第四回では、すべての請求書に照合の基準となる発注書と、突き合わせる対象となる受入記録が用意され、三つの書類が一致するまではどの請求書も支払われないようになりました。しかし照合が答えるのは一つの問いだけです。この金額をこの仕入先に支払うべきか、という問いです。もう一つの問いは残されたままです。この請求書そのものは、その仕入VATを控除するのに十分なものか、という問いです。鉄鋼の仕入先の請求書が発注書や現場の受入記録と完全に一致していても、規則が求める記載事項が欠けていることがあります。保守業者の請求書が紙の控えをスキャンしたものとして届くこともあります。請求書上の御社の名称が間違っていることもあります。

買い手の側から見た請求書

この回では、VAT施行規則とザカート・税・関税庁（ZATCA）の電子請求書関連文書が定めるところに沿って、買い手の側から仕入先の請求書を読み解きます。条文が述べていることを条番号とともに紹介し、それが請求書の到着時にどのように日々のチェックになるのかを説明します。御社の特定の金額が控除できるかどうかは、この記事ではなく、税務顧問に尋ねるべき問題です。

なぜ請求書は二度チェックされるのか

第49条第(7)項は、課税事業者がGCC統一VAT協定第48条に定める支払済みまたは支払うべきVATの証拠を保有している場合に限り、仕入VATを控除できると定めています。そしてZATCAの電子請求書決議は、それに基づいて発行された電子請求書を、同条に基づく控除権の行使の拠り所となる税務請求書と位置づけています。協定が定める書類がない場合、第49条第(7)項自体が代替的な証拠を認めています。そこには、規則に従って正しく発行された簡易税務請求書や、VATがあなたに正しく課され、あなたがそれを支払ったことの証明としてZATCAが裁量で受け入れるその他の商業書類が含まれます。つまり経理担当者にとって、請求書は単なる支払いの依頼ではありません。控除権の拠り所となる証拠なのです。

第49条第(8)項は、供給が行われた期間より後の課税期間に仕入VATを控除することを認めていますが、それは供給の暦年から五年を超えて後の期間でないことが条件です。遅れて計上された請求書が必ずしも失われるわけではありませんが、その窓はいつまでも開いているわけではありません。それでも、請求書をチェックするのに最適な日は届いたその日です。欠けている記載事項は数日のうちに仕入先に求めることができ、数か月後、発行した担当者がすでに去っていたり、仕入先がシステムを変えていたりする時に追いかけるよりはるかに簡単です。

税務請求書に記載すべきこと

第53条第(5)項は税務請求書に含めるべき記載事項を定め、発行に用いる他のいずれかの言語に加えてアラビア語で記載することを求めています。請求書を受け取る側から読むと、その記載事項は次のとおりです。

  • 発行日と連番。連番は請求書を特定し、区別するものです。第四回で説明したとおり、システムが重複した請求書を止めるのに使うのがこの番号です。
  • 仕入先のVAT番号。第三回でZATCAのVAT登録照会を通じて確認した仕入先マスターの番号と一致していなければなりません。両者が異なる場合は、何よりも先に仕入先に確認すべき事柄です。
  • 仕入先と顧客双方の名称と住所。御社の名称が商業登記上の名称になっているか確認してください。プロジェクト名や支店名、仕入先の営業担当が御社を呼ぶときの略称になっていないかどうかです。
  • 物品の数量と性質、またはサービスの範囲と性質。「各種資材」や「合意どおりの工事」といった大まかな一行では、何が供給されたのかがわかりません。
  • 供給日。請求書の発行日と異なる場合に記載します。
  • 税率または免税区分ごとの課税金額、VAT抜きの単価、そして単価にまだ含まれていない値引き。
  • 適用されたVAT税率と、リヤル建てで表示された納付すべきVAT額。加えて、VATが標準税率で課されない場合には税務上の取扱いの記載。

同じくらい重要な番号がもう一つあります。御社自身の番号です。第53条が顧客のVAT番号を求めるのは、その供給に係るVATを申告する責任を顧客が負う場合という特定のケースに限られます。しかしZATCAの電子請求書決議の付属書2は、税務請求書に項目5.3を追加しています。顧客がVAT登録している場合は顧客のVAT登録番号、顧客がVATグループに属している場合はそのVATグループの番号です。御社が登録事業者であれば、その番号は仕入先の請求書に記載されていなければなりません。したがってチェックは双方向です。仕入先の番号が仕入先マスターと一致し、御社の番号が御社の記録と一致することを確かめます。

