Pada bagian keempat, setiap faktur mendapatkan pesanan pembelian sebagai pembanding dan catatan penerimaan barang untuk dicocokkan, dan tidak ada faktur yang dibayar sampai ketiga dokumen itu sesuai. Namun pencocokan hanya menjawab satu pertanyaan: haruskah kita membayar jumlah ini kepada pemasok ini? Pertanyaan kedua tetap terbuka: apakah faktur ini sendiri cukup baik untuk mengkreditkan PPN Masukannya? Faktur pemasok baja bisa sama persis dengan pesanan pembelian dan catatan penerimaan di lokasi proyek, tetapi tetap tidak memuat keterangan yang diwajibkan peraturan. Faktur kontraktor pemeliharaan bisa datang berupa hasil pindaian salinan kertas. Nama perusahaan Anda bisa saja salah tertulis di dalamnya.

Faktur dari sisi pembeli

Bagian ini membaca faktur pemasok dari sisi pembeli, sebagaimana diatur dalam Peraturan Pelaksanaan PPN dan dokumen e-faktur Otoritas Zakat, Pajak, dan Bea Cukai (ZATCA). Kami menyampaikan apa yang dikatakan teks-teks tersebut, beserta nomor pasalnya, dan menjelaskan bagaimana hal itu menjadi pemeriksaan harian ketika faktur tiba. Apakah suatu jumlah tertentu di perusahaan Anda dapat dikreditkan adalah pertanyaan untuk konsultan pajak Anda, bukan untuk artikel ini.

Mengapa faktur diperiksa dua kali

Pasal 49(7) menyatakan bahwa PPN Masukan hanya dapat dikreditkan jika wajib pajak memiliki bukti PPN yang telah dibayar atau terutang sebagaimana ditentukan dalam Pasal 48 Perjanjian PPN Terpadu GCC, dan keputusan e-faktur ZATCA menetapkan e-faktur yang diterbitkan berdasarkan keputusan itu sebagai faktur pajak yang dijadikan dasar untuk menggunakan hak pengkreditan berdasarkan pasal tersebut. Apabila dokumen yang ditentukan dalam Perjanjian itu tidak ada, Pasal 49(7) sendiri memperbolehkan bukti alternatif, termasuk faktur pajak sederhana yang diterbitkan dengan benar sesuai peraturan, serta dokumen komersial lain yang diterima ZATCA atas kebijakannya sebagai bukti bahwa PPN telah dibebankan kepada Anda dengan benar dan bahwa Anda telah membayarnya. Jadi bagi akuntan, faktur bukan sekadar permintaan pembayaran. Faktur adalah bukti yang menjadi dasar hak pengkreditan Anda.

Pasal 49(8) memperbolehkan PPN Masukan dikreditkan pada masa pajak yang lebih lambat daripada masa terjadinya penyerahan, asalkan bukan pada masa yang jatuh lebih dari lima tahun setelah tahun kalender penyerahan. Faktur yang terlambat dicatat belum tentu hilang, tetapi jendelanya tidak terbuka selamanya. Meski begitu, hari terbaik untuk memeriksa faktur adalah hari faktur itu tiba. Keterangan yang kurang dapat diminta kepada pemasok dalam hitungan hari, jauh lebih mudah daripada mengejarnya berbulan-bulan kemudian, ketika orang yang menerbitkannya sudah pindah atau pemasok sudah mengganti sistemnya.

Apa yang harus dimuat dalam faktur pajak

Pasal 53(5) menetapkan keterangan yang harus dimuat dalam faktur pajak, dan mewajibkan faktur itu berbahasa Arab di samping bahasa lain apa pun yang digunakan untuk menerbitkannya. Berikut keterangan tersebut sebagaimana dibaca oleh penerima faktur:

  • Tanggal penerbitan dan nomor seri yang mengidentifikasi dan membedakan faktur. Inilah nomor yang digunakan sistem untuk menahan faktur ganda, seperti dijelaskan di bagian keempat.
  • Nomor PPN pemasok. Nomor ini harus sama dengan nomor pada data induk pemasok yang Anda verifikasi di bagian ketiga melalui layanan pemeriksaan pendaftaran PPN ZATCA. Jika keduanya berbeda, itu adalah pertanyaan untuk pemasok sebelum hal lain dilakukan.
  • Nama dan alamat pemasok maupun pelanggan. Pastikan nama perusahaan Anda adalah nama yang tercantum dalam pendaftaran usahanya, bukan nama proyek, nama cabang, atau nama singkat yang dipakai tenaga penjual pemasok untuk Anda.
  • Jumlah dan jenis barang, atau lingkup dan jenis jasa. Baris umum seperti bahan lain-lain atau pekerjaan sesuai kesepakatan tidak menunjukkan apa yang diserahkan.
  • Tanggal penyerahan jika berbeda dari tanggal penerbitan faktur.
  • Jumlah yang dikenai pajak menurut tarif atau pembebasan, harga satuan tidak termasuk PPN, dan potongan harga apa pun yang belum termasuk dalam harga satuan.
  • Tarif PPN yang diterapkan dan jumlah PPN terutang, ditampilkan dalam riyal, ditambah keterangan tentang perlakuan pajaknya apabila PPN tidak dikenakan dengan tarif standar.

