В четвертой части каждый счет получил заказ на закупку, с которым его сверяют, и документ о приемке, с которым его сравнивают, и ни один счет не оплачивается, пока три документа не совпадут. Но сверка отвечает на один вопрос: должны ли мы заплатить эту сумму этому поставщику? Второй вопрос она оставляет открытым: достаточно ли хорош сам этот счет, чтобы заявить по нему вычет входящего НДС? Счет поставщика стали может в точности совпадать с заказом на закупку и с документом о приемке на объекте и при этом не содержать реквизита, которого требует регламент. Счет подрядчика по техническому обслуживанию может прийти в виде скана бумажной копии. Название вашей компании может быть указано в нем неверно.

Счет со стороны покупателя

В этой части счет поставщика рассматривается со стороны покупателя, как это установлено Исполнительным регламентом по НДС и документами по электронному выставлению счетов Управления по закяту, налогам и таможне (ZATCA). Мы передаем то, что говорят тексты, с номерами статей, и описываем, как это превращается в ежедневную проверку при поступлении счета. Можно ли принять к вычету конкретную сумму в вашей компании — вопрос к вашему налоговому консультанту, а не к этой статье.

Почему счет проверяют дважды

Статья 49(7) гласит, что входящий НДС может быть принят к вычету, только если у налогоплательщика есть подтверждение уплаченного или подлежащего уплате НДС, как это определено в статье 48 Единого соглашения ССАГПЗ об НДС, а решение ZATCA об электронном выставлении счетов называет электронные счета, выставленные в соответствии с ним, налоговыми счетами, на которые опирается осуществление права на вычет по этой статье. Если документов, указанных в Соглашении, нет, сама статья 49(7) допускает альтернативные доказательства, включая упрощенный налоговый счет, правильно выставленный в соответствии с регламентом, а также другие коммерческие документы, которые ZATCA по своему усмотрению принимает как доказательство того, что НДС был вам правильно начислен и что вы его уплатили. Поэтому для бухгалтера счет — это не только требование об оплате. Это доказательство, на котором держится ваше право на вычет.

Статья 49(8) позволяет принять входящий НДС к вычету в налоговом периоде, более позднем, чем тот, в котором произошла поставка, при условии что этот период наступает не более чем через пять лет после календарного года поставки. Счет, учтенный с опозданием, не обязательно потерян, но окно не остается открытым вечно. И все же лучший день для проверки счета — день его поступления. Недостающий реквизит можно запросить у поставщика за несколько дней, и это гораздо проще, чем добиваться его через несколько месяцев, когда человек, выставивший счет, уже ушел или поставщик сменил систему.

Что должен содержать налоговый счет

Статья 53(5) устанавливает реквизиты, которые должен включать налоговый счет, и требует, чтобы он был на арабском языке в дополнение к любому другому языку, на котором он выставлен. Вот эти реквизиты так, как их читает получатель счета:

  • Дата выставления и порядковый номер, который идентифицирует и отличает счет. Именно этот номер система использует, чтобы остановить дублирующий счет, как объяснялось в четвертой части.
  • Номер плательщика НДС поставщика. Он должен совпадать с номером в карточке поставщика, который вы проверили в третьей части через проверку регистрации плательщиков НДС на сайте ZATCA. Если они различаются, это вопрос к поставщику прежде всего остального.
  • Наименование и адрес как поставщика, так и покупателя. Убедитесь, что название вашей компании совпадает с указанным в коммерческой регистрации, а не с названием проекта, филиала или сокращенным названием, которым вас называет торговый представитель поставщика.
  • Количество и характер товаров или объем и характер услуг. Общая строка вроде «разные материалы» или «работы по договоренности» не показывает, что именно было поставлено.
  • Дата поставки, если она отличается от даты выставления счета.
  • Облагаемые суммы по ставкам или освобождениям, цена единицы без НДС и любая скидка, еще не включенная в цену единицы.
  • Примененная ставка НДС и сумма НДС к уплате, указанная в риялах, а также указание на налоговый режим, если НДС начисляется не по стандартной ставке.

Еще один номер важен не меньше: ваш собственный. Статья 53 требует номер плательщика НДС покупателя в одном конкретном случае — когда именно покупатель отвечает за уплату НДС по поставке. Однако приложение 2 к решению ZATCA об электронном выставлении счетов добавляет в налоговый счет поле 5.3: регистрационный номер плательщика НДС покупателя, если покупатель зарегистрирован в качестве плательщика НДС, или номер группы НДС, если покупатель входит в группу НДС. Если ваша компания зарегистрирована, ее номер должен быть указан в счете поставщика, поэтому проверка идет в обе стороны: номер поставщика совпадает с его карточкой, а ваш номер — с вашей.