小口の請求書がすべて問題になるわけではありません。第53条第(1)項は、事業者間で価額が1,000リヤル未満の供給について、仕入先が簡易税務請求書を発行することを認めています。簡易請求書の記載事項はより少なく、第53条第(8)項に列挙されています。発行日、仕入先の名称・住所・VAT番号、供給したものの説明、対価、そしてVAT額または対価にVATが含まれている旨の記載です。正しく発行されていれば、第49条が認める代替的な証拠の一つです。つまり、現場監督が近くの店で買ったボルト一箱や南京錠は、特別な処理を要する例外ではありません。より短いリストでチェックされる請求書なのです。

仕入先が統合フェーズにある場合

ZATCAの決議は電子請求書を二つのフェーズに分けています。電子請求書規則の対象となるすべての事業者に適用される生成・保存フェーズと、ZATCAが指定するグループごとに適用される統合フェーズです。工場と倉庫における電子請求書では、第二フェーズが請求書を発行する側にとって何を意味するのかを説明しました。受け取る側にとっては、仕入先がどのフェーズにあるかによって、受け取ると想定すべきものが変わります。

  • 生成・保存フェーズにある仕入先。電子請求書ソリューションから請求書を発行します。ZATCAの電子請求書詳細ガイドラインは、このフェーズの請求書や買い手との共有について特定の形式はなく、どのような電子形式で提供してもよいとしています。ZATCAのスタンプがないというだけで請求書を拒否しないでください。御社の仕入先はまだ統合フェーズに入っていないのかもしれません。
  • 統合フェーズにある仕入先。税務請求書を御社に提示する前に、XMLでZATCAのFatooraプラットフォームに送信してクリアランスを受けます。検証に合格すると、プラットフォームは暗号スタンプとQRコードを埋め込んでクリアランスを行い、その後仕入先はそれをXMLとして、またはXMLを埋め込んだPDF/A-3として御社と共有します。したがって、このフェーズにある原材料の仕入先の請求書は、すでにZATCAのクリアランスを受けた状態で工場に届きます。請求書にQRコードがある場合、顧客はZATCAのアプリでコードを読み取って確認でき、アプリはコードの内容と確認結果を表示します。

どちらのフェーズでも、ガイドラインは、コピー、スキャン、その他の方法で電子形式に変換された紙の請求書は適合する電子請求書ではないと明記しています。WhatsAppで送られてきた紙の請求書の写真は、どれほど鮮明でも電子請求書ではありません。仕入先に求めるべきなのは、そのシステムから発行された電子版です。

請求書を発行し、クリアランスのためにZATCAに提出するのは、それを発行する仕入先の義務であって、受け取る会社の義務ではありません。買い手としての御社の役割は、請求書をチェックし、記録し、保管することです。仕入先のシステムが故障した、あるいはZATCAのプラットフォームが応答しなかったという理由で、手書きの請求書やクリアランスを受けていない請求書を受け取ることもあります。ガイドラインはこうしたケースを説明しています。その請求書は、仕入先がシステムの復旧や接続の回復後に適合する請求書を発行するまで税務請求書として扱われ、また手書きの請求書はVAT控除の対象にならないと明記しています。実務では、そのような請求書を「適合版待ち」のステータスで記録し、届くまで仕入先にフォローし、届いたら両者をひも付けて保管します。

もう一つ、書かれている以上のことを読み込まずに知っておくべき条文があります。ZATCA決議の第1項(3)は、電子請求書を控除権の行使の拠り所となる税務請求書とし、有効な控除の条件として、請求書が統合手続きに従ってZATCAのクリアランスを受けているか、ZATCAに報告されていることを定めています。ただし、それはZATCA長官の今後の決定で定められる日以降に限られます。この点についてはZATCAの発表を注視し、御社への影響を税務顧問に確認してください。

