चौथे भाग में हर इनवॉइस को मिलान के लिए एक परचेज़ ऑर्डर और तुलना के लिए एक रिसीविंग रिकॉर्ड मिला, और जब तक तीनों दस्तावेज़ आपस में मेल नहीं खाते, कोई इनवॉइस भुगतान नहीं होता। लेकिन मिलान केवल एक सवाल का जवाब देता है: क्या हमें इस सप्लायर को यह राशि चुकानी चाहिए? दूसरा सवाल खुला रह जाता है: क्या यह इनवॉइस अपने आप में इतना सही है कि उसके इनपुट वैट का दावा किया जा सके? किसी स्टील सप्लायर का इनवॉइस परचेज़ ऑर्डर और साइट के रिसीविंग रिकॉर्ड से हूबहू मेल खा सकता है और फिर भी उसमें कोई ऐसा विवरण छूटा हो सकता है जो विनियम माँगते हैं। किसी मेंटेनेंस ठेकेदार का इनवॉइस काग़ज़ी कॉपी के स्कैन के रूप में आ सकता है। उस पर आपकी कंपनी का नाम ग़लत लिखा हो सकता है।

ख़रीदार की ओर से इनवॉइस

यह भाग सप्लायर इनवॉइस को ख़रीदार की ओर से पढ़ता है, जैसा कि वैट कार्यान्वयन विनियम और ज़कात, कर और सीमा शुल्क प्राधिकरण (ZATCA) के ई-इनवॉइसिंग दस्तावेज़ों में तय है। हम बताते हैं कि पाठ क्या कहते हैं, उनके अनुच्छेद नंबरों के साथ, और समझाते हैं कि इनवॉइस आने पर यह रोज़ की जाँच कैसे बनता है। आपकी कंपनी में कोई ख़ास राशि कटौती योग्य है या नहीं, यह सवाल आपके टैक्स सलाहकार के लिए है, इस लेख के लिए नहीं।

एक इनवॉइस दो बार क्यों जाँचा जाता है

अनुच्छेद 49(7) कहता है कि इनपुट वैट की कटौती तभी की जा सकती है जब करदाता के पास चुकाए गए या देय वैट का प्रमाण हो, जैसा कि जीसीसी एकीकृत वैट समझौते के अनुच्छेद 48 में बताया गया है, और ZATCA का ई-इनवॉइसिंग प्रस्ताव उसके तहत जारी ई-इनवॉइस को वे टैक्स इनवॉइस बताता है जिन पर उस अनुच्छेद के तहत कटौती का अधिकार इस्तेमाल करने के लिए भरोसा किया जाता है। जहाँ समझौते में बताए गए दस्तावेज़ मौजूद न हों, वहाँ अनुच्छेद 49(7) ख़ुद वैकल्पिक प्रमाण की अनुमति देता है, जिसमें विनियमों के तहत सही ढंग से जारी किया गया सरलीकृत टैक्स इनवॉइस शामिल है, और ऐसे अन्य व्यावसायिक दस्तावेज़ भी जिन्हें ZATCA अपने विवेक से इस बात के प्रमाण के रूप में स्वीकार करे कि वैट आपसे सही ढंग से लिया गया और आपने उसे चुकाया। इसलिए अकाउंटेंट के लिए इनवॉइस सिर्फ़ भुगतान का अनुरोध नहीं है। यह वह प्रमाण है जिस पर आपका कटौती का अधिकार टिका है।

अनुच्छेद 49(8) इनपुट वैट की कटौती उस कर अवधि से बाद की किसी अवधि में करने की अनुमति देता है जिसमें आपूर्ति हुई थी, बशर्ते वह अवधि आपूर्ति के कैलेंडर वर्ष के बाद पाँच साल से अधिक आगे न हो। देर से दर्ज हुआ इनवॉइस ज़रूरी नहीं कि बेकार हो जाए, लेकिन यह खिड़की हमेशा खुली नहीं रहती। फिर भी, इनवॉइस जाँचने का सबसे अच्छा दिन वही है जिस दिन वह आता है। कोई छूटा हुआ विवरण कुछ ही दिनों में सप्लायर से माँगा जा सकता है, जो महीनों बाद उसके पीछे भागने से कहीं आसान है, जब इनवॉइस जारी करने वाला व्यक्ति जा चुका हो या सप्लायर ने अपना सिस्टम बदल लिया हो।