Satu nomor lagi sama pentingnya: nomor Anda sendiri. Pasal 53 meminta nomor PPN pelanggan dalam satu kasus tertentu, yaitu ketika pelangganlah yang bertanggung jawab memperhitungkan PPN atas penyerahan tersebut. Namun Lampiran 2 keputusan e-faktur ZATCA menambahkan kolom 5.3 pada faktur pajak: nomor pendaftaran PPN pelanggan apabila pelanggan terdaftar untuk PPN, atau nomor grup PPN apabila pelanggan termasuk dalam suatu grup PPN. Jika perusahaan Anda terdaftar, nomornya harus tercantum pada faktur pemasok, sehingga pemeriksaannya berjalan dua arah: nomor pemasok sesuai dengan data induknya, dan nomor Anda sesuai dengan data Anda.

Tidak setiap faktur kecil menjadi masalah. Pasal 53(1) memperbolehkan pemasok menerbitkan faktur pajak sederhana antarbisnis untuk penyerahan yang nilainya kurang dari 1.000 riyal. Faktur sederhana memuat lebih sedikit keterangan, yang tercantum dalam Pasal 53(8): tanggal penerbitan, nama, alamat, dan nomor PPN pemasok, uraian barang atau jasa yang diserahkan, imbalan, serta PPN atau keterangan bahwa imbalan sudah termasuk PPN. Faktur ini adalah salah satu bentuk bukti alternatif yang diterima Pasal 49 apabila diterbitkan dengan benar. Jadi sekotak baut atau gembok yang dibeli pengawas lapangan dari toko terdekat bukanlah pengecualian yang memerlukan penanganan khusus. Itu adalah faktur yang diperiksa dengan daftar yang lebih pendek.

Ketika pemasok berada pada fase integrasi

Keputusan ZATCA membagi e-faktur menjadi dua fase: fase pembuatan dan penyimpanan, yang berlaku bagi semua pihak yang tunduk pada peraturan e-faktur, dan fase integrasi, yang diterapkan secara bertahap kepada kelompok-kelompok yang ditetapkan ZATCA. Dalam e-faktur di pabrik dan gudang kami menjelaskan arti fase kedua bagi pihak yang menerbitkan faktur. Bagi pihak yang menerimanya, fase tempat pemasok berada mengubah apa yang seharusnya Anda harapkan untuk diterima:

  • Pemasok pada fase pembuatan dan penyimpanan. Pemasok ini menerbitkan fakturnya dari solusi e-faktur, dan pedoman rinci e-faktur ZATCA menyatakan bahwa tidak ada format khusus untuk faktur pada fase ini maupun untuk membagikannya kepada pembeli, sehingga faktur dapat diberikan dalam format elektronik apa pun. Jangan menolak faktur hanya karena tidak ada stempel ZATCA. Bisa jadi pemasok Anda belum memasuki fase integrasi.
  • Pemasok pada fase integrasi. Pemasok ini mengirim faktur pajaknya dalam format XML ke platform Fatoora milik ZATCA untuk mendapatkan clearance sebelum menyampaikannya kepada Anda. Jika lolos validasi, platform memberikan clearance dengan menanamkan stempel kriptografis dan kode QR, lalu pemasok membagikannya kepada Anda dalam format XML atau sebagai PDF/A-3 dengan XML tertanam. Jadi faktur dari pemasok bahan baku pada fase ini tiba di pabrik dalam keadaan sudah mendapat clearance ZATCA. Jika faktur memuat kode QR, pelanggan dapat memverifikasinya dengan memindai kode itu menggunakan aplikasi ZATCA, yang menampilkan isi kode dan hasil verifikasinya.

Pada kedua fase, pedoman tersebut menyatakan bahwa faktur kertas yang diubah ke bentuk elektronik dengan cara disalin, dipindai, atau cara lain apa pun bukanlah e-faktur yang sesuai ketentuan. Foto faktur kertas yang dikirim lewat WhatsApp bukanlah e-faktur, sejelas apa pun fotonya, dan permintaan yang tepat kepada pemasok adalah salinan elektronik yang diterbitkan dari sistemnya.