通知書による訂正と六年間の保管

御社の名称が間違っていたり、古い住所だったり、御社のものではないVAT番号が記載されていたりする請求書が届いた場合、仕入先に修正版を求めないでください。第54条第(3)項は、請求書上の自社または顧客の記載事項に誤りを見つけた仕入先が、場合に応じて、その請求書の記載事項を訂正するデビットノートまたはクレジットノートを顧客に交付することを認めており、仕入先と顧客の双方が請求書とノートをまとめて保管します。第54条第(4)項は、ノートが関係する請求書を明確に参照することを求めています。売り手の側から見たノートについてはナショナルデーの繁忙期後の返品で取り上げました。ここで受け取る側が知っておくべきなのは、何を求めればよいかだけです。同じ請求書の修正版ではなく、元の請求書番号にひも付いたノートです。

請求書の発行後に、仕入先が受け入れた返品、後からの値下げ、供給の一部取り消しなどによって供給そのものの価額が変わった場合、第40条第(6)項は、VAT登録している顧客に対し、クレジットノートまたはデビットノートが発行された課税期間に仕入VATを修正することを求めています。そのため、ノートは発行日とともにシステムに記録し、対応する請求書にひも付けます。そうすれば、その影響は誰かがたまたま気づいた期間ではなく、正しい期間に反映されます。

次に保管です。第66条第(1)項は、請求書、記録、会計書類を、それが関係する課税期間の終了から少なくとも六年間保管することを求めており、工場設備のような資本資産の記録については、同じ項でより長い期間が定められています。第66条第(3)項は、それらを王国内で、紙で、または同項が定める条件の下で電子的に保管することを求めています。電子請求書は届いたままの形で保管します。XMLファイル、またはすべてが埋め込まれたPDF/A-3であり、スクリーンショットでも、印刷して再スキャンしたものでもありません。請求書の全データと、クリアランス済みであればそのスタンプを含んでいるのは元のファイルであり、何年も後に誰かがその請求書について尋ねてきたときに必要になるのもそれです。

原則として控除できないもの：購買依頼の段階で問うべきこと

一部の購入については、請求書がどれほど完全であっても、原則として仕入VATを控除できません。第50条は、経済活動の目的で購入したものとはみなされない物品やサービスを列挙しており、課税事業者がそれらを課税供給として再供給する場合を除き、そのVATは控除できません。それは次のものです。

  • 娯楽、スポーツ、文化のサービス、および娯楽的な性格のイベントへの参加。
  • 接待および飲食の提供サービス。ただし、事業者が職場で従業員に提供する法定の義務を負う場合を除きます。
  • 事業者の従業員とその扶養家族のための保険または医療。ただし、それを提供する法定の義務を負う場合を除きます。
  • 制限対象車両の購入またはリース、その保険・修理・整備、およびそれに使用する燃料。同条は制限対象車両を定義し、いくつかのカテゴリーを除外しています。その中には、もっぱら事業目的で使用されるトラック、クレーン、重機、そしてもっぱら事業目的で使用され私的利用に供されない車両が含まれます。
  • 個人的な使用または事業以外の目的のための物品やサービス。

この分類は請求書を待つ必要はありません。不動産管理者がオーナーとの会議のために接待を手配するとき、あるいは誰かが管理部門の車の整備を依頼するとき、購買依頼の時点で何を、なぜ購入するのかはすでにわかっています。依頼に最初から支出カテゴリーが付いていれば、請求書は、より注意深い確認が必要なカテゴリーに属するという印が付いた状態で経理に届きます。申告書を作成する担当者が期末になって気づく、ということがなくなります。この印は警告であって判断ではありません。法定の義務、車両、再供給に関する例外があるため、同じ購入でも会社によって扱いが異なることがあり、個々のケースの最終的な分類は税務顧問が行うものです。

仕入先の請求書を受け付ける一つの受信箱

請求書が五か所に届く状態では、これらすべてを適用するのは困難です。経理担当者のメール、購買担当者とのWhatsAppのチャット、運転手が倉庫に渡す封筒、現場エンジニアの携帯電話にあるファイル、そしてホテルの事務所にある紙の控えです。メールやWhatsAppは仕入先とやり取りするには良いツールですが、請求書台帳としては機能しません。請求書が重複したり、失われたり、チェックされないまま放置されたりするのを防ぐ仕組みが何もないからです。解決策は、仕入先が請求書を送る宛先を一つにし、他の場所に届いたものはすべてそこへ転送し、すべての請求書に同じチェックを行うことです。