टैक्स इनवॉइस में क्या होना चाहिए

अनुच्छेद 53(5) वे विवरण तय करता है जो टैक्स इनवॉइस में होने चाहिए, और माँग करता है कि वह किसी भी अन्य भाषा के साथ, जिसमें वह जारी हो, अरबी में भी हो। इनवॉइस पाने वाला व्यक्ति इन विवरणों को इस तरह पढ़ता है:

  • जारी करने की तारीख़ और एक सीरियल नंबर जो इनवॉइस की पहचान करता है और उसे अलग करता है। यही वह नंबर है जिसका इस्तेमाल सिस्टम डुप्लिकेट इनवॉइस रोकने के लिए करता है, जैसा कि चौथे भाग में बताया गया।
  • सप्लायर का वैट नंबर। यह सप्लायर रिकॉर्ड के उस नंबर से मेल खाना चाहिए जिसे आपने तीसरे भाग में ZATCA की वैट पंजीकरण जाँच से सत्यापित किया था। अगर दोनों अलग हों, तो कुछ भी और होने से पहले यह सप्लायर से पूछने वाला सवाल है।
  • सप्लायर और ग्राहक दोनों का नाम और पता। पक्का करें कि आपकी कंपनी का नाम वही है जो उसके वाणिज्यिक पंजीकरण में है, न कि प्रोजेक्ट का नाम, शाखा का नाम, या वह छोटा नाम जो सप्लायर का सेल्स प्रतिनिधि आपके लिए इस्तेमाल करता है।
  • माल की मात्रा और प्रकृति, या सेवाओं का दायरा और प्रकृति। विविध सामग्री या सहमति के अनुसार काम जैसी आम पंक्ति यह नहीं दिखाती कि क्या आपूर्ति हुई।
  • आपूर्ति की तारीख़, अगर वह इनवॉइस जारी करने की तारीख़ से अलग हो।
  • दर या छूट के हिसाब से कर योग्य राशियाँ, वैट को छोड़कर यूनिट मूल्य, और कोई भी छूट जो पहले से यूनिट मूल्य में शामिल न हो।
  • लागू वैट दर और देय वैट राशि, रियाल में दिखाई गई, साथ ही कर व्यवहार का उल्लेख, जहाँ वैट मानक दर पर नहीं लगाया गया हो।

एक और नंबर उतना ही अहम है: आपका अपना। अनुच्छेद 53 ग्राहक का वैट नंबर एक ख़ास स्थिति में माँगता है, जब आपूर्ति पर वैट का हिसाब देने की ज़िम्मेदारी ग्राहक की हो। लेकिन ZATCA के ई-इनवॉइसिंग प्रस्ताव का परिशिष्ट 2 टैक्स इनवॉइस में फ़ील्ड 5.3 जोड़ता है: ग्राहक का वैट पंजीकरण नंबर, जब ग्राहक वैट के लिए पंजीकृत हो, या वैट समूह का नंबर, जब ग्राहक किसी वैट समूह का हिस्सा हो। अगर आपकी कंपनी पंजीकृत है, तो उसका नंबर सप्लायर के इनवॉइस पर होना चाहिए, इसलिए जाँच दोनों तरफ़ चलती है: सप्लायर का नंबर उसके रिकॉर्ड से मेल खाता है, और आपका नंबर आपके रिकॉर्ड से।

हर छोटा इनवॉइस समस्या नहीं है। अनुच्छेद 53(1) सप्लायर को व्यवसायों के बीच 1,000 रियाल से कम मूल्य की आपूर्ति के लिए सरलीकृत टैक्स इनवॉइस जारी करने की अनुमति देता है। सरलीकृत इनवॉइस में कम विवरण होते हैं, जो अनुच्छेद 53(8) में दिए गए हैं: जारी करने की तारीख़, सप्लायर का नाम, पता और वैट नंबर, आपूर्ति की गई चीज़ का विवरण, प्रतिफल, और वैट या यह उल्लेख कि प्रतिफल में वैट शामिल है। सही ढंग से जारी होने पर यह उन वैकल्पिक प्रमाणों में से एक है जिन्हें अनुच्छेद 49 स्वीकार करता है। इसलिए साइट सुपरवाइज़र ने पास की दुकान से जो बोल्ट का एक डिब्बा या एक ताला ख़रीदा, वह कोई अपवाद नहीं है जिसे ख़ास तरीके से संभालना पड़े। यह एक इनवॉइस है जिसे छोटी सूची के आधार पर जाँचा जाता है।