Menerbitkan faktur dan menyampaikannya kepada ZATCA untuk clearance adalah kewajiban pemasok yang menerbitkannya, bukan kewajiban perusahaan yang menerimanya. Peran Anda sebagai pembeli adalah memeriksa faktur, mencatatnya, dan menyimpannya. Anda juga mungkin menerima faktur manual atau faktur tanpa clearance karena sistem pemasok gagal atau platform ZATCA tidak merespons. Pedoman tersebut menjelaskan kasus-kasus ini: faktur diperlakukan sebagai faktur pajak sampai pemasok menerbitkan faktur yang sesuai ketentuan setelah sistemnya diperbaiki atau koneksinya pulih, dan pedoman menyatakan bahwa faktur manual tidak memenuhi syarat untuk pengkreditan PPN. Dalam praktiknya, Anda mencatat faktur seperti itu dengan status menunggu versi yang sesuai ketentuan, menindaklanjutinya dengan pemasok sampai versi itu tiba, lalu menyimpan keduanya dalam keadaan saling tertaut.

Ada satu teks lagi yang perlu diketahui, tanpa menafsirkannya melebihi apa yang dikatakannya. Klausul 1(3) keputusan ZATCA menjadikan e-faktur sebagai faktur pajak yang dijadikan dasar untuk menggunakan hak pengkreditan, dan mensyaratkan pengkreditan yang sah pada faktur yang telah mendapat clearance atau telah dilaporkan kepada ZATCA sesuai prosedur integrasi, tetapi hanya mulai tanggal yang akan ditetapkan melalui keputusan Gubernur ZATCA di kemudian hari. Ikuti pengumuman ZATCA mengenai hal ini, dan tanyakan kepada konsultan pajak Anda bagaimana pengaruhnya terhadap perusahaan Anda.

Koreksi dengan nota, dan enam tahun penyimpanan

Jika faktur tiba dengan nama perusahaan Anda yang salah, alamat lama, atau nomor PPN yang bukan milik Anda, jangan meminta salinan yang diubah kepada pemasok. Pasal 54(3) memperbolehkan pemasok yang menemukan kesalahan pada keterangannya sendiri atau keterangan pelanggan dalam faktur untuk memberikan kepada pelanggan nota debit atau nota kredit, sesuai keadaannya, yang mengoreksi keterangan faktur tersebut, dengan pemasok maupun pelanggan menyimpan faktur dan nota bersama-sama. Pasal 54(4) mewajibkan nota tersebut merujuk secara jelas pada faktur atau faktur-faktur yang terkait. Kami telah membahas nota dari sisi penjual dalam retur setelah lonjakan Hari Nasional. Di sini penerima hanya perlu tahu apa yang harus diminta: nota yang tertaut pada nomor faktur asli, bukan salinan yang diubah dari faktur yang sama.

Apabila nilai penyerahan itu sendiri berubah setelah faktur, karena retur yang diterima pemasok, penurunan harga di kemudian hari, atau pembatalan sebagian penyerahan, Pasal 40(6) mewajibkan pelanggan yang terdaftar untuk PPN mengoreksi PPN Masukannya pada masa pajak saat nota kredit atau nota debit diterbitkan. Karena itu nota dicatat di sistem Anda beserta tanggal penerbitannya dan ditautkan ke fakturnya, sehingga pengaruhnya jatuh pada masa yang benar, bukan pada masa ketika seseorang kebetulan menyadarinya.

Lalu penyimpanan. Pasal 66(1) mewajibkan faktur, catatan, dan dokumen akuntansi disimpan sekurang-kurangnya enam tahun sejak akhir masa pajak yang terkait, dengan jangka waktu lebih panjang, yang ditetapkan dalam ayat yang sama, untuk catatan aset modal seperti peralatan pabrik. Pasal 66(3) mewajibkan semuanya disimpan di Kerajaan, dalam bentuk kertas atau secara elektronik sesuai syarat yang ditetapkannya. E-faktur disimpan sebagaimana diterima: file XML, atau PDF/A-3 dengan seluruh isinya tertanam, bukan tangkapan layar dan bukan cetakan yang dipindai ulang. File asli itulah yang memuat seluruh data faktur, dan stempelnya jika telah mendapat clearance, dan itulah yang Anda perlukan jika bertahun-tahun kemudian ada yang menanyakan faktur tersebut.

