتمد، ورقم شركتك يقارن برقمها، وأي اختلاف يوقف الفاتورة ويرسل سؤالا إلى المورد.
• فحص البيانات الإلزامية. الحقول التي تطلبها المادة 53 موجودة، والضريبة محسوبة بالنسبة المبينة، والمجموع يساوي مجموع السطور.
• كشف التكرار. الرقم التسلسلي نفسه من المورد نفسه يوقف عند الإدخال، كما في الجزء الرابع.
• حالة واضحة لكل فاتورة: مكتملة، أو بانتظار إشعار تصحيح، أو بانتظار النسخة المتوافقة بعد فاتورة يدوية، أو من فئة تحتاج رأي المستشار. فلا تبقى فاتورة في المنتصف دون أن يعرف أحد السبب.

وفي قطع الغيار والمخزون في المواقع وسيارات الفنيين ذكرنا في سطر واحد ما تحتاجه فاتورة المورد لخصم ضريبة مدخلاتها، وفصلنا في هذا الجزء ما تقوله النصوص فعلا. وهذه القائمة هي ما يحول ذلك كله إلى عمل يومي يقوم به النظام عند وصول كل فاتورة، لا مراجعة يتذكرها أحد في آخر الفترة.

نظرة أوريجامي

حين نبني هذه المرحلة لشركة، نبدأ بأسئلة بسيطة: من أين تصل فواتير الموردين اليوم، ومن يفتحها أولا، وكم يوما تبقى قبل أن تصل إلى من يسجلها؟ ثم نجمعها في صندوق واحد، ونجعل النظام يقرأ ملف الفاتورة الإلكترونية ويفحص الرقمين والبيانات الإلزامية والتكرار، ويربط الفاتورة بأمر شرائها ومحضر استلامها وبأي إشعار يصدر عليها لاحقا.

ونضع فئة الإنفاق على طلب الشراء من البداية، حتى تصل الفاتورة إلى الحسابات معلمة إن كانت من الفئات التي تحتاج نظرا، ونترك القرار الضريبي لأهله: النظام يجهز المستندات ويبين الحالة، والمستشار الضريبي يقرر. وكل ذلك متصل بنظام المحاسبة الذي تعمل عليه الشركة، لا بديل عنه. هذا جزء مما نبنيه من أنظمة مخصصة ضمن خدماتنا.

تمرين لهذا الأسبوع: الفواتير العشر مرة ثالثة

لا يحتاج هذا التمرين أي أداة جديدة، ويجريه المدير المالي مع من يستلم الفواتير:

• ارجع إلى الفواتير العشر من تمرين الجزء الأول، وأضف إليها فواتير الموردين التي سجلتها الشهر الماضي إن استطعت.
• اكتب لكل فاتورة من أين وصلت: بريد، أو واتساب، أو ورقة باليد، أو ملف إلكتروني من نظام المورد. وهل ما في ملفاتك هو الملف الأصلي، أم صورة أو نسخة طبعت ثم أعيد مسحها؟
• افحص البيانات: هل الرقم الضريبي للمورد يطابق سجله؟ وهل رقم شركتك ظاهر وصحيح؟ وهل اسمها كما في سجلها التجاري؟ وهل الكمية والوصف واضحان، ومبلغ الضريبة مبين بالريال؟
• إن حملت الفاتورة رمز استجابة سريعة، امسحه بتطبيق الهيئة، وقارن ما يعرضه بما في الفاتورة.
• علم الفواتير التي تقع في فئات المادة 50 أو تشك أنها منها، واجمعها في قائمة لمستشارك الضريبي بدل أن تقرر فيها وحدك.

يخرج هذا التمرين برقمين: عدد الفواتير التي لا تملك منها الملف الأصلي، وعدد الفواتير التي ينقصها بيان أو يختلف فيها رقم. فإن كان الأول هو الأكبر، فالمشكلة في الطريق الذي تصل منه الفواتير لا في الفواتير نفسها، وعلاجها عنوان واحد يعرفه كل مورد. وإن كان الثاني هو الأكبر، فابدأ بالموردين الذين تكرر عندهم الخطأ نفسه، لأن تصحيحه مرة واحدة في نظامهم يغني عن طلب إشعار كل شهر.

في الجزء القادم

صارت الفاتورة مطابقة لأمر الشراء والاستلام، ومكتملة البيانات، ومحفوظة بأصلها. الجزء القادم ينتقل إلى السداد نفسه: كيف تسدد الفواتير المطابقة بحسب تاريخ استحقاقها في دفعة مجدولة تعتمد مرة واحدة، وكيف تتأكد من أي طلب لتغيير الحساب البنكي للمورد، وما علاقة الرصيد غير المسدد بضريبة المدخلات بعد اثني عشر شهرا، وكيف تطابق كشف حساب المورد كل شهر.

مصادر

• اللائحة التنفيذية لنظام ضريبة القيمة المضافة، هيئة الزكاة والضريبة والجمارك — المادة 40 الفقرة 6 (تصحيح العميل ضريبة مدخلاته في الفترة التي صدر فيها الإشعار الدائن أو المدين)؛ والمادة 49 الفقرتان 7 و8 (شرط الدليل للخصم والأدلة البديلة، والخصم في فترة لاحقة بحد خمس سنوات)؛ والمادة 50 (السلع والخدمات المفترض تلقيها خارج نطاق النشاط الاقتصادي)؛ والمادة 53 الفقرات 1 و5 و8 (الفاتورة المبسطة بين المنشآت لأقل من 1000 ريال، وبيانات الفاتورة الضريبية، وبيانات الفاتورة المبسطة)؛ والمادة 54 الفقرتان 3 و4 (تصحيح بيانات الفاتورة بإشعار يشير إليها وحفظهما معا)؛ والمادة 66 الفقرتان 1 و3 (الحفظ ست سنوات على الأقل وفي المملكة).
• قرار الضوابط والمتطلبات والمواصفات الفنية والقواعد الإجرائية لتنفيذ أحكام لائحة الفوترة الإلكترونية، هيئة الزكاة والضريبة والجمارك — البند أولا الفقرة 3 (ربط صحة الخصم بالاعتماد أو المشاركة مع الهيئة من تاريخ يحدد بقرار لاحق)؛ والبند ثانيا (صيغة XML أو PDF/A-3 والاعتماد وختم التشفير)؛ والبند ثالثا (مشاركة الفاتورة الضريبية إلكترونيا مع العميل، ورمز الاستجابة السريعة)؛ والملحق 2، الحقل 5.3 في الفاتورة الضريبية (رقم تسجيل ضريبة القيمة المضافة للعميل المسجل).
• الدليل الإرشادي التفصيلي للفوترة الإلكترونية (النسخة الثانية، مايو 2023)، هيئة الزكاة والضريبة والجمارك — الفاتورة الممسوحة ضوئيا ليست فاتورة إلكترونية، ولا صيغة محددة لفواتير المرحلة الأولى، واعتماد فواتير المرحلة الثانية ومشاركتها بصيغة XML أو PDF/A-3، وسيناريوهات تعطل أنظمة الفوترة والفاتورة اليدوية، والتحقق من رمز الاستجابة السريعة عبر تطبيق الهيئة.
• خدمة التحقق من التسجيل في ضريبة القيمة المضافة، هيئة الزكاة والضريبة والجمارك — البحث بالرقم الضريبي أو رقم السجل التجاري أو رقم شهادة ضريبة القيمة المضافة، وهي متاحة للمكلفين والجمهور.