जब सप्लायर इंटीग्रेशन चरण में हो

ZATCA का प्रस्ताव ई-इनवॉइसिंग को दो चरणों में बाँटता है: जनरेशन और स्टोरेज चरण, जो ई-इनवॉइसिंग विनियम के दायरे में आने वाले सभी पर लागू होता है, और इंटीग्रेशन चरण, जो ZATCA द्वारा तय किए गए समूहों में लागू होता है। फ़ैक्टरी और वेयरहाउस में ई-इनवॉइसिंग में हमने समझाया था कि दूसरे चरण का इनवॉइस जारी करने वाले के लिए क्या मतलब है। इनवॉइस पाने वाले के लिए, सप्लायर जिस चरण में है उससे यह बदलता है कि आपको क्या मिलने की उम्मीद करनी चाहिए:

  • जनरेशन और स्टोरेज चरण वाला सप्लायर। यह अपना इनवॉइस किसी ई-इनवॉइसिंग समाधान से जारी करता है, और ZATCA की विस्तृत ई-इनवॉइसिंग गाइडलाइन कहती है कि इस चरण के इनवॉइस या उन्हें ख़रीदारों के साथ साझा करने के लिए कोई विशेष फ़ॉर्मैट नहीं है, इसलिए उन्हें किसी भी इलेक्ट्रॉनिक फ़ॉर्मैट में दिया जा सकता है। किसी इनवॉइस को सिर्फ़ इसलिए अस्वीकार न करें कि उस पर ZATCA की मुहर नहीं है। हो सकता है आपका सप्लायर अभी इंटीग्रेशन चरण में न आया हो।
  • इंटीग्रेशन चरण वाला सप्लायर। यह अपना टैक्स इनवॉइस आपको देने से पहले क्लियरेंस के लिए XML में ZATCA के Fatoora प्लेटफ़ॉर्म पर भेजता है। अगर वह सत्यापन में पास हो जाए, तो प्लेटफ़ॉर्म क्रिप्टोग्राफ़िक मुहर और QR कोड एम्बेड करके उसे क्लियर कर देता है, और फिर सप्लायर उसे आपके साथ XML के रूप में या XML एम्बेड किए हुए PDF/A-3 के रूप में साझा करता है। इसलिए इस चरण वाले कच्चे माल के सप्लायर का इनवॉइस फ़ैक्टरी तक पहले से ZATCA से क्लियर होकर पहुँचता है। जब किसी इनवॉइस पर QR कोड हो, तो ग्राहक ZATCA के ऐप से कोड स्कैन करके उसे सत्यापित कर सकता है, जो कोड की सामग्री और सत्यापन का नतीजा दिखाता है।

दोनों चरणों में गाइडलाइन कहती है कि कॉपी करके, स्कैन करके या किसी भी अन्य तरीके से इलेक्ट्रॉनिक रूप में बदला गया काग़ज़ी इनवॉइस अनुपालक ई-इनवॉइस नहीं है। WhatsApp पर भेजी गई काग़ज़ी इनवॉइस की फ़ोटो ई-इनवॉइस नहीं है, चाहे वह कितनी भी साफ़ हो, और सप्लायर से सही माँग उसके सिस्टम से जारी इलेक्ट्रॉनिक कॉपी की है।