Yang pada prinsipnya tidak dapat dikreditkan: pertanyaan untuk permintaan pembelian

Sebagian pembelian, pada prinsipnya, tidak memungkinkan PPN Masukannya dikreditkan, selengkap apa pun fakturnya. Pasal 50 mencantumkan barang dan jasa yang tidak dianggap dibeli untuk tujuan kegiatan ekonomi, sehingga PPN-nya tidak dapat dikreditkan kecuali wajib pajak menyerahkannya kembali sebagai penyerahan kena pajak. Barang dan jasa tersebut adalah:

  • Jasa hiburan, olahraga, atau budaya, serta menghadiri acara yang bersifat hiburan.
  • Jasa jamuan serta penyediaan makanan dan minuman, kecuali jika usaha tersebut memiliki kewajiban hukum untuk menyediakannya bagi karyawannya di tempat kerja.
  • Asuransi atau layanan kesehatan bagi karyawan usaha dan tanggungan mereka, kecuali jika usaha tersebut memiliki kewajiban hukum untuk menyediakannya.
  • Pembelian atau sewa kendaraan terbatas, asuransi, perbaikan, dan perawatannya, serta bahan bakar yang digunakan. Pasal yang sama mendefinisikan kendaraan terbatas dan mengecualikan beberapa kategori, termasuk truk, derek, dan alat berat yang digunakan secara eksklusif untuk keperluan usaha, serta kendaraan yang digunakan secara eksklusif untuk keperluan usaha tanpa tersedia untuk penggunaan pribadi.
  • Barang atau jasa apa pun yang ditujukan untuk penggunaan pribadi atau untuk tujuan di luar usaha.

Klasifikasi ini tidak perlu menunggu faktur. Ketika seorang pengelola properti memesan jamuan untuk rapat dengan para pemilik, atau seseorang meminta perawatan mobil kantor administrasi, permintaan pembelian sudah tahu apa yang dibeli dan untuk apa. Jika permintaan itu membawa kategori pengeluaran sejak awal, faktur akan tiba di bagian akuntansi dalam keadaan sudah ditandai sebagai milik kategori yang perlu diperiksa lebih cermat, alih-alih baru ditemukan oleh penyusun SPT pada akhir masa. Tanda itu adalah peringatan, bukan putusan: pengecualian untuk kewajiban hukum, untuk kendaraan, dan untuk penyerahan kembali berarti pembelian yang sama dapat diperlakukan berbeda dari satu perusahaan ke perusahaan lain, dan klasifikasi akhir setiap kasus merupakan wewenang konsultan pajak Anda.

Satu kotak masuk untuk faktur pemasok

Semua ini sulit diterapkan jika faktur datang ke lima tempat: email akuntan, obrolan WhatsApp dengan staf pengadaan, amplop yang diserahkan sopir ke gudang, file di ponsel insinyur lapangan, dan salinan kertas di kantor hotel. Email dan WhatsApp adalah alat yang baik untuk berkomunikasi dengan pemasok, tetapi tidak berfungsi sebagai register faktur, karena tidak ada apa pun di dalamnya yang mencegah faktur tercatat ganda, hilang, atau terbengkalai tanpa diperiksa. Solusinya adalah satu alamat tujuan pengiriman faktur oleh pemasok, dengan semua yang datang ke tempat lain diteruskan ke sana, dan pemeriksaan yang sama dijalankan untuk setiap faktur:

  • Membaca file alih-alih mengetik ulang. Faktur yang tiba dalam format XML, atau sebagai PDF/A-3 dengan XML tertanam, membawa datanya dalam bentuk terstruktur di dalam file: nomor PPN, baris-baris rincian, dan jumlahnya. Sistem membacanya secara langsung alih-alih seseorang mengetik ulang, sehingga kesalahan penyalinan hilang sejak sumbernya.
  • Memeriksa kedua nomor. Nomor pemasok dibandingkan dengan data induknya yang telah disetujui dan nomor perusahaan Anda dengan datanya sendiri, dan setiap perbedaan akan menahan faktur dan mengirim pertanyaan kepada pemasok.
  • Memeriksa keterangan wajib. Kolom yang diwajibkan Pasal 53 tersedia, PPN dihitung dengan tarif yang dicantumkan, dan totalnya sama dengan jumlah seluruh baris.
  • Menangkap duplikat. Nomor seri yang sama dari pemasok yang sama ditahan saat pencatatan, seperti pada bagian keempat.
  • Status yang jelas untuk setiap faktur: lengkap, menunggu nota koreksi, menunggu versi yang sesuai ketentuan setelah faktur manual, atau berada dalam kategori yang memerlukan pendapat konsultan. Tidak ada faktur yang tertahan di tengah jalan tanpa ada yang tahu alasannya.