Не каждый небольшой счет — проблема. Статья 53(1) позволяет поставщику выставлять между компаниями упрощенный налоговый счет на поставку стоимостью менее 1000 риялов. Упрощенный счет содержит меньше реквизитов, перечисленных в статье 53(8): дату выставления, наименование, адрес и номер плательщика НДС поставщика, описание поставленного, сумму вознаграждения и НДС или указание на то, что вознаграждение включает НДС. Это одна из альтернативных форм доказательства, которые принимает статья 49, если счет выставлен правильно. Поэтому коробка болтов или навесной замок, купленные прорабом в соседнем магазине, — это не исключение, требующее особого подхода. Это счет, проверяемый по более короткому списку.

Когда поставщик находится на этапе интеграции

Решение ZATCA делит электронное выставление счетов на два этапа: этап формирования и хранения, который распространяется на всех, кто подпадает под регламент об электронных счетах, и этап интеграции, который применяется к группам, определяемым ZATCA. В материале электронные счета на заводе и складе мы объясняли, что означает второй этап для того, кто выставляет счет. Для того, кто его получает, этап, на котором находится поставщик, меняет то, что вам следует ожидать:

  • Поставщик на этапе формирования и хранения. Он выставляет счет из решения для электронного выставления счетов, а подробное руководство ZATCA по электронным счетам говорит, что для счетов на этом этапе и для их передачи покупателям нет конкретного формата, поэтому они могут предоставляться в любом электронном формате. Не отклоняйте счет только потому, что на нем нет печати ZATCA. Возможно, ваш поставщик еще не перешел на этап интеграции.
  • Поставщик на этапе интеграции. Он отправляет свой налоговый счет в формате XML на платформу ZATCA Fatoora для подтверждения, прежде чем предъявить его вам. Если счет проходит проверку, платформа подтверждает его, встраивая криптографическую печать и QR-код, и затем поставщик передает его вам в формате XML или как PDF/A-3 со встроенным XML. Таким образом, счет поставщика сырья, находящегося на этом этапе, приходит на завод уже подтвержденным ZATCA. Если на счете есть QR-код, покупатель может проверить его, отсканировав код приложением ZATCA, которое показывает содержимое кода и результат проверки.

На обоих этапах руководство указывает, что бумажный счет, переведенный в электронную форму копированием, сканированием или любым другим способом, не является соответствующим требованиям электронным счетом. Фотография бумажного счета, отправленная в WhatsApp, не является электронным счетом, какой бы четкой она ни была, и правильная просьба к поставщику — электронная копия, выставленная из его системы.

Выставление счета и его передача в ZATCA для подтверждения — обязанности поставщика, который его выставляет, а не компании, которая его получает. Ваша роль как покупателя — проверить счет, учесть его и сохранить. Вы также можете получить ручной или неподтвержденный счет, потому что система поставщика дала сбой или платформа ZATCA не ответила. Руководство описывает такие случаи: счет считается налоговым счетом до тех пор, пока поставщик не выставит соответствующий требованиям счет после восстановления своей системы или связи, и в нем указано, что ручной счет не дает права на вычет НДС. На практике вы учитываете такой счет со статусом «ожидается соответствующая версия», напоминаете поставщику, пока она не придет, а затем храните оба документа связанными друг с другом.

Стоит знать еще один текст, не вычитывая из него больше, чем в нем сказано. Пункт 1(3) решения ZATCA делает электронные счета теми налоговыми счетами, на которые опирается осуществление права на вычет, и ставит действительность вычета в зависимость от того, были ли счета подтверждены ZATCA или переданы в ZATCA в соответствии с процедурами интеграции, но только с даты, которая будет установлена последующим решением управляющего ZATCA. Следите за объявлениями ZATCA по этому вопросу и спросите своего налогового консультанта, как это затрагивает вашу компанию.