इनवॉइस जारी करना और उसे क्लियरेंस के लिए ZATCA को भेजना उसे जारी करने वाले सप्लायर की ज़िम्मेदारी है, उसे पाने वाली कंपनी की नहीं। ख़रीदार के रूप में आपकी भूमिका इनवॉइस को जाँचना, दर्ज करना और रखना है। आपको कोई मैनुअल या बिना क्लियर हुआ इनवॉइस भी मिल सकता है, क्योंकि सप्लायर का सिस्टम फ़ेल हो गया या ZATCA के प्लेटफ़ॉर्म ने जवाब नहीं दिया। गाइडलाइन इन मामलों का वर्णन करती है: इनवॉइस को तब तक टैक्स इनवॉइस माना जाता है जब तक सप्लायर अपना सिस्टम ठीक होने या कनेक्शन लौटने पर अनुपालक इनवॉइस जारी नहीं कर देता, और गाइडलाइन कहती है कि मैनुअल इनवॉइस वैट कटौती के योग्य नहीं है। व्यवहार में, आप ऐसे इनवॉइस को अनुपालक संस्करण की प्रतीक्षा वाली स्थिति के साथ दर्ज करते हैं, उसके आने तक सप्लायर से फ़ॉलो-अप करते हैं, फिर दोनों को आपस में जोड़कर रखते हैं।

एक और पाठ जानने लायक है, उसमें जितना लिखा है उससे ज़्यादा पढ़े बिना। ZATCA के प्रस्ताव का खंड 1(3) ई-इनवॉइस को वे टैक्स इनवॉइस बनाता है जिन पर कटौती के अधिकार के इस्तेमाल के लिए भरोसा किया जाता है, और वैध कटौती को इस शर्त से जोड़ता है कि इनवॉइस इंटीग्रेशन प्रक्रियाओं के तहत ZATCA से क्लियर हुए हों या ZATCA को रिपोर्ट किए गए हों, लेकिन केवल उस तारीख़ से जो ZATCA के गवर्नर के किसी बाद के निर्णय से तय होगी। इस बारे में ZATCA की घोषणाओं पर नज़र रखें, और अपने टैक्स सलाहकार से पूछें कि इसका आपकी कंपनी पर क्या असर है।

नोट के ज़रिए सुधार, और छह साल तक रखना

अगर कोई इनवॉइस आपकी कंपनी के ग़लत नाम, पुराने पते या ऐसे वैट नंबर के साथ आए जो आपका नहीं है, तो सप्लायर से संशोधित कॉपी न माँगें। अनुच्छेद 54(3) उस सप्लायर को, जिसे इनवॉइस पर अपने या ग्राहक के विवरण में ग़लती मिले, जैसा मामला हो, ग्राहक को एक डेबिट या क्रेडिट नोट देने की अनुमति देता है जो उस इनवॉइस के विवरण सुधारता है, और सप्लायर और ग्राहक दोनों इनवॉइस और नोट को साथ रखते हैं। अनुच्छेद 54(4) माँग करता है कि नोट में उस इनवॉइस या उन इनवॉइस का साफ़ हवाला हो जिनसे वह जुड़ा है। हमने विक्रेता की ओर से नोट पर राष्ट्रीय दिवस की भीड़ के बाद रिटर्न में बात की थी। यहाँ पाने वाले को सिर्फ़ यह जानना है कि क्या माँगना है: मूल इनवॉइस नंबर से जुड़ा एक नोट, उसी इनवॉइस की संशोधित कॉपी नहीं।

जब इनवॉइस के बाद आपूर्ति का मूल्य ही बदल जाए, सप्लायर द्वारा स्वीकार किए गए रिटर्न, बाद में कीमत घटने, या आपूर्ति का कुछ हिस्सा रद्द होने से, तो अनुच्छेद 40(6) वैट के लिए पंजीकृत ग्राहक से माँग करता है कि वह अपने इनपुट वैट को उस कर अवधि में सुधारे जिसमें क्रेडिट या डेबिट नोट जारी हुआ था। इसलिए नोट को आपके सिस्टम में उसकी जारी करने की तारीख़ के साथ और उसके इनवॉइस से जोड़कर दर्ज किया जाता है, ताकि उसका असर सही अवधि में पड़े, न कि उस अवधि में जिसमें किसी का संयोग से उस पर ध्यान जाए।