Dalam suku cadang dan persediaan di berbagai lokasi dan mobil teknisi kami menyebutkan dalam satu baris apa yang dibutuhkan faktur pemasok agar PPN Masukannya dapat dikreditkan, dan bagian ini telah menguraikan apa yang sebenarnya dikatakan teks-teks tersebut. Daftar inilah yang mengubah semua itu menjadi pekerjaan harian yang dilakukan sistem setiap kali faktur tiba, bukan tinjauan yang baru diingat seseorang pada akhir masa.

Pandangan Origami

Ketika kami membangun tahap ini untuk sebuah perusahaan, kami memulai dengan pertanyaan sederhana: ke mana faktur pemasok tiba hari ini, siapa yang pertama kali membukanya, dan berapa hari faktur itu menunggu sebelum sampai kepada orang yang mencatatnya? Kemudian kami mengumpulkannya ke dalam satu kotak masuk dan membuat sistem membaca file e-faktur, memeriksa kedua nomor PPN, keterangan wajib, dan duplikat, serta menautkan faktur ke pesanan pembeliannya, catatan penerimaannya, dan nota apa pun yang diterbitkan atasnya di kemudian hari.

Kami menempatkan kategori pengeluaran pada permintaan pembelian sejak awal, sehingga faktur tiba di bagian akuntansi dalam keadaan sudah ditandai jika termasuk kategori yang perlu diperiksa lebih cermat, dan kami menyerahkan keputusan pajak kepada orang yang berwenang membuatnya: sistem menyiapkan dokumen dan menampilkan status, dan konsultan pajak yang memutuskan. Semua ini terhubung ke sistem akuntansi yang sudah digunakan perusahaan, bukan menggantikannya. Ini adalah bagian dari sistem khusus yang kami bangun, yang dijelaskan dalam layanan kami.

Latihan untuk minggu ini: sepuluh faktur, untuk ketiga kalinya

Latihan ini tidak memerlukan alat baru, dan manajer keuangan dapat menjalankannya bersama orang yang menerima faktur:

  • Kembali ke sepuluh faktur dari latihan bagian pertama, dan tambahkan faktur pemasok yang Anda catat bulan lalu jika memungkinkan.
  • Catat dari mana setiap faktur berasal: email, WhatsApp, kertas yang diserahkan langsung, atau file elektronik dari sistem pemasok. Apakah yang Anda pegang adalah file asli, foto, atau cetakan yang dipindai ulang?
  • Periksa keterangannya: apakah nomor PPN pemasok sesuai dengan data induknya? Apakah nomor perusahaan Anda tercantum dan benar? Apakah namanya sesuai dengan pendaftaran usahanya? Apakah jumlah dan uraiannya jelas, dan apakah jumlah PPN ditampilkan dalam riyal?
  • Jika faktur memuat kode QR, pindai dengan aplikasi ZATCA, lalu bandingkan apa yang ditampilkan dengan faktur.
  • Tandai faktur yang termasuk kategori Pasal 50 atau yang Anda curigai mungkin termasuk, dan masukkan ke dalam daftar untuk konsultan pajak Anda alih-alih memutuskannya sendiri.

Latihan ini menghasilkan dua angka: berapa banyak faktur yang file aslinya tidak Anda pegang, dan berapa banyak yang kekurangan keterangan atau menampilkan nomor yang salah. Jika angka pertama lebih besar, masalahnya ada pada jalur yang dilalui faktur untuk sampai kepada Anda, bukan pada fakturnya, dan solusinya adalah satu alamat yang diketahui setiap pemasok. Jika angka kedua lebih besar, mulailah dari pemasok yang mengulang kesalahan yang sama, karena memperbaikinya sekali di sistem mereka menghemat permintaan nota setiap bulan.

Di bagian berikutnya

Faktur kini sesuai dengan pesanan pembelian dan penerimaan barang, memuat setiap keterangan wajib, dan disimpan dalam bentuk aslinya. Bagian berikutnya beralih ke pembayaran itu sendiri: bagaimana membayar faktur yang telah dicocokkan berdasarkan tanggal jatuh tempo dalam satu batch terjadwal yang disetujui sekali, bagaimana mengonfirmasi setiap permintaan perubahan rekening bank pemasok, bagaimana saldo yang belum dibayar memengaruhi PPN Masukan setelah dua belas bulan, dan bagaimana merekonsiliasi laporan rekening setiap pemasok setiap bulan.

Sumber