Исправления через авизо и шесть лет хранения

Если счет пришел с неверным названием вашей компании, старым адресом или номером плательщика НДС, который вам не принадлежит, не просите у поставщика исправленную копию. Статья 54(3) позволяет поставщику, обнаружившему ошибку в своих реквизитах или реквизитах покупателя в счете, выдать покупателю дебетовое или кредитовое авизо, в зависимости от случая, которое исправляет реквизиты этого счета, при этом поставщик и покупатель хранят счет и авизо вместе. Статья 54(4) требует, чтобы авизо четко ссылалось на счет или счета, к которым оно относится. Авизо со стороны продавца мы разбирали в материале возвраты после ажиотажа Национального дня. Здесь получателю нужно знать лишь, что просить: авизо, привязанное к номеру исходного счета, а не исправленную копию того же счета.

Когда после выставления счета меняется сама стоимость поставки — из-за возврата, который поставщик принимает, последующего снижения цены или отмены части поставки, — статья 40(6) требует от покупателя, зарегистрированного в качестве плательщика НДС, скорректировать свой входящий НДС в том налоговом периоде, в котором было выставлено кредитовое или дебетовое авизо. Поэтому авизо учитывается в вашей системе с датой выставления и привязывается к своему счету, чтобы его влияние пришлось на правильный период, а не на тот, в котором кто-то случайно его заметит.

Затем — хранение. Статья 66(1) требует хранить счета, учетные записи и бухгалтерские документы не менее шести лет с конца налогового периода, к которому они относятся, с более длительным сроком, установленным в том же пункте, для записей об основных средствах, таких как заводское оборудование. Статья 66(3) требует хранить их на территории Королевства, на бумаге или в электронном виде на установленных ею условиях. Электронный счет хранится в том виде, в каком он пришел: файл XML или PDF/A-3 со всем встроенным в него содержимым, а не снимок экрана и не распечатка, отсканированная обратно. Именно исходный файл содержит все данные счета и его печать, если он был подтвержден, и именно он понадобится вам, если кто-то спросит об этом счете через несколько лет.

Что, как правило, не подлежит вычету: вопрос для заявки на закупку

По некоторым закупкам входящий НДС, как правило, нельзя принять к вычету, каким бы полным ни был счет. Статья 50 перечисляет товары и услуги, которые не считаются приобретенными для целей экономической деятельности, поэтому НДС по ним не может быть принят к вычету, если только налогоплательщик не поставляет их дальше как облагаемые поставки. Это:

  • Развлекательные, спортивные или культурные услуги, а также посещение мероприятий развлекательного характера.
  • Услуги гостеприимства и питания, если только у предприятия нет установленной законом обязанности предоставлять их своим сотрудникам на рабочем месте.
  • Страхование или медицинское обслуживание сотрудников предприятия и их иждивенцев, если только у него нет установленной законом обязанности их предоставлять.
  • Покупка или аренда автомобилей ограниченного назначения, их страхование, ремонт и обслуживание, а также используемое в них топливо. Та же статья определяет автомобиль ограниченного назначения и исключает ряд категорий, в том числе грузовики, краны и тяжелую технику, используемые исключительно в деловых целях, и транспортные средства, используемые исключительно в деловых целях и недоступные для личного использования.
  • Любые товары или услуги, предназначенные для личного использования или для целей, не связанных с бизнесом.

Эта классификация не обязана ждать счета. Когда управляющий недвижимостью заказывает угощение для встречи с собственниками или кто-то запрашивает обслуживание служебного автомобиля администрации, заявка на закупку уже знает, что покупается и зачем. Если заявка с самого начала несет категорию расходов, счет приходит в бухгалтерию уже с пометкой о принадлежности к категории, требующей более внимательного взгляда, вместо того чтобы тот, кто готовит декларацию, обнаружил это в конце периода. Пометка — это сигнал, а не решение: исключения для установленных законом обязанностей, для автомобилей и для дальнейшей поставки означают, что одна и та же закупка может трактоваться по-разному в разных компаниях, и окончательная классификация каждого случая — за вашим налоговым консультантом.

Единый входящий ящик для счетов поставщиков

Все это трудно применять, когда счета приходят в пять мест: на электронную почту бухгалтера, в чат WhatsApp с сотрудником по закупкам, в конверте, который водитель передает на склад, файлом на телефоне инженера на объекте и бумажной копией в офисе гостиницы. Электронная почта и WhatsApp — хорошие инструменты для общения с поставщиками, но как реестр счетов они не работают, потому что ничто в них не мешает счету задублироваться, потеряться или остаться непроверенным. Решение — один адрес, на который поставщики отправляют счета, куда пересылается все, что пришло в другие места, и одинаковые проверки для каждого счета:

  • Читать файл, а не перепечатывать его. Счет, пришедший в формате XML или как PDF/A-3 со встроенным XML, несет свои данные в структурированном виде внутри файла: номера плательщиков НДС, строки и суммы. Система считывает их напрямую, а не кто-то перепечатывает их, поэтому ошибки переноса исчезают в самом источнике.
  • Проверять оба номера. Номер поставщика сравнивается с его утвержденной карточкой, а номер вашей компании — с ее собственной, и любое расхождение останавливает счет и отправляет вопрос поставщику.
  • Проверять обязательные реквизиты. Поля, которых требует статья 53, присутствуют, НДС рассчитан по указанной ставке, а итог равен сумме строк.
  • Отлавливать дубликаты. Тот же порядковый номер от того же поставщика останавливается при вводе, как в четвертой части.
  • Понятный статус для каждого счета: полный, ожидает корректировочного авизо, ожидает соответствующей версии после ручного счета или относится к категории, требующей мнения консультанта. Ни один счет не зависает на полпути так, что никто не знает почему.

В материале запчасти и запасы на объектах и в машинах техников мы одной строкой сказали, что нужно счету поставщика, чтобы его входящий НДС можно было принять к вычету, а в этой части изложили, что на самом деле говорят тексты. Этот список и превращает все это в ежедневную работу, которую система выполняет по мере поступления каждого счета, а не в проверку, о которой кто-то вспоминает в конце периода.

Взгляд Origami

Когда мы выстраиваем этот этап для компании, мы начинаем с простых вопросов: куда сегодня приходят счета поставщиков, кто открывает их первым и сколько дней они лежат, прежде чем попасть к тому, кто их учитывает? Затем мы собираем их в одном входящем ящике и настраиваем систему так, чтобы она читала файл электронного счета, проверяла оба номера плательщиков НДС, обязательные реквизиты и дубликаты и связывала счет с его заказом на закупку, документом о приемке и любым авизо, выставленным по нему позже.

Мы с самого начала указываем категорию расходов в заявке на закупку, чтобы счет приходил в бухгалтерию уже с пометкой, если он относится к категории, требующей более внимательного взгляда, а налоговые решения оставляем тем, кто имеет квалификацию их принимать: система готовит документы и показывает статус, а решает налоговый консультант. Все это подключается к учетной системе, в которой компания уже работает, а не заменяет ее. Это часть индивидуальных систем, которые мы создаем, описанных в разделе наши услуги.

Упражнение на эту неделю: десять счетов в третий раз

Для этого упражнения не нужен новый инструмент, и финансовый директор может выполнить его вместе с тем, кто получает счета:

  • Вернитесь к десяти счетам из упражнения первой части, и, если можете, добавьте счета поставщиков, которые вы учли в прошлом месяце.
  • Запишите, откуда пришел каждый счет: электронная почта, WhatsApp, бумага из рук в руки или электронный файл из системы поставщика. То, что у вас есть, — это исходный файл, фотография или распечатка, отсканированная обратно?
  • Проверьте реквизиты: совпадает ли номер плательщика НДС поставщика с его карточкой? Указан ли номер вашей компании и верен ли он? Совпадает ли ее название с коммерческой регистрацией? Понятны ли количество и описание, указана ли сумма НДС в риялах?
  • Если на счете есть QR-код, отсканируйте его приложением ZATCA и сравните то, что оно покажет, со счетом.
  • Отметьте счета, которые подпадают под категории статьи 50 или в отношении которых у вас есть такие подозрения, и внесите их в список для своего налогового консультанта, а не решайте по ним в одиночку.

Упражнение дает два числа: по скольким счетам у вас нет исходного файла и в скольких не хватает реквизита или указан неверный номер. Если первое больше, проблема в пути, которым счета до вас доходят, а не в самих счетах, и решение — один адрес, который знает каждый поставщик. Если больше второе, начните с поставщиков, у которых повторяется одна и та же ошибка, потому что если однажды исправить ее в их системе, не придется каждый месяц просить авизо.

В следующей части

Теперь счет совпадает с заказом на закупку и с приемкой, содержит все обязательные реквизиты и хранится в исходном виде. Следующая часть переходит к самой оплате: как оплачивать сверенные счета по сроку платежа одним запланированным пакетом, утверждаемым один раз, как подтверждать любой запрос на изменение банковских реквизитов поставщика, как неоплаченный остаток влияет на входящий НДС через двенадцать месяцев и как ежемесячно сверять выписку каждого поставщика.

Источники