फिर रखना। अनुच्छेद 66(1) के अनुसार इनवॉइस, रिकॉर्ड और लेखा दस्तावेज़ उस कर अवधि के अंत से कम से कम छह साल तक रखने होते हैं जिससे वे जुड़े हैं, और फ़ैक्टरी के उपकरण जैसी पूँजीगत परिसंपत्तियों के रिकॉर्ड के लिए इसी पैराग्राफ़ में तय एक लंबी अवधि है। अनुच्छेद 66(3) के अनुसार उन्हें किंगडम के भीतर, काग़ज़ पर या उसकी तय शर्तों के तहत इलेक्ट्रॉनिक रूप में रखना होता है। ई-इनवॉइस को वैसे ही रखा जाता है जैसे वह आया था: XML फ़ाइल, या सब कुछ एम्बेड किया हुआ PDF/A-3, स्क्रीनशॉट नहीं और दोबारा स्कैन किया गया प्रिंटआउट भी नहीं। इनवॉइस का पूरा डेटा, और अगर वह क्लियर हुआ था तो उसकी मुहर, मूल फ़ाइल में ही होती है, और अगर सालों बाद कोई उस इनवॉइस के बारे में पूछे तो आपको उसी की ज़रूरत होगी।

नियम के तौर पर क्या कटौती योग्य नहीं: परचेज़ रिक्वेस्ट का सवाल

कुछ ख़रीदों में, नियम के तौर पर, इनपुट वैट की कटौती नहीं होती, चाहे इनवॉइस कितना भी पूरा हो। अनुच्छेद 50 ऐसे माल और सेवाओं की सूची देता है जिन्हें आर्थिक गतिविधि के उद्देश्य से ख़रीदा गया नहीं माना जाता, इसलिए उनका वैट तब तक नहीं घटाया जा सकता जब तक करदाता उन्हें कर योग्य आपूर्ति के रूप में आगे आपूर्ति न करे। ये हैं:

  • मनोरंजन, खेल या सांस्कृतिक सेवाएँ, और मनोरंजक प्रकृति के आयोजनों में शामिल होना।
  • आतिथ्य और खान-पान की सेवाएँ, जब तक व्यवसाय पर उन्हें कार्यस्थल पर अपने कर्मचारियों को देने का वैधानिक दायित्व न हो।
  • व्यवसाय के कर्मचारियों और उनके आश्रितों के लिए बीमा या स्वास्थ्य सेवा, जब तक उस पर उन्हें देने का वैधानिक दायित्व न हो।
  • प्रतिबंधित वाहनों की ख़रीद या लीज़, उनका बीमा, मरम्मत और रखरखाव, और उनमें इस्तेमाल होने वाला ईंधन। यही अनुच्छेद प्रतिबंधित वाहन को परिभाषित करता है और कई श्रेणियों को बाहर रखता है, जिनमें केवल व्यावसायिक उद्देश्यों के लिए इस्तेमाल होने वाले ट्रक, क्रेन और भारी उपकरण, और ऐसे वाहन शामिल हैं जो केवल व्यावसायिक उद्देश्यों के लिए इस्तेमाल होते हैं और निजी उपयोग के लिए उपलब्ध नहीं हैं।
  • निजी उपयोग के लिए या व्यवसाय के अलावा अन्य उद्देश्यों के लिए कोई भी माल या सेवा।

इस वर्गीकरण को इनवॉइस का इंतज़ार नहीं करना पड़ता। जब कोई प्रॉपर्टी मैनेजर मालिकों के साथ बैठक के लिए आतिथ्य का ऑर्डर देता है, या कोई प्रशासनिक कार के रखरखाव का अनुरोध करता है, तो परचेज़ रिक्वेस्ट को पहले से पता होता है कि क्या ख़रीदा जा रहा है और क्यों। अगर रिक्वेस्ट में शुरू से ही ख़र्च की श्रेणी हो, तो इनवॉइस अकाउंट्स तक पहले से इस निशान के साथ पहुँचता है कि वह ऐसी श्रेणी का है जिसे ध्यान से देखना ज़रूरी है, बजाय इसके कि रिटर्न तैयार करने वाला अवधि के अंत में इसका पता लगाए। यह निशान एक चेतावनी है, फ़ैसला नहीं: वैधानिक दायित्वों, वाहनों और आगे की आपूर्ति से जुड़े अपवादों का मतलब है कि एक ही ख़रीद को एक कंपनी से दूसरी कंपनी में अलग तरह से देखा जा सकता है, और हर मामले का अंतिम वर्गीकरण आपके टैक्स सलाहकार का काम है।