  • 入力し直すのではなく、ファイルを読み取る。XMLで、またはXMLを埋め込んだPDF/A-3で届く請求書は、VAT番号、明細行、金額といったデータを構造化された形でファイル内に持っています。誰かが入力し直すのではなく、システムがそれを直接読み取るので、転記ミスは発生源でなくなります。
  • 二つの番号を確認する。仕入先の番号は承認済みの仕入先マスターと、御社の番号は御社自身の記録と照合し、少しでも差異があれば請求書を止めて仕入先に問い合わせを送ります。
  • 必要な記載事項を確認する。第53条が求める項目がそろっており、VATが記載された税率で計算され、合計が明細行の合計と一致していることを確かめます。
  • 重複を捕捉する。同じ仕入先からの同じ連番は、第四回と同様に入力の段階で止められます。
  • すべての請求書に明確なステータスを付ける。完了、訂正ノート待ち、手書き請求書の後の適合版待ち、または顧問の意見が必要なカテゴリー。理由が誰にもわからないまま途中で止まっている請求書はなくなります。

現場と技術者の車両にまたがる交換部品と在庫では、仕入先の請求書が仕入VATの控除を受けるために何が必要かを一行で述べましたが、この回では条文が実際に何を述べているのかを示しました。このリストこそが、それらすべてを、期末に誰かが思い出して行う見直しではなく、請求書が届くたびにシステムが行う日々の業務に変えるものです。

Origamiの視点

この工程を企業向けに構築するとき、私たちはシンプルな問いから始めます。現在、仕入先の請求書はどこに届き、誰が最初に開き、記録する担当者に届くまで何日寝かされているのか、という問いです。そのうえで請求書を一つの受信箱に集め、システムに電子請求書のファイルを読み取らせ、二つのVAT番号、必要な記載事項、重複をチェックさせ、請求書をその発注書、受入記録、そして後から発行されたノートとひも付けます。

私たちは最初から購買依頼に支出カテゴリーを付けておき、請求書がより注意深い確認を要するカテゴリーに該当する場合には、印が付いた状態で経理に届くようにします。そして税務上の判断は、それを行う資格のある人に委ねます。システムは書類を準備してステータスを示し、判断するのは税務顧問です。これらはすべて、会社がすでに使っている会計システムを置き換えるのではなく、そこに接続されます。これは私たちが構築するカスタムシステムの一部であり、私たちのサービスで紹介しています。

今週の演習：十枚の請求書をもう一度、三回目

この演習に新しいツールは必要なく、財務マネージャーが請求書を受け取る担当者と一緒に行えます。

  • 第一回の演習で使った十枚の請求書に戻り、可能であれば先月記録した仕入先の請求書も加えてください。
  • 各請求書がどこから来たかを書き出します。メール、WhatsApp、手渡しの紙、または仕入先のシステムから出力された電子ファイルのどれか。手元にあるのは元のファイルか、写真か、それとも印刷して再スキャンしたものか。
  • 記載事項を確認します。仕入先のVAT番号は仕入先マスターと一致しているか。御社の番号は記載されていて、正しいか。名称は商業登記どおりか。数量と内容は明確で、VAT額はリヤル建てで表示されているか。
  • 請求書にQRコードがあれば、ZATCAのアプリで読み取り、表示された内容を請求書と照らし合わせます。
  • 第50条のカテゴリーに該当する請求書、または該当するおそれのある請求書に印を付け、自分だけで判断するのではなく、税務顧問向けのリストに載せます。

この演習からは二つの数字が得られます。元のファイルが手元にない請求書の数と、記載事項が欠けているか番号が間違っている請求書の数です。前者のほうが大きければ、問題は請求書そのものではなく、請求書が御社に届くまでの経路にあり、解決策はすべての仕入先が知っている一つの宛先です。後者のほうが大きければ、同じ誤りが繰り返される仕入先から始めてください。相手のシステムで一度直してもらえば、毎月ノートを求める手間が省けるからです。

次回

これで請求書は発注書と受入記録に一致し、必要な記載事項をすべて備え、元の形で保管されています。次回は支払いそのものに進みます。照合済みの請求書を支払期日ごとに、一度だけ承認する一つの予定バッチでどう支払うか、仕入先の銀行口座情報の変更依頼をどう確認するか、未払残高が十二か月後に仕入VATにどう影響するか、そして毎月各仕入先の取引明細書とどう照合するかを取り上げます。

出典