सप्लायर इनवॉइस के लिए एक इनबॉक्स

यह सब लागू करना तब मुश्किल है जब इनवॉइस पाँच जगह आते हैं: अकाउंटेंट का ईमेल, ख़रीद अधिकारी के साथ WhatsApp चैट, ड्राइवर द्वारा वेयरहाउस को दिया गया लिफ़ाफ़ा, साइट इंजीनियर के फ़ोन पर पड़ी फ़ाइल, और होटल ऑफ़िस में रखी काग़ज़ी कॉपी। ईमेल और WhatsApp सप्लायरों से बात करने के अच्छे साधन हैं, लेकिन वे इनवॉइस रजिस्टर का काम नहीं करते, क्योंकि उनमें ऐसा कुछ नहीं जो किसी इनवॉइस को डुप्लिकेट होने, खोने या बिना जाँचे पड़े रहने से रोके। समाधान है एक पता जिस पर सप्लायर इनवॉइस भेजें, कहीं और आने वाली हर चीज़ वहीं फ़ॉरवर्ड हो, और हर इनवॉइस पर वही जाँचें चलें:

  • फ़ाइल को दोबारा टाइप करने के बजाय पढ़ना। XML के रूप में, या XML एम्बेड किए हुए PDF/A-3 के रूप में आने वाला इनवॉइस अपना डेटा फ़ाइल के भीतर संरचित रूप में रखता है: वैट नंबर, लाइनें और राशियाँ। सिस्टम उन्हें सीधे पढ़ता है, किसी के दोबारा टाइप करने के बजाय, इसलिए नक़ल की ग़लतियाँ स्रोत पर ही ख़त्म हो जाती हैं।
  • दोनों नंबर जाँचना। सप्लायर के नंबर की तुलना उसके स्वीकृत रिकॉर्ड से और आपकी कंपनी के नंबर की तुलना उसके अपने रिकॉर्ड से की जाती है, और कोई भी अंतर इनवॉइस को रोककर सप्लायर को सवाल भेजता है।
  • ज़रूरी विवरण जाँचना। अनुच्छेद 53 द्वारा माँगे गए फ़ील्ड मौजूद हैं, वैट बताई गई दर पर गिना गया है, और कुल राशि लाइनों के जोड़ के बराबर है।
  • डुप्लिकेट पकड़ना। एक ही सप्लायर का एक ही सीरियल नंबर एंट्री पर ही रोक दिया जाता है, जैसा चौथे भाग में।
  • हर इनवॉइस की साफ़ स्थिति: पूरा, सुधार नोट की प्रतीक्षा में, मैनुअल इनवॉइस के बाद अनुपालक संस्करण की प्रतीक्षा में, या ऐसी श्रेणी में जिसे सलाहकार की राय चाहिए। कोई इनवॉइस आधे रास्ते में ऐसे नहीं अटकता कि किसी को पता न हो क्यों।

साइटों और तकनीशियन वैनों में स्पेयर पार्ट्स और इन्वेंटरी में हमने एक ही पंक्ति में बताया था कि सप्लायर इनवॉइस को अपना इनपुट वैट घटाने के लिए क्या चाहिए, और इस भाग ने बताया है कि पाठ वास्तव में क्या कहते हैं। यही सूची इन सबको रोज़ के ऐसे काम में बदलती है जो सिस्टम हर इनवॉइस के आते ही करता है, न कि ऐसी समीक्षा जो किसी को अवधि के अंत में याद आए।

Origami का नज़रिया

जब हम किसी कंपनी के लिए यह चरण बनाते हैं, तो सरल सवालों से शुरू करते हैं: आज सप्लायर इनवॉइस कहाँ आते हैं, उन्हें सबसे पहले कौन खोलता है, और उन्हें दर्ज करने वाले व्यक्ति तक पहुँचने से पहले वे कितने दिन पड़े रहते हैं? फिर हम उन्हें एक इनबॉक्स में लाते हैं और सिस्टम से ई-इनवॉइस फ़ाइल पढ़वाते हैं, दोनों वैट नंबर, ज़रूरी विवरण और डुप्लिकेट जाँचवाते हैं, और इनवॉइस को उसके परचेज़ ऑर्डर, उसके रिसीविंग रिकॉर्ड और बाद में उस पर जारी किसी भी नोट से जुड़वाते हैं।

हम शुरू से ही परचेज़ रिक्वेस्ट पर ख़र्च की श्रेणी रखते हैं, ताकि अगर इनवॉइस ऐसी श्रेणी में आता हो जिसे ध्यान से देखना ज़रूरी है तो वह अकाउंट्स तक पहले से निशान के साथ पहुँचे, और कर संबंधी फ़ैसले उन लोगों पर छोड़ते हैं जो उन्हें लेने के योग्य हैं: सिस्टम दस्तावेज़ तैयार करता है और स्थिति दिखाता है, और टैक्स सलाहकार फ़ैसला करता है। यह सब कंपनी के पहले से चल रहे अकाउंटिंग सिस्टम से जुड़ता है, उसकी जगह नहीं लेता। यह हमारे बनाए कस्टम सिस्टम का हिस्सा है, जिसका वर्णन हमारी सेवाएँ में है।

इस हफ़्ते का अभ्यास: वही दस इनवॉइस, तीसरी बार

इस अभ्यास के लिए किसी नए टूल की ज़रूरत नहीं है, और फ़ाइनेंस मैनेजर इसे इनवॉइस पाने वाले व्यक्ति के साथ कर सकता है:

  • पहले भाग के अभ्यास वाले दस इनवॉइस पर वापस जाएँ, और हो सके तो पिछले महीने दर्ज किए गए सप्लायर इनवॉइस भी जोड़ें।
  • लिखें कि हर इनवॉइस कहाँ से आया: ईमेल, WhatsApp, हाथ से दिया गया काग़ज़, या सप्लायर के सिस्टम से आई इलेक्ट्रॉनिक फ़ाइल। आपके पास जो है वह मूल फ़ाइल है, फ़ोटो है, या दोबारा स्कैन किया गया प्रिंटआउट?
  • विवरण जाँचें: क्या सप्लायर का वैट नंबर उसके रिकॉर्ड से मेल खाता है? क्या आपकी कंपनी का नंबर दिखाया गया है और सही है? क्या उसका नाम वाणिज्यिक पंजीकरण के अनुसार है? क्या मात्रा और विवरण साफ़ हैं, और वैट राशि रियाल में दिखाई गई है?
  • अगर इनवॉइस पर QR कोड है, तो उसे ZATCA के ऐप से स्कैन करें, और जो दिखे उसकी इनवॉइस से तुलना करें।
  • उन इनवॉइस पर निशान लगाएँ जो अनुच्छेद 50 की श्रेणियों में आते हैं या जिनके बारे में आपको ऐसा शक है, और उन पर अकेले फ़ैसला करने के बजाय उन्हें अपने टैक्स सलाहकार के लिए एक सूची में रखें।

यह अभ्यास दो संख्याएँ देता है: कितने इनवॉइस की मूल फ़ाइल आपके पास नहीं है, और कितनों में कोई विवरण छूटा है या ग़लत नंबर है। अगर पहली संख्या बड़ी है, तो समस्या इनवॉइस का आप तक पहुँचने का रास्ता है, ख़ुद इनवॉइस नहीं, और समाधान एक ऐसा पता है जिसे हर सप्लायर जानता हो। अगर दूसरी बड़ी है, तो उन सप्लायरों से शुरू करें जिनमें वही ग़लती दोहराई जाती है, क्योंकि उनके सिस्टम में उसे एक बार ठीक करवा लेने से हर महीने नोट माँगने की ज़रूरत नहीं रहती।

अगले भाग में

अब इनवॉइस परचेज़ ऑर्डर और रसीद से मेल खाता है, उसमें हर ज़रूरी विवरण है, और वह अपने मूल रूप में रखा गया है। अगला भाग ख़ुद भुगतान पर आता है: मिलान किए गए इनवॉइस को नियत तारीख़ के हिसाब से एक बार मंज़ूर किए गए एक निर्धारित बैच में कैसे चुकाएँ, सप्लायर के बैंक विवरण बदलने के किसी भी अनुरोध की पुष्टि कैसे करें, बकाया राशि बारह महीने बाद इनपुट वैट को कैसे प्रभावित करती है, और हर महीने हर सप्लायर के स्टेटमेंट का मिलान कैसे करें।

स्रोत